Office: (Office 2013) Dateneingabe bei verknüpften Tabellen mit Auto Ergänzen

Hallo Liebes Forum,
ich habe eine Tabelle T1 mit wissenschaftlichen Publikationen (Titel, Jahr, u.a.) und eine Tabelle T2 mit Autoren (Nachname, Vorname). Sie sind über eine Verknüpfungstabelle verbunden, in der die IDs beider Tabellen in jeder Zeile die verknüpften Datensätze anzeigen (m:n). Außerdem sind die einzelnen Publikationen aus T1 untereinander vernetzt (wenn nämlich eine Publikation eine andere zitiert). Auch hierfür gibt es eine Verknüpfungstabelle in der die IDs beider Publikationen (Out- und In-Citation) die Datensätze bilden. In einer Abfrage führe ich Informationen aus T1 und T2 (d.h. Autoren und Artikel), zusammen. (siehe Demo-DB)

Diese Struktur ist neu und stehe auf dem Schlauch, wie ich die Dateneingabe in Zukunft ausführen kann.
Das wichtigste ist die Aufnahme von neuen Zitationen. Angenommen ein Artikel bzw. vorhandener Datensatz aus T1 zitiert 100 andere Artikel, die zum Teil bereits in der Datenbank verzeichnet sind. Wenn ich einen neuen Datensatz (ggf. in T1 UND T2, außerdem in den Verknüpfungstabellen) erstelle, möchte ich den Autor, das Jahr und den Titel eingeben. Am besten wäre es nun, wenn ich das Feld Nachname (T2) manuell fülle und Access mir während der Eingabe Vorschläge aus bestehenden Datensätzen (aus T2) zeigt. Dann fülle ich Erscheinungsjahr. Perfekt wäre es dann, wenn Access mir zeigt, welche Titel für die Kombination aus Nachname und Jahr bereits in der Datenbank vorhanden sind. Wenn ich erkenne, dass es schon den entsprechenden Datensatz gibt, hätte ich gerne die Möglichkeit diesen zu ergänzen (z.B. Vorname, Zweitautor o.ä.). Falls es noch keinen gibt, soll ein neuer Datensatz mit den bereits eingegebenen Daten generiert werden.
Natürlich müssen die Verknüpfungen stimmen, d.h. ID der zitierenden und der zitierten Publikation müssen in T9Publikation_Publikation erscheinen, und ID von Autor und Publikation müssen in T9Publikation_Autor erscheinen.
Ob ich mit der Struktur und dem Umweg über die Abfrage auf dem richtigen Weg bin, weiß ich nicht. Weiß jemand einen Rat?
Vielen Dank!

:)

 

Moin,
wenn ich das Konstrukt richtig verstanden habe, dann würde ich ein Formular (gebunden an T1) nehmen und darauf zwei Listenfelder nebeneinander platzieren. Die Eingabe würde dann etwa so ablaufen:

Das erste Listenfeld (lstAlle) füllst du mit allen vorhandenen Publikationen,
das zweite mit den Publikationen, die von der im Hauptformular gezeigten Publikation zitiert werden (lstCit).

Über zwei Kombifelder wählst du Autor und Jahr aus und filterst so lstAlle. Per Doppelklick auf einen Eintrag fügst du der Tabelle Out- und In-Citation/T9Publikation_Publikation die entsprechenden Schlüsselwerte hinzu und aktualisierst lstCit.

Bei neuen oder zu ändernden Publikationen öffnest du über Buttons ein Formular zur Eingabe/Änderung und aktualisierst beim Schließen die Listenfelder.

maike

 

Hi Maike,
Vielen Dank.
Mal abgesehen davon, dass ich mir noch nicht sicher bin, ob ich das so einfach hinkriege wie es klingt:
Die Eingabe sollte schnell gehen, da es um mehrere Tausend manuelle Eingaben geht. Daher ist für mich noch die Frage, ob ich die Prüfung (Datensatz schon vorhanden?) nicht gleichzeitig mit der Eingabe machen kann. D.h. ich gebe den Nachnamen und das Jahr ein, und klicke dann entweder auf einen angebotenen Titel (und erstelle damit neue Verknüpfungen) ODER der Datensatz ist nicht vorhanden und ich gebe den Titel selbst ein und erstelle damit einen neuen Datensatz. Ich müsste dann Autor und Jahr nicht nochmal eingeben. Geht das?
Viele Grüße!

