Office: (Office 2003) Datenbank für Finanzen

Hallo,

um eine bessere Übersicht zu erhalten, wurde ich darum gebeten eine Datenbank für die finanziellen Angelegenheiten aller Studien in unserem Zentrum zu erstellen.

Um Fehler von Anfang an zu vermeiden, wollte ich euch meine Gedanken zum Datenmodell vorstellen.

Prinzip

Momentan läuft die Dokumentation über viele Excel-Tabellen. Durch euch weiß ich, das dies eher suboptimal ist. (*wink.gif* )

Im Grunde gibt es viele verschiedene Studien und zu jeder Studie zahlreiche Kontonummern mit dazugehörigen Transaktionen. Zu einigen Kontonummern existieren zusätzlich verschiedene Projekte/Studien, sprich manchmal werden mehrere Projekte auf eine Kontonummer gerechnet.

Weiterhin gibt es Excel-Tabellen, die studienspezifische Ausgaben auflisten (z. B. Ethik, Landesbehörden, Honorare), aber auch separate Ausgaben (Reisekosten, Personalkosten) enthalten.

Ziel der Datenbank ist es, die Arbeit mit Excel zu beenden und komplett auf Access umzusteigen.

Als Ergebnis soll in naher Zukunft eine oder mehrere Datenbanken stehen, die die Einnahmen, Ausgaben, und aktuellen Kontostände sowie die geplanten Einnahmen und Ausgaben enthält/enthalten und stetig berechnet, sodass auch jederzeit Berichte (für jede Studie, etc.) erstellt werden können.


Aktueller Stand

Bis jetzt habe ich mir nur ein papiergebundenes Datenmodell erstellt, was wie folgt aufgebaut ist:

Fettgedruckt = Primärschlüssel

Mit der Erstellung von finanziellen Dingen in Datenbanken habe ich leider nur sehr geringe Kenntnisse und da ich der Meinung bin, das eine solche Datenbank eine vernünftige Basis braucht, bitte ich euch (schon wieder) um Hilfe.

:)

 

Hi,

vielleicht hilft dir der Ansatz meines uralten Haushaltsbuchs weiter (siehe Code-Archiv).

Der Ansatz grob:

• Buchungen sind im Betrag vorzeichenbehaftet; Minus = "raus", Plus = "rein". Die Summe ergibt dann immer einen Saldo - pro Saldo, pro Projekt, pro wasauchimmer.
• die Konten, auf die gebucht wird, können Kategorien angehören. Da bei dir offenbar z.B. Beratungskosten studienübergreifend auf dem gleichen Konto gebucht werden können, müsstestdu jede Buchung um die Studiennummer ergänzen. Somit gehören dann "die 400 EUR auf Konto 12 zu Studie A, die 300 EUR auf Konto 12 zu Studie B". Das erlaubt dann später ein Sumieren entlang der Konten als auch entlang der Studien.

 

Ich glaube, das ich gerade an grundsätzlichen Dingen scheitere.

Ich möchte eine Beziehung zwischen drei Tabellen, damit ich

in der ersten Tabelle: Laufende Zahl [Auto-Wert] + Studie,

in der zweiten Tabelle: Laufende Zahl [Zahl] + Kontonummer und

in der dritte Tabelle: Kontonummer, Studie, Beginn,Ende,Kontostand,Ausgaben,Einnahmen

habe. Anschließend muss ich es schaffen, das ich auf die jeweiligen Konten Geld addieren und abziehen kann. Im Moment komme ich leider nicht weiter. Die Beziehungen funktionieren aufgrund der Auto-Wert-Felder nicht und auch das weitere Procedere ist mir gerade noch schleierhaft. Google war bisher auch nicht mein Freund und ich hoffe, ihr habt vielleicht ein paar Hinweise für mich, so dass ich auf einen grünen Zweig komme.

 

Hallo,
du brauchst eine m:n-Beziehung zwischen Konten und Studien. Jedes Konto kann für keine bis viele Studien zuständig sein und jede Studie kann kein bis viele Konten haben.
Hier ist ein recht gutes Beispiel zu finden, wie das konkret funktioniert:
Access-Tutorial.
maike

 

Danke für den anschaulichen Tipp.

Ich habe jetzt drei Tabellen:

Tabelle I
Name: tabStudie
IDStudie [AutoWert]
Studie

Tabelle II
Name: tabKonto
IDKonto [AutoWert]
Konto

Tabelle III
Name: tabBuchung
IDBuchung [AutoWert]
IDStudie
IDKonto


Nun kann ich problemlos jeder Studie viele Konten bzw. den Konten Studien zuweisen.

Nun habe ich für jede Kontonummer eine Zeile in Excel, in der "Overhead", der aktuelle Stand, die geplanten Einnahmen und Ausgaben sowie die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben gelistet sind.

Weiterhin gibt es hier noch einige Register mit Einzahlungen und Abbuchungen von den Konten, sortiert nach Transaktionsart (Landesbehörde, Honorare etc.)

Gibt es eine Möglichkeit, bzw. ist es sinnvoll, diese Übersichtszeile mit allen Angaben des Kontos genauso in Access zu implementieren?

Später soll der Benutzer ein Formular vorfinden, in welchem er das Studie/Konto wählt und Transaktionen auf das Konto ausführen kann. Auch soll ein entsprechender Bericht über die Kontobewegungen und aktuellen Stände erstellt werden.

Sicher benötigt man für solch ein Projekt erweiterte Kenntnisse in Access + VBA ...

 

Hi,

die Buchungen wirst du vielleicht noch um ein Buchungsdatum und einen Betrag ergänzen wollen, dann wird ein Schuh draus *Smilie

Was du jetzt noch haben willst:

• "Overhead" -> was soll das sein?
• der aktuelle Stand -> ist das der Saldo? Dann bilde Summen pro Konto, pro Studie oder pro beidem.
• die geplanten Einnahmen und Ausgaben -> woher kommt die Planung? Wann wird der Plan zum Ist?
• die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben -> bilde Summen. Das gesamte darf nur die Summe sein.
• Einzahlungen und Abbuchungen, sortiert nach Transaktionsart -> Das sind Umsätze. Es ist wie bei deinem Kontoauszug vom Girokonto: Miete, Versicherungen und Geldabhebungen sind Soll, Gehalt ist Haben; manches kommt regelmäßig, manches einmalig. Aber es gibt nur Umsätze, also Posten. Der Saldo ist die Summe. Und wenn du (um im Beispiel zu bleiben) Summen pro "Anlass" bildest, z.B. die Versicherungsbeiträge addierst, dann ist das auch nur eine Summe der als Versicherung markierten Posten. Onlinwbanking-/Finanzprogramme machen das z.T. automatisch.

 

Danke für die schnelle Antwort (bin total erstaunt)

Overhead = Von allen Einnahmen auf jedes Konto muss ein bestimmter Betrag (10-20%) separat abgeführt werden. Der Overhead-Betrag steigt also stetig an.

Die geplanten Zahlen stammen vermutlich (= vermutlich, da ich die ganze Woche niemanden fragen kann) aus Erfahrungswerten, die manuell eingetragen werden.

In der Tabelle Buchung (tabBuchung) habe ich Betrag,Belegnummer und Eingangsdatum sowie Bemerkungen hinzugefügt.

Ist eine weitere Tabelle mit aktuellen Kontoständen sinnvoll? Ich weiß nicht richtig, wie ich weiter verfahren soll. Lieber die bestehenden Tabellen erweitern? In die tabKonto habe ich jetzt alle Angaben zu dem Konto hinzugefügt (Kontostand IST + SOLL, Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben).

 

Overhead:
Was ein Knebelvertrag *Smilie ok, das ist eine regelmäßige anstehende Zahlungsverpflichtung in betraglich unbekannter Höhe. Berechnet ihr das selbst und führt das ab, oder kriegt ihr eine "Rechnung", die zu bezahlen ist?

Planzahlen:
die Erfahrungswerten, die manuell eingetragen werden werden ja irgendwann "echt". Man könnte das mit einem J/N-Kennzeichen Plan/Ist vermerken. Die realisierte Zahlung wird dann mit einem Bezug auf die Planzahl gebucht.

Buchungen:
Eingangsdatum -> m.E. ungünstiger Name. Es gibt nur Buchungen. Also wäre das ein Buchungsdatum.
Belegnummer -> wird die von Acces vergeben oder kommt die von außen?

Tabelle mit aktuellen Kontoständen
Nochmal: es gibt keine Kontostände. Kontostände sind Salden sind Summen von Umsätzen. Die werden bei Bedarf neu gerechnet, aber nicht in einer Tabelle "geführt".

 

Ohje, bei mir mangelt es schon an Grundlagenwissen im Finanzwesen (Lang ist der Wirtschaftskurs her...)

Belegnummern = Verwendungsnummern ==> manuell eingetragen

Der Overhead-Betrag lag bis zu einem bestimmten Vertrag bei 10%, bei anderen Verträgen bei 20%. Details kann ich leider die gesamte Woche nicht einholen.

 

hallo
ich weis nicht ob das was für Dich ist
das KassenBuch von Köbi
kannst Du hier im Forum Finden z.B.
Hier: http://ms-office-forum.net/forum/sho...66#post1273766 #6

 

\@Martin:
Overhead - das ist bei uns ein prozentualer Anteil am Gesamtvolumen eines Projekts, der an die "Mutterorganisation" abgeführt wird für Verwaltungsaufgaben, Bereitstellung von Infrastruktur etc.
Die Höhe richtet sich dabei nach dem Auftragsvolumen, nach Art des Auftraggebers (öffentlich, privat ...) und nach der Laune der Kommission, die den Overhead festlegt *wink.gif* .
maike

 

\@maikek

Der Overhead-Betrag entspricht an sich deiner Definition. Nur wird bei uns für jeden Eingang auf das Konto ein Betrag (10% oder 20% oder ....) abgezogen und auf den Overhead-Betrag addiert.

Dieser soll auch separat ausgegeben werden...

Ich habe jetzt alles noch einmal gelöscht und baue die Tabellen neu auf. Bedingt durch Logikfehler meinerseits konnte ich keine Werte hinzufügen. Ich bin gespannt, ob es jetzt klappt. *Smilie

 

Was es nicht alles gibt -klingt irgendwie nach Schutzgeld *tongue.gif*
Aber egal: es wird ja wohl regelmäßig abgerechnet. Die eingehenden Umsätze (Vorzeichen = plus), deren Buchungsdatum im Zeitraum liegt, werden dem Prozentsatz [1] unterworfen. Es fällt ein Betrag ab, der dann zu überweisen ist. Ist mit einer Abfrage zu lösen, die den Wert ermittelt und vielleicht auch gleich die Buchung wegschreibt.

[1]Du erwähntest, dass es evt. mehrere Prozentsätze gibt. Wie rechnet euer Pate also ab?

 

[1] Der Overhead-Betrag wird, meines Erachtens nach, zu einem bestimmten Zeitpunkt kummuliert an die Organisation etc. abgeführt.

Es hängt bei mir immer noch an der grundlegenden Datenstruktur.

Die drei Quelltabellen habe ich jetzt den Ansprüchen angepasst.

Tabelle I --> Keine Veränderung
Tabelle II --> +Buchungsdatum, Buchungsart, Betrag, Bemerkung
Tabelle III --> Projekte, Overhead, geplante Einnahmen + Ausgaben (per Hand eingetragen), Geplanter Umsatz (Berechnet aus den vorherigen Werten), Gesamtumsatz (Summe aus Buchungen)

Die Tabellen sind, wie beschrieben, über die 2. Tabelle miteinander verbunden.

Ist das eine vernünftige Datenstruktur? Access brachte mir erst den Fehler, das ein Feld (z.B. kontonummer) nicht aktualisiert und schlussendlich nicht gespeichert werden kann.

Falls ich es noch nicht erwähnt habe:

Für jedes Konto soll sowohl der aktuelle Stand (Umsatz) sowie der Gesamtumsatz (getrennt nach Einnahmen und Ausgaben) ausgegeben werden. Ist dies über eine Abfrage realisierbar?

 

Baus mal zusammen und lads mal hoch. Ich bin echt zu faul, Tabelle I-III geistig aus den Beiträgen zusammenzuklauben.