Office: Archivieren von Access-Daten

Archivieren von Access-Daten
Access für Microsoft 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 Mehr... Weniger Sie können Ihre Microsoft Access-Datenbanken organisieren und verwalten, indem Sie in regelmäßigen Abständen alte oder inaktive Datensätze archivieren. Sie können alle Tabellen in einer Datenbank, bestimmten Tabellen oder nur bestimmten Datensätzen archivieren – beispielsweise Datensätze, die älter als ein bestimmtes Datum sind. In diesem Thema wird erläutert, wie Sie drei verschiedene Optionen zum Archivieren der Daten in Ihrer Access-Datenbank verwenden.

Inhalt dieses Artikels
Wann sollten Sie die Archivierung in Frage stellen?

Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle

Regelmäßiges Ersetzen aller Tabellen

Regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Wann sollten Sie die Archivierung in Frage stellen?
Wenn eine Datenbank auf Ihrem Computer Daten enthält, die Sie nicht mehr verwenden möchten, aber diese Daten für den Fall, dass Sie Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, beibehalten möchten, oder wenn Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie erfüllen möchten, ist die Archivierung eine gute Möglichkeit, diese Daten beizubehalten. Die Archivierung wird häufig auch dazu verwendet, Daten auf der Grundlage einer Datumsbedingung, beispielsweise am Ende eines Monats, zu speichern.

Möglichkeiten zum Archivieren von Daten
In der folgenden Tabelle sind Methoden zum Archivieren von Daten, eine Beschreibung der Methode, Erläuterungen zur Verwendung der einzelnen Methoden und andere spezifische Überlegungen für die Methode aufgelistet.

Methode	Beschreibung	Verwenden Sie wenn...	Weitere Überlegungen
Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle	Erstellt in regelmäßigen Abständen eine Archivkopie einer bestimmten Tabelle und ersetzt diese Tabelle durch eine neue, leere Tabellen Kopie.	Alle Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingungen, die Sie verwenden, um zu bestimmen, ob Sie archivieren möchten. Beispiel: Sie verfügen über eine Tabelle, in der tägliche Temperaturextreme gespeichert werden. Jedes Jahr archivieren Sie die Tabelle und beginnen mit einem leeren.	Möglicherweise müssen Sie die referenzielle Integrität umgehen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Arbeiten mit referenzieller Integrität .
Regelmäßiges Ersetzen aller Tabellen	Erstellen Sie in regelmäßigen Abständen eine Archivkopie der Back-End-Datenbank, und ersetzen Sie dann die Back-End-Datenbank durch eine neue, leere Datenbank. Erfordert eine geteilte Datenbank (eine Datenbank, die Folgendes umfasst: eine Back-End-Datenbankdatei, die alle Tabellen enthält, und eine Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte enthält).	Alle Datensätze in den meisten Tabellen in einer Datenbank erfüllen die Bedingung, die Sie verwenden, um zu ermitteln, ob Sie archivieren möchten. Beispiel: Ihre Datenbank besteht aus mehreren Tabellen mit unterschiedlichen Arten von meteorologischen Daten. Sie archivieren jedes Jahr alle Tabellen.	Wenn Sie über Nachschlagetabellen (Tabellen, die Sie zum Speichern von Werten für das Nachschlagen verwenden, wie Postleitzahlen oder Abteilungen) verfügen, müssen Sie diese Daten möglicherweise in die neue Back-End-Datenbank importieren. Sie müssen die Datenbank manuell archivieren. Sie können kein Makro für diese Methode verwenden.
Regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle	Führt in regelmäßigen Abständen eine Abfrage aus, die die zu archivierenden Datensätze auswählt, und fügt die Daten einer Archivtabelle hinzu, und Sie führen dann eine Abfrage aus, um dieselben Datensätze (aus der ursprünglichen Tabelle) auszuwählen und zu löschen.	Einige der Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingung, die Sie verwenden, um zu bestimmen, ob Sie archivieren möchten. Beispiel: Sie möchten Bibliotheks Transaktionen archivieren (Auschecken), wenn das eingecheckte Datum mindestens ein Jahr alt ist.	Möglicherweise müssen Sie Referenzielle Integrität umgehen, insbesondere dann, wenn sich die zu archivierenden Datensätze auf der einseitigen 1:n-Beziehung befinden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Arbeiten mit referenzieller Integrität . Warnung: Wenn Sie Parameter in Ihren Abfragen verwenden müssen, sollten Sie ein Formular erstellen, um die Parameter zu verarbeiten. Andernfalls riskieren Sie Datenverlust.

