Office: (Office 2016) Aktive Steuerung der Auswahlmöglichkeiten bei Kombifeldern

Hallo Leute,
ich möchte euch so kurz es mir gelingen wird darstellen welches Problem ich lösen muss. Ich kenne mich mit Access nur ein wenig und mit VBA gar nicht aus, mein Problem könnte ich mit PHP und Javascript in einer Webumgebung lösen, da kenne ich mich ein bisschen aus....aber nun zum Problem:

Ich habe zur Zeit 4 Tabellen: Tabelle 1 enthält alle Geschäftsvorfälle der Firma mit Datum, Betrag etc. in dieser Tabelle gibt es 3 Spalten um die es hier geht : Bereich, Kategorie, Abteilung. Um in einem Formular diese Felder mit vorgegebenen Inhalten zu befüllen habe ich für jede dieser Spalten eine Tabelle angelegt. Diese Tabellen haben eine ID Spalte und eine Spalte in der die Werte stehen wie zum Beispiel bei Bereich : ID=1 Bereich=Personalkosten ID=2 Bereich=Honorarkosten. Mit Bezug auf diese Tabelle erstelle ich im Formular ein Kombifeld, das die Auswahlmöglichkeiten aus der Tabelle "Bereich" holt. Soweit so gut.
Das zweite Kombifeld soll nun auf die Auswahl im Kontrollfeld "Bereich" reagieren. Wählt der Benutzer im Kontrollfeld "Bereich" zum Beispiel "Personalkosten" aus, soll ihm nun im Kontrollfeld "Kategorie" nicht der gesamte Inhalt der Tabelle "Kategorie" angezeigt werden, sondern nur die für seine Auswahl unter "Bereich" relevanten. Diese müste ich irgendwie irgendwo festlegen. In diesem Beispiel wären das "Löhne", "Krankenkassen","Lohnsteuer" etc. Wählt der Benutzer nun "Krankenkassen" aus, wird das Auswahlangebot unter "Abteilung" wieder angepasst.
Dadurch sollen fehlerhafte Zuordnungen vermieden werden und die Eingabe der Daten beschleunigt und vereinfacht werden. Außerdem sind die Daten so sehr gut durchsuchbar, da die wichtigen Strukturelemente nicht frei vergeben werden.

Ich bräuchte einen Ansatz...ich vermute da live überprüft werden muss was der Nutzer macht und was er in einem Feld ausgewählt hat läuft es auf MAkro oder VBA hinaus. Hatte so die Idee mit dem Ereignis Fokuserhalt zu arbeiten und dann zu überprüfen welchen Wert die andern Felder haben und dann mit "wenn" Überprüfungen die Auswahlmöglichkeiten einzuschränken.

Würde mich sehr freuen wenn jemand weiterhelfen könnte

:)

 

Hallo,

das dürfte schon mal der falsche Ansatz sein. In dieser Tabelle wird nur ein Feld benötigt, nämlich der Fremdschlüssel zu der Tabelle deren Wert als letztes gewählt wird. Die Abhängigkeiten müssen über Beziehungen angelegt werden.
Dadurch ergeben sich die übergeordneten Zusammenhänge automatisch.

Bereich > Kategorie > Abteilung
Eine Kategorie hat verschieden Bereich und eine Abteilung verschieden Kategorien.
Ist diese Annahme richtig ?

Hast Du Beziehungen im Beziehungsfenster angelegt ?
Wenn ja, bitte zeigen (Bild).
Wenn nein, erst mal meine Fragen beantworten.
Auf Grund Deiner Schilderung sind mir die Abhängigkeiten aber nicht klar.
Z.B. der Zusammenhang zwischen Krankenkasse und Abteilung ist mir unklar.
Kannst Du das mal etwas anders beschreiben ?

