Office: Datenbankauswertung mit Excel

Hallo zusammen, ich hoffe ihr könnt mir bei dem -sicher banalem-Problem weiterhelfen:
Eine monatliche Auswertung von offenen Posten soll, wie im Dateianhang dargestellt, erstellt werden. Wichtig ist, dass die Auswertung so einfach wie möglich gehalten wird. Folgende Punkte müssen beachten werden:
- die Rohdaten der offenen Posten werden aus einer Datenbank gezogen (Tabellenblatt: Rohdaten 01-2008)
- danach sollen nur die Posten ab einer bestimmten Höhe in eine Zusammenfassung übertragen werden (Tabellenblatt: Zusammenfassung)
-> zu beachten ist hierbei, dass die Daten bestehender Kunden in jedem Monat ergänzt und die Daten neuer Kunden hinzugefügt werden
- zusätzlich sollen für die in Frage kommenden Kunden noch die Versicherungsbeiträge angezeigt werden (ich denke, dass läßt sich am besten mit SVERWEIS machen)

Mein Problem ist die Übertragung der Rohdaten in die Zusammenfassung, da diese sich ständig ändern und ergänzt werden müssen. Ich glaube nicht, dass ich mit SVERWEIS da weiterkomme, da diese Funktion ja nur vergleicht. Vielleicht könnt ihr mir einen Tipp geben, wie man die Sache lösen kann. Herzlichen Dank im Voraus!

 

Hallo!

Es klingt ein wenig so, als seist du auf der Suche nach der Funktion SUMMEWENN, wobei mir allerdings nicht ganz klar ist, was du mit "nur die Posten ab einer bestimmten Höhe" meinst.

PS: Excel ist eine Tabellenkalkulation; für Datenbankabfragen ist Access grundsätzlich besser geeignet.

 

Hallo schatzi,
die Rohdaten aus der Datenbankabfrage sollen so gefiltert werden, dass bei Kunden OHNE Versicherung alle Beträge (Posten) von z.B. >1000 EUR angezeigt werden und bei Kunden MIT Versicherung sollen alle Beträge aufgeführt werden, d.h. auch Posten <1000 EUR. Diese Werte sollen im Tabellenblatt "Zusammenfassung" übersichtlich pro Monat dargestellt werden. Letztlich ist die Frage, ob es eine Funktion o.ä. gibt, die bestehende Daten (aus den Vormonaten) mit den aktuellen Daten ergänzt.

Die Datenbankabfrage als solche, ist mit den Rohdaten schon erfolgt, sie soll durch Excel quasi "verfeinert" bzw. übersichtlicher dargestellt werden. Für deine Mühe vielen Dank!

 

Hallo!

Schau dir mal den Anhang an, ob ich dich richtig verstanden habe.
Von Anton werden alle Beträge summiert, da er eine Versicherung hat.
Von Berta wird nur der erste Betrag (1500) genommen, da der zweite Betrag (300) unter 1000 liegt.

 

Hallo,
das ging aber fix. Danke! Der Anfang, denke ich, ist gemacht. Es ist dabei nur zu beachten, dass in den Rohdaten jeder Kunden EINEN (seinen) offenen Posten pro Monat hat, der nicht mit den anderen Beträgen der Spalte summiert wird. Es soll lediglich nach den genannten Kriterien zuerst gefiltert werden und die gefilterten Daten sollen in die Zusammenfassung übertragen werden. Diese Abfrage soll jeden Monat durchgeführt werden und die entsprechenden Werte sollen dann in der Zusammenfassung in den Spalten (OP 01-2008...OP 12-2008) erscheinden.
Ich sehe das Problem darin, dass es jeden Monat neue Kunden gibt die dazu kommen und die bestehenden Kunden aber erhalten bleiben müssen und deren Werte nur ergänzt werden.

Nur mal zum geplanten Ablauf eine Bemwerkung: Datensatz aus Datenbank (Rohdaten) ziehen -> Übertrag in Excel (es wird quasi immer ein neues Tabellenblatt pro Monat (01-2008...12-2008) geben) -> Übertrag nach den Kriterien in das Tabellenblatt "Zusammenfassung" => dort soll jeder Kunde (unter Berücksichtigung der Kriterien) mit seinem offenen Posten/ Monat ersichtlich sein.

Ich hoffe, dass ich dich nicht noch mehr verwirrt habe und mein Anliegen etwas deutlicher geworden ist. Vielen Dank nochmal!

 

Hallo!

Wenn jeder Kunde pro Blatt nur einmal auftauchen kann, dann reicht dir ja auch ein SVERWEIS mit entsprechender WENN-Abfrage.
Prüfe mal, ob das im Anhang so hinhaut.

