Office: (Office 2016) Anlagen einlesen und extern speichern

Hallo Forum,

meine Datenbank wird von mehreren Usern auf unterschiedlichen Rechnern genutzt. Die User sollen die Möglichkeit haben mehrere Anlagen/Anhänge hinzuzufügen (z.B. Fotos, Zeichnungen etc.), die lokal auf ihren Rechnern liegen.

Um die Datenbank nicht unnötig "aufzublähen" möchte ich die angefügte Anlagen extern auf einem Server gesammelt speichern und in der Datenbank nur den Link dazu hinterlegen.

Hat jemand einen Tipp wie sich das bewerkstelligen lässt?

Also der Weg von: Lokaler Rechner -> (Zwischenspeichern in Datenbank ->) exportieren auf den Server und hinterlegen des Links in der Datenbank.

Grüße
Ron

:)

 

Von einem schlichten Kopieren (FileCopy-Anweisung) oder einem Verschieben (Name-Anweisung) hältst Du wohl nichts?

Wenn man dann jeweils eine Datei im Zugriff hat, könnte man auch gleich den resultierenden Pfad eine DB-Tabelle schreiben. Vermutlich müsste man dabei eine Anlage irgendeinem Vorgang zuordnen, aber das weißt Du ja besser.

Beginnen sollte man sicher damit, solche relevanten Dateien erst einmal für einen Zugriff zu finden. Eine strukturierte Ablage mit bekannten Verzeichnissen wäre da eine sinnvolle Ausgangslage.

 

Servus rsolbac1,

Sehr gefährlich, wenn man Dateien auf lokalen Rechnern und in einem Server
verwaltet. Es reicht, wenn man lokal etwas ändert und die Änderung nicht
in der Dateikopie auf dem Server ändert...
Besser wäre es, wenn alle Dateien auf einem Server liegen.

 

Vielen Dank für die Antwort.

Ich hatte bisher nur an eine saveToFile-Lösung gedacht, werde mich aber mal mit deinem Vorschlag auseinandersetzen und gucken ob ich damit weiterkomme.

Werde mich dann nochmal melden bzw. meine Lösung hier posten.

Grüße
Ron

 

Servus Ohrkester,

danke für die Antwort.

"Besser wäre es, wenn alle Dateien auf einem Server liegen."

genau das ist das Ziel: wenn ein Benutzer eine Anlage von seinem lokalen Rechner zur Datenbank hinzufügt, soll die Anlage auf einen Server kopiert bzw. dort gespeichert werden. In der DB selber soll die Datei dann gelöscht werden und nur noch der Link zu der Anlage auf dem Server hinterlegt sein.

Grüße
Ron

 

Servus,

Du hast also auf den lokalen Access DBs Dateien in Anlagen gespeichert und
willst sie auf einen gemeinsamen Pfad in einem Server speichern und dann
die Anlagen leeren und nicht mehr benutzen.
Da ich nie Anlagen benutze und benutzte, muss ich mich da erst einlesen und hoffe, dass da jemand anderes schneller helfen kann.

 

Durchdenkst Du, was Du schreibst?

In DB rein, aus DB raus. Ein Schritt vorwärts, einer zurück. Bei diesem Fortschritt könnte es sein, dass wir heute noch Postkutsche fahren statt SUV. Oder ist das Zeitvertreib und Übungsaufgabe?

Wirf das Anlagenfeld aus den lokalen DB's heraus und biete als Ersatz einen qualifizierten Dialog zum Speichern der Datei im Server an. Unter Qualifizierung ist der Eintrag des Pfades im zentralen Backend zu verstehen.

Zum Auspacken vorhandener Anlagen gibt es die Field2.SaveToFile-Methode (siehe Hilfe).

 

Servus,
@ebs17: Das ist durchdacht.
Er muss erst einmal alles aus den Anlagefeldern herausbringen und auf dem Server unterbringen.
Danach wird er sicherlich die Anlagefelder eliminieren.
Sie einfach mit Inhalt zu eliminieren, ohne sie ausgelesen zu haben, ist kein guter Rat.
Alles in der richtigen Reihenfolge bitte.
Aber unser Theoretisieren wird ihn nicht weiterbringen.
Er bittet um konkrete Programmierhilfe beim Auslesen der Anlagen.
Wenn da nix konkretes mehr von Dir oder anderen Helfern kommt, werde ich mich da mal einlesen.
Es geht wohl um "Recordset2" denke ich mal.

 

In fremde Köpfe kann ich nur höchstselten schauen. Aber ich kann lesen - das, was geschrieben steht ...

 

Etwas lesen können wird wohl oft nicht ausreichen.
Man muss es auch begreifen können.
Im bisher Geschriebenen gab es genügend Möglichkeiten, das zu tun.

 

"In DB rein, aus DB raus."

Doch, genau so habe ich es mir vorgestellt. Und zwar mit dem Hintergrund, dass dem Benutzer dann das Anlagen-Dialogfeld mit "[Datei] Hinzufügen", "löschen" etc. zur Verfügung steht.

