Office: (Office 2010) Daten aus Access in Excelvorlage übertragen

Hallo,

ich benötige etwas Hilfe und Tipps bei einem Vorhaben. Zunächst muss ich aber ein paar Sätze zum Ablauf schreiben.

In einer Access DB werden bei uns die Kundenanfragen zwecks Verwaltung eingetragen. Diese Daten werden innerhalb der Datenbank weiter verwendet. Z. B. für Angebotsabgabe und Angebotsnachverfolgung.

Der Ablauf bei uns in der Firma ist so, dass wir in die Datenbank die Anfrage mit den folgenden Anfragekopfdaten eintragen:

- Kundename
- Anfragedatum
- Kundenteilenummer
- Angefragte Menge
- Zeichnungsdatum
- uvm.


Jede Anfrage wird individuell behandelt und muss artikelspezifisch kalkuliert werden. d. h. wir haben keine Artikel auf Lager die wir verkaufen, sondern stellen diese explizit auf Basis der Kundenanfrage her.

Um den Angebotspreis zu ermitteln sind viele Informationen notwendig. Die Informationen werden bei uns in eine Excelvorlage eingetragen. Jede Fachabteilung hat einen eigenen Reiter wo sie die Informationen einträgt.

Diese Excelvorlage füllen wir aktuell noch mit den Anfragkopfdaten händisch. D. h. die Anfragekopfdaten werden zunächst in die Accessdatenbank eingetragen anschließend geht der Vertriebsmitarbeiter hin öffnet die Excelblancovorlage und trägt die selben Daten händisch noch mal diese ein. FATAL :-), damit die Kollegen die notwendigen Informationen in dem Excelsheet haben.

Ich habe nun die Idee die Anfragekopfdaten die ja in Access bereits eingetragen werden, irgendwie in das Excelsheet in bestimmte Felder eines Tabellenblattes zu übertragen.

An dieser Stelle muss ich sagen, dass die Exceltabelle für die Einträge notwendig ist, da dort noch viel mehr Informationen von den Fachabteilungen kommen. Die Idee hatte ich auch schon mal, dass man die Daten direkt in Access einträgt. Leider ist die ganze Thematik sehr komplex und wir beschlossen haben an der Excelliste festzuhalten.

Zurück zum Thema. Meine Wunschdenken wäre so, dass man in Access sich ein Blancoformular importiert und dieses dort befüllt wird.

Vom Ablauf her stelle ich es mir so vor:

1. Anfragekopfdaten werden in Acces eingetragen (Vergabe einer ID). Auf diese Basis erstelle ich mir eine Abfrage mit den Daten die in die Exceltabelle rein müssen.
2. Aus einem Kombofeld suche ich mir die einsrechende ID aus.
3. Klicke auf einen Button - wo nach der Befehl gegeben wird, dass die Excelvorlage mit den entsprechenden Kopfdaten gefüllt wird und ich die Exceldatei nur noch irgendwo in einen beliebigen Ordner abspeichern muss.


Was meint ihr dazu? Ist Soetwas machbar? Falls ja bin ich um jeden Tipp froh. Habt ihr ggf. einen einfacheren Vorschlag?

Gruß
Martin

:)

 

Hallo,

ich halte das ganze Vorgehen für völlig unausgegoren. Ich würde mir erst mal den gesamten Prozess ansehen, unabhängig davon, ob irgendwas in einer DB oder in Excel eingegeben wird, und dann prüfen, an welcher Stelle welche Informationen erzeugt werden, was dazu an Informationen vorhanden sein muss und wie man das sinnvoll in ein Datenmodell umsetzen kann. "Sehr komplex" ist leider in ganz vielen Fällen nur ein Synonym für "es gibt keine brauchbare Prozessanalyse und wir wissen auch nicht, wie man Daten sinnvoll strukturiert". Diese Hin- und Herschieberei von Daten zwischen Excel und Access könnte man natürlich noch toppen, indem man die Daten per Screenshot weitergibt und der Empfänger dann die 10-Finger-Schnittstelle nutzt.

Machbar ist prinzipiell eine ganze Menge, auch wenn es Schwachsinn ist. Frei nach dem Motto: "Kansste so machen, aber dann wird's halt Scheiße."

