Office: (Office 2010) Access Anwendung, Step 1: Welche Tabellenstruktur? Alles in 1 Tabelle?

Moin,

ich steh gerade vor der Frage:
- alles in eine Tabelle, oder
- Tabellen aufsplitten

Leichter wäre natürlich ersteres, aber frage ich mich wo die Grenzen von Access liegen, da es doch einiges wegzuspeichern gilt.

Kontext:
Anwendung die ~30 Fälle/Datensätze pro Tag eintragen wird und sicherlich ~2-3 Jahre laufen wird.
Ein Datensatz besteht aus maximal 66 Checkboxen und 66 Textboxen in denen Festgehalten wird wer die Checkbox gecheckt hat. [(1*10*6) + (1*6)]
Die Anwendung soll dazu dienen den Status von Kundenfällen transparent festzuhalten. Es werden keinerlei fachliche Innhalte weggespeichert, da diese weiterhin in Papierform existieren. In das Tool soll nur jeweils pro Prozesspunkt ein Haken gesetzt werden, so dass ein anderer Mitarbeiter jederzeit zu einem Kunden sehen kann "Ah ok, von den [maximal] 66 Prozesschritten sind 33 Haken gesetzt und 33 fehlen noch. Jetzt kann ich dem Kunden genau sagen warum sein Fall noch nicht bearbeitet ist, ohne den zuständigen Sachbearbeiter nerven zu müssen."

Es gibt pro Fall drei Hierarchiestufen die für sich sehr starr sind, aber dennoch die Möglichkeit bieten sollen irgendwann einmal ausgebaut zu werden. Die Hierarchiestufen haben (momentan) folgende Ausprägungen:


1. Autokunde
1.1 Karroserie

1.1.1 Lack
1.1.2 Scheiben
1.1.3 ...
...
1.1.6 Scheibenwichser

1.2 Interieur

1.2.1 ...
...

...
1.10. Motor
1.10.1. Batterie
...
1.10.6 Zylinder

2. Anhänger
2.1.
2.1.1
2.1.2
...
2.1.6

Ende

Wie man sieht gibt es also
2 Hauptthemen, wovon Thema 1 für sich 10 Ausprägungen hat und diese dann jeweils noch einmal 6 Unterpunkte. Thema 2 hat nur 6 Fragen.
Daher die Rechnung, das pro Kunde maximal, wenn er also wirklich alle Dienstleistungen gebucht hat 1*10*6 + 1*6 = 66 Prozessschritte festgehalten werden müssen.

Wenn ein Sachbearbeiter z.B. den Punkt 1.1.6. Scheibenwischer erledigt hat, dann geht er in das Tool, sucht sich den Fall raus und setzt da ein Haken. Das System speichert dann einerseits die Checkbox, andererseits auch noch den Sachbearbeiter der den Haken gesetzt hat.

Nun zurück zu meiner Frage:
Bei ~20-30 Einträgen pro Tag, d.h. ca 5-10 Tausend einträgen pro Jahr und einer Laufzeit von zirka 2-3 Jahren, würdet ihr:
- alles in eine Tabelle tblBestand schreiben (ID, KDNR_FK, 1.1, 1.1_Sachbearbeiter, 1.1.1, 1.1.1_Sachbearbeiter, 1.1.2, 1.1.2_Sachbearbeiter ....), oder
- euch Gedanken machen zu einer Struktur a la tblBestand, tblKunde, tblThemen, tblUnterthemen, ...

:)

 

Hallo!

[...]

Falls sich diese Checkboxen auf die Hierarchiestufen beziehen, würde ich einen Datensatz eher aus 3 Feldern - ein Feld für den Kundenfall, ein Feld für die Hierarchiestufe sowie ein Feld für den Bearbeiter gestalten.
Diese Tabelle ist dann 1:n mit der "KundenFall"-Tabelle verknüpft und enthält nur die "gecheckten" Einträge.

Damit werden die Anwendungsmasken unabhängig von der Anzahl der Hierarchiestufe und du kannst nur durch eintragen weiterer Stufen in eine "Hierarchiestufen"-Tabelle die Auswahl erweitern - ein Änderung der Formular ist dann nicht notwendig.

mfg
Josef

 

Hallo,

mit dem Datenvolumen und der Anzahl Datenfelder hätte Access kein Problem, aber...

spätestens das spricht dafür, die Daten auf mehrere Tabellen zu verteilen, außerdem wäre das die dynamischere und pflegeleichtere Lösung. Andernfalls hast du ein starres Schema und jede Menge Arbeit, wenn mal ein Punkt hinzukommt.

