Office: Auftragsverwaltung mit Excel-Tabellen?

Hallo zusammen,

ich hoffe, ich finde hier Hilfe


ich möchte eine Excel-Tabellen-Datei erstellen, mit der ich eingehende Anfragen/Aufträge erfassen und bestimmten Bearbeitern zuweisen kann. Weiterhin will ich jedem der Bearbeiter eine persönliche Tabelle automatisch zur Verfügung stellen, in der seine jeweiligen Projekte aufgelistet sind.

Das Ganze soll folgenden Aufbau haben:
Eine Tabelle mit den Aufträgen, je Auftrag eine Zeile, in den Spalten stehen Werte wie Kundenname, Projektnummer, Eingangsdatum, Fertigstellungstermin, Ansprechpartner, Bearbeiter und möglicherweise weitere Informationen.

Dann soll jeder „Bearbeiter“ eine eigene Tabelle/Liste/Arbeitsblatt bekommen, in dem nur die Aufträge erscheinen, die er zu bearbeiten hat.
Dies zumindest läßt sich über Formeln lösen. Ein Problem bekomme ich aber schon, wenn ich die Zeilen, die leer bleiben (weil sie Projekte anderer Bearbeiter enthalten), ausblenden will. Nach allem, was ich bisher gelesen habe, läßt sich das nur über Makros machen. Ist das so?

Da ich kein Experte auf diesem Gebiet (Makros/VBA) bin, starte ich diese Anfrage - wenn das Ganze realistisch zu machen ist, bin ich natürlich bereit, mich intensiver damit auseinander zu setzen… aber davor frage ich erstmal, bevor ich mich in irgendwas verrenne… zumal ich noch weitere Vorstellungen habe, z. B.

sollen 1. bei Einfügen von neuen Aufträgen bzw. bei Löschung von erledigten Aufträgen die Bearbeiter-Tabellen automatisch aktualisiert werden

sollen 2. die entstehenden Bearbeiter-Tabellen automatisch nach „Fertigstellungstermin“ sortiert werden, dies ist nicht notwendigerweise die gleiche Reihenfolge, nach der die erste Auftragsliste sortiert ist (nämlich nach „Eingangsdatum“). Es sollen auch nicht alle Spalten der Ausgangstabelle übernommen werden (siehe Beispiel)

will ich 3. bei der Zuweisung der Projekte auf einzelne Bearbeiter sowas wie einen Kalender, individuell für jeden Bearbeiter, zur Verfügung haben, z. B. da nicht jeder Bearbeiter jeden Tag der Woche arbeitet oder andere Aufgaben hat.

und sollen 4. die entstehenden Bearbeiter-Tabellen als pdf gespeichert werden, zum leichteren Einblick für den jeweiligen Bearbeiter. Geht sowas auch automatisch, z. B. beim Speichern der gesamten Excel-Datei?

Priorität haben die Listen an sich, daß automatisch die Bearbeiter-Tabellen entstehen. Die weiteren Anforderungen sind sozusagen die Kür


Ich habe mal eine beispielhafte Tabelle erstellt, so soll das Endergebnis aussehen, dies natürlich ohne komlette Formeln oder Makros, nur per Hand erstellt. Ziel ist, daß bei Neueinträgen/Änderungen in der ersten Tabelle die weiteren Arbeitsblätter sich automatisch aktualisieren nach dem dargestellten Muster


Anmerkung: Die Datumsangaben in den Spalten D bis G sind fiktiv, bitte nicht auf Plausibilität prüfen ;-)

Ich weiß, das ist 'ne Menge, was ich mir da vorgenommen habe, aber vielleicht kann man Schritt für Schritt vorgehen, es muß ja nicht alles sofort funktionieren ;-)

Vielleicht ist das mit Excel-Mitteln auch gar nicht zu schaffen, auch dann wäre ich dankbar für Tipps, wohin ich mich wenden sollte.

Bin für jeden konstruktiven Hinweis dankbar!

Achso: Ich arbeite mit Windows 7 und Excel 2013

mfg

Alex

:)

 

Hallöchen,

Also grundsätzlich ist das alles mit VBA und Makros umsetzbar. Aber in der Tat wird da einiges an Arbeit hinter stecken.

Deine Frage wohin Du Dich wenden kannst... Es kommt drauf an, wie man Dir helfen kann. Es gibt im Forum viele Teilbausteine und Fragestellungen die in Deinem Projekt auftauchen könnten. Auch gibt es viele Blogs mit Beispielen oder sogar Auftragsverwaltungen die schon fertig sind.