Schwieriger ist da schon die automatische Anpassung der Kundenliste, da sich diese ja auf bis zu 12 Blätter verteilen.
Einen Ansatz, wie das gehen könnte, findest du im Blatt "Hilfe".
Wahrscheinlich lässt sich das per VBA wesentlich eleganter lösen, aber dazu fehlt mir jetzt die Muße...

 

Hallo schatzi,
bist du doch noch so spät fleißig gewesen. Vielen Dank für deine Rückantwort. Wie ich das sehe, ist das genau die Lösung, die mir vorschwebt. SUPER! Allerdings, scheinen nicht alle Daten zu aktualisieren (z.B. bei Ludwig) und kannst du mir noch mitteilen, wie die Kundennummern aus den Rohdaten übernommen werden können? Ganz toll wäre es, wenn du die Muße findest, deinen Vorschlag mit der VBA-Lösung umzusetzen. Ich stehe leider nicht so tief im "Excel-Thema", so dass mir leider die Lösungsansätze fehlen. Also nochmals vielen Dank für deine Mühe & viele Grüße!

 

Hallo!

Dann teste mal dies:
Rechtsklicke den Tabellenreiter des Blatts "Zusammenfassung" und wähle "Code anzeigen".
Kopiere diesen Code ins Code-Fenster rechts:

Code:

Private Sub Worksheet_Activate()
Dim Blatt As Worksheet, D, i As Long
Set D = CreateObject("scripting.dictionary")
For Each Blatt In ThisWorkbook.Worksheets
  With Blatt
  '***Alle Blätter, die mit "Rohdaten" beginnen, werden durchsucht:
    If Left(.Name, 8) = "Rohdaten" Then
    '***Durchsuche die erste Spalte ab Zeile 2:
      For i = 2 To .Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
      '***Tauchte diese Nummer schon mal auf?
      '***Falls nicht, dann bitten merken (incl. Namen):
        If Not D.exists(.Cells(i, 1).Value) Then D.Add .Cells(i, 1).Value, .Cells(i, 2).Value
      Next i
    End If
  End With
Next Blatt
'***Lösche die Inhalte der ersten beiden Spalten:
Range(Cells(2, 1), Cells(Rows.Count, 2)).ClearContents
'***Füge die Nummern in der ersten Spalte ein:
Cells(2, 1).Resize(D.Count) = WorksheetFunction.Transpose(D.keys)
'***Füge die Namen in der zweiten Spalte ein:
Cells(2, 2).Resize(D.Count) = WorksheetFunction.Transpose(D.items)
End Sub

Bei jeder Aktivierung dieses Blatts wird der Code automatisch ausgeführt.
Damit ist das Blatt "Hilfe" nun Gott sei Dank überflüssig, denn das war eher die Holzhammer-Methode...

PS: Bei Ludwig und den anderen Neuen war nur die Nummer falsch, deshalb griff der SVERWEIS nicht.

 

Das sieht ja super aus. Ich teste es die nächsten Tage (ist ein etwas umfangreicheres Projekt) und gebe dir auf alle Fälle eine Rückinfo. Herzlichen Dank für deine Hilfe!

 

Hallo schatzi,
ich konnte heute die Sache komplett testen und es funzt ganz hervorragend. Vielen vielen Dank für deine Hilfe! Super Arbeit!

Eine Frage habe ich dennoch: Kann die ganze Abfrage noch "vergoldet" werden, indem in der Zusammenfassung bzw. in einem extra Tabellenblatt zum Ausdrucken der Ergebnisse, nur die Ergebnisse stehen, die den geforderten Kriterien entsprechen (d.h. nur die Beträge von Kunden mit einer Versicherung und alle Beträge die größer 1000 EUR sind von Kunden ohne eine Versicherung)? Die Zusammenfassung ist z.Z. noch recht groß, da aufgrund der unterschiedlichen Werte in jedem Monat viele "0" bzw. "nicht da"-Werte drin sind. Über eine Rückantwort würde ich mich sehr freuen. Viele Grüße!

 

Hallo!

Filtere das doch einfach mit dem Autofilter (Menü Daten > Filter)

 

Hallo,
alles klar. Ich dachte, es gibt noch eine andere (bessere) Alternative zum Autofilter. Wenn dem nicht so ist, dann ist die ganze Sache auch so i.O. Die Abfrage bringt nach dem heutigen Praxistest auf alle Fälle die gewünschten Ergebnisse. Nochmal: Ganz tolle Arbeit und vielen Dank dafür! Viele Grüße