Office: (Office 2010) Aktenordner archivieren

Hallo,

eins kurz vorweg - ich habe bisher nichts mit Access gemacht, bin also blutiger Laie*wink.gif*

Nun zu meinen "Problemchen"

Ich muss gefühlte 1000 Aktenordner sichten und eine Datei erstellen in der man per Stichpunktabfrage das gesuchte Dokument in Ordner XX findet.

Wie fange ich jetzt am besten damit an? Die Ordner haben größtenteils Register unter denen die Dokumente abgelegt sind.

Wenn ich Access jetzt richtig verstanden habe muss ich zuerst eine Tabelle mit entsprechenden Feldern anlegen (Ordner, Register, Inhalt, Standort).
Wie bekomme ich jetzt aber eine Abfrage nach einem Stichwort hin, die mir dann aber auch noch ausgibt wo das Dokument zu finden ist?

Eins noch zur Anmerkung: Die Akten werden nicht gescannt, es sind zu viele alte, teils noch auf Pergament, Zeichnungen dabei.

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Jörg

:)

 

Hallo!

Vielleicht sagst Du uns was unter

gemeint ist.
Akten einer Registratur ("es sind zu viele alte, teils noch auf Pergament, Zeichnungen dabei.")?
Ordner eines Rechners, Servers?

Gescannte Dokumente sind in der Regel Bilder (Fotos).
Darin wirst Du überhaupt keine Texte suchen können.

ist empfehlenswert.

Riecht stark nach Marathonarbeit.

Wolfgang

 

Servus ohotte,
das Erstellen der DB dürfte kein grosses Problem sein.
Es zu "beseelen" dürfte die Marathonarbeit sein.

1 Archiv hat n Ordner.
1 Ordner hat n Register.
1 Register hat n Dokumente.
Das sind 3 Tabellen.

Bisher einfach.
Je nachdem, was Du detaillierter suchen willst, bedarf es der
manuellen Erfassung von Daten der einzelnen Dokumente dann.
Hier begänne dann die Sysiphos Arbeit.

n= beliebig viele

 

\@ wb_3001
Aktenordner halt - die grauen/schwarzen Dinger mit den vielen Papieren drin *lach*. Also nichts digitales.

@Ohrkester
wie muss ich die Tabellen dann verknüpfen?

Archive werde ich sicher 4 bekomnmen (Raum 1..4), pro Archiv etwa 200 Ordner, pro Ordner circa 10 Register mit bis zu 25 Dokumenten.

 

Hallo Jörg,

Das ist doch schon mal eine Ansage.

Denke bitte noch nicht an Abfragen, zuvor ist das Datenmodell zu klären.

Richte 4 Tabellen ein. Jede hat einen Primärschlüssel (am besten Autowert) und einen Fremdschlüssel, der sich auf die in der Hierarchie unmittelbar obenstehende Tabelle (deren Primärschlüssel) bezieht.

Das kannst Du erst mal mit Papier und Bleistift bewerkstelligen, damit Dir die Logik einleuchtet.

BTW: Ohne jegliche Access-Kenntnisse wirst Du im Forum zwar Hilfe bekommen; die Grundlagen solltest Du Dir allerdings unabhängig vom Forum anzueignen versuchen.

 

\@ohotte:
da gibt es wunderbare Beispiele, so etwas aufzubauen.
"www.office-loesung.de"
"/ftopic318127_0_0_asc.php"
Da das Forum Links zu anderen Foren behindert, musst Du die beiden
Zeilen ohne Anführungszeichen in einem Internet Explorer zusammenfügen.

Trotzdem kurz Grundsätzliches.
Jede Tabelle muss (!!!) pro Datensatz ein einmalig erkennbares Schlüsselfeld haben, welches nie doppelt vorkommen kann.
Dieses Schlüsselfeld nennt man Primärschlüssel (PS) oder engl. PrimaryKey (PK).
Da ein Datensatz bis max. 255 Datenfelder pro Datensatz haben kann,
(z.B. Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, Telefon, usw. usw.)
ist es doch wundervoll, wenn man anhand eines einmaligen PK diese Daten
sofort erkennen kann.
Access und andere relationale Datenbanken tun das. Sie erkennen anhand des PK einen vorhandenen Datensatz und
zeigen sämtliche Inhalte sofort, ohne dass man diese doppelt und dreifach immer wieder neu eingeben müsste.
Der Name des PK-Feldes sollte natürlich selbsterklärend sein und muss vom Datentyp Autowert sein(Ausnahmen bestätigen die Regel).

Nun gibt es ja die 1:n Beziehung zwischen Tabellen.
1 Archiv hat n Ordner
Das sind 2 Tabellen.
Tabelle Archiv mit PK (und max. 255 Felder)
Tabelle Ordner mit PK (und max. 255 Felder)
Tabelle Ordner hat zusätzlich einen FK (ForeignKey) oder auch FS (Fremdschlüssel). Dieser FK bekommt je nach Notwendigkeit den PK des zugehörigen Archiv's. Dadurch muss ich nie mehr als einmal die Daten
eines Datensatzes eintragen. Es werden auf Grund dieser 2 Schlüssel von Access alle schon vorhandenen Daten von Access blitzschnell herausgesucht und angezeigt.

Beispiel: Archiv : Ordner = 1:n Beziehung
tbl_Archiv
ArchivID (PrimaryKey, Autowert)
Archivname
Archivort
weitere lose Felder *

tbl_Ordner
OrdnerID (PrimaryKey, Autowert)
ArchivID_f (FS, Long, indiziert:Ja (Duplikate ja)
OrdnerName
weitere lose Felder *

* lose Felder sind keine Schlüsselfelder, sondern reine Informationen, welche in bis zu 255 Feldern eingetragen werden können.