Ein beispielhafter praktischer Ablauf der Datenablage wäre dann folgender:

Mitarbeiter A erstellt an seinem PC einen neuen Datensatz über ein Formular. Er hängt ein Foto über "Anlagen" an. Diese Anlage wird somit in der DB selbst gespeichert.

Mitarbeiter B, der "Verwalter" der Datenbank ist, arbeitet an einem anderen PC und kann den Datensatz und die Anlage einsehen. Per "Knopfdruck" soll ein Verzeichnis für den Antrag angelegt werden und die Anlage aus der DB ausgeschnitten werden. Die Datei liegt jetzt auf einem Server (und noch auf dem lokalen PC von Mitarbeiter A) und nicht mehr in der DB. Lediglich der Link zum Serververzeichnis soll hinterlegt sein.

Wichtig zu wissen ist dabei, dass der Verzeichnisname bzw. der Pfadname erst klar ist, sobald Mitarbeiter B dem Datensatz eine bestimmte Nummer zugeordnet hat. Eine direkte Verschiebung/ Duplizierung der Anlage durch Mitarbeiter A auf den Server ist dadurch nicht möglich.

Ich sage nicht, dass es keine bessere Methode gibt - für Vorschläge und Hilfe bin ich hier.

An einer Lösung mit der SaveToFile-Methode arbeite ich in dem Kontext gerade.

Danke für Eure Antworten bisher und ein schönes WE

 

Servus,
so geht es natürlich überhaupt nicht...und in gewissen Grenzen muss ich mich gegenüber ebs17 revidieren.
1. Weg mit den Anlagefeldern.
Ich dachte, dass Du die bisherigen einmalig auslesen und zum Server umkopieren wolltest und sie danach aus den Tabellen eliminieren wolltest; was unbedingt gemacht werden sollte.
2. Dateien werden prinzipiell nicht in professionelle Access DBs eingelesen, sondern nur deren Pfad.
Nicht alles, was Access erlaubt, ist sinnvoll.
Eine DB kann nur 2gByte verwalten (min. 450 mByte sollten für interne Datenverwaltung immer vorhanden sein).
3. Alle Dateien werden nicht auf lokalen Rechnern zwischengespeichert,
sondern Benutzern zugeordnet auf dem Server in den Benutzern zugeordneten Pfaden.
4. Wer nun welchen Zugriff auf diese Ordner und ihre inhalte haben darf, muss über eine programmierte Benutzersteuerung geregelt werden.
5. Es muss eine Historientabelle erstellt werden, in welcher jede Aktion pro Benutzer festgehalten werden kann.

Dabei muss natürlich auch eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat stattfinden.

 

Typischerweise würde man ein zentrales Backend verwenden und auf lokale Speicherspielereien verzichten. Wenn nun die Nummern- und Pfadvergabe Regeln folgt, die man programmatisch abbilden kann, und wenn Mitarbeiter B nicht die Nummer händisch und höchstpersönlich aus einem Geheimfach entnehmen muss, kann man eine direkte Dateispeicherung auf den Server und den Eintrag in eine Tabelle vornehmen.

Man sollte auch vermuten, dass Daten an sich nicht nur eingesehen, sondern ebenfalls zentral (in einem Backend) geführt und (in einem Stück) verarbeitet werden können.

Lesen und Begreifen sind dynamische und desweilen sehr wechselhafte Prozesse, Durchdenken ebenfalls. Und lesen wird man primär den Wortlaut, gerade wenn man meint, Sprache zu beherrschen.
Da sollte man nicht mit Steinen werfen, wenn man im Glashaus sitzt.

Daneben: Mir reicht eine gewisse Quote, Dinge zu verstehen und von Personen verstanden zu werden. Der Praktiker weiß dann auch, dass beim Tun auch Fehler passieren. Innerhalb einer Quote ist das auch akzeptabel, wenn man nicht in Rechthaberei und Selbstverherrlichung verfällt. Eigene echte Fehler sind dann die Chance, sich selber zu verbessern. Da kann man sich selber auch mal im Vorfeld aus dem Fenster lehnen, um in den Genuss einer solchen Chance zu kommen.
Für die "Restfälle" gibt es andere, die eine andere Gedankenwelt und eine andere Sprache haben und wo sich mancher besser aufgehoben füllt. Zu manchen Fakten wird man dann aber trotzdem nicht mehr sagen können, man hätte es nicht gewusst.

 

Hallo Eberhard,

Gefällt mir.
Ich bin ja auch so einer, der öfter mal einen Schnellschuss abgibt; - und die
daraus resultierenden Watschen geniesse ich in der Tat.
gruss ekkehard

 

Man merkt, dass jemand meinen Zweizeiler nicht begriffen hat und am Thema vorbei schreibt. Das treffliche Philosophieren sollte man auch Profis überlassen.
Vielleicht hilft ja ein Mehrzeiler von immanuel Kant:

In Schopenhauers "Aphorismen zur Lebensweiheit" kann man sich auch gut
im Begreifen des Gelesenen üben. Statt eines Durchdenkens ist da eher Nachdenken angesagt. Man wird erstaunt sein, wieviel man an seiner Lesekompetenz noch zu arbeiten hat.