Office: (Office 2007) benötige dringend Tipp: Aufbau einer Datenbank

Moin Ekkehard,

zur Datenstruktur: gibt es zu einem Schaden mehrere Berichte? Oder warum hast Du dafür zwei Tabellen angelegt?

Zum Formular: ich würde in jedem Fall zwei verschiedene Formulare bauen, eins für die Erfassung eines Schadens und ein zweites mit den Suchfunktionen und da auch nur ggf. Änderungen vornehmen lassen. Und die mehrspaltigen Combos finde ich auch nicht so toll aber das ist vielleicht Geschmackssache ...

 

Hi,

@Beaker:
mich überrascht, dass ein Schaden mehrere Berichte haben könnte... einer sollte doch reichen?! Ich habe aber auch bisher noch nicht so viele Schäden verursacht, als dass ich da auf Lebenserfahrung zurückgreifen könnte *Smilie ...

In der Tabelle Schadensbericht ist die "wer, womit, wer zahlt"-Verbindung aufgelöst. Das erscheint mir richtig so, da grundsätzlich jeder Mitarbeiter mit jedem Auto einen Schaden bauen kann, egal, ob das "sein" Auto war oder nicht. Außerdem ist man damit dann frei, ob die Abteilung die Schäden zahlt, die an ihren Autos oder durch ihre Mitarbeiter enstanden sind.

Das Form gefällt mir nicht so ganz. Man erkennt nicht auf den ersten Blick, welche Felder zum Suchen dienen und welche dann die gefundenen Angaben anzeigen. Aber im wesentlichen ist das schon ok so.

Die Abfrage namens Abteilung ist sinnfrei.

Der Bericht ist noch völlig ohne Leben. Das mag Lena aber vielleicht erstmal selbst probieren. Die Datenquelle ist die Abfrage SchaedenErfassen (die übrigens unschön benannt ist, denn wenn sie auch im Bericht genutzt wird, kann sie wohl nicht nur zum Erfassen dienen...).

 

Hallo Ekkehard,

danke für deine Antwort! Bin grade wieder in der Uni, werd's mir heut Abend wieder in Ruhe anschaun *Smilie wenn ich dich richtig verstanden habe, könnte ich (nach Eingabe mehrerer Datensätze in dem Schadensmanagement-Formular) Auswertungen und Berichte über die Tabelle "Schadensmeldung" ziehen!? Und obwohl dort nur MA-ID (und nicht der vollständige Name, Personalnummer etc) stehen, kann ich durch die Beziehung am Ende in Abfragen oder Berichte den zu dem jeweiligen Unfall passenden vollständigen Namen anzeigen lassen?! Oder habe ich dich da falsch verstanden? Wie gesagt, Ziel meiner Datenbank soll die vereinfachte Eingabe ins Formular (Autom. Ausfüllen) und dann am Ende der Ausdruck des Schadensberichts (wer wann wo mit welchem Auto) sowie die einmal jährliche Auswertung der Häufigkeit sein... Vielen Dank *Smilie

 

Wenn ich euch richtig verstehe, würdet ihr zwar die MA-Auswahl durch die Auswahl der Abteilung eingrenzen, aber die KFZ nicht, oder? Ihr habt eig recht, wenn ihr sagt, jeder mit jedem Auto - ich dachte bloß, dass es vielleicht zur Handhabung einfacher ist, wenn man über die Auswahl der Abteilung die KFZ ein wenig eingrenzen kann - im Original gibt's (auf alle Abt verteilt) insgesamt knapp 400 KFZ. Dachte, da sei es vielleicht einfacher, wenn's im Formular ein wenig gefilterter zur Auswahl steht... *wink.gif*