Wenn Du es sozusagen ohne Budget in die Hand zu nehmen machen möchtest bist Du selbst gefragt. Sozusagen setze alle Puzzle Teile nach und nach zusammen *wink.gif*
Auch findest Du gute Einsteiger Literatur über Makros und VBA, die Suchmaschine Deines Vertrauens wird Dich nicht im Stich lassen *wink.gif*

Mit Budget kannst Du natürlich auch einen Programmierer anheuern, der Dir Teile oder sogar das ganze System bauen kann.

Es liegt also ganz an der von Dir bevorzugten Vorgehensweise *wink.gif*

Beste Grüße und Viel Erfolg
Marc

 

Hallo,

schau mal ob das schon Punkt 1 für dich erfüllt, das wäre ganz ohne Makro *Smilie
Hab die Formelspalten noch eingeblendet, die müsstest du natürlich ausblenden.

Freue mich über Feedback

VG

 

Hab gar nicht so schnell mit Antwort gerechnet... Wow, danke!

Und ja, das sieht wirklich schon sehr gut aus nach erstem Test mit Änderungen, die ich grad gemacht habe... Allerdings wird die erste Auftragszeile in der jeweiligen Bearbeiter-Tabellen immer verschluckt, woran liegt das?
Z. B. beginnt die A-Tabelle mit der Zeile 4 aus der Übersicht, wo aber schon in Zeile 3 ein Auftrag für A steht... das ist bei den restlichen Blättern genauso...

 

Habs mal angepasst, sollte jetzt stimmen..

Ein paar Nachteile hat das ganze:

• es ist immer auf einen festen Bereich beschränkt (aktuell A1:K19)
• mit großen Bereichen wird es eventuell langsam
• man kann nicht sortieren

Schau dir mal diesen Thread an: Dort wurde auch eine Liste in verschiedene Blätter aufgeteilt, das könnte das sein, was du suchst, allerdings mit Makro.
http://www.ms-office-forum.net/forum....php?p=1582929

VG

 

Das sieht super aus!
Zu Deinem Anmerkungen:
Es ist ok, wenn es auf einen festen Bereich beschränkt ist, es sollen ja nicht unendlich viele Aufträge erfaßt werden ;-), in dem Maße, wie neue angelegt werden, werden ja auch erledigte wieder gelöscht.

Außerdem hab ich festgestellt, daß, wenn ich eine Zeile in der Übersicht einfüge, die unterste, die dann ja eigentlich aus dem festen Bereich herausfallen sollte, dies aber nicht tut, sich stattdessen die Formeln in den einzelnen Folgeblättern automatisch mitändern und den Bereich damit ja doch erweitern!

Das mit dem sortieren ist dann allerdings ein Problem, erstmal werd ich vielleicht auch ohne leben können, oder ich sortiere schon in der Übersicht nach dem gewünschten Datum.

Aber ich werde mir auch noch mal den link genauer anschauen, mit dem Beispiel mit den Makros! Ich werde Bericht erstatten, aber nochmal vielen Dank für die schnelle Hilfe!
mfg
Alex

 

Hi Alex,

da Du ja noch am Anfang Deines Projektes stehst ist ja noch Zeit noch einmal grundsätzliche Fragen zu klären.
Frage 1 wäre da, was willst Du machen. Du schreibst ja selbst, eine Auftrags-VERWALTUNG.
Auch wenn man vieles oder sogar alles von dem, was Du hier ansprichst, in Excel realisieren kann, ist und bleibt Excel dennoch ein Kalkulationsprogramm. Also primär nicht dazu gedacht (auch wenn es geht)Verwaltungsaufgaben zu übernehmen. Für solche Zwecke wurden Datenbanken erfunden...*Smilie
Noch ist ja Zeit das Projekt gleich als Datenbank aufzubauen. Wäre auch sinnvoll, denn erfahrungsgemäß wirst Du irgendwann an einen Punkt kommen (weil ja auch die Ansprüche und Wünsche sich stetig erweitern), an dem die Verwaltung Deines Excel-Verwaltungsprogramms so umfangreich wird, dass Du spätestens dann überlegst umzusteigen oder Dich darüber ärgerst es nicht gleich gemacht zu haben. Du machst die Arbeit damit nicht nur doppelt, sondern in der Regel kostet das ja zumindest einen nicht unbeträchtlichen Teil an Zeit und/oder Geld.
Fazit:
Kalkulationen: Excel
Verwaltung: Datenbank (z. Bsp. Access oder die DB-Applikation aus OpenOffice)
Deshalb, mach's lieber gleich richtig...

 

\@MWOnline:
Danke nachträglich für die allgemeinen Ausführungen, ich habe schon einige Schritte, auch dank der Hilfe hier, machen können und werde erstmal die "puzzle-Methode" weiterführen...

