Office: (Office 2007) benötige dringend Tipp: Aufbau einer Datenbank

Hallo zusammen! *Smilie

Ich bin neu hier. Habe mich angemeldet, weil ich für ein Projekt in meinem Unternehmen eine Datenbank erstellen soll, und leider bis vor kurzem noch nichtmals wusste, wie man Access schreibt *rolleyes.gif* Bin also totaler Neuling. Und da ich leider in meinem Freundeskreis keine "Experten" habe, dachte ich, vielleicht kann mir einer von euch dabei helfen. Würde mich jedenfalls riesig freuen!! *Smilie Nun zu meinem Problem:


Ich will letztendlich eine Schadensmeldung erstellen. Daher habe ich vier Tabellen eingebaut, und ein Formular. Um dieses Formular geht's dann nämlich auch. Im Original habe ich 400 Datensätze (400 Mitarbeiter, 400 Kfz), die zu je vier Abteilungen gehören. Daher wollte ich beim Formular da einen Filter drauf haun, damit man nicht zwischen 400 Namen den richtigen raussuchen muss.

1) Zunächst wählt man beim Beispielformular die Abteilung aus, und dann eine der dazugehörigen (gefilterten) Namen und ein zur Abteilung gehörendes KFZ aus. Ist der von mir (per google gesuchte) Befehl im vba dafür okay?

2) Und jetzt kommt's: in den Tabellen haben die MA ja auch noch ein Geb-Datum und eine Adresse; und die Autos ein Baujahr und Fahrzeugtyp.
Wie bekomme ich das jetzt hin, dass automatisch nach Anwahl des Namens und des KFZ in dem Formular noch die weiteren Felder Geb, Straße und Baujahr, Typ ausgefüllt werden? Ich habe dafür jetzt noch kein Feld eingebaut, aber das müsste doch dann wieder ein ungebundenes Textfeld sein, oder? Mit welchem Befehl erwirke ich dieses "automatische Ausfüllen"?


3) UND jetzt noch viel komplizierter (zumindest für mich *wink.gif* ) : am Ende soll die Schadensmeldung ausgedruckt werden. In dem Bericht steht jetzt allerdings noch nichts drin, weil ich dort unter dem Button "vorhandene Felder hinzufügen" nur Tabellen anwählen kann... Ich will aber auf das zuvor ausgefüllte Formular zugreifen... Wie geht denn sowas?? *boah Ne Abfrage aus ner Tabelle erstellen kann ich; aber dadurch, dass diese "Auswahlfelder" im Formular ja ungebunden sind, finde ich die ja auch nirgendwo wieder, oder? Aus den im Formular eingegebenen Daten soll irgendwie auch eine Tabelle erstellt werden, aus der dann nach einem Jahr Auswertungen gezogen werden können (wer hat wie oft mit welchem Auto einen Unfall gebaut) . Also muss die Eingabe im Formular ja auch irgendwie abgespeichert werden, oder nicht?


Hoffe, ich habe mich jetzt nicht zu kompliziert ausgedrückt *redface
Habe meine Beispieldatenbank mal angehängt....

Falls jemand von euch eine Idee oder einen kleinen Tipp für mich hätte, wäre ich ihm/ihr echt dankbar!! *happy


Lieben Gruß
Lena

:)

 

Willkommen im Forum *hands,

ad 1)
Das Abteilungskombi begrenzt im Ereignis AfterUpdate das Mitarbeiterkombi undd as KFZ-Kombi auf die jeweiligen Abteilungsdaten. Das ist ok.
Unklar ist mir, was das MitarbeiterKombi AfterUpdate tun soll. Die dortige Bedingung ist mir nicht verständlich.

ad 2)
Die Zusatzinfos zu den Kombifeld-Auswahlen kannst du in weiteren Spalten der Kombis ablegen und dich in weiteren Textfeldern auf diese Zusatzspalten beziehen.
Lass also nicht nur eine, sondern mehrere Spalten in den Kombis erscheinen (SELECT Nachname * FROM MA WHERE ...), richte die Kombis entsprechend ein (Eigenschaften gebundene Spalte und Spaltenbreiten), und schreib in den Zusatz-Textfeldern Ausdrücke dieser Art rein: =Me!Combo0.Column(2). Damit erhältst du die 3. (!) Spalte aus Combo0.

