Office: (Office 365) Abfrage von Datensetzen unter Ausschluss von Datensätzen anhand anderer Tabelle

Hallo liebe Forumsgemeinde,

Nachdem ich mich in diverse Themen bezüglich Access eingearbeitet habe, habe ich erfolgreich schon einige Teilabschnitte meines aktuellen Projekts umgesetzt. Allerdings halt noch nicht alles.

Zum besseren Verständnis habe ich die Datenbank mal von Echtdaten bereinigt, Beispieldaten eingepflegt und hier angehängt.

Vorhaben:
Die Datenbank soll:

• die in den Tabellen hinterlegten Buchungen (Hotelmeldungen) anhand der Ref-No Gruppieren (qry_??_Busgruppenerstellen)
• der Mitarbeiter soll anschließend über ein Formular in der Lage sein, Anhand diverser Kriterien, die Busgruppen in der Tabelle Buszuteilung bestimmten Bussen für hin und Rückfahrt zu hinterlegen und anhand des Boolean als "confirmed" zu markieren.
  Busgruppen die für Hinweg UND Rückweg als "confirmed" gekennzeichnet sind sollen im PlanungsFormular nicht mehr auftauchen.

Ich scheitere aktuell leider schon an der Abfrage für letzteres, da ich es nicht hinbekomme der Abfrage zu sagen, dass nur auf die Checkboxen geprüft werden soll, wenn die Ref_No überhaupt da ist.

An einem entsprechenden Formular hatte ich mich auch schon versucht, allerdings habe ich das vorerst wieder verworfen, da ich mich erstmal um das Grundgerüst kümmern wollte.

God-Like wäre natürlich, wenn ich über Access auch gleich noch ne Routenplanung einbauen könnte, aber das scheint aktuell eher schwierig zu sein hatte ich gelesen.

Ich freue mich auf eure rege Beteiligung und sage schonmal Danke

 

Hallo Officefuchs,

ich habe mir die DB mal runtergeladen und angeschaut. Die gewünschten Funktionen erschließen sich mir leider überhaupt nicht.
Hotelmeldungen: Zig identische Buchungen. Was ist das?
Was verstehst du unter Busgruppen? Was ist die Aufgabe der DB?
Kannst Du mal einen Arbeitsablauf beschreiben, wann, wer, welche Daten, wozu erfasst.
Sorry, null Durchblick.

Unabhängig davon, was Du nun wirklich realisieren möchtest, einige Dinge, die mir aufgefallen sind;
Du hast es mit der Normalisierung, glaube ich, etwas übertrieben. Warum für die Schuldaten, für jedes Feld eine eigene Tabelle? Eine Schule hat doch immer denselben Namen und dieselbe Adresse. Die ID-Orgie kann man sich wirklich schenken.
Warum drei Tabellen für die Hotelmeldungen? Da reicht doch auch eine, wo alle Städte enthalten sind.
Benötigst Du keine Tabelle der Mitarbeiter?
Du nutzt in den Tabellen berechnete Felder. Das ist nicht im Sinne einer Datenbank und macht später Probleme.
Berechnungen sollte immer nur in Abfragen, VBA-Code oder Formularen/Berichten erfolgen.

Also, wenn Du es schaffst für einen außen stehenden, durchschnittlich begabten Menschen, wie mich die Aufgabe nochmal deutlich zu erklären, versuche ich gern weiter zu helfen.

