Office: Daten in andere Datei übernehmen

Hallo,
ich bräuchte bitte mal eure Hilfe. Trotz suche hab ich nicht das passende nicht gefunden.

Ich hab eine Datei (2 Tabellen) aus der müsste ich bestimmte Daten auslesen und in eine andere Datei übernehmen. Die Dateien befinden sich im gleichen Verzeichnis.

Wie kann ich das bewerkstelligen. Zum besseren Verständnis hab ich die Dateien mal angehängt.

Vorerst Danke für die Hilfe.

 

Hallo,

wie ich feststellen muß, ist die Aufgabe evtl. doch zu aufwendig oder zu schwierig oder ist im falschen Forum.

Mit der Suche hab ich es auch schon versucht. Leider war hier auch nichts dabei.

Ich dachte, ich würde Hilfe oder wenigstens eine Antwort bekommen.

Vielleicht probier ich es mal mit googeln.
Wäre noch ne Alternative, sollte ich doch keine Hilfe hier bekommen.

Danke an alle die sich den Thread angesehen haben.

 

Gibt 2 Möglichkeiten:

a) Es ist absolut trivial und jeder fragt sich, wieso Du nicht selbst drauf kommst. Das würde auf sowas hinauslaufen:
'[mappe1]tabelle1'!zelle1: ='[mappe2]tabelle2'!zelle2

b) Es ist nicht trivial und es fehlen ganz einfach weitere Informationen. "bestimmte Daten" kriegen wir ja noch auf die Werte der Spalten reduziert, die genannt werden. Aber z.B. welcher MA arbeitet in welcher Schicht? Wie genau sollen die Daten übernommen werden?

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,
zu nächst mal Danke für deine Antwort.
Nun zu meinem Problem:
Wir haben 2 Typen von Mitarbeiter, zum einen Firmeneigene und dann noch Fremdfirmenmitarbeiter.
Die Fremdfirmen werden anders abgerechnet als die Firmeneigenen. Für die Fremdfirmen haben wir eine wöchentliche Abrechnung und für die Firmeneigenen ist eine monatliche Abrechnung notwendig. Jedoch sollten beide, der Einfachheit halber, auf einer Liste geführt werden. Um einen besseren Überblick der Anwesenheit zu haben ist dies auch okay eine wöchentliche Liste für alle zu führen.

Ich habe zwei Tabellen :
1. Rollcall KW 45-11 Nov (wöchentliche Arb.-Stunden – Schicht 1 + Schicht 2)
2. Rollcall PG MA Nov (Auswertung der Arb.-Std nach Kalenderwochen)

zu 1 – in dieser Liste Rollcall KW 45-11 Nov werden die tägl. Arbeitsstunden aller Mitarbeiter (2 Schichten) in der lfd. Kalenderwoche geführt.
In der Spalte B – der Name des Mitarbeiters (ab der Zeile 58 – 62 werden die Firmeneigenen Mitarbeiter eingetragen, Namen können sich ändern)
In den Spalten E, F + G werden die Wochengesamtstunden nach Abteilung aufgeschlüsselt.

zu 2 – in dieser Liste Rollcall PG MA Nov sollen die wöchentlichen Arbeitsstunden der Firmeneigenen Mitarbeiter aus der Liste z.B. Rollcall KW 45-11 Nov
aus den Spalten E, F + G Zeile 58 – 62 in Liste Rollcall PG MA Nov in die Spalten J, K + L (für KW45) in die Spalten O, P + Q(für KW46) usw. übernommen werden.

Nun ist es aber so, dass sich die Kalenderwochen ändert, also auch die Dateibezeichnung, aus Rollcall KW 45-11 Nov wird dann Rollcall KW 46-11 Nov usw..
Die Daten stehen sowohl bei Rollcall KW 45-11 Nov Schicht 1 u. Schicht 2 aber immer in den gleichen Spalten + Zeilen (Spalte B Zeile 58 – 62).
Wenn ich jetzt z.B. bei Rollcall KW xx-xx bei Schicht 1 oder 2 in B 58 einen Namen eintrage, so sollte dieser automatisch in die Liste Rollcall PG MA Nov in die Zeile C9 oder C20 (je nach Schicht 1 od. 2 ) übernommen werden. Weiterhin sollten es auch die Wochenstunden aus der Rollcall KW xx-xx Liste E58, F58 + G58 in die Liste Rollcall PG MA Nov in die Spalten für die jeweilige Kalenderwoche (z.B. für KW 45 Schicht 1 – J9, K9 od. L9 u. für Schicht 2 – J20, K20 od. L20) übernehmen.