Ich hatte den Bericht in meinem ursprünglichen Entwurf noch nicht gefüllt, weil ich mir nicht ganz sicher war, woher ich die Datenherkunft nehme. Wollte ja eig nur mein ausgefülltes Formular ausdrucken, aber wusste ja nicht, wo genau die Daten des Formulars hinterlegt werden (ich habe nur an die einzelnen Tabellen gedacht; aber ich dachte, es sei total unübersichtlich, wenn das in so vielen versch. Tabellen gespeichert wird. Deshalb hatte ich die Schadensberichts-Tabelle eingefügt). Ein Bericht soll eine Formulars-Eingabe anzeigen und somit nur einem KFZ/MA entsprechen (wird für jeden Unfall neu ausgefüllt und abgespeichert) *wink.gif*

 

Ein Datenmodell sollte sich (weitestgehend) an der Realität orientieren.
Wenn der Schaden über das KfZ oder über den MA der Abteilung zuzuordnen ist ...
Wenn es Vorschriften gibt, welcher MA welches KfZ benutzen darf, dann könnte (müsste) man noch eine m:n Relation einbauen, die dies abbildet. Und die dann Berücksichtigung findet nach Auswahl der MA.

 

Hi,

es kommt halt drauf an, was du haben willst. Eine Kopplung an die KFZ der MA-Abteilung ist ja möglich. Aber dann sind eben andere Fahrzeuge nicht verfügbar. Ohne Kopplung ist alles möglich, und alles ist eben ziemlich viel.

Frag dich doch mal, wie eine solche Meldung zustandekommt. Wer aus dem verbeulten Auto aussteigt, weiß doch, welches Auto das ist, und wer er ist. Da gibt es eigentlich keinen Eingrenzungsbedarf. Das KFZ mit dem Kennzeichen PE-CH 267 wurde von Herbert Meier gegen einen Golf gesetzt. Da ist doch eigentlich alles klar? Oder muss der Meier bei euch anrufen und fragen, welches Auto er jetzt grade verbeult hat? *Smilie

Lass die KFZs und die Leute alle anbieten, lass die Kombis automatisch vervollständigen, un gut is.

 

Hmm... Muss ich auch eine n:m Beziehung einbauen, wenn ich nur diesen Filter haben will? Rein theoretisch könnte jeder MA mit jedem KFZ einen Unfall bauen; aber da die Kfz an die (sich in versch. Orten befindlichen) Abteilungen gebunden sind, wäre die Nutzung des Autos aus Abt 3 von einem MA aus Abteilung 2 eher ein Sonderfall...
Du hast recht, Martin, dass derjenige Unfallverursacher sein Kfz-Kennzeichen kennt. Aber wenn er jetzt eine Schadensmeldung ausfüllen muss und sich im Drop down Menü zwischen 400 Kennzeichen "seins" raussuchen muss, ist das doch recht aufwändig. Daher kam ich auf die Idee, durch die Auswahl der Abt die angezeigte Anzahl der Kennzeichen (und auch Namen, von den 400 MA gibt's zB mehrere Meier, aber nur einen Meier aus Abt 1) ein wenig einzuschränken...

 

Hi,

das KFZ-Kennzeiche muss er nicht auf Hunderten raussuchen. Er kann es einfach eintippen, und wenn er sich dabei vertippt, wird die Kombi ihm das sagen.

Wenn du dich zu dem Kennzeichen durch Such-Kombis hinhangeln willst, dann mach das. Aber ich finde: wenn ich weiß was ich will, brauch ich nicht suchen....

 

Hallo,
auf eine neues *grins
Ich sehe hier ein ewtas einfacheres Datenmodell.
Im Schadensbericht wird das Fahrzeug ausgewählt und der Fahrer. Beide sollten nach meiner Auffassung unabhängig im Schadensbericht sein.
An die Abteilung (die eventuell bezahlen muss) kommt man ja über den Mitarbeiter (bzw. dessen ID). Es kann ja sein, dass eine Abteilung gerade kein KFZ hat (defekt) dann kommt ja ein Fahrzeug aus einer anderen Abteilung (oder extern). Daher halte ich es für besser Fahrzeug und Fahrer getrennt zu erfassen.

