Office: Datenmodell Auftragsabwicklung

Hi,

es war nicht meine Diplomarbeit. Ich hab gar nicht studiert.

Worüber?

• dass GAEB ein wenig komplex ist?
• dass sich keiner an die GAEB hält?
• dass die Kunden nicht zahlen?
• dass "Buchhaltung" oftmals nach Gutherrenart funktioniert?

=> It's not a perfect world!

Für die GAEB-Dateien wirst du einen Parser brauchen, der die Daten lesen und schreiben kann und dabei eine Transformation aus/in deine Datenstrukturen zulässt. Das wird ziemlich viel Arbeit, wenn du das alles selbst bauen willst.

 

Es gibt kommerzielle Tools, die den Im/Export GAEB Access (ggf. üebr Excel als Zwischenschritt) bewerkstelligen.

Ist halt ein Make-or-buy-Dilemma. *Smilie

 

Hi Martin,
jetzt lassen wir mal GAEB, GAEB sein und kommen zum Anfang zurück. Die Tabellen Dokument, Dokzeilen, Dokarten stehen. Dokumente und DokZeilen sind als Parent/Child ausgelegt und werden rekursiv aufgerufen. Die Benutzerführung ist mir noch nicht klar. Das erste neue Dokument ist klar, es bekommt eine neue ID= 1 und ParentID=0, somit steht es an erster Stelle. Jetzt aber die Folgedokumente. Hier muss entschieden werden an welche Position diese kommen: vor die ID 1, nach der ID 1 oder als Unterdokument von 1 . Bei meinen Artikel-Kategorien habe ich das wie im Anhang gelöst. Bei Dokumenten, gerade bei den Rechnungspositionen erscheint mir das jedesmal als sehr umständlich abzufragen, wie kann man das besser machen?

Desweiteren bin ich bei der DokSteuertabelle am hinken.

Gruß
Quint

 

Hi,

markiere doch das gewünschte Vorgängerdokument und biete dann neue Dokumente der passenden Art(en) an. So steht das Parentdokument schon fest, und du kannst gleich das richtige anbieten.

Um die Reihenfolge (innerhalb eines Astes) zu beeinflussen, brauchst du ein Sortierkriterium. Bei mir ist das das Ausstellungsdatum, damit Chronologie herrscht. Aber es geht auch ein Zahlenfeld, das dann gewillkürte Reihenfolge erlaubt. Guck doch dazu mal in meine Demo, wie man im Treeview die Reihenfolge und die Hierarchie beeinflussen kann: http://ms-office-forum.de/forum/show...60&postcount=2

Die Dokumentartensteuerungstabelle enthält erstmal nur die Hierachie der "was kann was nachfolgen", zudem die Angabe, ob die Dokumentart einen Baum beginnn darf (eine Rechnung z.B. nicht, aber ein Auftrag schon, wenn er ohne Angebot "freihändig" erteilt wurde). In einer Detailtabelle steht dann auch drin, welche Dokument- und Detailfelder (Posten) bei welcher Dokumentart nötig sind (Pflichtfelder), zulässig sind (Darffelder) und verboten sind (Tabufelder). So darf (!) z.B. ein Angebot keine Rgnr haben, eine Rg muss (!) eine haben.

 

Hallo Martin,

ich habe mir mal Dein TV angeschaut, schau Dir mal Deine generischen Auswahlformulare an, da funkt Drag&Drop nicht.

Ansonsten läuft alles erst mal ganz gut. Bei den Dokumenten ist eine Sortierung nach Erstellungsdatum sinnvoll, bei den Dokumentenzeilen(bei mir DokumentenPosten) nicht. Stellst Du die Dokumentenzeilen, also Artikel in einem Grid da? Ich frage mich wie mann sonst die Hieraschie am besten darstellt. Auch sollte es möglich sein Gruppen und Textzeilen einzubauen (Bild DarstellungZeilen)..... ob ich das hinkriege?

Ich löse das aktuell über ein Unterformular und Rechnungsabschnitte. Zu jedem Abschnitt kann ich Abschnittexte eingeben (Bild Darstellung Positionen). Aktuell läuft das ja auch so: Rechnung zu Abschnitt 1:n, Abschnitte zu Positionen 1:n,aber das ist ja Käse von gestern.

Gruß

Quintxl

 

Drag und Drop ist nur in der Db aus Demo-Beitrag #2 ("Update") und da auch nur in dem untersten Button ("Pflege Hierarchie, Sorter") eingerichtet.

