Office: (Office 2003) Datenbank für Finanzen

Danke das du ein Auge auf das gute Stück wirfst.

Die Tabelle "Buchart" habe ich schon für eine spätere Verwendung erstellt.

 

Die TabKonto kommt mir seltsam vor. Ich würde die Betragsfelder da rausnehmen und in einer neuer Tabelle ablegen, wobei neben den Betragsfelder auch noch ein Zeitraum dazukommt. Der Overhead und die Planung werden ja wohl regelmäßig aktualisiert.

Und nochmal die Frage: was hat es mit den Planzahlen auf sich? Werden die irgendwann mal durch echte Zahlen ersetzt oder wie läuft das ab?

 

Also eine vierte Tabelle, die folgendes enthält:

- Buchungsdatum
- Buchungsbetrag
- Buchungsart
- Bemerkung

Verknüpft auf die TabKonto, mithilfe einer lfd. Zahl.

Über die Planzahlen kann ich im Moment keine Auskunft geben, da die verantwortl. Person bis nächste Woche nicht wieder kommt.

 

Reden wir dann nochmal drüber, wenn wir wissen, was dahintersteckt.

 

Guten Morgen,

gerade sitze ich wieder an meiner Aufgabe und überlege, wie ich am besten die einzelnen Buchungen zu den Konten bekommen kann. Im Nachinein muss ich noch die Buchungen, egal ob positiv oder negativ filtern können.

Habe noch immer die alten drei Tabellen.

Ich dachte also an eine separate Tabelle, aber wie bekomme ich am besten eine Verbindung zu den anderen Tabellen. Steh somit wieder auf der Leitung, obwohl die Lösung sicher sehr einfach ist.

 

Wo ist das genaue Problem dabei?

Ist kein Problem. Das ist ja das Schöne an Datenbanken.

Wozu? Was fehlt dir? Nenn doch erstmal die Probleme, statt über den Lösungen zu brüten.

 

Ich habe die drei Tabellen vor mir.

Jetzt habe ich für Studie 1, Konto Nr. 4 ausgewählt.

Anschließend gehe ich in die Tabelle Buchung und wähle für jede Zeile im Feld Studie, die Zahl 1 und im Feld Konto die Zahl 4.

Die Tabelle habe ich folgendermaßen erweitert:

IDBuchung
StudienID
KontoID
_________
Rechnungsdatum
Buchungsart (Soll später ein Dropdown-Feld sein -> Ethik,Bfarm,Honorar...)
Zusatzinformation (z.B. Universität, Ärztekammer --> Memo-Feld)
Rechnungsnummer
Buchungsdatum
Belegnummer
Buchungsbetrag
Vermerk
Sonstiges
Betrag fehlt --> Ja/Nein-Feld

Ist dieses Vorgehen vernünftig oder laufe ich damit in eine Sackgasse?

 

Hi,

für die Eingabe solltest du später Formulare schaffen. In denen kannst du Studie und Konto vorgeben, so dass du dann auch nur für diese Kombi Buchungen eingeben kannst.

3 Tabellen aufzuhaben ist unnötig und nicht sinnvoll. Es ist der Tabelle Buchungen völlig egal, welchen Satz du in Tabelle Studie markiert hast. Ein Formular ist da besser geeignet.

Aber mach das Tabellenmodell erstmal fertig und lass hoch. Erst dann sollten die Formulare folgen.

Für meinen Geschmack hast du in der Umsatztabelle zu viele unnütze Felder drin:
Vermerk, Sonstiges, Zusatzinfo -> besser gliedern;
BetragFehlt -> was soll das sein? Planzahl/Realzahl-Indikator? Dann nenn das auch so. Ob der BetragFehlt, sieht man ja am Betrag....

 

Ich möchte euch nocheinmal ganz detailliert den bisherigen Stand der Dinge zusammenfassen:

In unserem Zentrum werden viele Studien betreut. Die Datenbank hat das Ziel, die bereits dokumentierten Kontobewegungen aufzuzeigen. Auch soll sie erweiterbar sein.

Im Moment habe ich die Excel-Tabellen der Studie I vor mir. Dort befinden sich mehrere Reiter.

Diese sind Ethik, Bfarm, Landesbehörden, AKA, Honorare, Visiten und Histo.

In diesen Reitern stehen weiterhin zig Transaktionen, geteilt in zig Gruppen und Untergruppen.