Ad 3)
Das eigentliche Endlager für Daten ist eine Tabelle. Auch ein Formular und ein Bericht ist nur eine Darstellungsmaske für Tabellendaten und kann daher selbst keine Daten permanent speichern. Ggf. können die anzuzeigenden Tabellendaten durch eine Abfrage aufbereitet sein. So kannst also deinen Bericht auf die Abfrage test ansetzen. Wenn du statt der Kennziffern auch die Klartexte der Autos und Leute da sehen willst, nimm diese Werte in der Abfrage Test auf; die Datenquelle dort stimmt schon.

PS: Deine Namensgebung ist unschön. Beispielweise Combo0 ist kein guter Name, da du ihm nicht ansiehst, ob da jetzt Abteilung, KFZ oder Person gewählt wird... cboKFZ wäre besser.

 

Kleine Fragen zum Datenmodell:
ein Mitarbeiter ist immer genau einer Abteilung zugeordnet?
das gleiche gilt für das KfZ?
und das kann sich beides nicht ändern?
bzw.: was machst Du, wenn es sich ändert?

Kann ein MA nur KfZ aus 'seiner' Abteilung nutzen?

Zu Deinem Beispiel: im ersten Kombifeld werden die ID's der Abteilung angezeigt (die gehören in eine ausgeblendete Spalte).
Im zweiten Kombifeld wird bei mir nichts angezeigt ...

Ich habe aber heute auch nicht allzuviel Zeit, mich darin zu vertiefen.

 

Hallo ihr beiden,


vielen lieben Dank schonmal für eure Hilfe *Smilie

@ Atrus:
1) die zweite "after update" Formel habe ich auch aus 'nem Forum geklaut... Wollte damit irgendwie bewirken, dass nach der Auswahl des Namens die anderen unten stehenden Felder automatisch gefüllt wurden, was bei mir aber ja nicht so lief wie gewollt... Hatte vergessen, es raus zu löschen *wink.gif*
2) wo genau soll ich denn die weiteren Spalten einrichten? Ich versteh' deinen Tipp nicht so ganz, sorry...
3) kann ich einen Bericht aus einer Abfrage erstellen? bzw kann ich als Basis der Abfrage "test" meine vorformulierte Tabelle "Schadensmeldung" nehmen, sodass diese Tabelle am Ende durch die Abfrage irgendwie ausgefüllt wird? Ich blick's nicht so ganz...

@hc scherzer: ja, ein MA gehört einer Abteilung an, und ein KFZ ebenfalls einer Abteilung. wenn es sich ändern würde, hätte ich einfach in meiner Ursprungstabelle (MA bzw KFZ) die Abteilungs-ID geändert... Oder geht das nicht so einfach, wie ich mir das vorstelle? *wink.gif* Ein MA nutzt dann auch nur das KFZ seiner Abteilung, ja.
Ich wollte im ersten Kombifeld gerne die Abteilungsnamen stehen haben, aber wenn ich das geändert hätte dann lief's irgendwie nicht mehr; weil ich ja den MA nur die Zahlen-ID der Abteilung zugeordnet hatte, und nicht die Namensbezeichnung (in den Tabellen). Oder mach ich da schon wieder einen Gedankenfehler?


Vielen Dank nochmal, dass ihr euch das angeschaut habt!! *Smilie Wie gesagt, ich bin echt totaler Neuling, und steh grad mächtig auf dem Schlauch... *frown.gif*

 

In der Datenherkunft des Kombis kannst du eine Tabelle oder eine Abfrage eintragen. Bisher nutzt du da eine Abfrage, die nur den Nachnamen bzw. das KFZ-Kennzeichen liefert. Nimm da eine Abfrage, die die alle benötigten Spalten der Mitarbeiter bzw. der Autos zeigt.

