Office: automatisch PDF erstellen, speichern und E-Mail versenden

Helfe beim Thema automatisch PDF erstellen, speichern und E-Mail versenden in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo an alle, ich führe in einer Excel-Datei (Excel 2016) Stundenkonten von Mitarbeitern. Um mir die monatliche Klickarbeit zu ersparen, habe ich... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von Alex_Nieder, 25. Februar 2018.

  1. automatisch PDF erstellen, speichern und E-Mail versenden


    Hallo an alle,

    ich führe in einer Excel-Datei (Excel 2016) Stundenkonten von Mitarbeitern. Um mir die monatliche Klickarbeit zu ersparen, habe ich angefangen, mich mit Makros zu beschäftigen. Ich kenne mich allerdings wirklich wenig aus, weswegen ich auch hier frage.

    Zunächst wollte ich eine Möglichkeit, wie ich ein Tabellenblatt automatisch als PDF mit einem benutzerdefinierten Dateinamen speichern kann. Dazu habe ich einen Code aus dem Netz genommen und ihn angepasst:

    Code:
    Ich hoffe der Code ist in Ordnung so. Jedenfalls funktioniert es auch. Ich komme mit dem gewünschten Dateinamen in das Speichernmenü und PDF ist ausgewählt.

    Nun zu meinen eigentlichen Fragen. Falls das möglich ist, würde ich gern noch zwei weitere Abläufe im gleichen Schritt automatisieren:

    1. Kann ich Excel diese Datei direkt in einen Ordner speichern lassen, der allerdings variiert? Bspw. soll in Zelle A1 der Nachname des Mitarbeiters stehen. Ein entsprechender Ordner ist ebenfalls für jeden Mitarbeiter angelegt, alle im selben Pfad, z.B. c:_Mitarbeiter_"Nachname" (_ steht für Backslash). Kann ich Excel also den Code oben ausführen lassen und darüber hinaus direkt in den entsprechenden Ordner speichern lassen? Und geht das auch ohne weitere Abfragen, wie den Klick auf "speichern"? Also ein Klick auf das Makro und die Datei liegt im Ordner?

    2. Darüber hinaus soll diese erstellte PDF auch per E-Mail an den entsprechenden Mitarbeiter versendet werden. In Zelle B1 würde dann die E-Mail-Adresse aufgeführt sein. Text und Betreff der E-Mails sind immer gleich. Geht das? Und wenn ja, auch wieder ohne "Zwischenklicks"?

    Danke schon mal
    Viele Grüße
    Alex

    :)
     
    Alex_Nieder, 25. Februar 2018
    #1
  2. Moin Alex,
    nach dem Prinzip, teste mal:
    Code:
     
  3. Hi,

    vielen Dank schon mal. Ich hab den Code jetzt wie folgt angepasst, so dass er auf meine Arbeitsmappe passt. Wieso kann ich eigentlich keinen Backslash darstellen?:

    Code:
    Dein Code oben bei Option Explicit wurde nicht anerkannt. Der Debugger meldete, dass ich ihn für 64bit anpassen soll. Den aktuellen Code habe ich aus dem Netz gefischt...da hatte jemand ein ähnliches Problem. Ist das korrekt so?

    Ansonsten funktioniert der Code nicht. Der Debugger hängt bei .Attachments.Add strFILE fest und meldet, dass die Datei nicht existieren würde. So ist es auch. Die Datei wird nicht erstellt.

    Wo liegt mein Fehler?

    Viele Grüße
    Alex
     
    Alex_Nieder, 4. März 2018
    #3
  4. automatisch PDF erstellen, speichern und E-Mail versenden

    Hallo,

    der Backslash wird von der Forensoftware gefressen (hier zum Nachlesen)
    Lösung bis dahin: Statt einem Backslash bitte den Backslash 2x nacheinander schreiben, damit bleibt ein Backslash stehen
    ...
    der Teil „MakeSureDirectoryPathExists“ soll sicherstellen dass der Pfad, den du zur Ablage nutzen möchtest, auch existiert, falls er noch nicht vorhanden ist, wird er somit erstellt.
    In deinem Code setzt du allerdings Pfad-Teile erst beim Namen zusammen, somit besteht die Gefahr, dass der Pfad eben nicht vorhanden ist, deswegen kann die Datei auch nicht erstellt werden.
    Ändere den Code nochmal wie folgt:
    Code:
     
    Uwi63, 4. März 2018
    #4
  5. Ach jetzt verstehe ich es. Ich hatte Path und File voneinander getrennt betrachtet...

    Vielen Dank. Es scheint alles zu funktionieren!

    Gibt es noch eine Möglichkeit, das Senden der Mail zu automatisieren? Also im Moment wird die Datei erstellt und Outlook öffnet sich mit geschriebener E-Mail. Ich müsste also noch auf "senden" drücken.
     
    Alex_Nieder, 5. März 2018
    #5
  6. Hallo,
    im Muster-Code steht's bereits drin:
    man kann also sowohl das 'Zeigen' weglassen, als auch das 'Senden' sofort ausführen.
     
    Uwi63, 5. März 2018
    #6
  7. Oh je, das hätte ich sehen müssen. Das kommt davon, wenn man so etwas versucht einfach mal nebenbei zu machen.

    Vielen, vielen Dank für die schnelle, freundliche und kompetente Hilfe! Bin begeistert*Smilie
     
    Alex_Nieder, 5. März 2018
    #7
  8. automatisch PDF erstellen, speichern und E-Mail versenden

    Grüßt euch,
    habe heute meinen Freund, den Google, gefragt, ob er nicht eine Lösung hätte, wie man von einer Exceldatei mit mehreren Tabellenblättern nach jedem Speichern eine PDF anlegt bzw. diese auch jedesmal überschreibt. Nun steht ja in diesem Beitrag so was bzw. so was ähnliches, ich versteh hier leider nur Bahnhof.
    Mein Anliegen wäre, ein vorgefertigtes Makro oder Skript oder wie man das auch richtig nennt, welches ich dann auch nur kopieren und einfügen (wohin genau eigentlich?) könnte.
    Und das alles nur, damit Chefe mit seinem iPad nicht fünmal klicken muss, um die Datei drucken zu können.

    Danke
    Georg, wo sich für seine VBA-Ignoranz entschuldigt
     
    georgvonpostal, 24. Februar 2019
    #8
  9. Hallo!

    Soll das für das iPad sein? Dann brauchst Du erst garnicht anzufangen. Für das iPad (Betriebssystem: iOS) gibt es weder ein passendes Office noch VBA.

    Gruß, René
     
  10. Grüß dich,
    entschuldige bitte meine mangelhafte Ausdrucksweise.
    Ich erlaube mir, etwas weiter auszuholen:
    Die Excel Datei liegt auf dem Windows-Server und wird von verschiedenen Kollegen bearbeitet.
    Nach der letzten Bearbeitung möchte Chef (JG 44) nun die Datei bekommen und drucken. Funktionierte theoretisch auch über eine Cloud, aber eben nur theoretisch. Auch das Ausdrucken über iOS Office ist ein Graus, da kein Direktdruck verfügbar. Also mein Gedanke, machen wir ein PDF. Und mit "wir" meinte ich eben den Automatismus *Smilie
    Also wenn das bereits bestehende automatische Ding sowas ohne größere Anpassungen kann, wäre ich sehr, aber seehr verbunden $$€€ *Smilie

    Vielen lieben Dank im Voraus
     
    georgvonpostal, 24. Februar 2019
    #10
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