Office: Auflösen doppelter Datensätze

Auflösen doppelter Datensätze
Outlook 2013 Outlook 2010 Mehr... Weniger Wenn Sie versuchen, eine Firma, einen Geschäftskontakt oder einen Leaddatensatz mit demselben Namen oder derselben E-Mail-Adresse wie dem/der eines vorhandenen Datensatzes desselben Typs zu speichern, zeigt Business Contact Manager für Outlook das Dialogfeld Ein doppeltes Element wurde erkannt an.

1. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen, um den doppelten Datensatz auf die von Ihnen gewünschte Weise aufzulösen:
   
   • Trotzdem als neuen Datensatz hinzufügen      Klicken Sie auf diese Option, um den neuen Eintrag dem angegebenen Ordner mit dem gleichen Namen wie dem vorhandenen Eintrag hinzuzufügen.
     
     
   • Aktualisieren und Öffnen des vorhandenen Datensatzes mit neuen Informationen aus diesem Eintrag      Klicken Sie auf diese Option, damit Business Contact Manager für Outlook alle Felder vergleichen und in Konflikt stehende Daten durch die Daten aus dem neueren Eintrag ersetzen können. Wenn Sie beispielsweise über ein Kontonamens Kim Akers mit der Telefonnummer 555-555-0167 verfügen und ein Konto mit dem gleichen Namen, aber mit einer anderen Telefonnummer hinzufügen, ersetzt Business Contact Manager für Outlook die Telefonnummer im vorhandenen Firmendatensatz durch die neue Telefonnummer.
     
     Welche neuen Informationen werden in den vorhandenen Datensatz kopiert?
     
     • Informationen, die aus dem neuen Datensatz in einen vorhandenen Datensatz kopiert werden:
       
       • Daten wie Namen, Adressen und E-Mail-Adressen.
         
         
       • Verknüpfungen mit anderen Datensätzen wie Geschäftskontakten. Falls zutreffend, werden Links hinzugefügt, aber vorhandene Links werden nicht ersetzt.
         
         
     • Elemente, die nicht aus den neuen Datensatz in den vorhandenen Datensatz kopiert werden
       
       • Kategorien
         
         
       • Text und Dateianlagen oder E-Mail-Nachrichten im Feld "Kommentare"
         
         
       • Kommunikationshistorienelemente
         
         Fügen Sie die Kategorie hinzu, und kopieren Sie den Text und die Kommunikationshistorienelemente in den ursprünglichen Datensatz, um Kategorien, Text und Dateianlagen sowie Kommunikationshistorienelemente aus dem neuen Datensatz hinzuzufügen. Der Duplikatdatensatz wird in den Ordner Business Contact Manager für OutlookGelöschte Elemente verschoben.
         
         
   • Datensatz öffnen     Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den vorhandenen Datensatz zu öffnen, damit die Daten der beiden Datensätze verglichen werden können.
     
     Sie können Änderungen an dem einen Datensatz vornehmen und den anderen löschen oder dem Namen eines der beiden Datensätze eine ID (z. B. eine Zahl) hinzufügen, um ihn von dem anderen Datensatz zu unterscheiden. Speichern Sie anschließend beide Datensätze.
     
     Hinweis: Datensatz ist der Datensatztyp: Firma, Geschäftskontakt, Lead.
     
     
2. Klicken Sie auf OK.
   
   

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