 

Habe mal versucht das Ziel (in Excel) zu visualisieren.
Die Anwendung soll für Level 1 Servicemitarbeiter am Telefon gebastelt werden, die erstmal keine Ahnung von fachlich tiefen fragen haben.
Die sollen die Möglichkeit haben in die Datenbank zu gucken und zu sehen (siehe Screenshot), "Ja, lieber Kunde. Bei Ihnen siehts ganz gut aus. Da muss sich noch jemand um Scheibenwischer und Zylinder kümmern, dann kriegst du dein Auto auch schon zurück."

@josef:
Hoffe das Hilft deine Frage zu beantworten, da ich Sie leider nicht ganz verstehe und somit nicht beantworten kann.

@anne:
Das war auch meine Vermutung.
Schön zu sehen das deine Empfehlung in die selbe Richtung geht wie Josefs.
Stimmst du mit seinem Vorschlag der Tabellen-Struktur überein, oder wie würdest du das machen?

 

Noch nen kurzer Zwischenruf:
Wenn ich sowas realisieren könnte wäre ich der King. Das wäre richtig geil. (Anhang)

 

Da würde man wohl klassisch in eine m:n-Beziehung wechseln: Ein erfolgter Check wäre ein Eintrag in der Verknüpfungstabelle.
Damit hätte man auch eine höhere Informationsqualität: Man könnte nicht nur nachvollziehen, ob ein Check erfolgt ist, sondern auch, wann, ggf. mehrere Checks mit Resultat.

 

Hallo Eberhard,

ich kann mir da die Tabellenstruktur immer noch nicht ganz vorstellen.
Könntest du mir das vielleicht anhand meines Beispiels vom oben kurz erläutern? Wäre sehr nett.

 

\@Alex:

mein Ansatz wäre folgender:
1. Tabelle mit Kundendaten
2. Tabelle mit Kundenauftrag (Fälle)
3. Tabelle mit Hauptgruppen (Auto, Anhänger, ...)
4. Tabelle mit Untergruppen (Karosserie, Interieur, ...)
5. Tabelle mit Prozesspunkten (Lack, Scheiben, ..., Zylinder)
6. Tabelle mit Arbeitsschritten mit Bezug auf Kundenauftrag, Haupt- u. Untergruppe sowie Prozesspunkt

In Tabelle-6 stünde also je ein Datensatz für jeden absolvierten bzw. zu absolvierenden Arbeitsschritt.

 

Hallo!

Die Tabellen 3-5 könnte man eventuell in einer Tabelle zusammenfassen, damit die Tiefe flexibel wird. (Prinzip: Stückliste)

mfg
Josef

 

\@nvr1337: Ich bezog mich mit dem Hinweis auf Don't use Yes/No fields to store preferences.

 

*grins *grins *grins

 

Quasi so?
Wie würde ich das denn dann am besten GUI technisch Umsetzten, wenn jemand in der Hauptgruppe Auto die Untergruppe "Motor" ausgewählt hat. Dieser wäre ja dann gezwungen sämtliche Prozesspunkte auszuführen die dazu gehören.
D.h.h wenn in der tblArbeitsschritte jeweils ein Eintrag existiert, dann cool, wenn nicht, dann muss ich dem ja visualisieren das er den noch zu machen hat.

 

Ich steh total aufm Schlauch.
Keine Ahnung wie man das nun GUI technisch umsetzten soll.

Hätte das ja nun mit Listenfeldern umgesetzt, die jeweils
Hauptgruppe -- Untergruppe -- Prozesspunkt
enthalten.
Jedoch hab ich nun den tblHauptgruppe, tblUntergruppe, tblProzesspunkt jeweils neben ID und Name auch noch eine Checkbox verpasst, da ich sonst nicht wüsste wie ich dynamisch (!) ins GUI eine Checkbox hinter den jeweiligen Punkt kriege.

Wie ich das nun in die tblArbeitsschritte abspeichere, geschweige dessen dem frmUntergruppe beibringe nur die Unterpunkte der ausgewählten Hauptgruppe darzustellen ist mir ein Rätsel.

 

Hallo,
ich halte das Datenmodell für überarbeitungsfähig. Siehe Bild.
Es genügt die Untergruppe zu speichern, die Hauptgruppe ergibt sich über die Beziehung. Zur Auswahl der Untergruppe nimmst Du ein ungebundenes Feld für die Hauptgruppe, damit kannst Du die Untergruppe filtern.
Wo ist eigentlich die Tabelle Unterthema, den Fremdschlüssel dazu gibt es ja.

 

So? Siehe Anhang.

Habe dennoch massive Probleme mich einer grafischen Lösung anzunähern, die es mir ermöglicht:
- Einerseits die genannten Haupt/Unter/Prozesspunkte anzuzeigen, so dass diese überhaupt ausgewählt und weggespeichert werden können, als auch
- das ganze zusammengejoined anzuzeigen