Office: (Office 2010) Befehl Daten sammeln automatisieren

Hallo,

unsere Vetragsdatenbank muss jährlich aktualisiert werden bzw. auch neue Verträge von verschiedenen Abteilungen hinzugefügt werden. Dafür eignet sich der Befehl Daten sammeln per Email eigentlich hervorragend. Nur leider hat die DB Verantwortliche schon Probleme den Befehl zu verwenden. Ich würde nun gern, eine fertige Aktualisierungs oder Hinzufügemail für neue Datensätze auf der Grundlage einer Abfrage so bereit stellen, dass im Prinzip nur noch ein Knopfdruck reicht um die Mails zu versenden.
Hat das schon mal jemand gemacht und wenn ja wie?
Ich habe jetzt erstmal auf einer neuen Registerkarte im Formular hinterlegt, dass die Abfrage geöffnet und der Befehl Daten sammeln angezeigt wird-aber so muss man trotzdem die ganz Prozedur durchklicken-ich hätte es gern einfacher.
Freue mich auf Eure Vorschläge!
Gruß gagag

:)

 

Hallo!

Ich denke, dass sich die wenigsten hier im Forum mit dieser Möglichkeit beschäftigt haben. Dieses Feature wurde mit Access 2007 eingeführt. Gedacht war es als Erleichterung für die Leute, die immer wieder eine kurze "Umfrage" machen oder ein paar Daten aktualisiert haben möchten. Die Nutzung dieses Features scheint aber weit hinter den Erwartungen von MS zurück geblieben zu sein. In der Version Access 2013 wurden nämlich einige, wenig genutzte Funktionen entfernt. Diese gehört dazu.

Als Alternative könntest Du Dir überlegen, selbst etwas zu programmieren. Dabei hättest Du dann die volle Kontrolle über den Prozess. So könntest Du den Prozess so gestalten, dass es für Deine Kollegin nichts falsch zu machen gibt, weil sie nur noch einen Knopf drücken muss.

CU

 

Hallo Thomas,

ups das sind ja keine guten Nachrichten! ich hatte jetzt länger (3-4 Jahre) nichts mit Access zu tun, bin eh etwas eingerostet und fand gerade diese Neuerung gut! Wenn unsere Firma dann mal auf Office 2013 wechseln würde hieße das ja, das nichts mehr geht. Dann macht es ja Sinn, gleich einen anderen Weg einzuschlagen.
Gibt es denn vielleicht irgendwo schon von jemand eine Prozedur, die man als Grundlage nutzen könnte?
Gruß gagag

 

Hallo!

Die Frage ist, in welcher Form die einzulesenden Daten vorliegen bzw. geliefert werden können.

Es wäre z.B. denkbar, dass die Absender eine standardisierte Excel-Datei an das E-Mail anhängen. Deine Kollegin müsste dann den Anhang in einem definierten Ordner speichern. In Deiner Access Anwendung hättest Du dann ein Formular, wo auf Knopfdruck alle (Excel-)Dateien in diesem Verzeichnis eingelesen werden.

CU

 

naja vom Prizip her würde es mir schon besser gefallen, wenn die Anwender,so wie bei "Daten sammeln" am Anfang des Jahres eine Mail als HTML Formular erhalten würden, indem Sie dann Änderungen im Vertrag einfügen können oder auch nur bestätigen, dass der Vertrag geprüft wurde und es keine Änderungen gibt. Das ganz müsste sich dann eventuell noch mal wiederholen lassen -indem man Anwender die Ihre Verträge noch nicht geprüft haben noch mal eine Erinnerungsmail schickt (Abfrage "noch nicht geprüft" Mail senden) Dazu müsste es noch die Möglichkeit geben ein leeres Formular zu versenden um neue Datensätze(Verträge) hinzuzufügen. Der Anwender der einen neuen Vertrag hat bekommt auf Anfrage ein leeres Formular zugesendet.
Die Kollegin die die DB verwaltet- bekommt die Mail zurück und importiert die aktualisierten Daten via Outlook in die DB. Ein Umweg über Excel Formulare und zwischenspeichern halt ich schon wieder für zu kompliziert. Man müsste doch einfach die Daten aus dem Formular in eine bearbeitbare HTML umwandeln und versenden können-nur wie?

 

Hallo!

Da wirst Du dann wohl selber ran müssen. Ich persönlich habe mit soetwas keine Erfahrung.

CU

 

ich muss noch mal anknüpfen, weiß jemand wie ich ein berechntes Feld (Vertragsnummer) nach einem Datenimport aktualisieren kann? Manuell funktioniert das wunderbar. Neuer DS "vor einfügen" wird eine neue Nr.berechnet und gespeichert. Beim Import von Daten klappt es einfach nicht. Habe schon etliche Varianten durch...
L.G. gagag

 

Hallo
Hol dir den Import in eine dummytabelle, mach deine Änderungen u nd füge dann geändert an...

Gruß hgs

 

Oder lass ganz einfach die Finger von diesem Feature. In Tabellenfelder kommen atomare Informationen, und Berechnungen können in Abfragen erledigt werden. Ein Import ist da unproblematisch.

 

Ihr habt wohl recht! Das ganze ist wohl doch nicht so einfach zu händeln. Danke trotzdem!