Office: Account Management

Hallo,

ich möchte gerne um verschiedene Kunden zu managen mit Access eine Datenbank erstellen.

Diese soll natürlich den Namen des Kunden, den jeweiligen Account Manager, Kundentyp etc. enthalten.

Ist es möglich dei Datenbank so zu gestalten, dass der jeweilige Benutzer dann wirklich nur die Datensätze sieht und nichts ändern kann, er aber bei dem jeweiligen Kunden in einem separaten Feld bestimmte Dinge eintragen kann, z.B. mit wem er wann gesprochen hat?

 

Geht es in die Richtung:
http://www.office-hilfe.com/support/topic,13943,-kann-man-einzelne-datensaetze-sperren?.html

Gruß, Michael

 

Okay, ich habe es jetzt mittels Formular einigermaßen übersichtlich hinbekommen.

Aber jetzt möchte ich die jeweiligen Aktivitäten beim Kunden festhalten.
Ist es möglich, auf jeder einzelnen Formularseite eine Art Tabelle einzurichten , auf der man jeweil das Datum und die Aktivität eintragen kann?

Und ist es möglich, die Größe der einzelnen Felder zu ändern?
Wenn ich die Görße eines Feldes änder, dan ändern sich ja alle anderen auch...

 

Was meinst Du mit "Formularseite"? Vielleicht zuerst einmal: Sprichst Du von einem Einzel- oder einem Endlos-Formular? Wenn Einzel-Formular, denke ich mal, daß Du mit "Seite" dann quasi den "Datensatz" meinst?

In der Konstellation wäre ein Unterformular angebacht, in der in einer abhängigen Tabelle die Aktivitäten erfaßt werden. Voraussetzung dafür ist eine 1:n Tabellen-Deklaration.

Der "einzelnen" nicht, weil es, wie Du schon festgestellt hast, gar keine einzelnen Felder sind, sondern nur ein einziges, daß immer wieder dargestellt wird.

Dynamische Anpassungen des angezeigten Feldes wäre in Grenzen machbar, z.T. sogar ohne VBA. Die Eigenschaft "Vergrößerbar" könnte da helfen. Aber die verhält sich nicht immer so, wie man es erwarten würde...

Gruß, Michael

 

Also den Unterschied zwischen Einzel- und Endlosformular kenn ich jetzt nicht direkt.

Ich erklär einfach mal wie die Geschichte ungefähr aussehen soll, und evtl. hat ja jemand Erbarmen und erklärt mir jeweils wie ich die einzelnen Komponenten zusammenbasteln kann.

Also phänomenal wäre es natürlich, wenn die Datnebnak von mehreren gleichzeitig genutzt werden kann und sich der jeweilige benutzer am Anfang mit seinem Namen anmeldet.

Das Hauptformular an sich sollte die jeweiligen Informationen über den Kunden beinhalten, die kann ich ja einfach aus einer Tabelle ziehen.

Dann sollte beim Kunden jeweils noch eine Tabelle angezeihgt werden, die Aktivitäten bzgl. des Kunden zeigt.
Das sähe dann halt so aus, das der jeweilige Mitarbeiter einen Button "neue Aktivität" oder so hinzufügt, und dann ein Fenster hochpopt, wo er einträgt was er gemacht hat und dann auf "Speichern" geht.
Das System sollte dies dann in die Tabelle eintragen, und automatisch den Namen des Mitarbeiters und das Datum hinzufügen.

Das wären so die Grundfunktionen.

Bitte helft mir, ich bin noch in der Probezeit und will meinen Chef beeindrucken

 

Ich hatte vorhin schon mal einen längeren Lex dazu geschrieben, aber das Ding ist beim Posten irgendwie im Nirvana verschwunden. Ich kann das jetzt nicht alles nochmal tippseln, aber dafür hab ich am Ende auch ein Beispiel gebastelt.

Eine Eigenschaft des Formulars legt fest, ob die Datensätze einzeln (1 pro Seite) oder als Liste (zeilenweise untereinander) angezeigt werden.

Das sind zwei Punkte, die prinzipiell relativ einfach zu gestalten sind, aber dazu später mehr...

Ersetze "Tabelle" mit "Abfrage", aber ansonsten ja... Das Formular für die Erfassung der Kunden-Stammdaten ist ein typisches Beispiel für ein "Einzel"-Formular, quasi eine Karteikarte.

Damit begibst Du Dich in das Reich der 1:n Beziehungen, also untereinander verknüpfte Tabellen --> relationale Datenbank

Du brauchst dann eine Kunden-Tabelle "tbl_Kunde" und dazu eine Aktions-Tabelle "tbl_Aktion". In jedem Datensatz von tbl_Aktion steht eine Referenz, zu welchem Datensatz in tbl_Kunde er gehört. Somit kann ein Kunde von 0 bis (prinzipiell) beliebig viele Aktionen zugewiesen bekommen.

Das komplette Design ist grob:
Zwei Tabellen, tbl_Kunde und tbl_Aktion
Darauf jeweils eine Abfrage, also qry_Kunde und qry_Aktion.
Dann die Beziehung tbl_Kunde.KundeId 1:n tbl_Aktion.KundeRef
Eine Kombi-Abfrage über tbl_Kunde+tbl_Aktion
Ein Formular frm_Kunde zur Erfassung der Kunden-Stammdaten
Ein Formular frm_Kunde_Aktion_Hf (Hauptformular) und xxx_Uf (Unterformular), basierend auf qry_Kunde bzw. qry_Aktion
Das xxx_Uf wird dann als Unterformular in das xxx_Hf eingebettet und über KundeId/KundeRef verknüpft.
Damit kannst Du dann einzelne Aktionen auf die Kunden zuordnen.
Und zum Abrunden dann noch ein Bericht rpt_Kunde_Aktion, basierend auf qry_Kunde_Aktion, mit dem alle Kunden mit ihren Aktionen aufgelistet werden.

Um das ganze Ding für Multi-User aufzubereiten, müßtest Du die Datenbank aufteilen in ein sogenanntes "Front-End" und ein "Back-End". Das Back-End beinhaltet nur die Tabellen, mehr nicht. Im Front-End ist dann der Rest, alles außer den Tabellen dann eben. Die Tabellen werden dann über Verknüpfungen (externe Daten) eingebunden.

Das Front-End packt man dann eigentlich auf jeden Arbeitsplatz, das Back-End liegt auf dem zentralen Laufwerk.

Und das mit dem User-Login... Das wird etwas aufwändiger, je nachdem, welchen Weg man da geht. Da gibt's durchaus mannigfaltige Varianten. Ich würd aber vielleicht am ehesten den Weg gehen, ganz diskret im Hintergrund den Windows-Benutzernamen auszulesen und als Info bei Änderungen mit abzuspeichern. Eine regelrechte Login-Geschichte mit entsprechender Rechte-Vergabe und -Überwachung wird da schon haarig. Um VBA-Programmierung kommst Du aber bei keiner Variante so richtig vorbei...

Gruß, Michael