Office: (Office 2000) Datenabfrage mit Serienbrief Word ausdrucken

Problem: Schulbücherverleih

Habe eine Abfrage mit folgenden Feldern

Name | Bücherbarcode | Ausleihdatum

Schüler hab z.B. 6 Bücher ausgeliehen, würden 6 Datensätze in der Abfrage stehen.

Wenn ich jetzt einen Serienbrief in Word erstelle, würde ich 6 Briefe für Schüler 1 ausgedruckt bekommen, möchte nur eine Brief (Schüler1) haben mit den 6 ausgeliehenen Büchern(Datensätzen)

Vielleicht kann mir jemand einen Link zuschicken, wo ich das nachlesen kann!

:)

 

Moin,
muss es unbedingt Word sein? In einem Access-Bericht gruppierst du einfach nach Schüler und alles ist gut.
maike

 

Moin moin,

in ACC habe ich dies schon umsetzen können mit gruppieren. Berichte funktionieren tadellos.


Problem: ACC einarbeiten, Berichte bzw. Briefe ausrichten dauert einfach

Für andere die sich mit ACC nicht so auskennen, möchte ich eine Alternative (Word-Serienbrief) anbieten, die aus der Abfrage sich die Daten ziehen können.

 

Hi,

wenn es unbedingt in Word sein soll, klappt folgendes Prinzip für solche "1:n-Serienbriefe":

• Der eigentliche Serienbrief in Word basiert nur (!) auf der 1-Tabelle (Beispiel Nordwind: Kundentabelle). In deinem Fall wäre diese 1-Tabelle über eine Abfrage zu ermitteln, die nach Schülern gruppiert (jeder taucht da nur 1x auf).
• Die Details werden im Serienbrief durch ein Database-Feld abgerufen. Der Clou: das synchronisierende Kriterium zum 1-Datensatz (Nordwind: Kundencode) muss natürlich der aktuelle Seriendruck-Masterfeld-Wert sein (Nordwind: aktueller Kundencode). Der steht über das Seriendruckfeld zur Verfügung und kann so in das Database-Feld eingebaut werden. Es resultieren zwei Felder, die ineinander verschachtelt sind: das Databasefeld zum Abruf der Detaildaten und das darin eingebettete Seriendruckfeld für den aktuellen Mastersatz (bzw. dessen ID).
• Die Details sind keine Seriendruckfelder und werden daher in der Seriendruck-Vorschau nicht korrekt gezeigt. Beim Drucken oder beim Verbinden in ein neues Dokument wird das Database-Feld aber über die Felder-beim-Drucken-aktualisieren-Einstellung aktualisiert. Somit klappts.

Der Aufbau: siehe Bild. Ob das aber einfacher ist als eine gut designte, dau-taugliche Oberfläche in Access...?!? *tongue.gif* Und v.a. sollte sowas eher im Wordforum stehen.

Tags zum Suchen: 1:n-Serienbrief, Master-Detail-Serienbrief, Master-Slave-Serienbrief

 

Du könntest ein zusätzliches Feld in der Tabelle erstellen. In einer Recordset-Schleife ermittelst Du dann die Bücher je Schüler und trennst sie durch Zeilenumbruch.

Dieses Feld stellst Du dann Word zur Verfügung.

 

Hallo,

nicht in der Tabelle, sondern in einer Abfrage solltest du diese zusätzliche Spalte berechnen,
hilfreich könnte hierbei die Funktion SQLListe aus dem dbWiki sein.

 

Hallo Martin,

das finde ich sehr interessant, da ich gerade nach einer Lösung für ein ähnliches Problem suche. Bin schon auf den Serienbrieftyp "Verzeichnis" gestoßen, was aber auch eine recht aufwändige Geschichte zu sein scheint, zumindest für jemanden, der mit der Eingabe solcher Word-Befehle nicht vertraut ist.

Daher meine Frage: Seit welcher Office-Version gibt es die von dir erwähnte Möglichkeit und kann man auch Excel-Tabellen als "Database" einsetzen?

 

Ein Verzeichnis ist aber auch nur ein Seriendruckdokument, d.h. die Sätze der Datenquelle werden einfach zeilenweise dargestellt statt mit Seitenumbruch dazwischen. 1:n ist auch da nicht direkt möglich, da es ja nach wie vor nur eine Datenquelle pro Seriendruck gibt.

Seit wann es das Databasefeld gibt, vermag ich nicht sicher zu sagen... es ist aber nichts ganz Neues, das gibt es sicher schon ab 2003, evtl. ab 2000. Vielleicht können die Nutzer dieser Versionen im MOF was dazu sagen.