Arbeiten mit der referenziellen Integrität
Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, mit Datensätzen in anderen Tabellen verknüpft sind, müssen Sie möglicherweise die Beziehung umgehen. Wenn es sich bei den Datensätzen, die Sie archivieren möchten, um "untergeordnete" Datensätze (Sie gehören der "n"-Seite einer 1:n-Beziehung ) handelt, können Sie Sie wahrscheinlich bedenkenlos archivieren. Wenn es sich bei den Datensätzen, die Sie archivieren möchten, um "übergeordnete" Datensätze (Sie gehören der "1"-Seite eines 1:n-Beziehung s) handelt, werden beim Archivieren die zugehörigen "untergeordneten" Datensätze möglicherweise:

• Verhindern, dass Sie die "übergeordneten" Datensätze löschen. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie die "übergeordneten" Datensätze bereits an die Archivtabelle angefügt haben.
  
  - Oder -
  
• Werden Sie "Waisen" – Datensätze, die zu einem "übergeordneten" gehören, das nicht vorhanden ist. Dies kann zu Problemen mit der Datenintegrität und-Funktionalität in Ihrer Datenbank führen, in der die Datensätze "verwaiste" verwendet werden.
  

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die referenzielle Integrität zu berücksichtigen:

1. Ermitteln Sie, welche "untergeordneten" Datensätze zu den Datensätzen gehören, die Sie archivieren möchten. Wenn Sie beispielsweise Datensätze von Objekten archivieren möchten, die in einer Bibliothek ausgeliehen werden, ermitteln Sie zunächst, ob für diese Ressourcentransaktionen geöffnet sind, d. h., ob die Ressourcen ausgecheckt, aber nicht zurückgegeben wurden.
   
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn die "untergeordneten" Datensätze immer sicher gelöscht werden können, stellen Sie sicher, dass die Beziehung referenzielle Integrität mit kaskadierenden Löschungen erzwingt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle zugehörigen "untergeordneten" Datensätze gelöscht werden.
     
   • Wenn die "untergeordneten" Datensätze nicht immer sicher gelöscht werden können, sollten Sie in der Lage sein, alle Tabellen in der Datenbank zu archivieren.
     
   • Erstellen Sie eine Abfrage, die "übergeordnete" Datensätze auswählt, die keine "untergeordneten" Datensätze aufweisen. Verwenden Sie dann die erste Abfrage, um Ihre Archivabfragen zu erstellen (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle), anstatt die Tabelle "übergeordnet" zu verwenden.
     

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Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle
Wenn Sie alle Daten in einer Tabelle archivieren möchten, können Sie die Tabelle in regelmäßigen Abständen durch eine leere Kopie ersetzen.

Wichtig: Wenn die von Ihnen Archivierte Tabelle mit anderen Tabellen verknüpft ist, müssen Sie möglicherweise die referenzielle Integritätumgehen.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabellen aus, die Sie archivieren möchten, drücken Sie STRG + C, und drücken Sie dann STRG + V.
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als unter Einfügeoptionendie Option nur Strukturaus, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Access benennt die Kopie als Kopie des ursprünglichen Tabellennamens.
   
3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die ursprüngliche Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen .
   
   Geben Sie der Tabelle einen anderen Namen, um anzugeben, was Sie enthält, beispielsweise "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".
   
4. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die leere Kopie, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen . Benennen Sie die Datei mit dem Namen der ursprünglichen Tabelle um.
   

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Regelmäßiges Ersetzen aller Tabellen
Wenn Sie eine geteilte Datenbank verwenden, können Sie in regelmäßigen Abständen alle Tabellen ersetzen, indem Sie die Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie ersetzen.

Bereiten Sie dazu zunächst die leere Kopie vor. Wenn sich das Design der Datenbank nicht ändert, können Sie diese leere Kopie bei jeder Archivierung wieder verwenden. Zum Archivieren benennen Sie einfach die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass es sich um ein Archiv handelt, und speichern Sie die leere Kopie als neue Back-End-Datenbank.

Vorbereiten einer leeren Kopie einer Back-End-Datenbank
Importieren Sie zunächst die Tabellendefinitionen für alle Tabellen in der Back-End-Datenbank.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf neu, wählen Sie leere Datenbankaus, und klicken Sie dann auf Erstellen.
   
2. Schließen Sie Tabelle1.
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe #a0 Link importieren auf Access.
   
4. Wählen Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen – Access-Datenbankdie Option Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module in die aktuelle Datenbank importierenaus, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
   
5. Wählen Sie im Dialogfeld Datei öffnen die Back-End-Datenbank aus. Klicken Sie auf Öffnen , um das Dialogfeld Datei öffnen zu schließen, und klicken Sie dann auf OK.
   
6. Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf Optionen.
   
7. Wählen Sie unter Tabellen importierendie Option nur Definitionaus.
   
8. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf Alle auswählen, klicken Sie auf OKund dann auf Schließen.
   

