Office: Access Datenbank in Word Dokument

HILFE

Ich habe eine Access Datenbank mit dem Namen Personal.
Darin sind alle Details jeder einzelner Person (z.B. Name, Vorname, Zimmer, Tel. us.w.)
Diese Datenbank ist im Access alphabetisch sortiert und in Gruppen unterteilt.

Jetzt kommt mein Problem:

wenn ich einen Brief aufrufe und diese Daten anhand von Button´s einsetzen möchte, kommen diese unsortiert in der Listbox (Visual Basic) an und es wird unübersichtlich, wenn
eine Gruppe 20 Personen beinhaltet.
Ich komme einfach nicht dahinter, warum dies so ist.

Leider bin ich in Visual Basic versiert, kenne nur ein paar Befehle. Kann mir da jemand helfen???????

Wäre toll

Das steht am Anfang von VisualBasic

Dim Namen() 'Lädt Variable in den Speicher, um sie verfügbar zu machen
Private Sub CommandButton1_Click()
'Abbrechen-Schaltfläche
Unload Me 'Makro wird abgebrochen
End Sub
Private Sub CommandButton2_Click() 'OK-Button Bringt die Routine, die ausgeführt werden soll, wenn User OK klickt
Me.Hide 'Läßt Dialog wieder verschwinden
a = ListBox1.ListIndex ' ListIndex = Nummer für die Zeile, aus der Name in UserForm ausgewählt wurde
' Value würde nur den ausgewählten Namen zurückgeben
EinfügVorname = Namen(a, 1)
EinfügNachname = Namen(a, 0)
EinfügAbteilung = Namen(a, 2)
'Aus Initialize eingefügt
Set Db = OpenDatabase(Name:="T:\Sachbearbeiter.mdb")
Set Rs = Db.OpenRecordset(Name:="Personal")
'in Rs steckt Personaltabelle
ReDim Namen(Rs.RecordCount - 1, 2) '2 Spalten, genausoviele Zeilen, wie in Personaltabelle, Befehl darf nur benutzt werden, wenn Name vorher mit Dim dimensioniert wurde
For i = 0 To a - 1 'Schleife gibt die Zahl der Datensätze zurück
'fields(2) = Vorname-Feld in der Datenbank .Sollen zwei Felder ausgewählt werden: 2 Zeilen
'Schleife durchführen, bis entspr. Zeile erreicht wird
Rs.MoveNext 'Fokus wird in nächste Tabellenzeile in der Personal-Tabelle verschoben
Next i
EinfügAmt = Rs.Fields(0).Value ' Entsprechende Spalten werden aus Array geholt
EinfügAbteilung = Rs.Fields(1).Value
EinfügAbteilungskürzel = Rs.Fields(2).Value
EinfügAbt2 = Rs.Fields(3).Value
EinfügAnrede = Rs.Fields(5).Value
Einfügdurchwahl = Rs.Fields(8).Value
EinfügFax = Rs.Fields(9).Value
EinfügStraße = Rs.Fields(10).Value
EinfügZimmerNr = Rs.Fields(11).Value
EinfügGeschoß = Rs.Fields(12).Value
EinfügNächsteBushaltestelle = Rs.Fields(13).Value
EinfügSZ1 = Rs.Fields(14).Value
EinfügSZ11 = Rs.Fields(15).Value
EinfügSZ2 = Rs.Fields(16).Value
EinfügSZ22 = Rs.Fields(17).Value
EinfügSZ3 = Rs.Fields(18).Value
EinfügSZ33 = Rs.Fields(19).Value
EinfügSZ4 = Rs.Fields(20).Value
EinfügSZ44 = Rs.Fields(21).Value
EinfügGeschl = Rs.Fields(22).Value
EinfügEmail = Rs.Fields(24).Value
EinfügAdresse = Rs.Fields(23).Value
Rs.Close
Db.Close

Das steht am Ende von VisualBasic

Private Sub UserForm_Initialize() ' Ruft die Datenbank auf
' Kopiert aus der Hilfe und dann angepaßt. Pfad siehe Skript

Set Db = OpenDatabase(Name:="T:\Sachbearbeiter.mdb")
Set Rs = Db.OpenRecordset(Name:="Personal")
'in Rs steckt Personaltabelle

ReDim Namen(Rs.RecordCount - 1, 2) '2 Spalten, genausoviele Zeilen, wie in Personaltabelle, Befehl darf nur benutzt werden, wenn Name vorher mit Dim dimensioniert wurde

For i = 0 To Rs.RecordCount - 1 'Schleife gibt die Zahl der Datensätze zurück
Namen(i, 0) = Rs.Fields(7).Value 'Aus fümftem Feld (Name) der akt. Zeile wird Inhalt angegeben und in die 0/0-Stelle des Namen-Array geschrieben
Namen(i, 1) = Rs.Fields(6).Value ' Vorname
Namen(i, 2) = Rs.Fields(1).Value
Rs.MoveNext 'Fokus wird in nächste Tabellenzeile in der Personal-Tabelle verschoben