Der Tabellenkopf besteht im Reiter "Ethik" aus Ethikkommission | RechnungsDatum | Rechnungsnummer | Betrag | Überw.Datum" | Beleg Nr.

Im Reiter Prüfarzt sind die Buchungen wiederum sortiert nach Prüfärzten und anschließend folgen im Tabellenkopf Prüfarzt, Patient, Visite, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Überweisungsdatum, Belegnummer, Vermerk, Sonstiges.

Patient = Anzahl der je Besuch des Prüfarztes untersuchte Patienten

Der Reiter AKA beinhaltet im oberen Bereich die lang gesuchten Planzahlen und gliedert sich im weiteren Verlauf grob in 11 Positionen, die unterschiedlich viele Unterpositionen enthalten.

So besitzt die Position 1 (Studienplanung und Prüfungsvorbereitung zum aktuellen Protokoll) Unterpositionen, wie

Erstellung der Prüfarztordner
EudraCT-Nummer einholen
Vorlage aller notwendiger Unterlagen bei BfArM
Gebühren BfArM
Einholen des Erstvotums
Eithikvotum und BfArM für die restlichen Studienteilnehmer
Meldung der Prüfärzte bei den Behörden

...
Zwischen den einzelnen Transaktionen stehen noch Hinweise zur jeweiligen Position.

Für andere Studien sieht es wohl ähnlich aus. Leider habe ich dazu keinerlei Informationen bis nächste Woche.

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Die drei Tabellen sind bereits erstellt und auch hochgeladen worden.

Nur kann ich mir nicht vorstellen, wie ich das alles in Access übernehmen soll und später nutzerfreundlich gestalten kann, bzw. wie ICH es jetzt vernünftig erstellen kann.

Sollte ich mich sehr umständlich ausdrücken, liegt das sicher am bisherigen "Rumwerkeln" *tongue.gif*

 

Das spielt sich doch vermutlich im universitären oder pharmatechnischen Umfeld ab. Wie wäre es denn, wenn ihr euch den einen oder anderen Informatiker dazuholt, der euch das baut und v.a weiterbetreut?

wirkt auch sehr einladend. Total dringend, aber man weiß nix bis Seffe wieder da ist...

Aber naja. Das Grundprinzip wäre sicher, die Buchungen halt einzeln einzugeben und dabei Studie, Kostenart etc. über Kombifelder auszuwählen. Wo es möglich ist, kann man vielleicht auch Automatismen oder Generatoren einsetzen, damit man stupide, gleichförmige Arbeit reduziert. Aber das alles baut auf Verständnis der abzubildenden Sachverhalte auf. Uns mangelt es daran. Und deine Erklärungen machen nicht einfacher.

 

Moin,
ich glaub, da ist vor allem mal eine Beschreibung (Pflichtenheft/Lastenheft) nötig. Du solltest dich mit den Verantwortlichen zusammensetzen, die Materie komplett auflisten (wer macht was wann und warum und wie ...) und dann gemeinsam ein Konzept entwickeln.
So munter anfangen ist zwar sehr reizvoll, geht aber bei solch doch etwas komplexeren Anforderungen garantiert schief.
Das läuft darauf hinaus, dass alle naslang einer angedackelt kommt: "Können wir denn X auch noch mit einbauen ... und Y müsste noch erweitert werden ... und Z geändert ... " und zum Schluß stehst du vor einem völlig unbrauchbaren, mit Workarounds und Zusatzklimbim vollgemüllten Konstrukt, mit dem keiner wirklich glücklich ist.
maike

 

Anbei die besagte Excel-Tabelle.

Denkt ihr, mein Datenmodell (siehe vorhergehende Beiträge) ist für diese Datenmenge, die an und für sich, komplett in Access enthalten sein soll, passend?

[Entfernt, da Änderungen notwendig]

 

Wo? *watch

 

Nachtrag: Siehe einen Beitrag über dir *Smilie

 

Hi,

das ist doch alles dasselbe: Kontoumsätze! Und Salden sind ganz einfach nur Summen von Umsätzen (ggf. über Kriterien zurechtgefiltert).

Die Datenmenge macht mir auch nicht bange. Bange macht mir, dass du dich nicht daruf einlässt, die Exceldaten zu zerlegen, um Gleichartigkeiten zu erkennen und zusammenzufassen.

PS: bei "Ihrem Partner für klinische Forschung und medizinische Informatik" gibt es aber bestimmt Informatiker, die das können, oder? *Smilie