Im Beziehungsfenster ziehtman eine Beziehungslinie zwischen ArchivID und ArchivID_f und legt ref. Integrität fest. Diese sorgt dafür, dass Access keine doppelten Werte erlaubt.

usw.

Grundsätzliches zu relationalen Datenbaneken z.B. hier:
A. Kelz: Relationale Datenbanken

 

Die Tabellenstruktur würde ich auch so erstellen. Bitte schaue Dir aber nochmal Deine Antwort um 20:14 an .... Du spricht von bis zu 4 Archiven ...
Ich würde grundsätzlich noch eine zusätzlich Tabelle "davor" schalten. Und zwar für den Archivort.

Auch wenn Du Dir heute sicher bist, daß es ein Archiv ist. Wer sagt Dir nicht, daß Du morgen umziehst und dort das Archiv aufteilen mußt? Wurde teilweise in den nachfolgenden Kommentare auch angesprochen.

Andere Überlegung:
Wie sieht es im Archiv aus? Gibt es Regale / Regalreihen / Regalfächer ???

Es wäre doch schön, wenn man nach der Abfrage das Ergebnis bekommt:
Im Archiv "Büro"
Im Regal "13"
Im Fach "2"
der Ordner "12a"
im Register "O-P"
finde ich den Artikel "xxx"

 

Hallo da bin wieder..

Ich habe mich jetzt mal die Tabellen gewagt, gab ja nette Hinweise was ich beachten sollte. Folgende Tabellen habe ich erstellt:
http://www.ms-office-forum.net/forum...1&d=1441459521

Die xxID sind PrimaryKeys mit Autowert,
die xxID_f sind FS, long Interger, Indiziert mit Duplikaten möglich,
die restlichen Felder sind lange Texte

Eine Eingabe ich erstmal mit dem Formular-Assistenten gemacht. Dabei hab ich alle Felder eingebunden damit ich auch sehe und verstehe was dort passiert.
http://www.ms-office-forum.net/forum...1&d=1441458933

Aber irgenfwie haut das noch nicht so hin. Die Daten, die ich im Feld "Ort" (Archivname) eingebe erscheinen dann mehrfach:
http://www.ms-office-forum.net/forum...1&d=1441458933

Wie bekomme ich es nun hin, das es nur einmal ein Archiv 1 mit der entsprechenden ID gibt und nicht mehrere?

die mdb kann ich gerne zur Verfügung stellen, wenns hilft

Mit fragenden Grüßen
Jörg

 

\@ohotte:
dann mal her mit der DB als zip.
Am besten als mdb, damit möglichst viele im Forum mitdenken können.
Von den Bildern her sehen die Beziehungen auf den ersten Blick gut aus.
die 1:n beziehungen stellt man am besten in einer Formular (HF) /Unterformularkombination (UFO) dar.
Das macht der Formularassistent auch gerne für Dich.
Man sollte es aber auch mal manuell machen, um die Zusammenhänge zu kapieren. Durch die HF/UFO Kombination ergibt sich nicht das Problem der mehrfachen Darstellung von Archiven.
Ich wart jetzt mal auf deine DB und meld mich dann wieder.

 

hier ist die DB

http://www.ms-office-forum.net/forum...1&d=1441464603

Gruß

 

Servus ohotte,
6 voneinander abhängige UFOs in einem leeren HF-Container ergeben eine
schöne schnelle Übersicht, da die UFOs alle als Endlosformular ausgebildet sind.
Das Ganze ist dann ausbaubar, indem man z.B. programmiert, dass man bei Doppelklick in die Stammformulare (gibts noch nicht) kommt, um dort sämtliche Felder einer Tabelle einsehen und editieren zu können.
Wie gesagt ist das ein Beispiel und kann ausgebaut werden, indem man in den UFOs mit Auswahlfeldern (Kombinationsfelder) arbeitet.
Damit sind dann immer die richtigen Bezeichnungen garantiert, welche man einmal in den Stammdatentabellen richtig eingegeben hat.
Dazu muss das Tabellenmodell mit zusätzlichen m:n Beziehungen versehen werden.
Ich kann heute abend noch ein Beispiel liefern, wenn Du magst.

 

Servus ohotte,
hier mal ein allgemeines Beispiel, in welchem Du sehen kannst, wie man das mit Kombinationsfeldern ausbauen kann.
Dein Beispiel auszubauen habe ich momentan keine Zeit, sorry.

 

Hallo Ohrkester,

vielen Dank für deine Dateien. Ich werde mir das mal zu Gemüte ziehen.

Kurze Zwischenfrage:
Wie funktioniert das im Beispiel "Zuordnungstabelle V4" dass sich dort ein Startformular öffnet?

 

\@ohotte:
Accessoptionen...Aktuelle Datenbank...Formularanzeigen...ein Formular auswählen.

 

Servus ohotte,
ich hatte Zeit und Laune und hab deshalb Dir ein grobes Tabellenmodell gebaut und auch in ein HF inkl. UFOs eingebaut.
Ich weiss, dass sofort nach Erhalt solcher Vorarbeiten mancher Bittsteller (je nach Charakter) oft von der bittenden Haltung in eine fordernde Haltung wechselt, ohne überhaupt die geleistete Arbeit nachvollziehen zu wollen.
Da trennt sich dann meistens die Spreu vom Weizen und der Hilfesteller erkennt, ob er missbraucht wird.
EDIT: Du bemerkst sicherlich, dass es sehr komfortabel wäre, wenn die Kombinationsfelder voneinander abhängige Daten anzeigen zur Auswahl zeigen würden.
Das Tabellenmodell ist jedenfalls dafür optimiert.
Am Rest musst Du selber knabbern.