Next i

Rs.Close
Db.Close

ListBox1.List = Namen() 'Füllt ListBox mit angegebenen Werten
'ListBox1.Sort ExcludeHeader:=False, FieldNumber:="Spalte1", SortFieldType _
' :=wdSortFieldAlphanumeric, SortOrder:=wdSortOrderAscending, FieldNumber2 _
' :="", SortFieldType2:=wdSortFieldAlphanumeric, SortOrder2:= _
' wdSortOrderAscending, FieldNumber3:="", SortFieldType3:= _
' wdSortFieldAlphanumeric, SortOrder3:=wdSortOrderAscending, Separator:= _
' wdSortSeparateByTabs, SortColumn:=False, CaseSensitive:=False, LanguageID _
' :=wdLanguageNone
ListBox1.ListIndex = 0 ' Voreinstellung, daß in Liste automatisch die erste Zeile marktiert ist. Eine Fehlermeldung unterbleibt dann, wenn User vorschnell OK-Button drückt

End Sub

:cry:

 

wer hilft mir

Heimrich

 

Was hieraus nicht direkt hervorgeht, was ich aber vermute: In Deiner Datenbank "Sachbearbeiter.mdb" gibt es wohl nur die Tabelle "Personal".

Und wie es üblich für Datenbanken ist: In welcher Reihenfolge man Daten aus einer Tabelle wieder herausholt, ist undefiniert und Sache der Datenbank-Engine.

Möchte man Einfluß auf Sortierung, Filterung usw. haben, muß man die Abfragen benutzen. Und eigentlich ist es immer ratsam, nicht direkt mit den Tabellen, sondern nur indirekt über Abfragen zu arbeiten, selbst wenn die Abfrage nur aus "SELECT * FROM tabelle" besteht.

Der Übersichtlichkeit halber würde ich empfehlen:
a) Benenne die Tabelle "Personal" um, damit ersichtlich wird, daß es sich um eine Tabelle handelt - "tbl_Personal"
b) Erstelle eine Abfrage "qry_Personal", die alle Felder beinhaltet und nach dem gewünschten Feld sortiert ist.
c) Benutze diese Abfrage dann als Datenquelle in Word.

Dann müßte es eigentlich gehen...

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,

erst mal vielen Dank für die schnelle Antwort und Sorry, ich war ein paar Tage weg.
Ich habe alles so gemacht, wie du vorgeschlagen hast, jedoch funktioniert es trotzdem nicht. Die SBDatenbank ist zwar alphabetisch sortiert, jedoch bei der Listbox (im Visual Basic enthalten - auch da steht alphabetisch) kommt´s beim anklicken der SB Daten unsortiert heraus.
Vielleicht hast du noch eine Idee ????

Trotzdem erstmanl DANKE
Heimrich :-?

 

Was hast Du denn als Datenquelle für die Listbox eingestellt? Das mit dem

ist nur interessant für die nachfolgende Abarbeitung in der Schleife

Bereits vorher interessant ist, was

in dieser ListBox1 als Datenquelle steht. Denn dort wird definiert, welche Daten (und in welcher Reihenfolge) angezeigt werden.

Ich könnte jetzt vermuten... Unter "ListFillRange" in den Eigenschaften der ListBox1 steht ein Bereich, der auf einem anderen Tabellenblatt liegt. Dort wiederum werden die Daten über "Daten - externe Daten - ..." aus der Access-Tabelle ausgelesen. Und dort wäre dann der Punkt, wo nicht mehr die Tabelle direkt, sondern die (sortierte) Abfrage eingesetzt werden müßte.

Aber vielleicht ist es auch alles ganz anders... ;-)

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,
kannst du damit was anfangen



Private Sub CommandButton2_Click() 'OK-Button Bringt die Routine, die ausgeführt werden soll, wenn User OK klickt

Me.Hide 'Läßt Dialog wieder verschwinden

A = ListBox1.ListIndex ' ListIndex = Nummer für die Zeile, aus der Name in UserForm ausgewählt wurde
' Value würde nur den ausgewählten Namen zurückgeben

EinfügVorname = Namen(A, 1)
EinfügNachname = Namen(A, 0)
EinfügAbteilung = Namen(A, 2)

'Aus Initialize eingefügt
Set Db = OpenDatabase(Name:="T:\Sachbearbeiter.mdb")
Set Rs = Db.OpenRecordset(Name:="Personal")
'in Rs steckt Personaltabelle

ReDim Namen(Rs.RecordCount - 1, 2) '2 Spalten, genausoviele Zeilen, wie in Personaltabelle, Befehl darf nur benutzt werden, wenn Name vorher mit Dim dimensioniert wurde

For i = 0 To A - 1 'Schleife gibt die Zahl der Datensätze zurück
'fields(2) = Vorname-Feld in der Datenbank .Sollen zwei Felder ausgewählt werden: 2 Zeilen
'Schleife durchführen, bis entspr. Zeile erreicht wird
Rs.MoveNext 'Fokus wird in nächste Tabellenzeile in der Personal-Tabelle verschoben
Next i

 

Nicht sehr viel, außer, daß ich jetzt erst über das "UserForm" im Kommentar gestolpert bin.

Das bedeutet, daß Du dir angucken müßtest, woher die Daten in diesem (welchem auch immer) UserForm kommen, wenn ich das richtig sehe.

Gruß, Michael