Office: Database erstellen anhand eingaben in excell

Hallo,

heute wollte ich fragen ob es möglich ist eine Database der Eingaben in meinem Excel Dokument zu erstellen?

Anhand meiner Excel Datei werden Daten erfasst die im "lodging and dependent Info"Blatt eingegeben werden. (siehe link)
Das Blatt "AF1537" dient zum Ausdrucken der vorgegebenen Form.

Da die eingegeben Daten bisher nicht gespeichert werden würde es mich interessieren ob man die Daten in einer Database speichern könnte und bei Bedarf wieder in das Excel Formular übergeben könnte um die Daten erneut auszudrucken bzw. zu bearbeiten?

Das Formular dient zur Bewilligung von Wohngeld. Dabei kommt es vor das die jeweiligen Personen einige weitere male kommen und erneut Wohngeld beantragen. Damit ich diese Daten der Personen nicht erneut eingeben muss wäre es ein riesen Vorteil die Eingaben zu speichern. Sodass ich anhand einer Personen bezogenen Nummer, wie die SSN Nummer, die Daten entsprechend wieder aufrufen kann und in die Excel Datei schicken kann zum Bearbeiten und ausdrucken.

Versteht Ihr was ich möchte??

Hier habe ich die Excel Datei (welche ich so auch in Gebrauch habe) und Access Database wie ich es beschrieben habe zum Speichern der Daten.
Wie kombiniert man nun das Ganze??

Freu mich auf alle antworten!!

http://mayerh.ma.ohost.de/office/

Das selbe hab ich auch unter excel eingestellt. Bin mir nicht sicher wo richtiger wäre...

 

Ich hoffe, ja... ;-) Also... Wenn ich es richtig verstehe...

... dann solltest Du das Excel-Geraffel gleich ganz weglassen und die gesamten Schritte komplett in Access erledigen. Wozu soll das ganze Hin und Her zwischen Excel und Access sonst gut sein?

Bastel Dir eine kleine Datenbank, die mit entsprechenden Tabellen in der Lage ist, die benötigten Datensätze zu erfassen. Das Formular zur Erfassung eines Datensatzes kannst Du auch optisch durchaus so gestalten, wie das Erfassungs-Formular in Excel.

Das Ausdrucken des Formblatts mit den passenden Daten geschieht dann über einen Bericht in Access. Und auch der kann so gestaltet werden, wie Dein jetziger Ausdruck in Excel.

Aber Deine erfaßten Daten sind dann dauerhaft gespeichert und können jederzeit wieder abgerufen (und z.B. ausgedruckt) werden.

Excel ist keine Datenbank, ist keine Datenbank, ist keine Datenbank, ...

Gruß, Michael

 

Bastelwastl !!!

Hallo,

nun gut ich hab da jetzt mal angefangen an etwas "herumzubasteln".

Ich hab eine Tabelle, ein Formular und einen Bericht.

Ich bekomme nun auch die Daten angezeigt im Bericht. Wie kann ich es machen das jeweils nur ein ausgewählter Datensatz angezeigt wird. Den ich dann auch ausdrucken kann?
Ich würd gern nach SSN suchen können und dann ausdrucken.

Also ich hab jetzt nur mal angefangen rum zu probieren... kann mir da jemand die Richtung zeigen??
Bin ich auf dem richtigen weg???

Ich werde wohl länger an dem Teil rum basteln . Hoffe Ihr steht mir bei!!

http://mayerh.ma.ohost.de/office/

Gruß,

Harry

 

Re: Bastelwastl !!!

