Office: Datenbank erstellen und in verschiedenen Exceldateien verwenden

Hallo,

ich arbeite mit Excel 2003 und habe folgendes Problem:

Ich arbeite mit einem Team von ca. 30-40 Mitarbeitern (MA) und verschiedenen Listen, in denen z.B. Dienste geplant werden.
Bsp.:
-------------------------------------
|Nr|Name |Dienst 1|Dienst 2|Dienst3|
-------------------------------------
|38|AAAAA| Ja | Nein | Ja |
| 9 |CCCCC| Nein | Nein | Ja |
|17|KKKKKK| Nein | Ja | Ja |
-------------------------------------
usw.

Wie zu sehen ist, soll die Liste die MA in alphabetischer Folge anzeigen.

Leider wechseln die Mitarbeiter öfter und ich muss dementsprechend MA entfernen und neu einfügen.
Soweit nicht schwierig... Zeile löschen oder einfügen.
Da ich aber mit etwa 10 Listen (mit unterschiedlichen Funktionen: Vorausplanung mehrerer Dienste - wie beschr.; Unterschriften bei Dienstverrichtung; Kontaktdaten der MA; Protokollierung der Aktivität im Dienstjahr; usw.) arbeite, muss ich jedes mal jede Liste einzeln ändern.

Gibt es eine Möglichkeit, dies zu vereinfachen?
Beispielsweise durch eine Datenbank, in der die MA erfasst werden und die dann die Grundlage der Excel-Dateien stellt und diese entsprechend aktualisiert?
Die MA sollten dabei weiterhin alphabetisch geordnet sein und beim Hinzufügen neuer MA sollten die Meldungen der bisherigen MA natürlich nicht durcheinandergebracht werden.

Kennt jemand von euch eine Möglichkeit, das ganze so umzusetzen?

Freundliche Grüße!
Chris

 

Hallo Chris,

schau dir mal die Funktion SVERWEIS() an, die hilft dir vielleicht ein Stück weiter.

ABER ... Wenn die nicht mehr existierenden Mitarbeiter alle in den einzelnen Blättern nach dem Ausscheiden gelöscht werden sollen, dann ist wohl eine Lösung per VBA besser.

Und eigentlich (sprich professionell) wäre eine echte Datenbank wie beispielsweise Access. Da hast du wesentlich mehr Möglichkeiten und auch die Dokumentation der Vorgänge von Exis ;) wäre gewährleistet.

 

Hallo cpt. Nemo,

wenn ich das richtig verstehe, dann muss bei SVERWEIS oder WVERWEIS, die Matrix aus der die Daten stammen, in der Datei selbst eingeschrieben sein.??? Das ganze scheint mehr eine art Umwandlungsfunktion zu sein!?

Schätze auch, dass die Lösung eine echte Datenbank wie Access wäre.
Leider habe ich noch nie damit gearbeitet.
Kann ich denn eine Datenbank aus Access einfach in Excel integrieren?

 

Hallo Chris,

hmmm ... also, SVERWEIS, WVERWEIS und VERWEIS suchen alle einen gegebenen Wert und geben dann als Ergebnis jenen Wert zurück, der in der Fundzeile/ -spalte um n stellen verschoben steht. Im Prinzip so: Ergebnis = SVERWEIS( WasSuchen; WoSuchen; WievielteSpalte).

Wenn du noch nie mit Access gearbeitet hast, wird es nicht leicht sein . Super-vereinfacht gesagt ist Access eine Ansammlung von Tabellen (wie Excel), die prima gefiltert, geordnet, und was auch immer werden können. Mit einer Abfrage kannst du dann bestimmen, was angezeigt werden soll. Und genau das kannst du dann nach Excel exportieren, als original Excel-Datei.

Der Vorteil wäre, dass du die letzten 10 Jahre zwar in der Datenbanktabelle hast, aber recht einfach immer nur das anzeigen lassen kannst, was du gerade brauchst.

 

Hallo cpt. Nemo,

ich habe Access nachinstalliert und bin schon fleißig am probieren.
Ich habe 3 Tabellen in einer mdb-Datei erstellt:
Tabelle 1 enthält Personalnummern,
Tabelle 2 enthält die Namen,
in Tabelle 3 habe ich beides mit dem Nachschlageassistenten in "Beziehung" gebracht.
Anschließend habe ich eine Excel-Tabelle geöffnet und über "Externe Daten importieren" probiert, das ganze einzufügen.
Angezeigt wird allerdings nur:
1 1 1
2 2 2
3 3 3
also die ID-Nummern und nicht das, was unter denen eingetragen ist (Pers.Nummer und Name)... Glaube es liegt an Access, da dort 2 Tabellen in einer dritten zusammengefasst sind... zumindest werden beispielsweise die ID und der Name angezeigt, wenn ich direkt aus der Namen-Tabelle und nicht aus der Zusammengefassten importiere...

Was sagst du zu dem Ansatz und hast du ne Idee, wo das Problem liegt?

 

Hallo Chris,,

ich dachte, ich hätte eben schon geantwortet. Aber da trotz Aktualisierung nichts davon erscheint, mache ich das eben noch einmal in Kurzform:

Gehe über den Weg einer Abfrage (Query) in Access. Dort müssen alle Werte so stehen, wie du es willst. Darauf kannst du dann von Excel aus direkt zugreifen oder die Daten nach Excel exportieren.

 

Hallo cpt. Nemo,

es ist schon eine Zeit her und seit dem bin ich am Thema geblieben und habe mich in Access eingearbeitet und die Ergebnisse immer weiter entwickelt. Mit der Zeit ist ein funktionierendes System entstanden.

Vielen Dank für deine Hilfe! :)

 

Hallo Silberfalke,

danke, es ist schön, auch noch nach so langer Zeit ein Feedback zu bekommen. Und wenn es dann auch noch positiv ist, wie in deinem Fall, um so besser!