Office: (Office 2003) Datenbank für Finanzen

Eine neue Woche und gleich ein neuer Post:

Ich erstelle gerade eine Abfrage, um die Realzahlen den Planzahlen gegenüber stellen zu können.

Vorn stehen die Kategorien, gefolgt von den Realzahlen und danach die Planzahlen.

Wenn ich in der Abfrage nach den Kategorien gruppiere (z.B. Ethik), erscheinen keinerlei Ergebnisse. Lasse ich die Kriterien frei, so erscheinen mehr als 7000 Datensätze, obwohl ich insgesamt nur 400 in die Haupttabelle eingetragen habe.

 

Moin, ich vermute mal:
ersteres hört sich eher an, als ob du filtern wolltest? Ist das ein Vertipper mit dem Gruppieren?
Das zweite Phänomen sieht aus wie ein "kartesisches Produkt" - 400 DS TabelleA X ca. 18 DS Tabelle B? Da fehlt dann wohl die Verknüpfung ...
Maike

 

Zeig doch mal die SQL der Abfrage (im Entwurf das Symbol oben links aufklappen, da SQL wählen und den Text hierher kopieren)

 

Schon wieder eine andere, hoffentlich, leicht zu lösende Frage:

Bei einer Kategorie habe ich insgesamt neun Untergruppen (Position 1...9)

Für jede Untergruppe gibt es eine Planzahl, sprich neun Planzahlen.

In jeder Untergruppe befinden sich zig Datensätze, die jeweils eine Abbuchung darstellen und in ihrer Summe auf die, für die Untergruppe, gedachte Planzahl kommen sollen.

Jetzt frage ich mich, wie ich dies am besten umsetze. Empfiehlt sich die Erstellung von neun weiteren Tabellen, die die jeweiligen Werte enthalten. Dabei stellt sich die Frage nach den Beziehungen? Oder ein Formular mit berechnenden Feldern?

Darstellung der Gruppen:

Posten AKA: (Gesamtsumme der Positionen 1-9)
- Position 1: Studienerstellung --> Gesamtsumme Position 1
--- Studienordner - Teilsumme der Gesamtsumme von Position 1
--- SAE-Behandlung - Teilsumme der Gesamtsumme von Position 1

-Position 2: Monitoring und Betreuung --> Gesamtsumme Position 2
--- Monitorbesuche - Teilsumme der Gesamtsumme von Position 2
--- Nebenkosten - Teilsumme der Gesamtsumme von Position 2
--- Reisekosten - Teilsumme der Gesamtsumme von Position 2

 

Hi,

baue den ganzen Hierarchiebaum erstmal als Liste auf, vergib Autowerte als Key und natürlich die Bezeichnungen.

Die Über/Unterordnung der einzelnen Äste kannst du dann entweder durch 2-3 Gruppenfelder erreichen (die die 1., 2. und ggf. 3. Ebene durch gleichartige Werte umreißen), oder durch eine Parent-Child-Mechanik, d.h. jeder Ast enthält lediglich die Angabe, welche ID der übergeordnete Ast hat (leer für 1. Ebene). Die Auswertung dieses Parent-Child-Aufbaus ist etwas komplizierter, dafür bietet er eine beliebig tiefe Schachtelung der Hierarchien.

Was ist aus der SQL aus meiner vorigen Antwort geworden?

 

Vielen vielen Dank für deine schnelle Antwort. Scheint doch schwieriger als gedacht zu werden.

Im Anhang habe ich meine Tabellenstruktur hochgeladen.

Fettgedruckte Bezeichnungen = Tabellenname
Kursive Bezeichnungen = Primärschlüssel
Pfeile = Beziehung zu anderer Tabelle

In der tabBuchung sind später alle Transaktionen der Studien und Konten verzeichnet.
Die tabBuchungsart enthält alle Arten der Buchungen (z.B. Ethik,Landesbehörde,BfArm).

Meine Herangehensweise an das obige Problem war es, eine weitere Tabelle namens tabBuchungDetail zu erstellen. Dort sollte die Buchungsart weiter selektiert werden (Sachkosten,Reisekosten,Monitorbesuche,InHouseBearbeitung,Wartung, keine Spezifizierung notwendig etc.)

Beispielsweise besteht eine Buchung aus der Buchungsart "Position4: Online Dokumentationssystem" und dem Buchungsdetail "Wartung". Eine andere Buchung hat die Buchungsart "Position 2: Monitoring und Betreuung der Prüfzentren" mit dem Buchungsdetail Monitorbesuch.

 

Dieser Aufbau kann sinnvoll sein, wenn Buchungsart und Buchungsdetail beliebig kombinierbar sind. Ich vermute, dass sie es nicht sind. Sag doch dazu mal was.