 

Ich habe noch keine Beziehungen gesetzt. Es verhält sich so das es 15 Bereiche gibt. Zu jedem Bereich gehört eine Anzahl Kategorien aus einer Gesamtzahl von 55 Kategorien und zu jeder Kategorie gehört eine Anzahl (oder keine) Abteilungen aus einer noch nicht abschließend erfassten Anzahl Abteilungen.
Ich benötige diese zentrale Tabelle die bei mir Eingaben_Ausgaben heisst um später auch die einzelnen Buchungen ansehen und verstehen zu können. Es muss also in der Spalte Bereich, auch der jeweilige Bereich drinstehen u.s.w. Oder verstehe ich da grundlegend was falsch. Mein Problem ist ja, das das Formular sofort live auf die Eingabe des Nutzers reagieren soll, lässt sich sowas über Beziehungen machen....ich bin sehr gespannt und freue mich auf neues Wissen!

 

Hallo,
ohne Beziehungen wird das nichts. Du musst ja die Abhängigkeiten in Tabellen erfassen.
Du brauchst als 4 Tabellen.
- Bereiche
- Kategorien (FS zum Bereich)
- Abteilungen (FS zur Kategorie)
- Geschäftvorfälle (FS zur Abteilung)
FS = Fremdschlüssel = n-Beziehung)

Es genügt vollständig in der Tabelle Geschäftsvorfälle die Abteilung zu speichern. Durch die Beziehungen hast Du automatisch auch die Bezeichnungen von Kategorie und Bereich.
Die abhänge Auswahl über Kombis Bereich > Kategorie > Abteilung ist trotzdem gegeben.
Du musst nach dem Erstellen der Tabellen erst die Beziehungen anlegen, das ist das A+O
Erstelle als mal die Beziehungen und zeige hier dieses Bild.

 

Im Anhang das Bildschirmfoto der Beziehungen die ich eingefügt habe.
Ich habe auch bischen im Forum gestöbert und habe einen Ansatz gefunden, von dem ich sofort begeistert war, da er die Lösung meines Problems ist, aber ich bekomme Fehlermeldungen:

donkarl schreibt: "Es kann aber auch ein SQL-Ausdruck sein, der in der Eigenschaft Datensatzherkunft des abhängigen Kombis steht oder der im Ereignis-Code Nach Aktualisierung des übergeordneten Kombis zugewiesen wird:

Me!cbo_Artikel.RowSource = "SELECT ArtikelBezeichnung FROM tbl_Artikel WHERE GruppenID= " & Me!cbo_Gruppen"

Mein Access meckert über das ME! ???

 

Hallo,
die Beziehungen sind falsch, siehe Bild.
Beziehungen verwenden immer den Primärschlüssel.
Und wo ist jetzt Deine 4. Tabelle ?

 

Moin,

da taucht wie das Springteufelchen der Artikel auf - das verwirrt mich. Aber wie dem auch sei, das Datenmodell sagt aus, dass eine Abteilung für genau eine Kategorie zuständig ist (oder wie immer die Beziehung heißen möge). Ist das nicht eine m:n-Beziehung? Was darf man sich denn unter einer Kategorie vorstellen?

 

So hab die jetzt so korrigiert, wie du das gezeigt hast.

 

Die Bezeichnungen "Bereich", "Kategorie" und "Abteilung" bezeichnen in meinem Fall Einordnungen des Content der in der Datenbank verwaltet werden soll, keine Datenmodell "Eigenschaften". Es könnte auch heißen "Kombifeld1 Inhalt" statt "Bereich" und "Kombifeld 2 Inhalt" statt "Kategorie" und "Kombifeld 3 Inhalt" statt "Abteilung".

 

Danke, das macht es dann noch abstrakter.

Modellieren heißt, die Realität abzubilden und anschließend zu prüfen. Dazu bedarf es hin und wieder einer Beschreibung à la "Eine Kategorie bezeichnet eine (was auch immer), zB Kohle, Öl, Hackschnitzel. Eine Abteilung ist genau für eine Kategorie zuständig, eine Kategorie wird von vielen Abteilungen betreut."

