Office: (Office 2000) Access und Excel im zusammenspiel

Helllooooooo Profs,

mal ne Grundsätzliche Frage.
Ich wurde gebeten in Access eine Lösung zu schaffen, mit der eine Excel Tabelle ausgefüllt werden kann, um diese dann per Mail zu versenden (also die Excel-Tab). Eigentlich kein Thema Transfer.Spreadheet Methode...usw.
Nun habe ich mir jedoch überlegt, ob es nicht einfacher wäre, die Excel Tab als OLE Objekt zu integrieren (evtl., in nem Bericht), dabei bin ich jedoch auf Formatierungsprobleme gestossen.
Bisher wurde es so gelöst, das ca. 75 Mitarbeiter die Daten zum ausfüllen der Excel an nen Teamleiter per Mail geschickt haben, der TL hat dann die Daten in die Excel eingetragen und Ausgedruckt, als mein TL gestern zur Arbeit kam, hatte er vom WE ca. 25 solcher Mails und wurde schier verrückt. Nun sollen die Mitarbeiter die Daten in ein Access Formular eintragen, nen Button klicken und die ausgefüllte Excel soll der TL per Mail bekommen, so dass er nur noch drüber schauen muss um diese dann auszudrucken...Nein, die Mitarbeiter sollen die Excel nicht selber ausfüllen und ausdrucken, wegen der Kontrolle usw.

Wie würdet Ihr das am besten lösen? Mal so allgemein gefragt?

Freue mich auf eure Ideen und eure Denkanstösse

Beste Grüße
Stefan

:)

 

Hi Stefan

Der Ansatz, dies mit Access zu machen ist sicher richtig. Ob man allerdings dann von jedem MA das Excel erstellen und per Mail versenden lassen muss bezweifle ich. Wieso muss es denn ein Excel sein ?

Der TL kann doch nun auch direkt in der Access Anwendung ALLES anschauen.
Sofern er etwas gedruckt braucht, dann kann in Access ein Bericht erstellt werden.
Auch Zusammenfassungen/Verdichtungen etc. lassen sich doch viel einfacher direkt in Access erledigen.

Aber um dir konkret die "beste Lösung" (die gibt es sowieso nie ...) vorschlagen zu können, müsste man den kompletten Zusammenhang und die Anforderungen kennen ... *wink.gif*

 

Guten Morgen Jean,

danke für Deine Antwort. Also die Excel ist ein Formular, welches aus der Buchhaltungsabtlg. stammt, dort werden Kundendaten eingetragen welche eine Zahlungsanweisung bekommen sollen, aus diesem Grund wurde da ein ExcelBlatt erstellt in der nur noch 8 fehlende Daten eingetragen werden müßen, die restlichen Angaben (Kontierung, Buchungszeichen usw.) stehen schon alle drinn. Da diese Zahlungsanweisung nur in ausgedruckter Form wieder zurück in die Buchhaltung gehen soll, muss es über die vorgefertigte Excel erstellt werden... :-(

Konnte ich Dir klarer machen wieso es mit Excel gemacht werden soll?

Grüßle

 

Hi Jean,
etwas offtopic und ohne Lösungsbeitrag:
ich weiß leider aus eigener Erfahrung, dass gerade manche "Chefs" sich darin austoben, eine EXCEL-Tabelle schön quietschbunt auszumalen. Und das ist, solange nicht extravagante Grids genutzt werden, in ACCESS nicht möglich.
Das ist, neben den Klimmzügen, die man in ACCESS zum Beispiel bei Verbrauchsberechnungen mit Bezügen zum vorher erfassten Datensatz machen muss, der einzige Nachteil, den ACCESS gegenüber EXCEL hat *entsetzt

 

\@genschmann

ja ja, diese Erfahrung habe ich auch schon gemacht! Hatte sogar mal einen Auftrag, genau solche "bunten" Excel's aus einer Access-DB abzufüllen. War gar nicht so trivial wie es auf den ersten Moment tönt.

Das leitet auch gleich über zu den Bemerkungen von Stefan:
Mit einem TransferSpreadsheet ist es aber in dem Fall nicht getan, denn auch du sprichst nun von vorgefertigten Excel-Sheets, in welche "nur noch" in bestimmte Zellen ein paar Zahlen eingetragen werden müssen.

Da wir ja hier eine Art Brainstorming machen, fahre ich gleich fort:

Trotzdem würde ich demnach nicht die MA's diese Excel ausfüllen bzw. erstellen lassen. Ob's dann der TL selbst oder ein(e) Assistent(in) macht ist ja nebensächlich.
Innerhalb des Betriebs Excel-Sheets mit Mail herumzusenden ist eh ein wenig überzwerch.

Ob man nun den gedruckten Buchungsbeleg via Excel oder gleich aus Access erstellen soll - was sicher die einfachste Lösung ist - sei dahingestellt und müsst ihr selbst entscheiden. Ein Buchungsbeleg wird wohl in schwarz/weiss genügen - wäre auch etwas teuer mit Farbe ... da müsste ja direkt der Controller eingreifen .. *wink.gif*

Die vorgegebenen Daten kann man genausogut auch aus Access einbringen, hätte sogar den Vorteil, dass bei einer Änderung dies ganz einfach in einer Tabelle in Access gemacht werden kann und dann nicht auch noch ein (oder -zig) Excel-Dateien gepflegt werden müssen.

