Office: Aktualisierungs- oder Anfügeabfrage?

Hallo!

Möchte gern in meiner Adress-DB eine Briefanrede hinzufügen. Da die Anrede (Herrn/Frau) schon jeweils zu geordnet sind, wollte ich die Briefanrede "Sehr geehrter Herr" mittels Abfrage hinzufügen. Das heißt, man könnte vielleicht wie im Excel einen wenn;dann;sonst Funktion programieren. Hab es schon mal probiert. Doch bei mir muss ich erst die Herrn und dann eine neue Abfrage für die Frauen erstellen. Gibt es eine weniger Umständliche Lösung.

Liebe Grüße
euer steffen

 

Hi Steffen,

Du ahst also bereits ein Tabelle nur mit der Anrede udn einerm Schlüsselfeld? Und diese Tabelle ist mit einer anderen Tabelle verbunden?

Dann brauchst Du doch nur in der Tabelle "Anrede" einfach ein Feld hinzufügen udn dort dann Deine Anrede reinschreiben. Das Feld muss dann noch entsprechend eingebunden werden - und schon taucht die Anrede entsprechend auf.

Wenn das nicht so ist, musst Du mal genauer beschreiben, wie die DB aufgebaut ist...

 

Also es handelt sich um eine Tabelle die beinhaltet ein Feld "Anrede" und ein Feld "Briefanrede" das erste Feld ist bereit mit den Daten Herrn/Frau gefüllt. Jetzt wollte ich das mit einer Abfrage oder sonstige Lösung autmatisch die richtie Briefanrede noch zugeordnet wird, also "Sehr geehrter Herr" und "Sehr geehrte Frau" jeweils zu Herrn bzw. Frau.

 

Hi,

das entspricht dann nicht so einem richtigen Tabellenaufbau.

Du hast also eine Tabelle z.B. Adressen und dort ein Feld "Anrede", wo Herr oder Frau steht.

Dadurch hast du in dieser Tabelle in vielen Zeilen immer denselben Wert stehen.
Daher benutzt man dazu eine Extra-Tabelle (z.B. "tb_Anrede"). Diese Tabelle hat dann folgende Felder:

ID ----> Autowert (Index)
Anrede ---->Text (für "Herr" oder "Frau")
Briefanrede -----> Text (für "Sehr geherter Herr" etc)

Dann wird der betreffende ID-Wert als Schlüssel in der anderen Tabelle eingetragen.


Aber trotzdem kannst Du Dir auch ohne slche Tabelle behelfen. Du kannst in einer abfrage zu der betreffewnden Tabelle einfach ien neuen Feld erzeugen. Dort trägst Du unter "Feld folgendes ein:

Briefanrede: Wenn([Anrede]="Herr";"Sehr geehrter Herr";"Sehr geehrte Frau")

Du musst nur ggf. den Feldnamen "Anrede" bei Dir entsprechend für Dein Feld anpasen. Dann hast du immer Deinen richtigen Eintrag...

 

Danke für die schnelle Anwort. Ich möchte ja dazu lernen und es richtig machen. Also dann lieber Lösung 1. Habe jetzt neue Tabelle erstellt sowie oben. Doch wie meinst du das: "Dann wird der betreffende ID-Wert als Schlüssel in der anderen Tabelle eingetragen"?

 

Hi,

in dem Feld, in dem jetzt "Herr" stand, steht dann nur eine Zahl - der ID-Wert für "Herr" aus der Tabelle "Anrede".

Das erscheint jetzt nicht so viel Sinn zu machen. Aber es zeigt, dass Du erheblich weniger Speicherplatz brauchst. Sowas kann sich schnell zusammen addieren.

Es ist aber immer etwas Aufwand sowas nachträglich einzuführen, da Du die bestehnde Tabelle ändern musst. Sowas ließe sich ggf. durch eine kleine VBA-Anweisung einmalig erledigen...

 

Habe sowas schon in der Tabelle in Form der Kontaktart. Hab jetzt Aktualisiert. Doch im Formular steht jetzt nur eine Zahl Bsp. 2 für Herrn. Muss ich in der Tabelle die Felder genauso benenen wie in der Tabelle für die Anreden? Adresse_tab "Anrede" "Anrede2" "Briefanrede"
Anrede_tab "ID" "Anrede" "Anrede2" "Briefanrede"

 

Hi,

in der Tabelle "Adresse" erstellst du ein neues Feld als Zahl. Der Feldname ist egal - wichtig ist nur, dass Du das Feld zuordnen kannst. Also würde ich es z.B. mit "Anrede_key" bezeichnen. Dann weißt Du, dass es ein Schlüsselfeld ist. Mehr brauchst Du nicht. Du musst nicht alle Felder aus der Tabelle "Anrede" dort einfügen. Das wäre ja auch blöd - die stehen ja schon da!

Anschließend erstellst Du eine Abfrage mit der Tabelle Abdressen und Anrede (oder fügst die neu Tabelle einer bestehenden Abfrage einfach zu). Dann noch die Beziehungen der Schlüsselfelder erzeugen bzw. überprüfen. Dann hast du im einzelnen Datensatz alle notwendigen Angaben.

 

Wie mich ich das mit den Schlüsselfeldern. Kontakt-ID >>> AnredeID? Ist das Richtig?

 

Hi,

nein!!!!

Du hast eine Kontakt-ID. Die steht für Deinen Kontakt bzw. Adresse und ist dort ein eindeutiger Schlüssel.

Dann hast du in der Tabelle "Adresse_tab" ein zusätzliches Feld "Anrede_key". Diese Feld wird in Beziehung zum Feld "Anrede_ID" aus der Tabelle "Anrede_tab" gesetzt.

Dann muss je nach Auswahl in das Feld "Anrede_key" der Schlüsselwert eingetragen werden. Wenn z.B. in der Tabelle "Anrede_tab" für "Frau" der Wert "1" steht muss dann in dem Feld "Anrede_key" auch "1" stehen.

Durch die Abfrage sucht sich dann die Tabelle /Abfrage den richtigen Wert aus der Tabelle "Anrede_tab"...

 

Hab ich eigentlich so gemacht. Doch im Formular erscheint nur die Zahl, wenn ich als Steuerelement das Feld "Anrede_key" aus der Adresse_tab wähle.

 

Hi,

da ssit ja auch richtig. Du musst eine Abfrage erstellen mit den beiden Tabellen. Denn noch die Beziehung zwischen den beiden Feldern herstellen (wenn noch nicht vorhanden).

Die Datenquelle des Formulares muss dan ndie Abfrage sein! Und dort wählst Du dann das Feld auds der Tabelle "Anrede" - nicht eines der Schlüsselfelder. Dort steht dann immer die Anrede richtig...

 

Dankeschön!