Als Datenquelle nutzbar sind alle Quellen, die per OLE, ODBC oder DDE lesbar sind. Excel gehört dazu. Die Einstellungen in der Feldfunktion sind aber je nach Datenquelle andere (so ähnlich wie bei Connectionstrings), werden aber beim einmaligen manuellen Einrichten erfragt und in die Feldfunktion geschrieben. Da stammt ja auch mein Screenshot her *wink.gif*

Ich bin allerdings bass erstaunt, eine Datenbankerin mit Excel als Datenhaltung hantieren zu sehen.... *duck* *wink.gif*

 

Vielen Dank für deine rasche Antwort. Meine Erfahrungen mit Access und Serienbriefen sind schon etwas älter und damals gab es die Wahlmöglichkeit der ODBC-Verbindung noch nicht (glaube ich) und es war nervig, dass bei Aufruf des Serienbriefes aus Access heraus dieser wiederum Access gestartet hat. Aus heutiger Sicht war das evtl. sogar falsches Handling meinerseits, aber ich bin einfach bei der bewährten Methode geblieben, die Daten nach Excel zu exportieren und diese Datei als Datenquelle einzusetzen. So kann man auch ohne Access einbeziehen zu müssen mal etwas an der Vorlage ändern, was ich für sehr vorteilhaft halte. Mit Excel und Word können doch die meisten umgehen. *wink.gif*

Mit einem Verzeichnis-Dokument kann man schon ein bißchen mehr machen als eine reine Auflistung, wenn man die MERGESEQ berücksichtigt. Ich bin noch dabei, mich da einzuarbeiten.
Aber wie kommt man denn nun an die Database-Geschichte, wenn du mir da noch einen Tipp geben könntest...?
Konkret gefragt: Wie gelangt man zu dem "einmaligen manuellen Einrichten"?

 

Database ist ein Feld. Die kriegst du ab 2007 im Ribbon Einfügen/Bereich "Text"/"Schnellbausteine"/Feld, da dann Database und sich weiter durchhangeln.

Das Gehampel mit Mergeseq wäre mir echt zu umständlich. Aber wenn es denn sein solll: http://tiny url.com/6o5sy22 (Leerzeichen entfernen)

 

Hinweis: Eine Feldfunktion Database-Feld gibt es auch schon in Word 2000 (ich habe nachgeschlagen).

Ich würde behaupten: Ja. Eine Exceltabelle ist auch nur eine Tabelle und mit einer Abfrage fassbar. Man muss nur für die richtige Verknüpfung zur Excelmappe sorgen.

So richtig übersichtlich halte ich das aber nicht, lasse mich aber durch eine Umsetzung des Vorschlages durch espada und ihre unwissenden User gerne vom Gegenteil überzeugen.

Persönlich würde ich die Frage stellen, welche Rolle die Datenbank spielt. Sofern sie nicht die bloße Rolle des Datenlieferanten spielt, sondern eine GUI besitzt und Abläufe steuert, könnte man ja von Serienbriefen ein wenig abkommen und die gewünschten Briefe seriell erzeugen. Dort könnte man sich der Textmarken bedienen und die bewusste Untertabelle eben als ganze Tabelle einfügen, vergleiche auch Wordtabelle aus Access füllen.

 

Hallo miteinander.

Ja tatsächlich, das Feld "Database" gibt es auch schon in W2003, was ich einsetzen wollte, aber da habe ich den Zugriffspfad zur Datenbank ja fest in der Vorlage stehen, was mir auch wieder nichts nützt.

Bleiben also die beiden Alternativen mittels MERGESEQ & Co. oder Füllung der Tabelle mittels Textmarken. Letzteres gefällt mir wohl am besten, denn mit Access kriege ich das schon hin während ich beim Handling von Word eher zwei linke Hände zu haben scheine. *wink.gif*
Also vielen Dank für den Tipp, Eberhard, doch wie sagt man so schön, "hätte ich auch selbst drauf kommen können"! *biggrin.gif*

Auf jeden Fall aber vielen Dank für eure Unterstützung und den Schubs in die richtige Richtung!

PS:
...obwohl es mich auch durchaus gereizt hätte, mit Word mal etwas ganz "neues" anzustellen.

 

Hi,

den Pfad kannst du ja vorgeben... per Automation z.B.

Auch ein normaler Serienbrief hat eine Verbindung zu irgendeiner Datenquelle - irgendwo muss die Information halt übergeben werden.

 

Für eine Tabelle (das ist auch in Word ein Objekt) genügt eine Textmarke, die diese Tabelle bezeichnet. In der Tabelle gibt es ja dann Zeilen und Spalten zum Adressieren.

Alternativ kann man an einer Textmarke eine Tabelle erzeugen (Methode ConvertToTable).

Hervorragenden Lesestoff gibt es dazu von Smaug:
WordTabellenVBA.zip

 

Ja, ist mir schon klar, ich habe mich unpräzise ausgedrückt. Dahinter steckt, dass ich dann ja auch die übrigen ("normalen") Seriendruckfelder durch Textmarken ersetzen muss bzw. werde. Also sollte es heißen "Füllung der Vorlage mittels Textmarken". *wink.gif*

Aber Danke für den Tipp mit der Tabellenerzeugung. Den Hinweis auf das Skript von Smaug hatte ich bereits in deinem anderen Link entdeckt.