Office: Automatische (tägliche) Aktualisierung von externen Daten

Hallo zusammen,

ich habe folgendes Problem:

Aktuell müssen täglich mehrere Exceldokumente, welche jeweils auf ein DWH (per MySQL ODBC Connector) zugreifen, aktualisiert werden.
Dabei handelt es sich um länderspezifische Dokumente (~6 pro Land). Die Anzahl der Länder steigt künftig an, weshalb das händische Update irgendwann zu zeitaufwändig ist.

Daher folgende Idee:

Per Skript Exceldateien der Reihe nach öffnen. Wenn eine Datei geöffnet wird, soll per VBA eine Prozedur zum Udate gestartet werden und anschließend die Datei geschlossen werden. Das Skript öffnet nun die nächste Datei und das Spiel geht erneut los.

Einziges Problem dabei:
Es existieren pro Dokument mehrere Verbindungen (Pivottabellen) zum selben Warehouse, weshalb es ineffizient ist, alle Verbindungen gleichzeitig zu aktualisieren. Das VBA Skript müsste somit prüfen, ob die Verbindungen aktuell sind. Wenn nicht, soll das Update der Reihe nach durchgeführt werden und die nächste Verbindung erst aktualisiert werden, wenn die Vorhergehende abgeschlossen ist.

Es ist möglich, mit VBA zu prüfen, ob bspw. Excel / Word etc. läuft. Aber ist es auch möglich, eine aktuell laufende Datenverbindung zu einer Datenbank zu prüfen?

Ich bin auch offen für anderweitige Lösungsansätze, um den Updateprozess weitestgehend zu automatisieren.

Beste Grüße vorab und vielen Dank

Rockhount

 

Re: Automatische (tägliche) Aktualisierung von externen Date

Ist es denn zeitkritisch? Ja: Das Ergebnis muß innerhalb von 5 Minuten auf Knopfdruck jederzeit abrufbar sein. Nein: Das Ding aktualisiert sich 1x täglich in einem nächtlichen Batch-Lauf.

Wenn es nicht zeitkritisch ist, würde ich mich darum erstmal nicht lümmern und zuerst die Funktionalität aufbauen. Optimierung später ist dann ja trotzdem möglich.

Die gängige Praxis ist: Einfach auf die Daten zugreifen und im Fehlerfall weiß man, daß keine Verbindung existiert.

Das geht aber bei einigen Verbindungen schief, die virtuell immer aktiv sind. Da reicht schon irgendein dödeliger Zugriff auf die Daten, um im Hintergrund die Verbindung ggf. sofort wieder herzustellen, falls sie zwischenzeitlich getrennt wurde. Das Stichwort "persistent" ist da, glaube ich, das Zauberwort.

Gruß, Michael

 

Es soll so sein, dass das allmorgentliche Update von Hand entfällt, indem dies per Batch/Skript (was auch immer) übernommen wird. Zeitkritisch ist dies nicht.

Es geht mir nur darum, dass bei mehreren gleichzeitig ans DWH gerichteten Anfragen die Verbindung deutlich langsamer ist und dies den Updateprozess ungemein verlängert. Dies möchte ich, wenn möglich, vermeiden.

Man kann hier natürlich mit Zeitpuffern (Zeit die man jeder Abfrage einräumt) arbeiten, dies ist jedoch die unsauberere und ungenaue Lösung.

 

Grüezi Rockhount

Dann erstellte eine Steuermappe die nacheinander die anderen Mappen aufruft und öffnet.

Hinterlege den Abfragen in den einzelnen Mappen, dass sie beim öffnen automatisch aktualisiert werden, oder tue das per VBA-Programmierung aus der Steuermappe heraus. Wenn Du die Hintergrund-Aktualisierung ausschaltest sollte das Makro eigentlich nach jeder Aktualisierung warten bis sie abgeschlossen ist, bevor die nächste angestossen wird.

Wenn all das aus der Steuermappe heraus klappt, dann veranlasse über den Windows-Taskplaner, dass diese Mappe automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt geöffnet wird und so ihre Arbeit aufnimmt.

 

Danke :)

Ich werd das Ganze zunächst mal mit der Autoaktualisierung beim Öffnen testen. Wenn das akzeptabel läuft, ist das der Ansatz, der dann verbessert wird.

Aber dieses "sollte" im Hinblick auf VBA ist das, was mich grübeln lässt. Da muss ich doch eine entsprechende Zustandsprüfung nutzen, um die Queries erst nach Abschluss nacheinander ablaufen zu lassen, oder nicht? Wenn ich das nicht mache, lässt er die doch alle gleichzeitig laufen?!

 

Grüezi rockhount

Es gibt beim Aktualisieren per VBA den Parameter Backgroundquery = False, der dieses Verhalten IMO regeln sollte - schau dir das in der Online-Hilfe mal näher an.

 

Danke für den Hinweis :)

 

Ich grab den Thread nochmal aus, um kurz Rückmeldung zu geben:

Zum Backgroundquery := false ist zu sagen, dass das so nicht geklappt hat. Was das Ganze bewirkt, hab ich herausgefunden: In Excel kann man für eine Datenverbindung das Feld "Hintergrundaktivierung zulassen" aktivieren.
Solange da kein Haken gesetzt ist, wird auch kein Backgroundquery machbar sein. Hinzu kommt, dass ich hauptsächlich jede Verbindung Stück für Stück aktualisiere...so geht man dann auf Nummer sicher.

Das Ganze als Projekt ist mittlerweile gelöst, dank VBA. War zwar ein K(r)ampf, aber jetzt läuft es so, wie wir es uns vorgestellt haben:

- automatische Aktualisierung von Dateien, sobald die Datenquelle neue Daten enthält
- Emailbenachrichtigung nach erfolgter oder fehlgeschlagener Aktualisierung
- Täglicher Newsletter über die wichtigsten Kennzahlen

Hauptproblem ist die begrenzte Fehlervorbeugung, es gibt leider viele externe Probleme die auftreten können, die man mit VBA nicht wirklich abdecken kann.
Aber immerhin...unglaublich was man aus Excel so rausholen kann und wenn man dann noch den "simplen Hilfansatz" Backgroundquery := false anschaut und was daraus wurde, DANKE an Euch!!