Das ganz hört oder liest sich ziemlich kompliziert und ich hab keine Ahnung wie ich das am einfachsten realisieren könnte.
Ich hoffe, du kommst mit dem ganzen Wirrwarr klar, wenn nicht kann ich die die Originaldateien per Mail zuschicken, da sie zum hochladen zu groß sind.

Es würde mich sehr freuen wenn du mir bei dem Ganzen weiterhelfen könntest. Wäre echt toll.

 

Hallo Michael,
ich hab beim googeln folgendes Makro gefunden, leider hab ich von VBA keine Ahnung. Wie kann ich das Teil abändern, da ich denke es könnte für meine Anforderungen evtl. das Richtige sein.
Kannst du mir bitte dabei helfen es auf meine Dateien anzupassen.

Sub Konsolidierung()
Dim MySheet As Worksheet ' aktuelles Arbeitsblatt
Dim strPath As String ' Dateipfad zum Auslesen der Dateien
Dim strFile As String ' Quelldatei
Dim wkbInput, meins As Workbook ' Quell-Arbeitsmappe
Dim wksInput As Worksheet ' Quell-Registerblatt
Dim lngTargetRow As Long ' Zeilenzähler für die Bewertungsinformationen
Dim lRow As Long ' Schleifenzähler
Dim lCol As Long ' Schleifenzähler
Dim delta As Integer

Pfad = InputBox("Bitte geben Sie den Pfad an, indem die Excel-Tabellen enthalten sind! Bitte abschließenden Backslash nicht vergessen!", "Pfad?")
strArbeitsmappe = InputBox("Bitte geben Sie das Tabellenblatt an, welches die Daten enthält", "Schicht 1", "Schicht 2")
If strArbeitsmappe = "" Then MsgBox "Bitte geben Sie den Name der Arbeitsmappe an, in der die Daten enthalten sind", vbInformation, "Arbeitsmappe": Exit Sub
Application.DisplayAlerts = False
Application.ScreenUpdating = False
delta = 0
Set MySheet = ActiveSheet
Set meins = ActiveWorkbook
strPath = ActiveWorkbook.Path

'-------------------------------------'
' Verzeichnis durchgehen und alle Dateien auslesen
'-------------------------------------'
strFile = Dir(strPath & "\*.xls")
Do While strFile <> "" ' Schleife beginnen

If strFile = ActiveWorkbook.Name Then
'-------------------------------------'
' Zieldatei natürlich übergehen
'-------------------------------------'
Else
'-------------------------------------'
' Quelldatei öffnen
' und 1. Registerblatt auswählen
'-------------------------------------'
Set wkbInput = Application.Workbooks.Open(strPath & "\" & strFile)
Set wksInput = wkbInput.Worksheets("Verteilungsbogen")
'-------------------------------------'
' Daten auslesen und in Auswertung kopieren
'-------------------------------------'
wksInput.Activate
wksInput.Cells(4, 10).Select
Selection.Copy
meins.Activate
MySheet.Activate
MySheet.Cells(2 + delta, 1).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False

'**nächste zelle
wksInput.Activate
wksInput.Cells(4,12).Select
Selection.Copy
meins.Activate
MySheet.Activate
'MySheet.Cells(0, 1).Select
ActiveCell.Offset(0, 1).Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _
:=False, Transpose:=False

delta = delta + 1

'-------------------------------------'
' Datei schließen
'-------------------------------------'
wkbInput.Close
Set wkbInput = Nothing

End If

strFile = Dir ' Nächsten Eintrag abrufen

Loop

MsgBox "Ich habe Fertig!"

End Sub

 

Ich glaub, mit dem Makro wirst Du nicht viel werden. Die "Anpassungen" wären so umfangreich, daß bis auf den Teil "suche alle passenden Dateien" wohl nicht mehr viel übrig bleiben würde.