Gruß
Fred

 

Hallo Fred,

vielen Dank für deine Antwort. Ich merke, dass du mein Anliegen verstanden hast. Grundsätzlich hast du Recht. In Anbetracht der Tatsachen spielen natürlich andere Faktoren hinsichtlich Prozess ein große Rolle, die mit der Thematik Datenbank nix zu tun haben. Aktuell handle ich nur im Rahmen meiner Möglichkeiten, Kompetenzen und Akzeptanz meiner Kollegen.

Wenn es nach mir ginge und ich viele Möglichkeiten hätte, würde ich einen Programmierer und Berater einstellen und den Ganzen Prozess auf einer grünen Wiese neu gestalten. - Das geht nun leider nicht so einfach.

Ich habe zwar in meinem Beitrag geschrieben, dass wir die Angebotsdaten in eine DB eintragen. In der Tat ist es aber so, dass dieses Vorhaben gerade in der Prüfung ist, ob wir es so machen, da ich es heute den Kollegen vorgestellt habe. Im Zuge dessen kam der Wunsch bzw. Vorschlag, diese Daten direkt in das entsprechende Excelsheet zu übertragen. Daher mein Beitrag.

Der Ablauf aktuell ist nämlich so, dass wir die Anfragedaten sogar 3 mal separat irgendwo in Excel eingeben. Und das ist kein Witz. Wobei, und das ist auch kein Witz, Ein und die selben Daten werden innerhalb einer Exceldatei eingetragen. Einmal in Tabellenblatt 1 und und noch mal in Tabellenblatt 2. Etwas zeitlich versetzt aber es wird tatsächlich so gemacht.

 

Hallo Marcys,

völlig unabhängig davon, ob das Anliegen sinnvoll ist:

An welchem Punkt scheiterst Du denn bei der Übergabe von Access-Daten an ein Excelblatt oder -vorlage?

 

Ja. Erstaunlicherweise bist Du nicht der Allererste, der auf die Idee kommt, Daten aus Access in ein Excelblatt übertragen zu wollen.

Na, wenn Du schon der Beste im Hause bist: AccessToExcel
Mit der Fähigkeit zur eigenen Recherche wird man dann schon königsgleich.

 

Hallo Martin,

so ganz ungewöhnlich ist die Individualkalkulation mit Excel Tabellenvorlagen nicht. Man muß das nur vernünftig in den Workflow mit einbeziehen.

Wenn die gesamte Auftrags- und Angebotsverwaltung mit einer DB gemacht wird, ist ja schon viel erreicht. Was den Kalkulationsteil angeht, würde ich das aber anderes herum machen, d.h. von Excel aus gesehen werden die zu bearbeitenden Angebotsdaten abgerufen, z.B. per Userform selektiert, die notwendigen Schritte für die Kalkulation in Excel durchgeführt und anschließend eine Rückmeldung in die DB per Excel geschrieben, z.B. die XL-Datei in ein Verzeichnis archiviert und an in die Access-DB den Pfad und einen Bearbeitungstatus übergeben. Die Anwender, welche mit der Kalkulation beschäftigt sind, können so wiederholt auf vorhandene Daten zugreifen, möglicherweise statusabhängig auch schreibgeschützt, und auch die Neuanlage sollte so kein Problem mehr sein.
Aus Sicht der DB hat man dann auch zusätzlich noch die Möglichkeit, die einzelnen Stadien bei der Angeboterstellung mitzuverfolgen.

Nur mal so eine Idee ...

Gruß Ulrich

 

Hi Martin
Ich kenne das Problem, bei uns ist das ähnlich. Natürlich wäre es am besten den kompletten Ablauf zu überdenken und zu erneuern, das will nur niemand bezahlen.

Ich habe das folgendermaßen gelöst:
Beim anlegen eines neuen Auftrages wird für den Auftrag ein Ordner erstellt wo eine Excel Vorlage herein kopiert wird. Diese wird dann mit den Daten von Access ausgefüllt.

Hier ein Ausschnitt aus dem VBA Code...
Mike

Code: