Office: Abrufen von PivotTable-Daten mit jeweils einem Berichtsfilterelement

Abrufen von PivotTable-Daten mit jeweils einem Berichtsfilterelement
Excel für Microsoft 365 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Mehr... Weniger Wenn Ihre PivotTable mit einer externen ODBC-Datenquelle (Open Database Connectivity) verbunden ist, die viele Daten enthält, kann das Abrufen dieser Daten dazu führen, dass Ihr Computer nicht mehr genügend Arbeitsspeicher hat oder dass Abfragen langsam ausgeführt werden. Um diese Probleme zu vermeiden, wenden Sie einen Berichtsfilter auf Ihre PivotTable an, um nur die Quelldaten abzurufen, die für die aktuelle Gruppe von Werten erforderlich sind, abhängig von den ausgewählten Elementen.

Abrufen von Berichtsfilterdaten für jedes Element oder für alle Elemente
Wichtig:  Sie können dieses Feature nur bei einer PivotTable verwenden, die mit einer ODBC-Datenquelle verbunden ist. Sie müssen den PivotTable-und PivotChart-Assistenten verwenden, um das folgende Verfahren ausführen zu können.

1. Stellen Sie sicher, dass sich der Befehl PivotTable-und PivotChart-Assistent auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet. Wenn Sie nicht angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus:
   
   Wo befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff?
   
   1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste, und klicken Sie dann auf Weitere Befehle.
      
      
   2. Wählen Sie unter Befehle auswählen die Option Alle Befehle aus.
      
      
   3. Wählen Sie in der Liste die Option PivotTable- und PivotChart-Assistent aus, klicken Sie dann auf Hinzufügen und anschließend auf OK.
      
      
2. Klicken Sie nun auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol für den PivotTable-und PivotChart-Assistenten
   
   .
   
   
3. Wählen Sie auf der Seite Schritt 1 des Assistenten die Option externe Datenquelleaus, und klicken Sie dann auf weiter.
   
   
4. Klicken Sie auf der Seite Schritt 2 des Assistenten auf Daten abrufen.
   
   
5. Herstellen einer Verbindung mit einer Datenquelle
   
   Weitere Informationen zum Herstellen einer Verbindung mit einer ODBC-Datenquelle finden Sie unter Verwenden von Microsoft Query zum Abrufen externer Daten.
   
   
6. Klicken Sie auf der Seite Schritt 3 des Assistenten auf Layout.
   
   
7. Ziehen Sie im Dialogfeld Layout ein oder mehrere Felder in den Bericht Filter Bereich.
   
   
8. Gehen Sie für jedes Berichtsfilterfeld wie folgt vor:
   
   1. Doppelklicken Sie auf das Feld.
      
      Das Dialogfeld Erweiterte Optionen für PivotTable-Felder wird angezeigt.
      
      
   2. Wenn Sie immer nur aktuelle Daten aus der Datenquelle abrufen möchten, wenn Sie ein neues Element in einem Berichtsfilter auswählen, klicken Sie auf externe Datenquelle Abfragen, während Sie die einzelnen Berichtsfilter-Feld Elemente auswählen (benötigt wenig Arbeitsspeicher).
      
      Um zu verhindern, dass ein Berichtsfilterfeld in die Bereiche Zeilenbeschriftungen, Spaltenbeschriftungenoder Werte verschoben wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen pivotieren dieses Felds deaktivieren (empfohlen) .
      
      Um zum Standardvorgang zurückzukehren und alle Daten aus der Datenquelle abzurufen, wenn Sie ein neues Element in einem Berichtsfilter auswählen, klicken Sie auf externe Daten für alle Berichtsfilterfeld Elemente abrufen (schnellere Leistung).
      