Beziehungsbild anbei:

 

\@ Klaus: hört sich gut an... Ähm, wie bau ich deinen Vorschlag dann ein? Sorry, bei mir hapert's noch extrem an der "Umsetzung" *wink.gif*

@ Martin: Dann hatte ich dich anfangs falsch verstanden.. Deine Idee ist super; ich wusste gar nicht, dass sowas möglich ist (dass die Kombi-Box falsche Eingaben erkennt und bei richtiger Eingabe das automatische Ausfüllen ausgelöst wird). Funktioniert das bei der Datenbank, wie Ekkehard sie gebaut hatte, jetzt schon automatisch, oder muss für diese Eingabe wieder irgendwas umgeschrieben werden...?

 

Hi,

naja, du wirst du die Unterschiede zwischen Klaus' und deinem Modell erkennen?! Die Tabelle Schaden ist weg! Es gibt nur die Tabelle Schadensberichte und die Vorratstabellen für KFZ, Personen und Abteilungen.

Und Klaus hat dir nur ein Datenmodell geliefert. Die Datenbank musst du schon selbst aufbauen, und dabei kannst du auch dafür sorgen, dass die Kombis

• nur Einträge der Liste akzeptieren (Eigenschaft Nur ListenEinträge = Ja) und
• Eingetippte Werte zu dem nächsten Treffer der Liste ergänzen (Automatisch ergänzen = ja)

Machbar ist das mit seinem Modell und mit deinem eigenen.

 

Hallo Martin,

Stimmt natürlich, und ist mir später (da lag ich aber schon im Bett)
auch in den Sinn gekommen. Habe ich wohl zu kompliziert gedacht.
Ich bin da aber auch nicht immer so schnell wie ihr hier; - und die
Uhrzeit ist dann auch nicht immer förderlich.
@Klaus,
Danke für die Korrektur.

War auch nur so auf die Schelle zusammengeklickt, um Lena zu zeigen,
wie es nach ihren/seinen Vorstellungen aussehen könnte. Ihre Frage ging
ja auch dahin, wie man mehrere Spalten in eine Kombi anzeigt,
und wie man im Formular die zu den IDs gehörigen Daten anzeigt.

Die war so schon im ersten Beispiel von Lena drin, und hatte ich nicht
weiter beachtet.

Mit der Benamsung wollte ich zum Ausdruck bringen, dass dies die Basis
für das Formular Schadensmeldung ist, in dem die Schäden ja erfasst
werden.
Inzwischen sollte sie aber mit den ganzen weiterführenden Hinweisen
diverser Regulars auch selber ein bisschen weiterkommen.
gruss ekkehard

 

Hallo zusammen,

vielen Dank für all' eure Tipps! *Smilie

@ Martin: ja das habe ich erkannt... Habe aber meine Frage wieder blöd gestellt, sorry. Meinte eigentlich, inwieweit ich dieses neue Modell einfach in die aktuellste Datenbank (die von Ekkehard) "reinkopieren" kann; oder ob ich (und so habe ich dich jetzt auch verstanden?) eine eigene neue Version dafür erstellen muss? Hatte ein wenig Angst, dass ich beim simplen "Umstrukturieren" der bestehenden Datenbank möglicherweise manche Funktionen kaputt mache; wenn ich da irgendwelche Beziehungen oder Formeln ändere/lösche. Also war der Vorschlag der Umstrukturierung nur eine weitere Möglichkeit, wie ich die Datenbank hätte aufbauen können; die von Ekkehard wäre aber auch eine (wenn auch vielleicht nicht ganz so "schöne") Möglichkeit?
Danke für den Tipp, wo genau ich die beiden Einstellungen bzgl. den eingetippten Werten eingeben kann!