 

Ok, hast ja Recht. Hatte das im Ursprungspost versucht. Also der Bereich umfasst die gröbste Einordnung der Geschäftsvorfälle, wie z.B. Personalkosten, Materialkosten. Die Kategorie ist immer einem Bereich zugeordnet, einem Bereich können mehrere Kategorien zugeordnet sein. Die Kategorie fasst es schon genauer: Bereich Personalkosten -> Kategorie Gehälter. Zum Schluss wird es, wenn es noch genauer sein muss in eine Abteilung gesteckt. Jede Abteilung hat eine Kategorie, eine Kategorie kann mehrere Abteilungen haben. Die Abteilung machts abschließend: Bereich Personalkosten -> Kategorie -> Gehälter -> Gehalt Angestellter XY

 

Hallo,
dann passt das Datenmodell nicht.
Siehe Bild.
Nenn die Primärschlüsselfelder nicht einfach ID, sondern ID_Bereich, ID_Kategorie, ID_Abteilung z.B.
Den Fremdschlüsselfeldern ein FS: voranstellen, auch in der E_A Tabelle.

Es ist auch grundsätzlich referentielle Integrität (RI) einzustellen. Bitte nachholen.
Die Fremdschlüsselfelder (FS) müssen vom Datentyp zum PS passen. Als PS hast Du vermutlich einen Autowert dann muss der Datentyp der FS Zahl, Longinteger sein. Nur dann lässt sich RI einstellen.Wenn der Umsatzsteuersatz gespeichert wird, braucht es nur einen Betrag, entweder Brutto oder Netto je nach dem ob die MWST rausgerechnet oder draufgerechnet wird.

 

Ich brauche die Felder so in dieser Tabelle. Ich will die benutzen um später durch Abfragen die Daten sortiert nach "Bereich" "Kategorie" und "Abteilung" anzuzeigen. Für meine Tätigkeit will ich sehen welcher Bruttobetrag, welcher UST Satz und welcher Netto Betrag stehen zur Debatte. Außerdem fordert es das Steuerbüro genau so. Darum geht es aber gar nicht. Das hab ich alles schon gelöst. Netto wird ausgerechnet, je nachdem was eingegeben wurde. Beim UST Satz kann man zwischen 0, 7, 19 wählen. Alles gut.
Ich möchte auch in der E-A Tabelle alle drei Spalten haben und über das Formular diese möglichst fehlerfrei befüllen. Daher will ich die beiden nachrangigen Kombifelder einschränken.
Es geht mir nur um die Möglichkeit die Auswahlmöglichkeiten eines zweiten Kombifeldes von der bereits getroffenen Auswahl des Nutzers im Kombifeld 1 abhängig zu machen.
also zum Beispiel sowas beim zweiten Kombifeld benutzen können, ich weiß ist kein gültiger Code, ich versuche nur verständlich zu machen was ich will, ich will auch gar nicht tiefer einsteigen, ich brauche nur diese Lösung:

onfocus {Kombifeld2.datensatzherkunft = 'SELECT Kategorie FROM tbl_kategorie WHERE FS_bereich = Kombifeld1.value'}

 

Hallo,

Nein, das ist ein Trugschluss, so wie ich es habe in meinem Bild dürfte das Datenmodell passen. Den Bereich benötigst Du definitiv nicht, denn Du wählst ja eine Kategorie. Und sobald eine Kategorie gewählt ist, hast Du auch den Bereich, der in einer Abfrage auch angezeigt werden kann.
Du brauchst auch keine Abhängigkeiten der Kombifelder. Sobald Du Löhne wählst, liegt automatisch auch der Bereich fest, nämlich dass es Personalkosten sind. Denn das wurde ja in den Beziehungen eindeutig festgelegt. Da kann nicht falsch eingegeben werden. Da machst Du einen gewaltigen Denkfehler.

Hast Du die Beziehungen wie in meinem letzten Bild angepasst ?
Ist RI eingestellt ?

Bitte mal ein Bild zeigen.

 

Habe glaub ich verstanden was du machen willst, denke ich. ;-)
Habe jetzt die Beziehungen verändert. Siehe Bild. Da die drei Tabellen "Bereich" , "Kategorie" und "Abteilung" nur dazu dienen das Formular zu befüllen, habe ich die Beziehung zur Inhaltstabelle weggelassen.
Siehe also Bild, hab schon mal was gelernt.