Office: (Office 2016) Auto-Wert Formatierung festlegen und in Abfrage übernehmen

Hallo zusammen,

ich bin relativ neu hier und hoffe ihr könnt mir weiterhelfen. Es gibt zwar einige Fälle zum Thema "Auto-Wert", aber nicht wirklich das, was ich suche.

Zu meinem Problem:

Ich habe eine Datenbank mit sieben Tabellen. Jeder Benutzer erstellt und bearbeitet seine Datensätze in seiner Tabelle. Eine Spalte im Datensatz lautet "Status". Sobald das Feld Status mit "umgesetzt" gefüllt ist, werden die Datensätze über eine UNION-Abfrage zusammen in einer Abfrage ausgegeben, sodass alle auf die fertigen Datensätze zugreifen, nach ihnen suchen und sie sich ausdrucken kann. Der zu Grunde liegende Code, der den entsprechenden Datensatz aus einem Unterformular in einem Bericht öffnet erkennt den Datensatz anhand der "ID" welche als Auto-Wert in den jeweiligen Ursprungstabellen vergeben wird. Wenn die Datensätze aber in der Abfrage gesammelt werden, sind die Auto-Werte meist immer doppelt dabei. Ich habe die Formatierung des Auto-Werts in jeder Tabelle schon angegeben (immer ein individueller Buchstabe + fünf zahlen -> A00001, A00002 / B00001, B00002). Access speichert sie sich aber trotzdem als 1, 2, ... sodass in der Abfrage wieder alle Datensätze mit dem normalen Auto-Werten stehen.

Long Story short: Kann man Access die eigens gewählte Formatierung für Auto-Werte in einer Tabelle irgendwie "aufzwingen", sodass diese auch in einer Abfrage dementsprechend ausgegeben werden? Und wenn ja wie?

Ich hoffe ich habe alles halbwegs verständlich beschrieben und das mir jemand helfen kann. Auf jeden Fall schon mal lieben Dank im Voraus!

Liebe Grüße,

Jan

:)

 

Hallo Jan

die Aufteilung in 7 Tabellen ist datenbanktechnischer Unfug, zumal ja wohl alle mit der gleichen DB arbeiten. Alle Datensätze in 1 Tabelle und das Problem erledigt sich von selber.

Sollte das wegen verteilter Datenhaltung/-erfassung definitiv nicht anders machbar sein, verwende statt des LongInteger eine GUID. Ich musste das mal für eine Anwendung machen, für die > 100 verschiedene und rechtlich nicht zusammengehörige Firmen lokal Daten erzeugen und an eine zentrale Stelle senden. Mit der GUID sind diese IDs immer eindeutig. Das bedingt allerdings etwas mehr an Programmierarbeit.

Gruß
Fred

 

Hallo,
wie bereits gesagt, nur eine Tabelle anlegen. Der Benutzer arbeitet dann mit Abfragen die nur seine Daten zeigen. Das ist für den Benutzer kein Unterschied, ob er mit Tabellen oder Abfragen arbeitet.
Dein Satz:
Jeder Benutzer erstellt und bearbeitet seine Datensätze in seiner Tabelle.
ändert sich dann in:
Jeder Benutzer erstellt und bearbeitet seine Datensätze in seiner Abfrage.

In diesem Zusammenhang wäre noch wichtig, dass die Datenbank in Backend (nur die Tabellen) und Frontend (alles andere, auch die Abfragen) aufgeteilt ist.
Dabei ist nur das Backend auf dem Server, das Frontend braucht jeder User auf seinem PC.
Wie hast Du das gemacht ?

 

Hallo zusammen,

vielen lieben Dank für die schnellen Antworten!

Das mit der GUID funktioniert grundsätzlich gut, allerdings funktioniert dann der Code zum öffnen des ausgewählten Datensatzes in einem Bericht nicht mehr. Ich werde daher die Lösung mit den Abfragen mal ausprobieren in der Hoffnung, dass diese sich leichter umsetzten lässt *Smilie

Bisher ist die Datenbank noch auf meinem Laptop gespeichert, da sie noch nicht im Einsatz ist. Sie soll dann aber als Web-Anwendung auf einem Share-Point abgelegt werden. Ist dass mit den Abfragen dann trotzdem möglich?

Liebe Grüße,

Jan

 

Hallo,
soweit ich weis, ist Access für Share-Point nicht geeignet. Bin ich aber nicht sicher.

Die Abfragen dürfen ohnenhin nicht auf die zentrale Datenbank (Backend) sondern sind auf dem Rechner des Users.
Um es noch mal deutlich zu sagen, das Frontend (mit Formularen, Berichten, Abfragen ...) ist auf jedem einzelnen Rechner. Das heißt, jeder User braucht auch Access, mindestens als (kostenlose) Runtime.

 

Hallo Jan,

Das umzustellen dürfte nicht so schwer sein. Eine GUID ist im Gegensatz
zu einem Autowert (LongInteger) ein String. Du musst also nur in deinen
Abfragen die GUID in Hochkommata einschliessen
Code:

gruss ekkehard

 

Hallo zusammen,

Ich habe jetzt etwas rumprobiert und euen Anleitungen entsprechend zwei Versionen abgespeichert: einmal eine mit einer Tabelle und mehreren Abfragen und eine mit GUID als AutoWert und werde mal schauen, mit welcher es sich am besten weitermachen lässt.

Vielen lieben Dank für die schnellen Hilfestellungen!

Beste Grüße,
Jan

 

Hallol
egal für welche Version Du Dich entscheidest, hast Du das gelesen mit der Aufteilung in Backend und Frontend ?
Und dass jeder User sein eigenes Frontend braucht ?
Weiterhin solltest Du auch mal eine Anfrage stellen zu Access und Share-Point, ich glaube nämlich nicht, dass das zuverlässig geht.

http://www.office minus loesung.de/f...44_0_0_asc.php
Ersetze minus durch - ohne Leerzeichen.

 

Guten Morgen! *Smilie

Ja das steht jetzt als nächstes an, wo die Datenbank in sich schon mal rund läuft!
Die Befürchtung mit Access und Sharepoint hatte ich auch schon, sollte das gar nicht funktionieren muss ich mir sowieso was anderes überlegen...

Beste Grüße!

Jan