Soweit ich das bisher verstanden habe, ist es aber doch gar nicht sooo viel manuelle Arbeit, oder? Es beschränkt sich darauf, daß beim Erstellen einer neuen Wochen-Datei die jeweilige Monatsdatei angepaßt werden muß, oder?

Auf alle Fälle kann per Formel nicht eine Datei erfaßt werden, die es in dem Moment noch nicht gibt. Es bleibt also nur die Anpassung der Formel nach Erstellung der neuen Datei. Und diese Anpassung kann manuell oder per Makro passieren.

Bei dem Tabellen-Aufbau könnte ich mir "ganz grob" eine automatische Aktualisierung der Formeln / Werte per Makro vorstellen, aber eine genaue Idee fehlt mir dazu trotzdem.

Vielleicht beschreibst Du mal Schritt für ganz genau, was eigentlich genau passiert, wenn Du es jetzt manuell anpaßt. Vielleicht ist das ein Ansatzpunkt für die Aufzeichnung eines Makros, das man danach anpassen könnte.

Gruß, Michael

PS: Auch im Excel-Forum ist aber sicherlich auch der Hinweis gestattet, daß dies vielleicht eher eine Aufgabe für eine Datenbank, also z.B. MS-Access, sein dürfte.

Zeiterfassung ist mit Excel sicherlich relativ gut möglich, aber mit Access muß man sich da lange nicht so sehr verbiegen, wenn es um mehrere Personen geht, von denen Zeiten erfaßt werden sollen.

Das kontinuierliche Erfassen von Werten ist grundlegende Aufgabe einer Datenbank, nicht einer Tabellenkalkulation.

 

Hallo Michael,

Danke für deine Antwort:

zu Absatz 1: Ich habe es in einem Forum gefunden und es hörte sich gut an was ich da gelesen habe. Wenn es aber zu umfangreich, ist es besser die Finger davon zu lassen.

zu Absatz 2: In der Monatsdatei müsste ich dann die Formel in so etwa 3 Spalten und 20 Zeilen anpassen, was dann doch relativ Zeitaufwendig wäre.

zu Absatz 3: das mit dem anpassen per Makro hört sich gut an. Wäre wahrscheinlich so gesehen die beste Lösung.

zu Absatz 4: eine automatische Aktualisierung per Makro wäre schon toll, nur wie stelle ich das Ganze an. Wäre eine Aufzeichnung mit dem Makrorecorder eine Lösung, nur so ein Gedanke

zu Absatz 5: Also wenn ich die Monatsdatei (Rollcall PG MA Nov.xls) öffne erscheint ein Fenster, in dem ich aufgefordert werde die Verknüpfungen zu aktualisieren oder nicht zu aktualisieren.

Ich klicke auf aktualisieren, dann kommt ein Fenster in dem steht, dass die Verknüpfungen nicht aktualisier werden können, aber ich könnte die Verknüpfungen bearbeiten. Hier gehen ich auf bearbeiten.

Im nächsten Fenster sind dann die Quellen der Verknüpfungen (z.B. Rollcall KW 46-11 Nov) aufgeführt. und die Möglichkeit die Werte zu aktualisieren.

Ich wähle die Quelle und Werte aktualisieren aus und es erschein ein weiteres Fenster in dem ich das Blatt (z.B. FC-HC-Liste Schicht 1) auswählen kann, das gleiche ist dann nochmal mit der Schicht 2. Dann erst erscheint die aktualisierte Tabelle - Rollcall PG MA Nov.

Mache diese Prozedur nicht, sondern öffne zuerst die z.B. Rollcall KW 46-11 Nov Datei so steht in allen Zeilen und Spalten „#BEZUG!“


Die Prozedur ist relativ aufwendig. Mein Problem ist aber, dass nicht nur ich mit der Tabelle arbeite sondern auf noch weitere Mitarbeiter und eine Fremdfirma die einen großen Teil der Mitarbeiter stellt.. Also wäre es mit automatischem Makros wahrscheinlich die sicherste Variante.

