Office: Dateienabgleich per Excel!

Hallo erstmal!

Habe folgendes Problem:
Ich muss per Hand eine Mappe auf dem Laufenden halten, die Zeichnungen beinhaltet. Derzeit bedeutet das für mich, eine fast 600 Zeichnungen umfassende Mappe regelmäßig händisch zu kontrollieren, ein nervenaufreibendes und zeitraubendes Unterfangen.
Die Zeichnungen sind als PDF-Dateien vorhanden und werden von einer anderen Person abgelegt bzw. verändert. D.h. das einzige, woran ich erkenne, ob eine Zeichnung neu ist oder nicht, ist ihre Bezeichnung (also der Dateiname). Deswegen war mein Gedanke, eine Excel-Datei zu erschaffen, die die vorliegenden Zeichnungsdateien (bzw. deren Namen) kontrolliert und mir mitteilt, wenn eine Änderung aufgetreten ist (und vor allem wo diese auftritt).
Das ganze will ich dann in eine Excel-File packen, die mir als eine Art "Digitale Zeichnungsmappe" dient.

Der Haken an der Sache ist: Ich hab keine Ahnung ob und wie man mittels Excel Dateien (im Arbeitsplatz bzw. in einem bestimmten Verzeichnis) kontrollieren bzw. vergleichen etc. kann.

Ich hoffe man kann aus meinem Gedankenwirrwar halbwegs verstehen was ich vorhabe :mrgreen:

Achja, zum Schluss noch meine Software:
Microsoft Office 2000
- Excel 2000 (9.0.3821 SR-1)
- Adobe Acrobat Reader 6.0 (6.0.3.30.11)

mfg
Pave

 

Hallo Pave!

Wirklich verstanden habe ich das nicht...
Aber ich versuch's mal:
Ich hoffe, deine Dateien liegen alle im gleichen Verzeichnis.
Definiere einen Namen:
Menü Einfügen -> Namen -> Definieren
Name: Dateiliste
Bezieht sich auf: =DATEIEN("C:\Dein_Verzeichnis\*.pdf")&T(JETZT())

Schreibe nun in eine Zelle deiner Wahl die Formel
=INDEX(Dateiliste;ZEILE(A1))
und kopiere diese nach unten.
Nun hast du eine Liste aller pdf-Dateien im angegebenen Verzeichnis.
Inwieweit dich das weiter bringt, weiß ich nicht, aber vielleicht ist es als Ansatz erstmal nicht schlecht...

 

Sehr gut, danke Schatzi!

Hat mir sehr weitergeholfen!
Was ich jetzt noch gern wissen würde:
Wie Schaffe ich es, dass Excel diese Liste mit einer vorhandenen abgleicht?
Ich hab mir das so gedacht:
Jede Zeichnung (bzw. deren Dateinamen), die von mir ausgedruckt wird, kopiere ich in eine eigene Spalte in Excel. Wenn sich jetzt im Zeichnungsverzeichnis (d.h. dem "reellen" Verzeichnis, in das die PDFs abgelegt werden) etwas ändert will ich eine Aktualisierung in der Excel-Datei (d.h. in der Liste haben). Stimmt diese sich selbst regenerierende Liste nicht mehr mit der von mir seperat kopierten Zeichnungsnamenliste vom Inhalt her nicht mehr überein, will ich dass mir die Excel-Datei die geänderten anzeigt...wie das geschieht ist eigentlich nicht von Bedeutung, wichtig ist das es schnell erkennbar ist.
Als Beispiel:

folgende PDFs im Verzeichnis vorhanden:
Z1-A-B.pdf, Z2-A-B.pdf, Z3-A-B.pdf, Z4-A-B.pdf

Ich kopiere über deine oben genannte Funktion eine Liste mit den Zeichnungsnamen in meine Excel-Datei, allerdings nicht alle Zeichnungen, sondern nur jene, die zum Schluss das B haben (d.h. nicht mit "...\*.pdf" sondern mit "...\*B.pdf")

Wird eine Zeichnung ausgedruckt, kopiere ich mir ihren Dateinamen in die selbe Excel-Datei, d.h. der Dateiinhalt sieht dann folgend aus:

Zeichnungsliste mittels Funktion (mittels Funktion aus "C:\Mein Verzeichnis\*B.pdf" übernommen):
Z1-A-B.pdf
Z2-A-B.pdf
Z3-A-B.pdf
Z4-A-B.pdf

Zeichnungsliste mittels Kopieren (bereits ausgedruckt):
Z1-A-B.pdf
Z2-A-B.pdf
Z3-A-B.pdf
Z4-A-B.pdf


Ändert sich nun im Verzeichnis etwas "C:\Mein Verzeichnis\", so möchte ich eine automatische Aktualisierung der Zeichnungsliste mit Funktion, sobald ich die Datei das nächste Mal aufrufe.
Beispiel: (angenommen die obige Datei wurde bereits erstellt)

Änderungen im Verzeichnis auf:
Z1-B-B.pdf, Z2-B-B.pdf, Z3-A-B.pdf, Z4-A-B.pdf


Automatische Aktualisierung meiner Zeichnungsliste mit Funktion auf:
Z1-B-B.pdf
Z2-B-B.pdf
Z3-A-B.pdf
Z4-A-B.pdf