 

Das sollte schon gehen *wink.gif* .
Wenn bei Auswahl von Autor kein passender Eintrag im Kombifeld ist, könntest du nach diesem Muster einen Autor hinzufügen: donkarls Access-Seiten, entweder Variante 1 (nur Name) oder vermutlich besser Variante 2 (wegen Nachname, Vorname, Titel ... was weiß ich ...).
Ist der Autor vorhanden, aber die Publikation noch nicht, kannst du per Buttonklick-Code Autor und Jahr schon mit übernehmen.
maike

 

Vielen Dank. Ich glaube ich habe die ersten Schritte gemacht, fürchte aber, ich brauche etwas mehr An-die-Hand-nehmen...
Ich habe eine Demo-DB mit neuem Formular hochgeladen. Diesmal ein Formular zu T2Autoren und ein Unterformular zu T1Publikationen. Anhanddessen versuche ich meine Probleme zu konkretisieren:
- Wenn ich einen Autor eingebe, macht Access mir einen neuen Autor, egal ob ich einen neuen (da ist es gut) oder einen bereits vorhandenen (da soll er nur den alten Datensatz behalten) Autor eingebe (ich will, dass es jeden Autor nur einmal gibt).
- Ich kann Kombifelder aus EINER Tabelle verknüpfen (zeig mir nur Vornamen aus T2, die zu dem bereits eingegebenen Nachnamen in T2 gehören). Jetzt weiß ich aber nicht, wie ich das T1-Publikationen-Unterformular ebenfalls in Abhängigkeit bringe (zeig mir nur Datensätze aus T1, die mit dem eingegebenen Datensatz aus T2 (über T9 Publikationen_Autoren) verknüpft sind); so wie Maike es glaube ich oben empfohlen hat.
- Generell ist mir noch ein Rätsel, wie Access die Verknüpfungstabellen korrekt füllen kann. Nochmal die Idee: Jeder Autor aus T2 hat einen oder mehrere Publikationen in T1 geschrieben, außerdem hat jede Publikation aus T1 einen oder mehrere Autoren in T2 (dafür ist die Verknüpfungstabelle T9 Autoren_Publikationen). Außerdem: Einige Publikationen aus T1 zitieren andere Publikationen ebenfalls aus T1 (Dafür ist die Verknüpfungstabelle T9Publikation_Publikation)

 

Das muss sich jemand anderes ansehen, ich habe Access 2003 und kann .accdb nicht öffnen.
maike

 

Tausend Dank Dir soweit. Falls Du Dir das trotzdem nochmal anschauen willst, hier eine 2003er Version.
Viele Grüße!

 

Ich hab mal ein Beispiel eingebaut.

Erledigt, da war die Datenherkunft falsch eingestellt.

erledigt, macht jetzt ein Kombifeld (Format "Nachname, Vorname").

Das wird durch die Verknüpfung von Formular und Unterformular über die AutorID erreicht. (BTW: es wäre besser, die IDs nicht überall einfach ID zu nennen, da kommst du irgendwann durcheinander. T2Autor -> AutorID, T9 -> AutPubID, AutorFK ...)

Das Formular frmT2T9AutPub mit dem Unterformular ufrmT1T9AutPub erlaubt dir jetzt das Hinzufügen neuer Autoren (neuen Nachnamen in Kombifeld eintragen, Ereignis Bei nicht in Liste springt an) und das Zuordnen von Publikationen zum gewählten Autor (Eintrag in Tabelle T9Publikationen_Autoren).
Du kannst auch hier analog zum Vorgehen für neue Autoren den Code für das Publikationenkombi anpassen und so bisher nicht erfasste Publikationen hinzufügen.

maike

 

Großartig; das kann ich ja schon 1:1 übernehmen. Vielen Dank, dass Du Dich meiner Fragen angenommen hast!
Ich versuche morgen, den Code für das Publikationenkombi anzupassen, um neue Titel hinzufügen zu können.

Jetzt habe ich noch das Problem mit den Verknüpfungen zwischen einzelnen Publikationen. Eine Publikation zitiert z.B. hundert andere Publikationen, von denen vielleicht schon die eine oder andere in der Datenbank ist, die meisten aber nicht. Diese 100 zitierten Publikationen möchte ich am Stück manuell eingeben (d.h. 100x Autor, Jahr, Titel). Entscheidend ist aber jetzt die Verknüpfung der einen zitierenden Publikation zu den 100 zitierten Publikationen, bzw. die Ergänzung der Verknüpfungstabelle T9Publikation_Publikation um 100 neue Datensätze.
Hat jemand eine Idee, wie ein Formular dafür aussehen müsste?
Vielen Dank!

 

Hm, da würde ich mich am Arbeitsablauf langhangeln.

Ich stelle mir das so vor: Du hast einen Artikel mit einer Referenzliste. Der Artikel wird erfasst (Formular frmT1Publikationen mit Unterformular für die jeweiligen Erst-, Zweit- ... Autoren in Endlosansicht).

Dann kommt die Referenzliste (Zitationen). Dafür brauchst du dann wiederum ein Unterformular in Endlosansicht, Datenherkunft T9Publikation_Publikation. Dort kannst du über ein Kombifeld (Datenherkunft T1Publikationen) auswählen oder wie im Beispiel eine neue hinzufügen.

Die beiden Unterformulare könnten z.B. in einem Registersteuerelement untergebracht werden, so dass du per Klick auf den Reiter zwischen der Eingabe der Autoren und der Referenzen/Zitate wechseln kannst.

Wenn das Verhältnis von bekannten zu neuen zitierten Publikationen tatsächlich 1:100 ist, wäre es vielleicht auch eine Variante, zunächst mal im Ufo zu der zitierenden Publikation die zitierten nur mit Titel zu erfassen (das geht dann ohne dass ein weiteres Formular zur Eingabe geöffnet werden muss - das könnte auf Dauer etwas nervig werden *wink.gif* ).
Die Eingabe der Autoren dazu dann im Nachgang, über einen Filter im Publikationenformular, der dir die Artikel ohne Autorenangabe raussucht.