Guter Anfang... ;-)

Ich kann Deine Datei leider nicht öffnen, da ich nur Access 2000 zur Verfügung habe. Aber ein paar grundlegende Sachen, die Dir vielleicht helfen könnten:

a) Arbeite in Deinen Formularen und Berichten nie direkt mit den Tabellen als Datenquelle. Bau Dir immer eine Abfrage, die ein direktes Abbild der Tabelle darstellt. Benutze diese Abfrage dann als Datenquelle für das Formular bzw. den Bericht. Es gibt etliche Gründe für das Verwenden von Abfragen, zu denen u.a. Geschwindigkeit, Sortierung und Filter-Möglichkeiten gehören.

b) Du wirst wahrscheinlich ein "Einzel"-Formular erstellt haben, um die Datensätze zu erfassen. Das wäre mit einer Karteikarte vergleichbar, auf der alle Details zu sehen bzw. editieren sind. Ich würde Dir empfehlen, dazu passend auch ein "Endlos"-Formular zu basteln, in der nur ein kleiner Auszug (Kenndaten) als Liste untereinander dargestellt ist. Das wäre dann mit einem Inhaltsverzeichnis als 1. Blatt im Karteikasten vergleichbar. Dort könntest du eine Suche einbauen und durch Anklicken dann direkt den gewünschten Datensatz aufrufen.

c) Etliche Tips, Tricks, Design- und VBA-Beispiele mit genauer Erklärung sind in Karl Donaubauer's Access-FAQ zu finden. Zumindest diese Seite ist ein absolutes Muß für Access-Bastler.

Du wirst in einigen Punkten Deiner Datenbank wahrscheinlich nicht um zumindest ein bißchen VBA herum kommen. Tabellen / Abfragen, Formulare und Berichte sind mit den Wizards zwar recht schnell und komfortabel zusammengestellt, aber die individuelle Funktionalität ist mit diesen generischen Tools nicht erreichbar. Und letztendlich generieren die Wizards z.B. bei Buttons auch nur entsprechenden VBA-Code im Hintergrund...

Konkret Deine Frage: Ausdruck individuelles Formular...

Der Bericht würde pauschal alle Datensätze ausdrucken, die in der Datenquelle zu finden sind. Wenn Du also Deinen Bericht mit Seitenumbruch gestaltet hast, kriegst Du entsprechend viele Seiten ausgedruckt. Um nur einen bestimmten Datensatz (also eine spezielle Seite des Berichts) auszudrucken, muß der Datenquelle des Berichts gesagt werden, daß nur 1 Datensatz relevant ist. Hier wieder ein Punkt, warum Abfrage besser als Tabelle (für die Datenquelle) ist... ;-)

Ich weiß leider nicht, wie die Button-Wizards in A10 aussehen, in A00 gibt es da eine kleine Schwäche:

Wenn Du auf ein Formular einen Button setzt, kannst Du im Wizard auswählen, daß der z.B. ein neues Formular öffnen soll. Im weiteren Verlauf kann man dann optional auch sagen, daß nicht alle, sondern nur bestimmte Datensätze im neuen formular angezeigt werden sollen. Im VBA-Code, der daraus erzeugt wird, wird ein Parameter mit diesem "Filter" belegt, mit dem das neue Formular geöffnet wird.

Wählt man aber nicht "Formular öffnen" sondern "Bericht öffnen", bekommt man diese Option nicht, obwohl sie bei Berichten durchaus auch funktioniert. Zumindest bei A00 ist also etwas manuelle Nacharbeit am vom Wizard generierten VBA-Code notwendig.

Wenn Du an dieser Stelle bist und nicht weiterkommst, sag aber gerne nochmal kurz Bescheid. In der Access-FAQ wäre das übrigens unter Punkt 5.9 zu finden...

Gruß, Michael

 

Mein Projekt

Hallo,

also erstmal vielen Dank fuer Deine Tips. Allerdings bin ich damit etwas ueberfordert...

Ich bekomme es nicht hin eine Abfrage als datenquelle zu erstellen...? Hab das jetzt versucht aber ich komm da nicht klar... kann man das auch nachtraeglich aendern wenn das Grundgeruest steht?

Kann ich die Datei nicht unter access 2000 speichern ohne das etwas fehlt?
Dann koenntet Ihr da mal drueber schauen...?
Waer schon besser wenn jemand der Ahnung hat sich das mal anschaut.

Ist vielleicht jemand aus der naehe von Kaiserslautern mit dem ich mich austauschen koennte?

Gruss

Harry