Hinzufügen von Daten zu beliebigen Nachschlagetabellen in der leeren Kopie 
Führen Sie für jede Nachschlagetabelle die folgenden Schritte aus:

1. Link zur Nachschlagetabelle in der vorhandenen Back-End-Datenbank
   
2. Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, mit der alle Datensätze des Originals zur Kopie hinzugefügt werden.
   

Ersetzen der Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie
Benennen Sie zunächst die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass es sich jetzt um ein Archiv handelt. Öffnen Sie dann die leere Kopie, und speichern Sie Sie mit dem ursprünglichen Namen der Back-End-Datenbank.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , und klicken Sie dann auf Datenbank speichernunter. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, alle geöffneten Objekte zu schließen. Wenn ja, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld " Speichern unter" wird geöffnet.
   
2. Stellen Sie im Feld Speichern in (oben im Dialogfeld Speichern unter) sicher, dass Sie die Datei an der gleichen Stelle wie die ursprüngliche Back-End-Datenbank speichern.
   
3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der ursprünglichen Back-End-Datenbank ein.
   
4. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Access-Datenbank (*. accdb)aus.
   

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Regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle
Hierbei handelt es sich um einen vierstufigen Prozess, bei dem eine leere Kopie der Tabelle mit den zu archivierenden Datensätzen erstellt werden muss, wobei eine Anfügeabfrage erstellt wird, um die Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle in die Archivtabelle zu kopieren, wodurch eine Löschabfrage zum Entfernen der archivierten Datensätze aus der Ori-Datei erstellt wird. ginal-Tabelle und schließlich das Erstellen eines Makros zum Ausführen beider Abfragen, die ausgeführt werden können, wenn Sie archivieren möchten. Dieser scheinbar komplexe Prozess kann einfach sein, wenn Sie die Schritte in der Reihenfolge ausführen, in der Sie unten dargestellt werden:

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Schritt 2: Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren von Daten in die Archivtabelle

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage zum Entfernen von Daten aus der ursprünglichen Tabelle

Schritt 4: Erstellen eines Makros zum Ausführen von Anfüge-und Löschabfragen

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle
Wenn Sie alle archivierten Datensätze in einer Tabelle speichern möchten, führen Sie diesen Schritt einmal aus. Die Archivtabelle, die Sie in diesem Schritt erstellen, enthält alle archivierten Datensätze.

Wenn Sie Ihre alte Archivtabelle löschen möchten, wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, können Sie anstelle dieses Schritts eine Tabellenerstellungsabfrage verwenden, um die Daten in Ihre Archivtabelle zu kopieren. Fahren Sie dazu mit Schritt 2 fort.

Wenn Sie bei jeder Archivierung eine neue Archivtabelle verwenden, aber auch Ihre alten Archivtabellen beibehalten möchten, benennen Sie die alte Archivtabelle um, bevor Sie eine neue Archivtabelle erstellen. Wenn Sie auf der Grundlage eines Datums archivieren, sollten Sie erwägen, wie Sie Ihre alten Archivtabellen entsprechend dem von ihnen vertretenen Datumsbereich benennen können.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle aus, die zu Archivier Datensätze enthält, drücken Sie STRG + C, und drücken Sie dann STRG + V.
   
2. Löschen Sie im Feld Tabellenname die Wörter Kopie von , und fügen Sie einen Unterstrich und das Wort "Archivieren" an den vorhandenen Tabellennamen an, und klicken Sie dann auf OK. Wenn die ursprüngliche Tabelle beispielsweise Transaktionen heißt, wird die Archivtabelle mit dem Namen Transactions_archive.
   
   
   
   
   
3. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als unter Einfügeoptionendie Option nur Strukturaus.
   

Schritt 2: Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren von Daten in die Archivtabelle

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Verwenden Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen , um die Tabelle mit den Datensätzen hinzuzufügen, die Sie archivieren möchten, und schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen .
   
3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Sternchen (*) in der Tabelle, die Sie soeben hinzugefügt haben. Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.
   
   Hinweis: Das Sternchen gibt an, dass die Abfrage alle Felder aus der Tabelle in der Abfrageausgabe enthalten soll. Wenn Sie das Sternchen verwenden und Felder hinzugefügt oder aus der Tabelle entfernt werden, wird die Abfrageausgabe entsprechend angepasst.
   
4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie verwenden möchten, um eine Bedingung anzugeben, die Datensätze erfüllen sollten, bevor Sie Sie archivieren. Wenn beispielsweise in Ihrer Tabelle Transaktionen ein Feld mit dem Namen checked in Dateenthalten ist und Sie alle Datensätze archivieren möchten, deren Datum älter als ein Jahr ist, doppelklicken Sie auf das Feld, und es wird in der nächsten leeren Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.
   