Wenn nun schon ein "Medienwechsel" stattfindet, dann wäre doch eigentlich angesagt, dass man den ganzen Prozess mal unter die Lupe nimmt.
Wieso braucht denn die Buchhaltung gedruckte Belege, die dann wieder abgetippt werden müssen - mit entsprechender Fehleranfälligkeit.
Da gibt es doch bestimmt eine Buchungs-Schnittstelle (jedenfalls kenne ich etliche FIBU-Programme und die haben das alle - na gut, wir Schweizer sind da etwas anders gewickelt .. *grins)

 

Hallo Jean,

sodele, eben von Arbeit heim gekommen. Also über die Organisation meiner Firma will ich hier gar nicht groß drauf eingehen und über gewisse Prozesse die nicht so ganz einleuchtend sind, eine Buchungsschnittstelle im SAP zu proggen ist wesentlich aufwendiger und teurer als so eine Lösung, oder....auf jedenfall sind die fakten diese, die vorgefertigte Excel Tabelle muss leider genommen werden...und diese muß vom TL zumindest per Augenschein kontrolliert werden. Klar, der Buchungsbeleg ist in schwarz/weiß ohne Farbkomponenten.
Die Mitarbeiter sollen am besten nur die fehlenden Daten in ein Acess Formular eingeben Button klicken und fertig für den Mitarbeiter. Nicht mehr und nicht weniger....
Hatte heute schon mal drüber nachgedacht das als eine Art Seriendruck zu machen, sprich der Button bewirkt kein Ausfüllen und Mail versenden, sondern lediglich das abspeichern der Daten in der Tabelle. Der TL öffnet einmal am Tag die DB und erhält eine Liste aller Kunden welche diese Zahlung bekommen sollen, klickt ebenfalls auf nen Button und Access füllt die einzelnen Felder und druckt das Excel Blatt dann aus...somit ist dann der Weg des Mailsversandes schon einmal aussen vor.
Access kann natürlich auch diesen Excel Beleg als OLE Objekt beherbergen und dann die Felder ausfüllen und ausdrucken, oder das Excel Blatt ist in einem Bericht integriert und wird direkt aus Access angesteuert.

Was meinst nun dazu? Oder fällt Dir ein konkreteres Beispiele für eine Umsetzung ein?

Beste Grüße

 

Hi Stefan

wie ich schon sagte: wenn das Excel sowieso ausgedruckt wird und nur so - also ausgedruckt - in die BH geht, dann kann man das doch auch mit einem Access-Bericht machen - die BH wird das gar nicht merken, wenn man's 1:1 abbildet ...
Die Vorgaben bekommt man doch problemlos auch noch rein.

Ich weiss jetzt, dass du einfach der arme Kerl bist, der diese Aufgabe aufgebrummt bekommen hat, weil es der Weg des geringsten Widerstandes ist ..

NUR: aus Access in ein oder -zig Excel-Sheets das richtige an den richtigen Ort ist eben nicht ganz trivial, jedenfalls mit Transferspreadsheet bist du definitiv auf dem falschen Weg. Dazu brauchts dann schon Automation ...

Bin gerne bereit, dir bei der Umsetzung mit einem Access-Bericht zu helfen.
Andernfalls müsste man mal konkret wissen, wieviele verschiedene Excel-Sheets es sind und was wohin soll. Man könnte da schon etwas mit einem kleinen Framework machen, damit dann nicht bei jeder kleinen Änderung wieder programmiert werden muss - aber das kostet alles seine Zeit und bedarf so oder so einer eingehenden Analyse.

Ach ja: Excel als OLE im BERICHT bringt's schon gar nicht, ist wohl nur noch viel mehr Aufwand, wenn's überhaupt irgendwie machbar ist (man müsste ja dann das Excel beim Drucken des Berichtes füllen ...)

 

Ich habe einmal folgenden Code erhalten. Vermutlich stammt er von Klaus Oberdalhoff, am 22.09.1999 - KnowHow Version 3.0, und darf kostenfrei weiter gegeben werden. Vielleicht löst das dein Problem

On Error Resume Next 'See if Excel is running
Set xlObj = GetObject(, "Excel.Application.8")
If Err.Number 0 Then 'Excel Not running
Err.Clear ' Clear Err object in case error occurred.
'Create a new instance of Excel
Set xlObj = CreateObject("Excel.Application.8")
'Wenn Excel noch nicht gestartet war True, sonst False
boolXL = True
Else
'Activate instance of Excel
xlObj.Activate
boolXL = False
End If

With xlObj
.WindowState = xlMaximized
.Visible = True
.Workbooks.Add 'neue Tabelle erstellen
Set objActiveWkb = xlObj.Application.ActiveWorkbook

With objActiveWkb.Worksheets(1)
' With .Workbooks(1).Worksheets(1)
.Range("A1").Value = "Region"
.Cells(2, 1).Value = "Country" 'statt Range geht auch Cells(Spalte, Zeile)
.Cells(3, 1).Value = "Category"
.Range("A4").Value = "Sales"
.Range("B1").Value = RegVar
.Range("B2").Value = CouVar
.Range("B3").Value = CatVar
.Range("B4").Value = SalVar
.Range("A1:B1").ColumnWidth = 15
.Range("B4").NumberFormat = "$ #,##0.00"
.Range(.Cells(1, 1), .Cells(4, 2)).Borders.LineStyle = xlThick

End With
End With

'Wenn Excel von hier gestartet wurde (boolXL = True), Excel wieder schließen
'If boolXL = True Then xlObj.Application.Quit

Set objActiveWkb = Nothing
Set xlObj = Nothing