Office: (Office 2010) Dateiname für PDF-Bericht

Problem: Typischerweise werden nur 7 von 9 Berichten geöffnet.
Aus Access werden mehrere Berichte als PDF geöffnet.
Leider werden die Namen der PDF Dateien generiert mit einer Zeit-Zahl und weil einige Berichte schnell aufeinander geöffnet werden, verhädern / überschreiben sich die Namen. Als folge werden einige Dateien nicht geöffnet und gehen verloren. Die Namen sehen so aus: 20120731093410.pdf

Access spezifisch:
geöffnet wird mit VBA:
DoCmd.OpenReport "Mein_Bericht", acViewNormal, "", "", acNormal

PDFs werden per default auf meinem 'Windows 7 Ultimate' mit dem 'PDF-XChange Viewer' geöffnet.

Frage: Gibt es einen eleganten Weg den Berichten einen eindeutigen Namen zu geben? Es spielt keine Rolle wie die Berichte geöffnet werden, aber es müssen immer alle Berichte erscheinen.

:)

 

In obigem Codeschnipsel sehe ich nicht, wie Du den Dateinamen generierst... wenn Du uns das noch zeigst, können wir evtl. helfen.

 

Es wird in Access nur diese Report-Anweisung ausgeführt.

Ich bin mir nicht einmal sicher ob der Name überhaupt in Access generiert wird.

Wo kann ich nachschauen, wie der Name generiert wird?

Zur Sicherheit, eine Function die fünf Berichte öffnen soll:

'------------------------------------------------------------
' b_Bestellung_Rüegg_Mo
'------------------------------------------------------------
Function Bestellung_Rüegg_Mo()
On Error GoTo b_Bestellung_Rüegg_Mo_Err

DoCmd.OpenReport "Zus Bestellung Gutsch nicht abgezogen 36", acViewNormal, "", "", acNormal
DoCmd.OpenReport "Zus Bestellung Gutsch nicht abgezogen 36 5", acViewNormal, "", "", acNormal
DoCmd.OpenReport "Bestellung Rüegg Rüst", acViewNormal, "Bestellung", "[Bestellung]![Artsupnum]=36 And [Bestellung]![Artcomm3]=""0001"" And [Bestellung Neff]![Ordqtyord]>0", acNormal
DoCmd.OpenReport "Bestellung Gutschriften", acViewNormal, "Bestellung", "[Bestellung Gutschriften]![Artsupnum]=36 And [Bestellung Gutschriften]![Artcomm3]>=""0001""", acNormal


b_Bestellung_Rüegg_Mo_Exit:
Exit Function

b_Bestellung_Rüegg_Mo_Err:
MsgBox Error$
Resume b_Bestellung_Rüegg_Mo_Exit

End Function

 

Das Ziel ist es, dass alle Berichte geöffnet werden. Ich suche Ideen um diese Ziel zu erreichen.

Eventuell ist die Anforderung einen Bericht mit einem eindeutigen Namen zu öffnen zu schwierig. Ich hatte gehofft, das man Access irgenwie einen Deiteinamen angeben kann.

Gibt es sonstige kreative Ideen, dass alle Berichte erscheinen.

Meine bisherigen Ansätze:
- Eine MsgBox oder ein Sleep zwischen den Berichten einbauen
- die Dateien speichern und mit einem shell cmd die Berichte öffnen und löschen
- ???

Bitte ergänzt eure Ideen? Ich bin komplett neu bei Access und freue mich über eure Hinweise! Was hat Access noch für coole Features, die ich verwenden könnte?

 

Ich habe hier kein Access2010 zur Hand.
Aber an der OpenReport-Methode hat sich AFAIK nichts geändert; hier wird weder ein PDF-Bericht erstellt noch ein Dateiname vergeben sondern lediglich ein vorhandener Access-Bericht geöffnet.

Woher kommen die PDFs und die ominösen Dateinamen?

 

Hallo

Ich vergebe den Berichtsnamen mit der Funktion me.caption beim Öffnen bzw. Formatieren des Berichts

Code:

Damit wird der Name auch beim Ausdruck als PDF weiterverwendet.

PS: Dein Name (DatumUhrzeit??) wird höchstwarscheinlich durch das PDF Programm erzeugt, da von Access noch kein Name für den Bericht festgelegt wurde

mfg
Chris

 

DoCmd.OpenReport "Bericht_Name", acViewNormal, "", "", acNormal
Der Befehl sendet die Berichte an einen konfigurierten Printer oder so. Dieser Printer erzeugt dann PDFs. Ich glaube das zweite Argument definiert das Ausgabe-Format 'acViewNormal'.
Das analoge Makro definiert 'Ansicht' = 'Ausdruck'
Bei Ansicht kann zwischen 'Ausdruck', 'Entwurf', 'Seitenansicht', 'Bericht' und 'Layout' gewählt werden. Es soll schon ein PDF erzeugt werden, soweit ist es richtig.