Der Bericht kann auf einer Tabelle oder Abfrage basieren, d.h. deren Daten anzeigen. Die Abfrage test steht ja schon. Ergänze die um die Klartextfelder für die Autos und Leute, und trage diese Abfrage als Daretnherkunft des Berichts ein. Dann stehen die Felder der Abfrage im Bericht zur Verfügung.

 

Hallo,

tut mir leid, du musst mich sicher jetzt für total dämlich halten, aber ich versteh's wieder nicht :-( Irgendwie frustriert mich die ganze Sache grade ziemlich...

zu 1) wo genau soll ich denn alle Daten hinterlegen? Ich habe doch jetzt im Schadensmeldungs-Formular im ersten Abteilungsfeld (ungebunden) als Herkunft SELECT [Abteilungen].[ID] FROM Abteilungen; drin stehen; was auf die Tabelle Abteilung zugreift... Wie genau hinterlege ich da alle Daten? SELECT was?
Oder redest du von der zweiten Kombi-Box? Aber ich will doch bloß im ersten Schritt die Abteilung auswählen? Wie genau kann ich denn erreichen, dass statt der Abteilungs-ID der richtige Name zur Auswahl angegeben wird?

zu 2) warum muss ich eine Abfrage mit allem erstellen? Wäre es nicht auch möglich, auf die Tabelle "Schadensmeldung" zurückzugreifen, welche bereits alle Daten enthält? Jedoch habe ich da ja eigentlich auch eine doppelte Datenführung drin, oder? Wenn ich zuerst eine Tabelle mit allen MA-Namen erstelle, und dann in der Schadensmeldung-Tabelle ebenfalls händisch wieder MA-Namen eingebe?
Und wenn ich jetzt eine Abfrage mit allem drin erstelle, wo werden die einzelnen Daten dann gespeichert? Doch in den einzelnen Tabellen oder nicht? Ich hätte sie aber gern in einer einzigen Tabelle, die ich dann am Ende des Jahres auswerten könnte...

zu deinem ersten Beitrag:
ich versteh deine Hilfe ad2) immer noch nicht so ganz... Soll ich die erste Kombi-Box so stehen lassen, wie's jetzt ist, und dann einfach weitere Kombi-Boxen drunter setzen? Aber die sind doch automatisch ungebunden oder nicht? Und dann in der Formel der allerersten Kombi-Box (Abteilung) einfach das Wort Nachname rauslöschen und mit einem * ersetzen? Wo richte ich die Zusatzfelder ein? Wo genau muss der neue Ausdruck rein (in die vba-programmierung, die ich mit alt+f11 aufruf? an welcher Stelle denn) ? Und gehört überall in den Textfeldern der gleiche Ausdruck rein?



Tut mir wirklich leid, dass ich sooo viel frage :-( Ich versteh irgendwie grad völlig Bahnhof und hab' mich glaub ich ziemlich mit dem Projekt übernommen.... Wenn du zufällig noch ne freie Minute Zeit hättest und mir (und wenn's auch nur ein Drittel aller Fragen ist ;-) ) ein wenig meine Unklarheiten beseitigen könntest, wär ich dir echt dankbar!! Sorry... :-(

 

Hallo Lena,
Formular habe ich Dir mal so eingerichtet, wie ich
es verstanden habe, dass Du es so möchtest.
Den Bericht habe ich nicht bearbeitet, da nicht klar
ist, was da drauf soll.
hth
gruss ekkehard

P.S. Archiv enthält sowohl .mdb als auch .accdb

 

Hallo!

@Beaker: vielen vielen Dank! *Smilie ich bin leider erst heut Abend wieder daheim und kann's mir in Ruhe anschaun, aber ich hoffe mal, dass dadurch jetzt meine Fragen geklärt sind!

@Atrus: Könntest du - falls du zufällig einen kurzen Moment Zeit hättest - mir nochmal die ein oder andere Frage beantworten (falls es sich jetzt nicht automatisch durch die Datenbank von Beaker ergeben hat) ? *Smilie Nur damit ich vielleicht in Zukunft ein wenig schlauer bin und euch nicht mehr mit meinen tausend Fragen "belästigen" muss...*wink.gif*

 

\@ILH,
ich habe auch noch einen Hauptjob, der gewissen Pflichte mit sich bringt (heute z.B. AED-Unterweisung...). Ich bin hier, wenn ich Zeit habe.

