Office: Access vs. Excel: Was kann ich, was Du nicht kannst?

Hallo Ihr lieben Office-Monster,

ich stehe gerade vor der Aufgabe, alle Kunden, potentiellen Kunden (leute die mit uns Kontakt aufgenommen haben und vllt. mal Unterlagen bestellt haben oder einfach nur mit uns telefoniert haben), etc. in einer großen Datenbank zu sammeln.

Bisher stehen alle Kunden in einzelnen Excel Arbeitsmappen. Kunde A steht zum Beispiel in der Arbeitsmappe von Produkt A. Kunde B steht vllt. in den Arbeitsmappen zu Produkt A, B, F, K. usw.

Jetzt ist es aber zunehmendst mühsam geworden, wenn Kunde X sich gemeldet hat und etwas wissen wollte, zuzuordnen, woher wir den eigntl. kennen, sprich bezüglich welchen Produkten er schon Interesse angemeldet hat und welche er schon gekauft hat. Auch wird es schwieriger sinnvolle Listen zu erstellen mit denen wir Kunden bezüglich eines neuen Produkts anschreiben können.

Also: Eine Datenbank muss her, die auf Kundendaten basiert. Name, Anschrift, usw. und nicht mehr auf den einzelnen Produkten, wie zuvor.

Jetzt stellt sich zunächst die Frage, womit erstelle ich die Datenbank?
In meiner Firma wird eigntl. ausschließlich Excel benutzt, da bis vor kurzem eigntl. keine riesigen Datensätze (im Sinne von Anzahl an Objekten/Elementen ... "Kunden") vorgekommen sind. In diesem Sinne habe ich neulich, als ich eine weitere Tabelle in Excell erstellen musste, mal mit dem Datenbank-Gedanken im Hinterkopf eine neue Struktur für eine Excel Tabelle erstellt. Ich habe jetzt einfach im Sinne von Access sehr viele einzelne Spalten in Excel eingefügt. Z.B. habe ich nicht nur irgendwo eine Spalte für "gekaufte Produkte" eingefügt und bei Person A eingetragen "Produkt A, C, K, U", sondern eine Spalte für Produkt A erstellt und bei Person A den Eurowert dieses Produkts eingetragen (z.B. 100), bei Produkt B dann 0 eingetragen, bei Produkt C wieder den Wert, usw. .


Jetzt habe ich dass nur probehalber gemacht und immer vorgehabt das ganze nochmal mit Access zu machen, weil aus meinem Kopf nicht raus will, dass Excel für sowas eigntl. nicht und Acces ideal geeignet ist.
Aber als ich die Tabelle vorhin meinem Kollegen gezeigt habe und der mich fragte, was jetzt eigntl. für Access spreche, weil man in der Excel Tabelle ja auch einfach die AutoFilter benutzen könnte, da wusste ich nicht so recht wie ich ihm antworten soll...

Ich habe Access professionell noch gar nicht und auf der Uni nur rudimentär genutzt. Und jetzt stellt sich mir doch nochmal die Frage (gerade in Hinblick auf meine Aufgabenstellung aber auch allgemeiner):
Was kann Access was Excel nicht kann?

Danke für eure Hilfe *Smilie

:)

 

Hi,

mit dieser Frage "Access vs. Excel" eröffne ich seit ~10 Jahren meine vhs-Kurse zu Access...

Die Antworten in nuce:

