Office: Beschreibungstexte

Hallo,

ich wusste jetzt nicht, wie ich den Titel benennen soll. Es geht um folgendes:

Ich hab den Auftrag, in Access, eine Belegliste anzufertigen. Soweit ist alles schon erstellt, Beziehungen verknüpft, etc.

Nun hab ich eine weitere Tabelle, die sich "Anerkennungsanträge" nennt, darin befinden sich die Spalten "Name", "Matr. Nr." und "Status". Jetzt meine Frage: Ist es möglich in der Spalte "Status" eine Art Informationsfeld einzufügen, sodass ich zu jedem Namen eine Beschreibung vorfinde (z. B. Eingangsdatum, Bearbeiter, usw.), ob die Anträge schon fertig oder unfertig sind? Für jeden Namen eine extra Tabelle zu erstellen wäre unheimlich zeitaufwendig und anstrengend (es sind 276 :-| ), befürchte ich.

Wäre super, wenn mir da jemand weiterhelfen könnte.

Ach ja, so am Rande: Ich bin noch Access-Anfänger und habe erst letzte Woche zum ersten mal mit diesem Programm gearbeitet. Bisher musste ich mir durch Bücher und Internet alles selbst beibringen. Deshalb wäre eine idiotensichere Erklärung sehr optimal. :lol:

LG,
Liffy

 

Hallo Liffy,

ich weiß jetzt nicht, welchen Feldtyp das Feld 'Status' hat - aber wäre das nicht eine Möglichkeit, entweder das Feld 'Status' in ein Memo-Feld umzuwandeln oder aber ein zusätzliches Memo-Feld in der Tabelle anzulegen.

In Memofeldern kann nämlich beinahe beliebig viel Text eingegeben werden - auch mehrzeiliger Text.
Er kann nur nicht unterschiedlich formatiert werden (das geht erst ab Access2007).

 

Hallo Exl,

vielen Dank für deine Antwort.

Leider hab ich keinen blassen Schimmer, um welchen Feldtyp es sich handelt. Wie krieg das denn heraus? Ich hab auch schon nach den Memofeldern gegoogelt, aber noch nicht herausfinden können wie ich ein solches Feld erstellen kann.

LG,
Liffy

 

Hallo Liffy,

ich muss also offenbar zuerst einmal die ganz elementaren Begriffe aus der Datenbankwelt klären:

1) In Deinem 1.Posting schriebst Du, dass Du eine Tabelle (eng.: table) hast mit den Spalten 'Name', 'Matr.Nr.' und 'Status': diese "Spalten" werden in Wahrheit mit dem Fachausdruck Felder (engl.: Fields) bezeichnet und eine ganze Zeile aus solchen Feldern in einer Tabelle wird (Daten)Satz (engl.: record) genannt.
Da die einzelnen Felder ganz unterschiedliche Daten enthalten können, gibt es sinnvollerweise auch verschiedene Feldtypen (nämlich: es kann dann ein bestimmter Datentyp in diesem Feld gespeichert werden).
Um zu erfahren, welche Datentypen (bzw. Feldtypen) da speicherbar sind, muss man nicht googeln, das ist ganz einfach in der Microsoft-Acess-Hilfe weit präziser zu finden.

2) In Deinem Datenbankfenster siehst Du die Tabellen aufgelistet, die Du erstellt hast, unter anderem müsste sich dort die Tabelle 'Anerkennungsanträge' befinden.
Diese Tabelle kannst Du auf verschiedene Arten anzeigen (lassen):
a) in der Tabellenblattansicht: damit siehst Du die Daten, die in den Feldern der einzelnen Datensätze enthalten sind.
b) in der Entwurfsansicht siehst Du in der 1.Spalte die Feldnamen aufgelistet, in der 2.Spalte die Felddatentypen und in einer 3.Spalte kannst Du noch Kommentare dazu unterbringen.
c) Diese verschiedenen Ansichten erreichst Du, indem Du einen Rechtsklick mit der Maus auf den Tabellennamen machst im Datenbankfenster und aus dem erscheinenden Kontextmenü den entspechenden Eintrag auswählst.

3) Wichtig für unser Problem ist hier also in der Entwurfsansicht die 2.Spalte mit den Felddatentypen; dort kann zB. enthalten sein:
a) AutoWert: ein spezieller Typ, der eine automatische fortlaufende Nummerierung für jeden Datensatz durchführt
b) Zahl: bedeutet, dass in diesem Feld eine Zahl gespeichert werden kann (Ganzzahl, Zahl mit Nachkommastellen, etc.)
c) Datum/Uhrzeit: in diesem Feld können Datumsangaben etc. gemacht werden
d) Ja/Nein: in diesem Feld können logischen Werte gespeichert werden (diese können stets nur 2 Werte besitzen, zB. Ja/Nein oder Wahr/Falsch)
e) Text: in diesem Feld kann normaler Text gespeichert werden. Wie viele Zeichen da Platz haben, siehst Du unten in der angezeigten Zusatztabelle, wo es noch weitere Feineinstellmöglichkeiten zu dem gerade ausgewählten Feld gibt: die Zahl, die neben der Eigenschaft 'Feldgröße' steht, gibt hier die maximale Zeichenzahl an, die speicherbar ist.
f) Memo: ist ein Feldtyp, in dem sehr viele Textzeichen gespeichert werden können (ihre Anzahl ist meist nur durch die Datenbankgröße beschränkt). Um genau diesen Feldtyp geht es bei unserem Problem

 

Ich danke dir für deine ausführliche Beschreibung. Ich hab hier zwar ein Buch liegen, das scheint aber noch lang nicht so informativ und verständlich zu sein wie dein Text. Danke erst mal an dieser Stelle.

Entwurfsansicht, natürlich. :D Das ich Doofnuss nicht von allein darauf gekommen. Normalerweise klicke ich mich immer so lang durch ein Programm bis ich das finde was ich suche. Muss aber zugeben, das ich über die einzelnen Feldtypen nichts gelesen hab oder ich habe es womöglich überlesen, was meine Vermutung wäre.

So wie scheint stellt Access auch von selbst die Feldtypen ein, oder? Zumindest hat Access das Feld mit den Matr.-Nr. als "Zahl" gespeichert.

Meine Betreuerin hat sich zwar entschieden mit Excel weiter zu arbeiten, aber ich werde es wohl die nächsten Wochen gebrauchen können. Zumindest hab ich wieder was neues dazu gelernt. :)

Danke für die schnelle und verständliche Hilfe.

LG,
Liffy

 

Hallo Liffy,

es stimmt, dass Access sich auch automatisch für einen Feldtyp entscheiden will, wenn man bei der Tabellenerstellung keine genaueren Angaben macht.
Ich würde mich aber auf keinen Fall darauf verlassen, dass dies der korrekte Typ ist. Insbesondere kann man in den Zusatzeigenschaften unten noch genaue Einstellungen vornehmen - diese stimmen in der Regel nicht, besonders zB. die Feldgröße bei Text ist in der Regel zu groß, oder auch der genauere Untertyp beim Feldtyp 'Zahl' stimmt häufig nicht.
Was diese zusätzlichen Eigenschaften bedeuten, kann man ja durch Positionieren des Cursors auf diese Zeile und anschließendem Drücken der F1-Taste in der Access-Hilfe erfahren.