Oder vielleicht kommt ja noch eine gescheite Idee dazu ... mir oder jemand anderes.

maike

 

Hm, das ist evtl. etwas zu kompliziert und umständlich angesichts meiner mangelnden Programmkenntnisse.
Vielleicht ist doch die Datenstruktur bescheuert gewählt? z.B. muss ich die zitierten Publikationen nicht in dieselbe Tabelle tun, wie die zitierenden. Es wäre zwar schade um die Schnittmenge bzw. die doppelt eingegebenen Daten (manche Publikationen werden zitiert, zitieren aber auch selbst andere), aber vielleicht würde es die Datenaufnahme erleichtern?

 

Die Datenstruktur in jedem Fall so lassen. Zwei verschiedene Tabellen wären a) kontraproduktiv und würden b) die Datenaufnahme nicht erleichtern.

Hört sich vielleicht alles umständlich an, ist es aber nicht wirklich.
Im Prinzip hast du mit dem Beispielformular schon alles, was du an Programmierung benötigst.

Unterformulare sind nichts anderes als Formulare, die dann in ein anderes Formular eingefügt werden. Du kannst so etwas auch mal mit dem Assistenten erstellen, damit du das Prinzip siehst.

Was die Programmierung angeht, bei Fragen und konkreten Problemen einfach melden.

BTW: Wie ist denn der geplante Arbeits-/Eingabeablauf gedacht? Und: musst du wirklich alles abtippen? Gibt's da nix "elektronisches" - .pdf oder Word z.B., was man verwursten könnte?


maike

 

Bzgl. BTW: es gibt "Elektronisches" (pdfs, words, pagemaker und txts). Allerdings können sind Literaturlisten selten einheitlich und fehlerfrei formatiert. Die Idee einen Programmierer zu bitten, einem Programm beizubringen Jahre, Autoren und Titel herauszusammeln haben wir daher aufgegeben. Stattdessen wollten wir die manuelle Erhebung so schnell wie möglich gestalten.

Wir hatten anfangs alle Infos (alle Autoren als Felder; alle Zitationen ebenfalls in Feldern mit dem Kürzel ErstAutor#Jahr#Titel, je Zitation ein Feld) in EINER Tabelle mit mehreren 1:1 Verknüpfungen. Bei dieser Struktur konnte man natürlich alles leicht in EIN Formular packen und nach Belieben ergänzen. Für 100 Zitationen hat man vielleicht eine halbe Stunde gebraucht.

Ich habe das jetzt (auf Anraten und mit Hilfe dieses Forums) in die hier gepostete Struktur gebracht; die ich auch für viel sinnvoller halte! Diese Struktur hätte natürlich den Vorteil, das gleiche Zitationen (PublikationA und PublikationB zitieren beide PublikationC) leichter und sicherer identifiziert würden (und genau darum geht es uns! Es geht um Netzwerke zwischen Autoren (wer publiziert mit wem? wer zitiert wen?) und Netzwerke zwischen Artikeln (wo wird was zitiert? was wird besonders oft zitiert?)). Jetzt ist nur die Frage, ob ich das elegant in Formulare gewurstelt kriege.
Das Formular zur Eingabe von Zitationen sah vorher in etwa so aus:
Autor Jahr Titel (der zitierenden Publikation)
Zitation1 (Autor#Jahr#Titel)
Zitation2 (Autor#Jahr#Titel)
Zitation3 (Autor#Jahr#Titel)
...
mal hat man dann alle 200 Felder gefüllt, meistens aber nur die ersten 10.

So stelle ich es mir auch für die Zukunft vor, allerdings dann mit mind. 3 Feldern für eine Zitation...

 

In der Art habe ich es auch beschrieben. Das einzige, was das Ganze ein wenig komplizierter macht als bei der vorigen Variante, ist die Zuordnung der Autoren (mehrere Autoren, nach Rang gelistet). Aber da wirst du nicht drum herumkommen, wenn du das Netzwerk später sehen willst.

maike

 

Soo Gerne! Danke. Erster Schritt; ich habe, wie vorgeschlagen, zunächst versucht die Titeleingabe in frmT2T9AutPub analog zur Autoreingabe zu gestalten, damit ich neue Titel eingeben kann. Freilich ohne Ahnung von VBA zu haben...
(frmT1Publikationen ist ein neues Formular zur Eingabe von neuen Datensätzen in T1)
Private Sub cboTitel_NotInList(NewData As String, Response As Integer)
If MsgBox("Der Titel ist neu. Jetzt eintragen?", vbYesNo) = vbYes Then
Response = acDataErrContinue
DoCmd.OpenForm " frmT1Publikationen", , , , acFormAdd
Forms! frmT1Publikationen!Titel = NewData
Else 'z.B. bei Tippfehler
Response = acDataErrContinue
Me!cboTitel.Undo
End If
End Sub
...Access nimmt das zwar hin, es ändert sich aber nichts an der Eingabe.