 

\@R J:
Auch Dir danke für die Hinweise, AUFTRAGSVERWALTUNG ist in der Tat vielleicht ein zu starkes Wort für das, was ich vorhabe... wir haben hier ein Warenwirtschafttssystem, was solche umfangreichen Aufgaben gut abdeckt, darauf haben wir hier in der Konstruktion aber keinen Zugriff, ich will wirklich nur ein "kleines" Instrument mit den beschriebenen, beschränkten Aufgaben zur Hand haben, was jeder schnell auf'm Desktop haben kann, ohne in die Warenwirtschaft einsteigen zu müssen. Also werd ich wohl bei dem mir recht vertrauten Excel bleiben und vielleicht hier noch die eine oder andere Frage stellen, die erste Hilfe habe ich ja schon erfolgreich "verarbeitet"!

 

So, dank der Hilfe von Mc Santa hab ich jetzt die automatischen Teiltabellen.

Habe auf youtube eine nettes Filmchen gefunden, wo mir sehr anschaulich das Einfügen der gewünschten Kalenderfunktion vorgeführt wurde.
Das habe ich soweit gut nachvollziehen können, ich kriege nach Abschluß und probeweisem Ausführen aber eine Fehlermeldung, siehe angehängter Screenshot.

Liegt das daran, das die Arbeitsmappe nicht bei mir auf der Festplatte, sondern zentral auf unserem Server liegt? Wie kann ich das trotzdem zum Funktionieren bringen?

Oder sollte ich diese Frage lieber in einem neuen Beitrag stellen?

mfg
Alex

PS: Die Datei selbst hab ich auch nochmal angefügt...

 

hallo, man kann schon sortieren jedenfalls nach dem CAD-Datum...

Arbeitsblatt mit dem Namen 'A (so solls aussehen) (2)'
*	A	B	C	D	E	F	G	H
1	Kunde	Projekt	Projektnummer	CAD-Termin	Sachbearbeiter	Zeichner	Neu/Änderung	Notizen
2	T	ccc	T2	12.05.2014	H/D	A	N	*
3	B	eee	B1	14.05.2014	U	A	N	*
4	O	hhh	O1	16.05.2014	J/T	A	N	*
5	T	bbb	T1	27.05.2014	B	A	N	*
6	D	aaa	D1	29.05.2014	U	A	Ä	*
7	H	rrr	H2	31.05.2014	C	A	N	*
8	H	qqq	H1	15.06.2014	U	A	N	*

Name	Bezug
ZEICHNER	=Übersicht!$M:$M

Zelle	Gültigkeitstyp	Operator	Wert1	Wert2
F1	Liste	*	=ZEICHNER	*

mein vorschlag..:

Arbeitsblatt mit dem Namen 'A'
*	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	Kunde	Projekt	Projektnummer	CAD-Termin	Sachbearbeiter	Zeichner	Neu/Änderung	Notizen	A
2	T	ccc	T2	12.05.2014	H/D	A	N	*	*
3	B	eee	B1	14.05.2014	U	A	N	*	*
4	O	hhh	O1	16.05.2014	J/T	A	N	*	*
5	T	bbb	T1	27.05.2014	B	A	N	*	*
6	D	aaa	D1	29.05.2014	U	A	Ä	*	*
7	H	rrr	H2	31.05.2014	C	A	N	*	*
8	H	qqq	H1	15.06.2014	U	A	N	*	*
9	*	*	*	*	*	*	*	*	*

Name	Bezug
ZEICHNER	=Übersicht!$M:$M

Zelle	Formel
A2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(A;Übersicht!:;0))))
B2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(B;Übersicht!:;0))))
C2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(C;Übersicht!:;0))))
D2	{=WENNFEHLER(KKLEINSTE(WENN(Übersicht!$I:$I=$I;Übersicht!$G:$G);ZEILE(A1));"")}
E2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(E;Übersicht!:;0))))
F2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(F;Übersicht!:;0))))
G2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(G;Übersicht!:;0))))
H2	=WENN($D2="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$I&"#"&$D2);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(H;Übersicht!:;0))))

Achtung, Matrixformel enthalten!

Die geschweiften Klammern{} werden nicht eingegeben.

Verlassen Sie den Zelleneditor mit Strg+Shift + Enter, statt Enter alleine.