Dokumentzeilen sind bei mir entweder Gliederungszeilen oder Artikelzeilen. Das wähle ich direkt für jede Zeile aus. Für Gliederungszeilen sind nur Kurz- und Langtext nutzbar. Damit bilden auch die Zeilen des Dokuments (Gliederungs- und Artikelzeilen) einen Treeview. Es ist dann damit auch kein Problem, Zeilen umzuhängen, zu kopieren oder samt Nachfogern zu löschen. Außerdem entstehen da, wo die Gliederungsebenen enden, dann automatisch Zwischensummen. (Im Tree nicht sichtbar, aber im Bericht).

Siehe Bild: Gebäude A und B (Edit: das Bild zeigt 2x Gebäude A, da kopiert und in Kopie nicht A durch B ersetzt) sind Gliederungszeilen ohne eigene Mengen, Artikel und Preise. Die Posten "Aufreißen", "Rohr verlegen" und "Zuschütten" sind Artikelzeilen mit Mengen und Preisen.

 

Hallo,

also in der Datei:
http://ms-office-forum.de/forum/show...60&postcount=2
geht Drag&Drop auch bei den anderen Button, gibt aber beim loslassen einen update-Fehler aus!

Verstehe das mit den Gliederungszeilen. Ich denke mal die Tabelle Dokumente muss irre viele Felder haben, da Du ja Briefe, Rechnungen usw. darstellst. Aber von der Struktur ist das klar. Die Steuertabelle setzt die Eingabemöglichkeiten anhand der Dokumentenart, dürfte auch nicht gerade einfach strukturiert sein. Die DokZeilen gibt praktisch für eine Rechnung die Rechnungspositionen aus, für einen Brief wird sie eigentlich nicht benötig, da hierzu alle Informationen in der Dokumente gespeichert wird?

Gruß
Quintxl

 

Quintxl,

wie gesagt. Es ist nur beim untersten Button eingerichtet. Drag und Drop in den anderen Buttons ist nicht angedacht.

Denn: das Teil soll zeigen, wie man ein Treeview als Dropdownersatz nutzen kann. Und im Dropdown kannst du die Werte auch nicht neu anordnen. Die Anordnung der Werte ist eher eine Pflegefunktion für den Wertevorrat.

Wenn du magst, bau die Demo so um, dass bei den anderen Buttons die Drag/Dropgeschichte deaktiviert wird, damit man nicht auf Abwege kommt. Edit: erledigt, neue Version im Codearchiv als #3.

Nur das, was alle Dokumente haben. Das ist erstaunlich wenig, siehe Bild 1.

ja, gemeinsam mit der Dokumentartentabelle. Siehe Bilder 2 und 3.

Für Freitextdokumente sind die Zeilen irrelevant. Aber nicht nur Rechnungen bestehen aus Zeilen, sondern auch Angebote, Aufträge, ...

 

Hallo,
schön, bringt mich 2 Schritte weiter. Dann habe ich spontan momentan nur noch eine Frage, wie speicherst Du Briefe, also Betreff, Brieftext, Floskel, Sachbearbeiter usw. in der Dokumente? Auch würde ich die Dokumente um Felder wie: Zahlungsart, Skonto, Rabatt, Lieferadresse usw. ergänzen.

Danke schon jetzt für eine Antwort, ansonsten lasse ich Dich jetzt erst mal in Ruhe. Schönen Tag,

Guido

 

Ausgehende Briefe sind Freitextdokumente, die mit Word erstellt werden. Einige der Angaben in diesen Briefen sind in der DB relevant, z.B. Adressat, Projekt, Ausstellungsdatum, Dokumenttyp. Diese Felder werden in der DB erfasst, bevor der Brief begonnen werden kann. Access legt dann das Dokument an, bestückt es mit den Accessdaten, speichert es unter einem kanonischen Namen (=DokumentGUID), öffnet Word und lässt den User tippen. Der kanonische Dateiname wird als sog. Dokumentdatei als Detail zum Dokument ("Anlage") abgelegt. Beim Ausgang des Dokuments wird das doc zu pdf gewandelt und im Dokumentfile ausgetauscht.
Eingehende Dokumente werden gescannt und als Dokumentdatei abgelegt. Eine (ggf. vereinfachte) Liste der Positionen (falls vorhanden) wird abgetippt. Dies hat ausschließlich den Sinn, die MwSt und die Zahlung zu überwachen.

• Was soll die Zahlungsart sein?
• Skonto gibts (bisher nicht beschrieben), ebenso die zugehörigen Zahlungsfristen. Ist eine Detailtabelle zum Dokument. Es können mehrere Zahlungsfristen gesetzt werden (5% bis Tag X, 3% bis Tag Y, netto bis Endfälligkeit)
• Rabatt ist viel komplexer. Es kann Rabatt auf jede Dokumentzeile gegeben werden. Dieser Rabatt kann in der Zeile sichtbar sein (= wirksamer Preis reduziert sich) oder unsichtbar (= Preis bleibt, aber es gibt eine summierte Rabattzeile am Ende des Dokuments). Die Eingabe des Rabatts kann jeweisl prozentual oder durch neue Beträge (=prozentual wird ausgerechnet) erfolgen. Generatoren helfen beim Erreichen von oft gewünschten "Zielbeträgen".
• Lieferadresse: ja kann man machen. Bei meinem Baustellen ist die Adresse implizit immer die Projektadresse. Wenn das bei dir anders ist, bau es ein.