Betrachten wir die Sache mal von etwas weiter weg:

• du hast Schadensmeldungen zu erfassen.
• Eine Schadensmeldung betrifft genau ein KFZ und genau eine Person.
• Für KFZ und Person gibt es Vorratstabellen. Die Schadensmeldung braucht also nur die Primärschlüsselwerte der benutzten Vorratswerte zu nutzen. Steht z.B. PersonNr 1 für Herrn Meier, dann genügt die 1 als PersoNr bei der Schadensmeldung für Herrn Meier. Alles, was dann an der Person1 hängt - Name, Abteilung, Zimmer, Telefon etc - ist aus dieser Nummer ableitbar. Für KFZ ist es analog die KFZ-Nr, die das Auto komplett beschreibt.
• Um die Kennziffern der Personen und KFZ nicht auswendiglernen zu müssen, kannst du dir die Vorratswerte durch Kombifelder anbieten lassen. Sie wirken wie eine Eingabehilfe; sie ersparen dir das Eintippen der Kennziffern. Zusäctzlich können sie bei Bedarf die Möglichkeiten eingrenzen, z.B. nur die Autos der Abteilung, wo die Person arbeitet. Allerdings ist das m.E. hier üebrflüssig, denn wenn Meier mit einem "abteilungsfremden" Auto einen Schaden baut, dann ist das so! Und die Datenbank muss das schlucken. Er hätte es vielleicht nicht gedurft, aber er hat es getan. Das ist dann abzubildende Wirklichkeit. Es geht ja nicht darum, die Autos zuzuteilen, oder?
• Die Schadensmeldung umfasst neben Person (aus Vorrat) und KFZ (aus Vorrat) auch weitere Eingaben, z.B. Datum, Ort, Beschreibung und z.B. Zeugen o.ä. Für diese Angaben wird es vermutlich keinen Vorat geben.

So, nun zu den Fragen:
Die Kombis nehmen die Daten, die sie anbieten, also die KFZ und die Personen aus einer Tabelle oder Abfrage. Die Datenquelle kann also nicht die Abfrage test sein, weil du ja immer aus allen Personen und LFZ auswählen musst und die Abfrage test ja nur die bisherigen Schadens-KFZ und -personen liefern würde. Möglich müssen aber alle KFZ und personen sein.

Diese Datenquelle, einstellbar als Datensatzherkunft, kann mehrere Spalten haben, von denen mindestens eine, maximal alle im aufgeklappten Zustand sichtbar sind. Als Eingabehilfe kann ein Kombi aber nur einen Wert "eingeben", d.h. aus den vielen Spalten muss eine Spalte dazu bestimmt sein, übernommen zu werden und im geschlossenen Zustand zu erscheinen. Das regelt die Eigenschaft gebundene Spalte als 1 = 1. Spalte. 2=2. Spalte etc. Und die Spaltenbreiten der Spalten im Aufklappzustand kannst zu auch regeln; trenne die cm-Breiten durch Semikola (z.B. 0;4;3,5).

Wenn du dich verlaufen hast, wirf die Kombis nochmal weg und richte sie nochmal neu ein. Die Engrenzung auf die KFZ der ABteilung ist, wenn nötig, auch im nachhinein noch machbar. Mach es erstmal zu Lernzwecken: "jeder mit allen Autos".

 

Hallo,

@Atrus: Das war nicht so gemeint, dass du sofort und auf der Stelle antworten musstest... Tut mir leid, falls es so rüberkam! Ich wollte dich eig nur bitten, falls du in den nächsten Stunden/Tagen mal die ein oder andere Minute Zeit gehabt hättest, mir evtl doch nochmal die ein oder andere Frage zu beantworten. Einfach nur, damit ich vielleicht beim nächsten Mal selbst auf die Lösung kommen kann, wenn ich das Prinzip einmal verstanden habe (was ja bisland noch nicht so war, deshalb die vielen Fragen... *wink.gif* ) . Wie gesagt, ich schau' mir die neue Datenbank dann heut Abend mal in Ruhe an, und hoffe, dank euren Antworten jetzt eine Lösung zu haben..