Mit ACCESS hab ich leider so absolut gar keine Ahnung. Ich denke aber wenn wir das mit der Formelanpassung per Makro hinbekommen wäre es schon toll. Es würde mir auch eine ganze Menge an Tiparbeit ersparen.

Gruß
Herbert

PS: Ich hab mal ein paar Screenshots zum besseren Verständnis als Anhang beigefügt.

 

Leider gehen nur 3 Anhänge durch, hier der Rest

 

Das ist aber doch nur eine Anpassung der 3 Zellen nebeneinander und dann "herunterziehen", oder?

Das Problem ist, daß mir nicht wirklich eine "elegante" Lösung einfallen will, wie man das sowohl funktionierend wie auch variabel hinbekommen könnte.

Ein Ansatz für einen "Aktualisieren"-Button in der Monats-Datei wäre vielleicht:

• | Suche alle Dateien, die auf eine Dateimaske (z.B. "Rollcall KW ??-?? ???.xls") passen
  | Bestimme Tag / Monat aus dem Dateinamen (also z.B. 11. Nov)
  | Merke das "höchste" Datum
  Öffne dann die Datei mit dem höchsten Datum
  Übernehme die Werte aus der Wochen-Datei in die Monats-Datei bzw. setze die Formeln als Referenz auf die Wochen-Datei

Das Ding könnte grundsätzlich funktionieren, hat aber mehrere "wackelige" Stellen, insbesondere:
- Die Wochen-Dateien müssen absolut immer in das gleiche "Raster" passen was den Dateinamen betrifft.
- Die Tabellenblätter müssen immer den gleichen Namen behalten.
- Die Werte müssen immer in den gleichen Zellen (Zeile, Spalte) stehen.

Alternativ, um das "Datei suchen" und einige andere Fallstricke zu umgehen: In der Monats-Datei könnte auf einem Blatt stehen
- Der Dateiname der aktuellen Wochen-Datei
- Der Blattname für Schicht 1 und 2 dort
- Die linke obere Zelle des Bereichs, in dem die Werte stehen
- Der Blattname der aktuellen Datei, wo die Werte hin sollen
- Die linke obere Zelle des Ziel-Bereichs für die Werte
Dann könnte das Makro direkt diese Information nehmen und die Werte aus der Wochen-Datei holen. Diese Info müßte dann zwar jeweils wöchentlich angepaßt (mindestens Dateiname) werden, hätte aber andererseits den Vorteil, auch die obigen 3 Punkte abzuhaken.

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,
Danke zuerst für deine Antwort und deine Mühe.
Ich bin immer wieder erstaunt wo ihr die Ideen her nehmt und was da alles möglich ist.

Doch nun zu deiner Antwort:
Die Alternative hört sich vom Gefühl und der evtl. Machbarkeit gut an.

Michael hat geschrieben:

Alternativ, um das "Datei suchen" und einige andere Fallstricke zu umgehen:
In der Monats-Datei könnte auf einem Blatt stehen
- Der Dateiname der aktuellen Wochen-Datei
- Der Blattname für Schicht 1 und 2 dort
- Die linke obere Zelle des Bereichs, in dem die Werte stehen
- Der Blattname der aktuellen Datei, wo die Werte hin sollen
- Die linke obere Zelle des Ziel-Bereichs für die Werte
Dann könnte das Makro direkt diese Information nehmen und die Werte aus der Wochen-Datei holen. Diese Info müßte dann zwar jeweils wöchentlich angepaßt (mindestens Dateiname) werden, hätte aber andererseits den Vorteil, auch die obigen 3 Punkte abzuhaken.

Das mit dem Blatt wäre kein Problem denke ich, man könnte es ja in die Datei "Rollcall PG MA" einfügen um oben genannten 5 Punkte dort einzufügen.
Ich bräuchte da unbedingt deine Hilfe, weil ich keinenen blaßen Schimmer wie sowas zu bewerkstelligen wäre.
Problem ist nur, dass die Dateien relativ gross (teiweise bis zu 400KB) sind und das hochladen Probleme bereiten wird.

 

Yep, das Blatt muß nur in die Monats-Datei mit rein, weil von da aus ja die Aktualisierung stattfindet.