 

Moin Andy,

Die Datensind identisch, weil ich personenbezogene Daten überschrieben habe. Diese Listen werden aus einem anderen System importiert und bilden die Grundlage für alle weiteren vorgänge innerhalb der DB

Busgruppen sind Reisegruppen, die sich aus den Buchungen der Hotelmeldungen ergeben und werden anhand von folgenden Faktoren erstellt:

• Buchung hat Status "Buchung bestätigt"
• Buchung hat den Traveltype "Bus"
• Gruppierung nach Anreise und Abreise, sowie nach Ref_No

Aufgabe soll sein, eine Busplanung auf die Beine zu stellen und den Disponenten zu entlasten. Die DB soll folgende Schritte abdecken:

1. Busgruppen aus der Hotelmeldung erstellen
2. Die Busgruppen im Formular nach ausgewählter Destination und Zeitraum anzeigen (vermutlich am einfachsten über ein Hauptformular und mehrere Unterformulare)
   • Schön wäre hier noch eine im Formular integrierte Routenplanung bzw. Anzeige, allerdings übersteigt das aktuell noch meine Fähigkeiten, weswegen ich mich erstmal um die Grundfunktionen kümmern will
3. Busgruppen über dieses Formular den Bussen zuteilen und "confirmed" Buszuteilungen(Boolean im tbl_06_Buszuteilung) ausblenden
   • Wenn die Busgruppe sowohl für die Anreise, als auch für die Abreise als "confirmed" markiert ist, dann ausblenden
   • Godmode wäre hier noch eine checkbox im Formular um die confirmed Buszuteilungen anzeigen zu lassen
4. Bei der Zuteilung eine farbliche Hervorhebung, sofern die Anzahl der Buchungen(Teilnehmer) die Anzahl der verfügbaren Plätze im Bus übersteigt

Ich hatte gelesen, dass Normalisierung die Performance steigert und da sowohl Orte, Postleitzahlen, Länder als auch Adressen mehrfach vorkommen können, habe ich hier die Aufteilung vorgenommen.
Perspektivisch wird die Datenbank noch einige tausend mehr Datensätze erhalten.

Die Hotelmeldungstabellen sind bei mir (nur) verbundene Tabellen, die aus einer anderen DB kommen. Die hatte ein ehem. Mitarbeiter mal angelegt und da wird per Import aus unserem System aktuell noch jede Nacht ein Update der Daten gefahren und eine automatische Übermittlung an Geschäftspartner durchgeführt. Das ist das nächste Projekt dem ich mich widme, da die Struktur auch nicht so sauber ist, wie du auch schon festgestellt hast.

Erstmal noch nicht, ich würde gerne erstmal die Grundfunktionen erstellen, um zu prüfen ob das Vorhaben überhaupt umsetzbar ist. Danach wollte ich eine Benutzerverwaltung einbauen bzw. drüberlegen. Oder ist das absoluter Quatsch?

Ist mir durchaus bewusst, resultiert aber leider aus der angeschlossenen Datenbank. da ich die Felder aktuell in dem BusTool nicht benötige wollte ich das mit dem anschließenden Umbau der anderen DB korrigieren.

Ich hoffe das habe ich halbwegs geschafft :)

 

Ok, der Nebel lichtet sich nun etwas. Ich versuche es mal mit meinen Worten nach zu vollziehen.

Es kommen externe Daten (Hotelbuchungen) aus verschiedenen Destinationen. (Da sind die Hotels?)
Diese sind entweder bestätigt oder nicht.
An bestimmten Tagen (Travelbeginn oder Ende) müssen Reisegruppen zusammengefasst werden und ein "passender" Bus bereitgestellt werden.
Und die fahren dann zu den verschiedenen Schulen? Täglich? Morgens hin Abends zurück?
Da gibts viele Fragen:
Was macht der Bus in der freien Zeit? Dann müssen Fahrtzeiten verwaltet werden.
Wechseln die Fahrer?
Kann ein Bus mehrere Hotels und Schulen "abklappern".

Ich habe mal folgende Tabellen ausgemacht, die man bräuchte:
Hotelmeldungen (Hier werden alle externen Daten importiert und erhalten eine eindeutige Buchungsnummer.)
Buskategorien (Kann ein Bus zu mehreren Kategorien gehören?)
Busse
Destinationen
Schulen
Mitarbeiter/Fahrer
Touren (Standardtouren und durchgeführte Touren)
Busgruppen und Reisegruppen lassen sich dann aus den Tabellen bilden.

 

Moin Andy,

Danke für die schnelle Antwort.

Das kommt tatsächlich auf die Auslastung und den Termin an. Es gibt sowohl Standbusse, als auch Pendelfahrten oder eine Mischform daraus(bleibt dann nur für einen Teil der Reiselänge Vorort und fährt eine andere Gruppe aus der Destination zurück)

Die Fahrerverwaltung liegt zum Glück (noch) nicht bei uns. Daher können wir das erstmal ausklammern. Solltest du mit den Fahrtzeiten auf die Lenkzeiten anspielen, dann ist das glücklicherweise eher ein geringeres Problem, weil das maximal die anzahl der Fahrer, nicht aber den Bus selbst betrifft. Wenn es dir um die Verfügbarkeit des Busses für kommende Fahrten geht, ist das eine Relativ feste Größe. Abhängig davon ob der Bus in der Destination oder am Standort in Deutschland abfahren soll, reden wir hier von folgenden Kostellationen:

• Direkte Verfügbarkeit, sofern der Bus sich in Deutschland befindet und in die Destination fahren soll
• 10 Std. Pause zwischen Ankunft und Abfahrt, sofern der Bus sich in der Destination befindet und von da abfahren soll
• ca. 20 Std. einfache Fahrtstrecke zwischen Norddeutschland und der Destination

In der Regel, arbeitet man mit sogenannten Zubringerfahrern, die den Bus bis an die deutsche Grenze bringen und dann an zwei Fahrer übergeben, die dann den Rest fahren. Das kommt aber auch auf den Standort der Schule an.

Mehrere Schulen ja
Mehrere Destinationen nein

Nein, da die Buskategorien sich auf die Busgröße beziehen.


Ich werde mal eine Touren- und Mitarbeitertabelle anlegen und die Beziehungen entsprechend deines Beispiels anpassen, und versuche dann entsprechend über Anfüge und Aktualisierungsabfragen die Tourentabelle anzusprechen. was sich mir noch nicht erschließt ist, wie ich die Busgruppen ausblenden kann, sofern sie einer Tour zugeordnet wurden und als confirmed markiert sind, was ja die Eingangsfrage war.

Hast du zufällig eine Idee wie ich das mit der Routenplanung hinbekomme?
Ich habe mich da schon Totgesucht, allerdings sind sämtliche Threads, die ich dazu gefunden habe, veraltet und Datenbanken auf die sich die Foreneinträge beziehen nicht mehr vorhanden, was den Kontext größtenteils unbrauchbar macht. <--- Übrigens mit einer der Gründe, weshalb ich es so wichtig finde Ausführlich und nachvollziehbar zu kommentieren.

 

Hallo,
du nimmst das Feld TourID in die Tabelle Hotelmeldungen. Weil die Personen werden ja der Tour/Busgruppe zugeordnet.
Somit machst du dort auch noch eine 1:n Beziehung und kannst so feststellen, wer auf welcher Tour zugeordnet ist.

Das comfirmed-Kennzeichen, denke ich, gehört in die Tourtabelle.

Das Thema "abklappern" der Schulen könnte man über eine Untertabelle der Tourentabelle erschlagen, wo dann die jeweiligen Teiltouren abgebildet sind. Allerdings sollte man das confirmed dann auch hier machen.

Ebenso würde ich eine Tabelle Wartezeiten mit TourID, Ort und Zeitraum (2 Felder, gestanden von-bis als Datum mit Format lang)

Routenplanung wird dann komplex. Habe ich auch noch keine aktuelle Idee. Aber, wenn man erstmal den aktuellen Zustand abbilden kann, ergeben sich sicher Hinweise welche Daten vorhanden sein müssen um zu planen. (Istzustand ergibt Verfügbarkeit)

Zwischendurch ruhig mal den Zwischenstand hochladen....wenn es die DSGVO erlaubt ;-)