      

Übersicht zum Abrufen von Berichtsfilterdaten
Mithilfe des Dialogfelds Erweiterte Optionen für PivotTable-Felder im PivotTable-und PivotChart-Assistenten können Sie einen Berichtsfilter so konfigurieren, dass ausgewählte Daten aus der Datenquelle einer PivotTable abgerufen werden. Standardmäßig ruft Microsoft Office Excel alle Quelldaten für eine PivotTable ab, die Daten enthält, die gefiltert werden (und daher nicht im Bericht angezeigt werden), wenn Sie den Bericht erstellen oder Aktualisieren. Wenn Sie einen Berichtsfilter so konfigurieren, dass nur Daten für das Element abgerufen werden, das Sie im Filter angeben, können Sie kleinere Datenmengen bedarfsbezogen abrufen. Jedes Mal, wenn Sie ein anderes Element im Filter anzeigen, wird nur die Teilmenge der Daten für das neue Element abgerufen. Sie können so viele Berichtsfilter konfigurieren, wie Sie möchten, und diese dann nach Bedarf anwenden.

Auswirkungen auf die Leistung

Wenn ein Berichtsfilter so konfiguriert ist, dass Daten für ein oder mehrere (aber nicht alle) Elemente abgerufen werden, ist das (alle) -Element, das den vollständigen Satz von Daten zusammenfasst, nicht verfügbar (abgeblendet), und der Befehl Berichtfilter Seiten anzeigen (auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe PivotTable , wenn Sie auf den Pfeil neben Optionenklicken) ist ebenfalls nicht verfügbar. Jedes Mal, wenn Sie ein anderes Element auswählen, werden geringere Daten abgerufen, Sie müssen jedoch noch warten, bis die Daten abgerufen wurden. Wenn Ihr Computer von der externen Datenquelle getrennt wird, können Sie erst dann ein anderes Element auswählen, wenn Sie erneut eine Verbindung mit der Datenquelle herstellen können. Mit dieser Option können Sie jedoch viel größere Datenmengen verwenden, als Sie sonst tun könnten.

Wenn Sie alle Daten für alle Elemente abrufen, kann der anfängliche Datenabrufvorgang länger dauern, Sie können aber dann neue Elemente im Berichtsfilter ohne Verzögerung auswählen, da alle benötigten Daten in den Speicher auf dem Computer geladen werden. Sie können auch eine Zusammenfassung des vollständigen Datensatzes öffnen, indem Sie das Element (alle) auswählen und den Bericht neu organisieren, um die Berichtsfilter in anderen Bereichen zu verwenden. Mit der Option (alle) haben Sie die größte Vielseitigkeit, wenn sich die Gesamtmenge der Daten, die abgerufen werden sollen, innerhalb der verfügbaren Speichergrenzen Ihres Computers befindet.

Verschieben von Berichtsfiltern

Wenn Sie einen Berichtsfilter ziehen, der so konfiguriert ist, dass alle Daten für alle Elemente an eine andere Position abgerufen werden, beispielsweise wenn Sie versuchen, ihn zu einer Zeilenbeschriftung zu machen, versucht Excel, die Daten für alle Elemente abzurufen, und die Computerressourcen sind möglicherweise nicht mehr enthalten. Sie können jedoch verhindern, dass ein Benutzer dies tut. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Abrufen von Berichtsfilterdaten für jedes Element oder für alle Elemente.

Abrufen von Daten für Elemente, wenn ein Berichtsfilter nicht verfügbar ist

Diese Möglichkeit zur Verwendung dieser Funktion steht unter den folgenden Umständen nicht zur Verfügung:

• Berichte, die auf Quelldaten aus OLAP-Datenbanken basieren, Abfragen automatisch nach Bedarf nach Daten und verwenden diese Funktion daher nicht.
  
  
• Die PivotTable teilt den Datencache mit einer oder mehreren anderen PivotTables.
  
  
• Der ODBC-Treiber für die externe Datenbank, die Sie Abfragen, unterstützt keine Parameterabfragen. Die mit Microsoft Office bereitgestellten ODBC-Treiber unterstützen Parameterabfragen. Sie können sich mit Treiber Anbietern von Drittanbietern in Verbindung setzen, um festzustellen, ob Ihre Treiber diese Unterstützung besitzen.
  
  

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