 

Ergänzend: die ganze Freitextgeschichte ließe sich evtl. heute mit Access 2007 auch accessitnern lösen: mit Memofeldern als Richtext. In Access 2003 gabs das noch nicht, und es war mir echt zu mühsam, einen fast kompletten Texteditor nachzubauen *Smilie

 

Ich biete beides an, einmal Textberarbeitung über Access mit standardisiertem Layout und dann für die helleren Köpfe in Word über DokVorlagen.
Da auch Handel betrieben wird ist die Zahlungsart(Vorkasse, Nachnahme, Abbuchung, usw.) natürlich wichtig. Um die Dokumenten Tabelle nicht zu sehr aufzublähen, kann ich die Felder für die interne Textverarbeitung als Detailtabelle umbauen. Mich würde echt noch interessieren, wie Du das mit den Gliederungszeilen gelöst hast. Ich denke mal es sind Textfelder in der ZeilenTabelle. Vielleicht hast Du ja noch ein Bild für mich.
Ansonsten ist das viel Arbeit, da ich doch massiv in meine Tabellenstrukturen gehen muss. Was schön ist, dass man durch das Ganze sehr schöne Darstellungsmöglichkeiten und somit auch Benutzerfreundlichkeit erreicht.

Quintxl

 

Für die Gliederungszeilen werden die Felder Kurztext und Langtext benutzt. Diese Felder enthalten bei Artikelzeilen die Kurz- bzw. Langbezeichung des Artikels, die dorthin aus den Artikelstammdaten kopiert wird. Bei Gliederungszeilen gibt es keine Artikel, daher sind diese Felder für Gliederungstexte ("Gebäude A") nutzbar.

Naja, so ist es ja auch bei mir. Dokuemente mit Postencharakter (Rg, Angebot) entstehen in Access, Freitext in Word. Es darf halt niemand aud die Idee kommen, eine Rechnung in Word zu tippen *grins Daher ja die strenge Steuerung mit der Dokuemtart: Rechnung = Kein Freitext = Accessintern.

Häng das an die Dokumente.

Immerhin hast du dich ins gemachte Nest gesetzt. Ich durfte das alles selbst überlegen, aufbauen und in unzähligen Sitzungen mit der Baufirma verifizieren. Von 0.

 

Moin Moin, ich habe die Tabellen und Indizes jetzt soweit angelegt, somit habe ich Daten zum testen.

Die Vorgänge stelle ich in einem LV da, die Dokumente in einem TV. Das passt auch schön in ein Form nebeneinander. Nach Auswahl im TV öffne ich das entsprechende DetailForm, je nach dem ob es sich um eine Rechnung, Brief oder mehr handelt. Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein nutzen ein gemeinsames Form, Briefe ein eigenes. Ich habe den FormNamen in der Dokumente stehen und kann somit den Detaildatensatz, also z.Bsp. die Rechnung über das Form öffnen. Jetzt meine Frage: Stellst Du die Gliederungs- und Artikelzeilen auch in einem TV da? Finde ich blöd, man sollte sie doch gleich bearbeiten können. Hier wäre am besten ein Grid mit Gruppierungsmöglichkeiten, habe mir schon mal ein paar angeschaut, gefällt mir aber nicht wirklich was ich gesehen habe. Für ActiveX gibt es kaum was brauchbares. Die entwickeln alle nur noch für net, Studio.... hhmmm. Was schlägst Du vor, wie wir die Gliederungsoptik der Zeilen am besten darstellen können?

Gruß

Quintxl

 

Hi,

hier zur Illustration der Aufbau des Zeilen im Formular. Die rechte Bildhälfte zeigt immer die Details zum im Treeview gewählten Ast. Ist also eine Gliederungsposition gewählt, kann man nur deren Zwischenüberschrift bearbeiten; ist eine Artikelpositon markiert, kommen die "Menge*Preis"-Angaben in Sicht. Für Gliederungspositionen wird on the fly die Zwischensumme als Endpreis berechnet; die Gesamtsumme steht unten links.

Klappt prima. Mit ein paar Steuertasten braucht mal nicht mal die Maus zum navigieren.

Grids zum Ausfüllen habe ich in Access nie benutzt, weil ich nach Möglichkeit mit Access- bzw. Windows-Bordmitteln arbeiten will.

.net wäre schon ein Traum, allein: die Zeit, die Zeit... *frown.gif*