• Access ist typsicher, d.h. es gibt für jede "Spalte" einen Datentyp, der regelt, was da reindarf. Excel erlaubt hingegen auch in einer Spalte "Geburtsdatum" den Eintrag "Fritz Müller". Auch Formate ändern daran nichts.
• Access erlaubt Berechnungen, ohne dass man ständige Bezüge (die A1-B5-Koordinaten) ändern muss. Wenn z.B. Kunde A 5 Aufträge bei euch hat und Kunde B nur 3, dann ist die Auftragssumme pro Kunde nur mühsam (über Pivots oder SVerweis) in Excel zu ermitteln.
• Access ist mehrbenutzerfähig. In Excel hat nur einer die Schreibrechte, alle anderen können solange nur lesen.
• Access ist erweiterbar. Wenn eine bestehende Datenbank um neue Features ergänzt werden soll, ist das in aller Regel problemlos möglich. In Excel ist es aufwendig und z.T. unmöglich.
• Berechnungen sind "sprechend". Der Umsatz ist nicht A1*B1 - was immer da drin stehen mag - sondern [Menge] * [Preis], so stehts im Lehrbuch, und so macht es Access. Und solche Berechnungen ticken immer gleich; es gibt keine Fehlerquelle dadurch, dass man eine Formel nur in der 1. Zeile anpasst und in den weiteren nicht.
• Die Such- und Sortiermöglichkeiten von Excel sind geradezu armselig gegen die Möglichkeiten von Access.
• Daten aus verschiedenen Tabellen und Datenbanken können aufeinander zugreifen; das ist in Excel nur über scheußliche Sverweis-Monster mit kilometerlangen Formeln möglich.
• Access strebt an, Redundanz von Daten zu vermeiden. Dinge, die bereits "irgendwo stehen", sind in Access "bekannt" und können anderswo durch schlichte Kennziffern referenziert werden. In Excel sind auch dazu wilde Sverweise nötig. Gleicher Grund verhindert in Access auch die sog. Anomalien, die z.B. in Excel entstehen, wen man einen "Einmalkunden" löscht, weil er seinen Auftrag zurückgezogen hat: seine Adresse ist damit auch futsch.
• Fazit: Access (oder besser: Eine Datenbanken im allgemeinen) lehrt systematisch zu denken. Excel ist dagegen in Sachen Datenhaltung eine endlose Frickelei.

Excel hat seinen Reiz für Spreadsheets, d.h. für das Verrechnen von Werten, die irgendwoher kommen, und in den Diagrammfunktionen, bei denen Access noch etwas hinterherhängt. Aber für die schiere Datenhaltung ist es daher ungeeignet.

 

Siehe auch Wofür sich Microsoft Access eignet

Ab einem bestimmten Punkt helfen keine zusätzlichen Spalten mehr, sondern die Informationen müssen auf relationale Tabellen verteilt werden, und diese beherrscht man performant nicht mit SVerweis, sondern dann in einer Datenbank mit Methoden der Massendatenverarbeitung (SQL).

 

Ich würde noch ergänzen, der entscheidene Unterschied ist:

- Excel hält die gesamten Daten der Datei im Arbeitsspeicher vor, beim speichern werden immer alle Daten zurückgeschrieben. Also, ab einer größeren Datenmenge problematisch und keine Mehrbenutzerfähigkeit
- Eine Datenbank hält nur einen Datensatz im Arbeitsspeicher vor. Es wird Datensatzweise vorgegangen.

Daraus resultieren die von Martin aufgezählte Punkte.

Zum Thema Diagramm, bin ich der Meinung, das Access nicht hinterherhängt. Es können exakt die gleichen Diagramme wie mit Excel erstellt werden, da es mit MS Graph umgesetzt wird. Über Abfragen können die Diagramme sogar noch flexibler gestaltet/gesteuert werden wie mit Excel.

Die Stärke von Excel liegt im kakulieren und schnell mal ein paar zahlen zu visualisieren und Auswertungen per pivot-Tabelle.

Datenhaltung/verwaltung und regelmäßig Auswertung sollten einer Datenbank überlassen werden.

Access ist nicht besser als Excel oder umgekehrt, es sind unterschiedliche Tools für utnerschiedliche Aufgaben.

VG
JPA

 

Moin,

vielen Dank für eure Hilfe!

Nach eurem Input und etwas weiterer Recherche haben wir uns jetzt tatsächlich dazu entschlossen das kommende Projekt mit Access anzugehen.

Jetzt bin ich gerade dabei mich etwas mit der Materie vertraut zu machen und überlege noch ob ich es mit selbst beibringen schaffe oder doch ein Seminar machen sollte.

Deswegen nochmal ein paar Fragen an euch *Smilie

1) Kann mir jemand ein Buch zum erlernen von MS Access für nicht 100% Anfänger aber auch nicht wirklich fortgeschrittene empfehlen? Ich habe zwar schon mit Access gearbeitet aber nur sehr oberflächlich und auch vor längerer Zeit. Einige elementare Dinge wie "Wie plant man eine Datenbank richtig" fehlen mir zum Beispiel.
Ich habe hier im Forum gesehen, dass das Access Kompendium (neuste Version) empfohlen wird und für mich passen sollte. Stimmt ihr da zu?

2) Kennt jemand einen guten Kurs-/Seminar-Anbieter im Rhein/Main Gebiet ? Ich habe mich etwas umgesehen, kann aber ehrlich gesagt schwer einschätzen bei wem ich meine Zeit verschwende und wo ich wirklich lerne was ich brauche ...

Vielen Dank für eure Hilfe und Grüße,

KKS

 

Schau Dir mal die Links in meiner Signatur an.
Vor allem der Punkt "relationale DBs" sollte Dir geläufig sein bei der Planung.