   
   
   
   
   Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie Kriterien mit zusätzlichen Feldern verwenden möchten.
   
5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien , um Kriterien für die Felder anzugeben, die Sie soeben hinzugefügt haben. So können Sie beispielsweise angeben, dass das eingecheckte Datum vor dem 1. Januar 2019 sein muss, indem Sie den Ausdruck < # 1/1/2019 # in der Zeile Kriterien verwenden.
   
   Wenn sich Ihre Kriterienwerte bei jeder Archivierung ändern, sollten Sie Ihre Abfrage um Eingabe bitten. Zu diesem Zweck verwenden Sie einen Parameter in der Zeile Kriterien , damit die Abfrage zur Eingabe auffordert. Wenn Sie einen Parameter verwenden möchten, verwenden Sie einen Ausdruck wie gewohnt, aber statt eines angegebenen Werts verwenden Sie eine kurze Frage, die von eckigen Klammern umgeben ist. So können Sie beispielsweise den Ausdruck < [Archiv Transaktionen abgeschlossen vor:]wie folgt verwenden:
   
   
   
   
   
   Weitere Informationen zum Verwenden von Parametern finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.
   
   Möglicherweise möchten Sie auch die Zeile oder verwenden, um alternative Bedingungen anzugeben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.
   
   Tipp: Wenn Sie ein Datumsfeld zum Angeben von Kriterien verwenden und alle Datensätze, die älter als das aktuelle Datum sind, archivieren möchten, geben Sie in der Zeile Kriterien für das Datumsfeld <Datum () ein.
   
6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   Wenn Sie die Archivtabelle bereits erstellt haben, verwenden Sie eine Anfügeabfrage, um die angegebenen Datensätze zu dieser Tabelle hinzuzufügen:
   
   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.
      
   2. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle aus, und klicken Sie dann auf OK.
      
      
      
      
      
      Im Abfrageentwurfsbereich wird die Zeile Anfügen an angezeigt.
      
   3. Deaktivieren Sie die Zeile Anfügen an für alle Felder, die Sie zum Angeben von Kriterien verwendet haben. (Nur das Sternchen sollte einen Wert für Anfügen anaufweisen.)
      
      
      
      
      
      Wenn Sie die Archivtabelle nicht erstellt haben, verwenden Sie eine Tabellenerstellungsabfrage, um die Archivtabelle mithilfe der angegebenen Datensätze zu erstellen:
      
   4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.
      
   5. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.
      
   Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
   

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage zum Entfernen von Daten aus der ursprünglichen Tabelle

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Verwenden Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen , um die Tabelle mit Datensätzen hinzuzufügen, die Sie archivieren möchten. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
   
3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Sternchen (*) in der Tabelle, die Sie soeben hinzugefügt haben. Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt.
   
4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf die Felder, die Sie zum Angeben einer Bedingung in der Anfügeabfrage verwendet haben.
   
5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien , um Kriterien für die Felder anzugeben, die Sie soeben hinzugefügt haben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.
   
   Wichtig: Wenn die Anfüge-oder Tabellenerstellungsabfrage einen Parameter verwendet hat, stellen Sie sicher, dass Ihre Löschabfrage dies auch tut. Denken Sie auch daran, dass Sie für beide Abfragen denselben Wert eingeben. Wenn Sie unterschiedliche Parameterwerte eingeben, gehen möglicherweise Daten verloren. Um Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie ein Formular zum Sammeln der Werte verwenden und die Abfragen für die Eingabewerte im Formular anfordern. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.
   
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.
   
   Die Zeile Löschen wird im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.
   
   
   
   
   
7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.
   

Schritt 4: Erstellen eines Makros zum Ausführen von Anfüge-und Löschabfragen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Makro.
   
2. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben neue Aktion hinzufügen, und klicken Sie dann auf OPENQUERY.
   
   Die OPENQUERY -Aktion wird angezeigt, und die zugehörigen Argumente werden angezeigt.
   
3. Wählen Sie im Feld Abfrage Name die Abfrage (anfügen oder Erstellen von Tabellen) aus, die Sie in Schritt 2erstellt haben.
   
4. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben neue Aktion hinzufügen, und klicken Sie dann auf OPENQUERY.
   
   Die OPENQUERY -Aktion wird angezeigt, und die zugehörigen Argumente werden angezeigt.
   
5. Wählen Sie im Feld Abfrage Name die Löschabfrage aus, die Sie in Schritt 3erstellt haben.
   
6. Drücken Sie STRG + S, um das Makro zu speichern.
   
   Wenn Sie Datensätze archivieren möchten, führen Sie das Makro aus.
   

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