@ Ekkehard: Kann ich die beiden Tabellen "Schaeden" und "Schadensbericht" dann einfach zu einer zusammenfassen? War das die "Kritik" von Klaus?
Die Abfrage namens Abteilung war in irgendeiner ersten Testversion von mir entstanden, habe sie mittlerweile rausgelöscht *wink.gif*
Und kurze Frage zum "Absichern": wenn ich jetzt in der Abfrage die Textfelder "Abteilung", "Name" und "Kennzeichen" rauslöschen würde; weil sie ja oben drüber bereits stehen, mache ich dann etwas "kaputt"? Irgendeine Beziehung zur Abfrage oder sowas in der Art? Oder kann ich das gefahrlos machen?
Ich erstelle mir dann NACH Eingabe einer Schadensmeldung im Formular einen Bericht auf Basis der Abfrage, richtig?! Danke *Smilie

Eine (hoffentlich) letzte Frage nochmal an alle: besteht irgendwie (nur zum optischen "Verschönern") die Möglichkeit, bereits im Formular automatisch ausgefüllte Felder durch Anwahl einer neuen Abteilung "leer" erscheinen zu lassen? Zur Zeit (ich beziehe mich noch auf Ekkehards Datenbank) bleibt der zuvor eingegebene Datensatz noch bestehen und ändert sich erst nach Anwahl eines neuen MA oder KFZ. Gibt es dafür eine Formel, die erkennt, dass bei einer anderen Abteilung (oder eines anderen MA; die Textfelder vom KFZ-Bereich bleiben ja sogar bei Anwahl eines neuen MA noch "auf dem alten Stand") die alten Datensätze nicht mehr relevant sind? Oder geht das jetzt alles zu weit und wäre viel zu kompliziert zu ändern? Dann lasse ich es so, wie es jetzt ist.. Dachte nur, vielleicht könnte man die Eingabe dadurch noch ein wenig "verschönern", wenn wieder alles "bei Null" anfängt *wink.gif*

 

Erste Frage: ja, Felder aus beiden Tabellen zusammenfassen. Aber die ID zu Abteilung dort rauslassen (wie schon hinreichend erläutert wurde).
Zweite Frage: wenn Du nicht sicher bist, was Du tust, mach eine Kopie von der Abfrage, die bereits funktioniert und teste mit der Kopie herum. Wenn nichts mehr läuft, hast Du immer noch die ursprüngliche Version und musst nicht bei Null anfangen.
In der AfterUpdate Prozedur, wenn die RowSource für ein Kombifeld neu gesetzt wird, kannst Du den Wert des Kombifelds einfach auf Null setzen, dann ist es "leer". Ich erinnere aber noch mal an meinen Vorschlag in #16, die Formulare zu trennen - eins zum neu eingeben und eins zum Suchen bzw. Auflisten und ggf. auch zum Ändern. Die gebundenen Formulare in Access haben ja die Eigenschaft, geänderte Daten nach dem Datensatzwechsel ohne weitere Nachfrage zu übernehmen.

 

Irgendwie klappt das mit dem "aus zwei Tabellen eine machen" nicht so ganz *frown.gif* Zuerst habe ich viele Fehlermeldungen bekommen, weil doch häufiger auf die (dann von mir bereits gelöschte) Tabelle Schaeden zugegriffen wurde, und als ich dann endlich die Abfrage versucht habe, umzuschreiben, steht jetzt im Formular-Entwurf nix mehr... In der Entwurfsansicht sind alle Felder noch zu sehen, in der Formularansicht nicht mehr *frown.gif* Wo könnte sich da wohl noch ein Fehler drin verstecken (siehe angehängte Datenbank) ?

Wo genau muss ich den Wert des Kombi-Feldes auf Null setzen, in diesem Code: Me!cboKFZ.RowSource = strSQL ? Also schreib ich da jetzt einfach Me!cboKFZ.RowSource = 0 rein?