Als Buch kann ich "Access 2007 - Grundlagen und Praxiswissen für Entwickler" empfehlen.

 

Das Buch kann ich auch sehr empfehlen, aber allerdings nicht wirklich für Einsteiger geeignet.

Ich habe damals mit dem Buch "Keine Angst vor Access!" von Andreas Stern (Microsoft Press) angefangen. Dort werden wirklich erstmal die Grundlagen an Hand eines Praxisbeispieles erklärt ... vor allem auch die Grundzüge wie man Datenmodelle richtig aufbaut.

Ich würde ja erst mit dem Buch beginnen und danach dann auf das oben erwähnte Buch umsteigen.

Aber um ein paar Monate intensives Auseinandersetzen mit der Materie wirst Du wohl nicht drumherum kommen. Zumindest nicht wenn Du planst was dauerhaftes und verlässliches zu erstellen. Würde Dir ja raten erstmal mit einem kleinen privaten Projekt nach dem Durchackern des ersten Buches anzufangen und die dort auftretenden Probleme/Fragen dann mit Hilfe des zweiten Buches zu lösen.

Und da wo Du nicht weiter kommst dann hier nachzufragen. *wink.gif*

Gruß

Rainer

 

Habe Dir bezüglich Buchempfehlung auch eine von mir geschickt, allerdings per PN.

 

Das Buch kann ich auch sehr empfehlen, aber allerdings nicht wirklich für Einsteiger geeignet.

Stimmt im Prinzip schon.
Allerdings ist eine der Stärken des Buchs der sehr umfangreiche Teil zu Datenmodellen, die von einfach bis fortgeschrittener reichen. Da gibt's zahlreiche genau erläuterte Beispiele "aus dem Leben", die gerade für Excel-Umsteiger plausibel machen, wie und warum Tabellen relational verknüpft sind oder wie das Modell normalisiert wird.
Solche ausführliche Beispiele fehlen in fast allen anderen Access-Büchern.

Ciao, Sascha

 

Stimmt absolut.

Aber die Verständnishürden für jemand der wenig bis gar nicht mit Access gearbeitet hat liegen für einen Einsteiger einfach zu hoch ... zumindest aus meinem persönlichen Empfinden heraus als ich mich damals selbst in Access reinfuchsen musste.

Ich habe es zumindest nach den ersten Seiten wieder beiseite gelegt da ich nur Bahnhof verstanden habe und bin in die nächste Buchhandlung um mir ein Anfänger-Buch zu holen. ^^

Wenn man dann aber mal einen groben Plan hat, dann ist das Buch (oder besser die beiden Bücher) absolut empfehlenswert und wohl schon ein Must-Have. Keine Frage. *wink.gif*

Gruß

Rainer

 

Hm, wow alles super Hinweise leutz, vielen Dank!

Ich denke es wird eh eine Mixtur von mehreren Büchern werden, mit welchem ist aber natürlich wichtig.

Der Hinweis, dass in Access 2007 - Grundlagen und Praxiswissen für Entwickler viele bildliche Beispiele "aus dem Leben" enthalten sind, " die gerade für Excel-Umsteiger plausibel machen, wie und warum Tabellen relational verknüpft sind oder wie das Modell normalisiert wird."

Das ist echt super, denn bei meinen anfänglichen Recherchen durch das Internet hat mir das doch sehr gefehlt!
Werde also in der Buchhandlung mal nen Blick darein werfen und gucken ob ich da einigermaßen mitkomme. Dann würde ich es als Ergänzung zu den anderen Anfänger-Level Büchern nehmen.

Also vielen vielen Dank an alle, besonders elmar *Smilie

Ich gehe morgen erstmal in die Buchhandlung *biggrin.gif*

Gruß,

KKS

 

Trotzdem dieser Hinweis:
http://www.access-entwicklerbuch.de/...Kap_02/07.html
*wink.gif*

Ciao, Sascha

 

Auch wenn es Dir wie mir gehen sollte und Du beim ersten Blick da noch nicht richtig mitkommen solltest, trotzdem kaufen.

Zum vertiefen und zur Detailinformation zu Sachen die in den Anfänger-Büchern, bzw. vielen anderen Büchern, nur angerissen/umrissen werden ist es nahezu perfekt.

Hohl Dir am besten gleich die "Box" mit den beiden Büchern in einem (Access 2007 - Das Grundlagenbuch für Entwickler und das Access 2007 - Das Praxisbuch für Entwickler).

Gruß

Rainer