Warum der Drucker ein PDF erzeugt, weiss ich nicht, das ist vermutlich eine Access-Einstellung. Mein Windows default-Drucker sendet Auftrage an einen Drucker, welcher Papier und nicht PDFs auspuckt.

Gibt es irgendwo globale Access-Einstellungen zum drucken?
Bei 'Datei' -> 'Drucken' gibt es drei Einträge
'Schnelldruck'
'Drucker'
'Seitenansicht'

Der 'Schnelldruck'gibt an den Standarddrucker zu verwenden. Aber konfigurieren kann ich da nichts. Bei den Optionen finde ich keinen brauchbaren Eintrag zum Drucker. Bei Option -> Clienteinstellung -> Drucken kann ich lediglich die Breite der vier Seitenränder einstellen.

 

Genau soetwas suche ich!

Leider wird 'Me' nicht akzeptiert:

Function Test()
On Error GoTo Test_Err

' Test PDF Name
Me.Caption = "Test"
DoCmd.OpenReport "Zus Bestellung Gutsch nicht abgezogen 36", acViewNormal, "", "", acNormal

Test_Exit:
Exit Function

Test_Err:
MsgBox Error$
Resume Test_Exit

End Function

Erzeugt den Fehler:
"Fehler beim Kompilieren:
Unzulässige Verwendung des Schlüsselwortes Me"

 

Hallo

Der Befehl darf nicht beim Aufruf der Funktion stehen, sonder muß direkt in Bericht eingefügt werden.

• Bericht in der Entwurfsanicht öffnen
• Auf Gruppenfuß klicken
• Ereignis beim Formatiern
• Dort den code einfügen

mfg
Chris

 

Wenn ich im Fussbereich -> Beim Formatieren
den Wert eingebe:

Private Sub Gruppenfuß0_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)
Me.Caption = "Name des Berichts"
end sub

bekomme ich die Fehlermeldung:

"Der von Ihnen eingegebene Ausdruck ist syntaktisch falsch.
Sie haben möglicherweise einen Operanden, aber keinen Operator eingegeben."

 

Sorry, Missverständnis

Den Code darfst du nicht direkt in die Zeile "beim Formatieren" eingeben. Klicke in der Zeile "beim Formatieren" ganz rechts auf die 3Punkte, dadurch kommst du in den VBA - Editor für den Bericht
Hier gibst du dann die Zeile:
Code:

zwischen der Zeile: Code:

und der Zeile: Code:

ein

MFG
Chris

 

Entwurfsansicht des Berichts
Seite einrichten
Drucker>>spezieller Drucker
Pdf XChange wählen
Eigenschaften des Druckers
Einstellungen unter "Speichern" wie im angehängten Bild
Bericht speichern

 

Ich sehe jetzt zwei Varianten:
1. Variante: PDF XChange installieren (ich habe nur den viewer davon: PDF-XChange Viewer)
2. Variante: DoCmd.OutputTo verwenden.

Mit:
DoCmd.OutputTo
acOutputReport,
"BerichtName",
acFormatPDF,
"C:\tmp\test.pdf",
True

Damit erreiche ich mein Ziel Beinahe: Jeder Bericht wird mit angegebenen und eindeutigem Namen geöffnet. Leider wird dabei das PDF Dokument noch gespeichert.

Eure Antworten waren perfekt! Der Dokumentenname wird mit Me.Caption richtig gesetzt, nur mein verflixter Drucker lässt sich einfach nicht für Dokumentennamen konfigurieren. Speichern des Berichts verwendet auf anhieb den gewünschten Dateiname.
Dass andere PDF-Viewer sinnvoller konfiguriert werden können habe ich gehofft, aber ich wollte auch nicht beliebige Applikationen installieren nur um die Konfiguration zu testen.

Herzlichen Dank für euren Beistand und Fachwissen.

 

Hallo!

Diese Anforderung ist neu - oder?
Du könntest die Dokumente im Tmp-Verzeichnis speichern. Dort sieht sie der User nicht. Zusätzlich könntest Du beim Beenden von Access auch noch eine kleine Routine starten, die dort alle gespeicherten PDF-Dokumente löscht.

CU

 

Genau, die Berichte werden im tmp Verzeichnis gespeichert. Weil diese eindeutige und gleichbleibende Namen bersitzen, wird die alte Version jeweils überschrieben. Einen batch-job, welcher regelmässig löscht, ist daher gar nicht mehr nötig.

Herzlichen Dank für den Hinweis!