Office: (Office 2003) Datenbank für Finanzen

Ich kann die Exceldaten nicht runterladen?
Aber Martins Hinweis auf "Zerlegen und nach Gleichartigkeiten zusammenfassen" vielleicht etwas konkretisieren:
"Reiter" Ethik, BfArM, Prüfarzt ... sind doch alles nur Zahler/Empfänger von Kontoumsätzen. Die Gruppen/Untergruppen sehen aus wie Zahlungsgründe (Meldung Studie, Nachmeldung Prüfer, Honorar für Visits, Kosten (Zentral-)Labor, ... , Sonstiges) usw.
Mach dir doch erstmal einen Plan auf Papier, was es alles gibt und versuche dann, das - unabhängig von der Struktur der Exceldaten - aufzudröseln und in Beziehung zu setzen.
maike

 

Bin seit einiger Zeit am aufdröseln (*wink.gif* ) der Strukturen und drücke diese in ein von mir vorgegebenes Raster (Rechungsdatum, Buchungsart etc., Kommentare werden in ein Sonstiges-Feld geschoben), das ich vorher papiergebunden erstellt habe.

--> Bis jetzt klappt das sehr gut.

 

Nochmal der dringende Rat, ein ER-Modell (Link) aufzubauen. Das hilft denken.

 

Hallo *wink.gif* ,

habe mich heute mit der verantwortlichen Person hingesetzt und Details erhalten:

Im Ergebnis daran habe ich das bisherige Modell mit drei Tabellen in den Grundzügen belassen und einige Felder entfernt.

Die Tabelle "Buchung" enthält jetzt nur noch folgende Felder:
Rechnungsdatum,Rechnungsart(Aus Kombifeld),

RechnungsNr,Nettobetrag,Bruttobetrag,Umsatzsteuer,Uerberweisdatum,BelegNr,Vermer k

Alle Werte finden sich jetzt in einem Endlosformular wieder, in welchem im FOrmularfuß die Summen der Beträge berechnet werden. Durch ein Kombifeld können einzelne Posten selektiert werden (Bezug auf Buchungsart).

Nun soll ich die Planzahlen, die vor Beginn der Studie festgelegt werden, auch in die Datenbank einpflegen, damit der Nutzer später eine direkte Vergleichsmöglichkeit hat.

Ich dachte an eine neue Tabelle, in der z.B. Kostengruppen (Sachkosten,Personalkosten,etc.) via Kombifeld ausgesucht und notiert werden können. Die einzelnen Beträge folgen danach. Dadurch ist bereits ein Anzeigen einzelner Posten (Sachkosten...) in einem Bericht ermöglicht.

Empfindet ihr diese Vorgehensweise als sinnvoll?

MfG


PS: Ich hoffe, ihr hattet entspannte freie Tage *Smilie

 

Hi,

wenn Planzahlen von Echtdaten nur unterscheidet, dass sie eben noch nicht eingetreten sind, dann könnte man beides in einer Tabelle (Buchungen) unterbringen.

Was ist denn daraus geworden? Zeig doch mal das entstandene Tabellenmodell.

 

Ich habe mehrere Positionen, die sich in weitere Unterpositionen untergliedern. Für jede "Oberposition" gibt es eine Planzahl, die aber nicht unbedingt erfüllt sein muss.

Ich habe die Strukturen aus der bestehenden Excel-Tabelle entnommen und schlussendlich das o.g. Formular erstellt

 

Das kann ich mir jetzt prima vorstellen...

 

*Smilie

In die Tabelle "Buchungen" kommen alle Transaktionen, die getätigt wurden.

Jetzt überlege ich, wie ich die Planzahlen am besten verwalten kann. Separate Tabelle erscheint mir im Moment am besten.

Anschließend würde ich ein Formular erstellen und die Umsätze den Planzahlen gegenüber stellen, sowie die Differenz anzeigen lassen.

Oder wäre die Datenhaltung in Excel etwa doch vorzuziehen?

 

Hi,

ist absehbar, dass Planzahlen und echte Buchungen die gleichen Spalten haben werden?

• Wenn ja: pack sie in die gleiche Tabelle, und trenne Plan/Ist durch ein Kennzeichen
• Wenn nein: pack die Planzahlen in eine neue Tabelle

 

Die Planzahlen befinden sich jetzt in einer separaten Tabelle.

Via Abfrage habe ich die Summen der einzelnen Kategorien (Personal-,Sachkosten...) errechnet und möchte diese nun gern den Realzahlen gegenüberstellen. Wie gesagt, habe ich bereits zwei Abfragen (Summe und Gruppierung der Planzahlen-Kategorien / Summe und Gruppierung der Realzahlen-Kategorien)

Meine Versuche, zwei Abfragen übersichtlich in ein Formular / Bericht zu integrieren, endeten "unglücklich"

 

Wenn Planzahlen ihre (eigenen) Kategorien haben
und Realzahlen ihre (eigenen) haben,
wie sollen dann Plan- und Realzahl zusammenfinden?

Du brauchst doch ein verbindendes Merkmal. Welches soll das sein?

Plankat. A = 300
Plankat. B = 310
Plankat. C = 400

Realkat. 102 =340
Realkat. 112 =325
Realkat. 134 =419

Wer mit wem?!

 

Die Tabellen in Excel erscheinen sehr verwirrend. Ein Anruf bei der IT mit der Bitte um Hilfe war wegen nicht vorhandener Kenntnisse in Access erfolglos.

Ich habe mir die Planzahlen zu allen Kategorien (entsprechend Realzahlen) herausgesucht. Anschließend habe ich eine neue Tabelle, die nur die Planzahlen und Kategorien (ink. ID) enthält, erstellt.

Über eine Abfrage wöllte ich gern die Planzahlen den Realzahlen der jeweiligen Kategorie gegenüberstellen.

Wie gelingt es mir, eine Beziehung zwischen den Tabellen aufzubauen (Bspw. kann ich nicht über die ID der Buchungen selektieren)?

Muss ich für jede Kategorie eine ID suchen und diese in beiden Tabellen einfügen?

(Ich hoffe mich verständlich ausgedrückt zu haben.)

 

Ja. Du kannst dir die Arbeit des Heraussuchens aber mit einem Formular erleichtern, das ein Kombifeld hat, das die möglichen Kategorien anbietet.

Eine IT, die selbst vom einfachsten Datenbanksystem keine Ahnung hat, verdient den Namen nicht. Was machen die? Schriftartenberatung in Word?! *entsetzt

 

Danke für die schnelle und hilfreiche Antwort.

Gerade habe ich ein Feld namens IDBuchart hinzugefügt und aktualisiere jede Kategorie manuell. Dabei verteile ich logischerweise innerhalb einer Kategorie die selbe Zahl.

Wenn jetzt ein neuer Datensatz in eine Kategorie eingegeben wird, und per DropDown-Liste die Kategorie ausgewählt wird, kann ich die Zahl dann gleich automatisch vergeben oder muss ich die ID in das Kombifeld einpflegen?

 

Hi,

trags erstmal manuell ein. Ein Automatismus ist per VBA möglich, aber momentan noch "Luxus". Du willst den Stuck an der Decke, bevor das Fundament getrocknet ist. *Smilie Erstmal gehts jetzt an den Rohbau.