Kopierte Zeichnungsliste bleibt unverändert:
Z1-A-B.pdf
Z2-A-B.pdf
Z3-A-B.pdf
Z4-A-B.pdf

Zusätzliche Funktion zeigt mir Unterschiede an:
Z1-B-B.pdf
Z2-B-B.pdf

Wie mir Excel diese Änderung anzeigt ist irrelevant, wichtig ist, dass diese leicht erkennbar und ohne langem Suchen aufzufinden ist.
(D.h. mein Grundgedanke ist es, Änderungen schnell zu erkennen und gleichzeitig eine manuelle Liste zu führen, die mir Zeigt welche Zeichnungen von mir bereits archiviert wurden und welche nicht, welche ausgetauscht und auf Stand gebracht gehören etc.)

Hoffe diese Erklärung veranschaulicht besser was mein Problem ist.

Bitte um weitere Hilfe!

Auf jeden Fall nochmal danke für den Tipp Schatzi, hat mich schon um einiges Weiter gebracht!

MFG
Pave

 

Hallo!

Angenommen, deine "alte" Liste in in Spalte A und deine "aktuelle" Liste in Spalte B, dann schreibe z.B. in C1:

=WENN(ZÄHLENWENN(A:A;B1);"";"neu")
und runterkopieren

Nun werden alle Einträge aus Spalte B markiert, die NICHT in Spalte A auftauchen.

 

Hallo nochmal,

die Tabelle funktioniert nach wie vor gut, allerdings ergibt sich ein Problem:

Wenn ich die Index-Formel öfter runterkopiere als Dateien im Ordner vorhanden sind, bekomm ich den #BEZUG-Fehler.

Was ich nun bräuchte:

Eine "automatisierte" Version von der INDEX-Formel, bei der Excel die Zelleinträge automatisch erstellt, also folgendermaßen:

20 Dateien vorhanden:
Excel erzeugt 20 Einträge in der Tabelle.
Wenn nun nochmal 20 Einträge hinzukommen, soll Excel diese automatisch hinzufügen.

Ich will sozusagen den #Bezug-Fehler umgehen, nicht nur visuell, sonder so dass meine Zellwerte diesen nicht mehr beinhalten und keine Zellen irgendwo im Formelnirvana verloren gehen.

Zusätzlich sollte es möglich sein am Ende dieser automatisch erstellten Eintragsliste eine "manuelle" Zelle zu erstellen, z.b. eine Zusammenfassungszelle, welche jedoch bei einer Änderung der Dateianzahl innerhalb der Tabelle "mitwandert"

Danke im Voraus

Pave

 

Hallo!

Eine visuelle Ausblendung der #BEZUG-Fehler könnte man mit Formeln arrangieren:
=WENN(ISTFEHLER(DeineIndexFormel);"";DeineIndexFormel)

Alternativ kann man Fehlerwerte auch über die bedingte Formatierung ausblenden.

Dein Vorhaben, die Länge der Liste automatisch anzupassen, ist dagegen nur mit VBA-Programmierung möglich.

 

Hallo nochmal, habe jetzt vor das Problem mittels Autofilter zu lösen, dazu eine Frage:

gibt es eigentlich eine Möglichkeit, die Autofilter-Optionen zu verändern, d.h. z.b. gewisse Kriterien aus dem Autofilter zu entfernen?
Bzw. was noch wichtiger wäre:
Kann ich irgendwie benutzerdefinierte Autofilter speichern?

Danke im Voraus

Pave

 

Hallo!

Eine Möglichkeit, die Filtereinstellungen zu speichern, ist mir nicht bekannt.
Allerdings kann man sich mehrere Einstellungen als Hilfsspalten integrieren, wenn man den Filter über eine Formel einstellt.

 

Habs jetzt folgendermaßen gelöst:

Hab direkt unter dem Autofilter Hilfszellen angelegt, die ich ausgeblendet habe. Funktioniert ganz gut.

Eine Frage hätt ich da aber noch:

Die Zeichnungen sind in verschiedene Baugruppen unterteil, d.h. folgendermaßen
(Zeichnung = Z, Baugruppe = BG)

BG01
Z1 OK
Z2 OK
Z3 NEU
Z4 OK
Z5 OK
.
.
.
BG02
Z1 NEU
Z2 OK
Z3 NEU
Z4 NEU
Z5 OK
.
.
.
BG03
Z1 OK
Z2 NEU
Z3 NEU
Z4 NEU
Z5 NEU
.
.
.

Um das #BEZUG-Problem zu umgehen habe ich jetzt eine WENN-Funktion in die Formel die das "Neu-OK" steuert integriert, so dass anstatt #BEZUG "" (also eine leere Zelle) dargestellt wird.

Wenn ich jetzt jedoch den Autofilter in der "OK/NEU"-Spalte auf "nichtleer" stelle, blendet er mir die Baugruppenüberschriften mit aus.

Besteht eine Möglichkeit diese Überschriften zu fixieren?

Danke

Pave

 

Hallo!

Am einfachsten wohl mit einer weiteren WENN-Verschachtelung, z.B.

=WENN(LINKS(A1;2)="BG";"Überschrift";DeineBisherigeFormel)