Im übrigen ist damit auch ausgeschlossen, dass eine Buchung vielleicht auch mal mehreren Arten oder Details (oder allegemein: Kategorien) angehört. Ist das nicht vielleicht möglich?

Mir drängt sich da der Vergleich zu gängigen Finanz-Programmen auf, die es zulassen, z.B. die Umsätze des Girokontos in Kategorien aufzuteilen. Ein EC-Karten-Umsatz von 60 EUR im Supermarkt ist dann aber nicht entweder Haushalt oder Lebensmittel, sondern vielleicht zu 9,90 Haushalt und zu 50,10 Lebenmittel. Sowas könnte auch hier auftreten.

 

Ich habe die verschiedenen Kategorien erstellt und diese zum Teil weiter untergliedert. So hat z. B. die Position Monitoring und Betreuung noch fünf Untergruppen, wie Monitorbesuch, Nebenkosten, Reisekosten, etc.

Somit können die Untergruppen immer nur einer Obergruppe angehören.

Um Problemenen von Anfang an aus dem Weg zu gehen, versuche ich gerade abhängige Kombifelder zu erstellen. Durch ein Tutorial von DonKarl bin ich der Lösung sicherlich schon näher gekommen.

Mein aktueller Stand:

Ich habe zwei Kombinationsfelder erstellt. Die Werte stammen alle aus einer Tabelle. In einem dieser Felder steht die "Art der Buchung" [Position 1-9, BfArm, Ethik ...].

Im zweiten Kombifeld können Details selektiert werden
[z.B. Wenn Position 2, Dann "Nebenkosten","Reisekosten" | Wenn Position 4, Dann "Wartung/Support".

Anschließend bin ich in das abhängige zweite Kombifeld gegangen und habe in der Datensatzherkunft, die ID-Werte aus dem ersten Kombifeld hinzugefügt und im Kriterium "[Formulare]![MeinFormular]![Kombifeld1]" notiert.

Leider führt dies nicht zum Erfolg.

 

Hi,

für solche Hiearchien könnte mein Ansatz "Treeview als Dropdownersatz" (Link) hilfreich sein. Damit käme genau eine (!) Kennziffer als Kategorie in die Buchung; diese Kennziffer wird anhand einer Baumstruktur ausgewählt und kann später auch entsprechend ausgewertet werden.

Analog ist auch meine Demo "Haushaltsbuch" entstanden: Info - Haushaltsbuch und Dauerauftragsplanung - MS-Office-Forum

Wenn du bei deinem Ansatz bleiben willst, solten die Kombifelder gebunden sein: das erste zeigt die erste Ebene, das zweite zeigt die Sätze auf der Ebene, die im ersten ausgewählt ist. Da braucht es dann keine Wenns und keine getippten Wertlisten. Siehe hier: http://ms-office-forum.net/forum/sho...d.php?t=110304

 

Und noch eine Frage:

Ich habe jetzt alle Realzahlen eingetragen. in den Oberkategorien und einigen Unterkategorien befinden sich die Sollzahlen. Kann ich diese irgendwie den Realtzahlen auf einen Blick gegenüberstellen?

Geschieht dies über mehrere Abfragen? Stehe gerade ein bisschen auf dem Schlauch.

PS: Ich habe jetzt einen Termin mit einem Access-Profi, der sich die DB anschauen möchte. *Smilie

 

Dazu hast du aber doch afaik schon Tipps bekommen:

• Kennzeichen als Plan/Istzahl
• (unschön): getrennte Tabellen

 

Ich habe jetzt die "unschöne" Variante gewählt, da ich zu vielen Unterkategorien keine einzelnen Planzahlen habe. Oftmals stehen die Planzahlen nur für die Oberkategorien zur Verfügung. Bspw. seien an dieser Stelle die "Monitorbesuche" benannt. Für diese sind insgesamt (hypothetisch) ca. 100€ angepeilt, jeder einzelne Besuch hat aber einen individuellen Preis, der jetzt nicht bekannt ist.

Deshalb habe ich eine separate Tabelle, die alle Oberkategorien sowie die Spalte "Planzahl" beherbergt. Kann ich dies auf einem Bericht iwie mit den Realzahlen in Verbindung bringen?

Ich könnte mittels einer Tabellenerstellungsabfrage die IST-Spalten in die Tabelle der Planzahlen schreiben. Kann dies automatisiert werden, so dass bei jedem Öffnen der DB die Daten aktualisiert werden?

 

Wenn die Zuordnung jeder Unterkategorie zu ihrer Oberkategorie in einer Tabelle festgehalten ist, sollte das gehen. Verdichte nach den Oberkategorien, und bilde die SUmme der Planwerte. Dieser Summe kannst du dann die Istwerte gegenüberstellen.


PS: Was ist denn aus dem "Profi-Besuch" geworden?