Vielen Dank nochmal für die Mühe!!

 

Ähm, ich wollte euch ja eig nicht mehr "nerven"... Aber wo genau werden denn die Daten gespeichert, die ich in dem Formular (was Ekkehard mir erstellt hatte) eintrage? Wo finde ich die wieder (um dann ggf später daraus Auswertungen zu ziehen)? :-(

 

...und ich war so stolz, wollte mich selbst am automatischen Ausfüllen der restlichen Kfz-Felder versuchen (Baujahr und Typ; hatte ich in der Entwurfs-Version noch nicht eingebaut) -- promt kommt ein debuggen-Fehler. :-(

Habe den Code, den Ekkehard mir für's automatische Ausfüllen von den MA-Daten geschrieben hatte, einfach kopiert und mir dann beim Combo-Feld der KFZ unter "nach Aktualisierung" - Ereignisprozedur eingefügt:

Private Sub cboKFZ_AfterUpdate()

Me.RecordsetClone.FindFirst "KfzID = " & Me.cboKFZ
Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark

End Sub


Der Debuggen-Fehler tritt in der ersten Zeile auf. Ist evtl das FindFirst falsch gewählt? Weil ja parallel auch noch nach Auswahl des MA-Namens dort das automatische Ausfüllen aktiviert wird?

 

Achja, ein (klitzekleines) Erfolgserlebnis habe ich: ich habe endlich verstanden, was ihr mir die ganze Zeit sagen wolltet, wie man mehrere Spalten hinterlegen kann, aber dann doch nur eine anzeigen lässt *Smilie Wollt' ich nur mal erwähnen, neben den tausend Fragen, die ich hier immer wieder reinschreibe.... Vielen Dank dafür *wink.gif*

 

Ohje ohje.. ich seh' grad, bei der "Flut" meiner Beiträge wird's grad alles irgendwie ein wenig unübersichtlich, sorry! *frown.gif*
Hab' mal meine letzten ausstehenden Fragen zusammengefasst, falls jemand dafür Zeit finden würde...


- warum kann ich den Code, der in der Combo MA verwendet wurde, nicht einfach für die Combo KFZ umschreiben und verwenden? Bei mir kommt jedes mal der debuggen-Fehler; anscheinend erkennt er "KfzID" nicht...

- wo genau werden die im Formular eingetragenen Daten (im Original stehen tatsächlich noch Felder wie Datum, Uhrzeit, Zeuge etc, was nirgendwo hinterlegt sondern selbst eingegeben werden soll) gespeichert? werden sie in der aktuellen Version grad überhaupt irgendwo gespeichert?

- mein abschließender "Bericht" soll eigentlich nur eine Zusammenfassung aller im Formular eingegebenen Daten sein. Aber da ich nicht weiß, wie ich aus dem Formular (mithilfe von Tabellen oder Abfragen?) einen Bericht erstellen kann, ist dieser im Beispiel ebenfalls noch leer.....


Wie gesagt, falls irgendjemand mir in dieser Hinsicht noch den ein oder anderen Tipp geben könnte, wäre ich ihm wirklich sehr dankbar!!! *Smilie

 

Hallo Lena,

Weil das Formular an die Tabelle Mitarbeiter gebunden ist, und da gibt es keine KfzID.
Sorry, mein Fehler. Ich hatte den Formularnamen nicht mit der Datensatzherkunft in Verbindung gebracht. Da macht es im Prinzip keinen Sinn nach MA oder Kfz zu suchen (bookmarken) sondern eben nach der SchadensID. Hab's jetzt mal entsprechend umgebastelt.

Die Daten dieses Formulars (Schadensmeldung) werden in der Tabelle Schadensbericht gespeichert. Für die Voratstabellen (Abt., MA, Kfz, Schaeden) musst Du eigene Formulare erstellen.

@Martin
Kannst Du mal drüberschauen (wenn's die Zeit erlaubt), ob ich das im Prinzip so richtig gemacht habe? Danke

gruss ekkehard