Als Beispiel, wie man das machen könnte, hab ich mal zwei kleine Dateien gebastelt. Das eine ist die "Monats"-Datei mit dem Werte-Blatt und dem Parameter-Blatt, auf dem sich u.a. der Button zum Aktualisieren befindet. Das andere ist nur die Wochen-Datei mit dem Werte-Blatt.

Speichere sie Dir mal ab und probier's aus. Der Code hinter dem Button macht eigentlich gar nicht so viel:

Code:

Option Explicit

Const shtp = "Parameter"

Dim WchD As String
Dim WchP As String
Dim WchF As String
Dim WchS As String
Dim WchY As Long
Dim WchX As Long
Dim WchH As Long
Dim WchW As Long

Dim MntS As String
Dim MntY As Long
Dim MntX As Long

Private Sub InitialisiereVariablen()

    WchD = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b2").Value)
    WchP = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b3").Value)
    WchF = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b4").Value)
    WchS = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b5").Value)
    WchY = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b6").Value)
    WchX = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b7").Value)
    WchH = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b8").Value)
    WchW = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b9").Value)

    MntS = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b12").Value)
    MntY = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b13").Value)
    MntX = Trim$(Worksheets(shtp).Range("b14").Value)

End Sub

Private Sub B_Aktualisieren_Click()

    Dim W1 As Workbook
    Dim S1 As Worksheet
    Dim W2 As Workbook
    Dim S2 As Worksheet
    Dim WchDPF As String
    Dim i As Long: Dim j As Long
    Dim y1 As Long: Dim x1 As Long
    Dim y2 As Long: Dim x2 As Long

    InitialisiereVariablen
    Set W1 = ThisWorkbook
    Set S1 = W1.Worksheets(MntS)
    WchDPF = WchD & WchP & WchF

    'öffne Wochen-Datei
    Set W2 = Workbooks.Open(WchDPF)
    Set S2 = W2.Worksheets(WchS)

    'kopiere Wochen-Werte
    W1.Activate: S1.Activate
    For i = 0 To WchH - 1
        For j = 0 To WchW - 1
            y1 = MntY + i: x1 = MntX + j
            y2 = WchY + i: x2 = WchX + j
            S2.Cells(y2, x2).Copy
            S1.Cells(y1, x1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
        Next j
    Next i
    Application.CutCopyMode = False

    'schließe Wochen-Datei
    W2.Close savechanges:=False

    'speichere Monats-Datei
    'W1.Save

End Sub

Es braucht einen Haufen Variablen, ok. Diese werden direkt nach Drücken des Buttons mit den Werten aus dem Parameter-Blatt gefüllt. Nach "InitialisiereVariablen" sind also alle auf dem Blatt eingetragenen Werte auch dem Programm bekannt. Die Werte, die angepaßt werden können / müssen, sind auf dem Parameter-Blatt in blauer Schrift dargestellt.

Die eigentliche Routine öffnet dann die Wochen-Datei, kopiert die Werte in die Monats-Datei und schließt die Wochen-Datei wieder.

Kopiert wird der mit Rahmen umzeichnete Bereich (waagerecht farbige Hinterlegung) aus der Wochen-Datei in die Monats-Datei in den ebenfalls mit Rahmen umzeichneten Bereich (senkrechte farbige Hinterlegung). Genau dieser Code-Abschnitt muß ggf. angepaßt werden, wenn die Werte nicht "im Block" in der Wochen-Datei stehen, sondern aus verstreuten Bereichen bestehen.

Das letzte "W1.Save" hab ich übrigens auskommentiert. Da mußt Du dann später wissen, ob die Datei nach der Aktualisierung wirklich sofort gespeichert werden soll, oder ob man sich das nicht doch lieber nochmal vorher ansieht.

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,

Entschuldige wenn ich mich jetzt erst melde, hatte heute früh was anderes zu tun und dann heute nachmittag Spätschicht von 14 - 22 Uhr.

Trotzdem Danke dir für deinen Lösungsvorschlag, ich werde versuchen das Ganze mal umsusetzten. Den das bis jetzt gemachte Paste - Copy ist schon recht mühsam. Man muß höllisch aufpassen dabei.

Also nochmal Danke und wenn ich nicht mehr weiteer weiß, melde ich mich dann wieder-

cu later Al........