Zelle	Gültigkeitstyp	Operator	Wert1	Wert2
F1	Liste	*	=ZEICHNER	*

 

Danke auch dafür!
Da brauch ich aber noch ein paar Erklärungen, fürchte ich...
Ich habe die von Dir in der Tabelle mit der rosa Kopfzeile angegebenen Formeln übertragen in meine Tabelle, dabei die D2-Werte in E3 und in den folgenden Zeilen entsprechend E4 usw. geändert wegen meiner etwas anderen Tabellenstruktur, ich kriege aber in der ersten Zeile nur #NVs, in den darunter leere Felder ausgegeben...
Ich vermute mal, ich muß auch noch weitere Werte anpassen, ich kenn mich aber zuwenig mit Matrixformel aus. Was z. B. bedeutet der Wert ZEILE(A1) in der Formel für Zelle D2? Muß der noch geändert werden? Oder was sonst noch?

 

hallo, meinst du mich..? ich sehe deine datei nicht, sehe nicht was du wie machst... deswegen kann ich ich hierzu wenig schreiben - ich will ja auch nicht raten... vielleicht zeigst du uns deine bemühungen...?

 

\@Frank Furter:
ja, ich meinte Dich *wink.gif*

Also, ich lad' die aktuellste Version meines "Projektes" nochmal hier hoch.
Ich habe in der Tabelle "Alex" in den ersten 5 Zeilen mal versucht, Deine Formeln zu übertragen, mit den genannten Ergebnissen, die restlichen Tabellen habe ich noch unverändert gelassen, mit den (funktionierenden) Formeln von Mc Santa, Beitrag #5

Bei der Übertragung der Formeln weiß ich wie gesagt nicht genau, was ich da anpassen muß, außerdem habe ich noch nicht die Spalte I verstanden, die Du hinzugefügt hast in Deinem Beispiel...
Würd mich freuen, wenn das noch zum laufen gebracht werden könnte, die Filterung nach den Bearbeiternamen zusammen mit der Sortierung nach CAD-Datum.

Mein Beitrag #10 hat sich erledigt, die Kalenderfunktion habe ich jetzt auch integriert, mit einem Button in der Schnellzugriffsleiste, klappt wunderbar *biggrin.gif*

 

hi, ich habe das so verstanden..:

Arbeitsblatt mit dem Namen 'Alex'
*	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	Alex	*	*	*	*	*	*	*	*
2	*	Kunde	Projekt	Projektnummer	CAD-Termin	Sachbearbeiter	Zeichner	Neu/Änderung	Notizen
3	*	T	ccc	T2	22.05.2014	H/D	Alex	N	*
4	*	T	bbb	T1	27.05.2014	B	Alex	N	*
5	*	D	aaa	D1	29.05.2014	U	Alex	Ä	*
6	*	H	rrr	H2	31.05.2014	C	Alex	N	*
7	*	*	*	*	02.06.2014	*	Alex	*	*
8	*	B	eee	B1	23.07.2014	U	Alex	N	*
9	*	*	*	*	*	*	*	*	*
10	*	*	*	*	*	*	*	*	*
11	*	*	*	*	*	*	*	*	*
12	*	*	*	*	*	*	*	*	*
13	*	*	*	*	*	*	*	*	*
14	*	*	*	*	*	*	*	*	*
15	*	*	*	*	*	*	*	*	*
16	*	*	*	*	*	*	*	*	*
17	*	*	*	*	*	*	*	*	*
18	*	*	*	*	*	*	*	*	*
19	*	*	*	*	*	*	*	*	*
20	*	*	*	*	*	*	*	*	*
21	*	*	*	*	*	*	*	*	*
22	*	*	*	*	*	*	*	*	*
23	*	*	*	*	*	*	*	*	*
24	*	*	*	*	*	*	*	*	*
25	*	*	*	*	*	*	*	*	*
26	*	*	*	*	*	*	*	*	*

Name	Bezug
ZEICHNER	=Übersicht!$M:$M

Zelle	Formel
B3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(B;Übersicht!:;0))))
C3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(C;Übersicht!:;0))))
D3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(D;Übersicht!:;0))))
E3	{=WENNFEHLER(KKLEINSTE(WENN(Übersicht!$I:$I=$A;Übersicht!$G:$G);ZEILE(A1));"")}
F3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(F;Übersicht!:;0))))
G3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(G;Übersicht!:;0))))
H3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(H;Übersicht!:;0))))
I3	=WENN($E3="";"";VERWEIS(2;1/(Übersicht!$I:$I&"#"&Übersicht!$G:$G=$A&"#"&$E3);INDEX(Übersicht!$A:$K;;VERGLEICH(I;Übersicht!:;0))))

Achtung, Matrixformel enthalten!

Die geschweiften Klammern{} werden nicht eingegeben.

Verlassen Sie den Zelleneditor mit Strg+Shift + Enter, statt Enter alleine.

Zelle	Gültigkeitstyp	Operator	Wert1	Wert2
G2	Liste	*	=ZEICHNER	*

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