Office: Datenübertragung zwischen zwei .xls-Files

Servus!

Folgendes Problem: Ich scanne Dokumente ein (Rechnungen) und stecke die Daten daraus in eine Excel-File. Das sind dann zwei Spalten (Nr. und Betrag). Diese Betrags-Daten sollen nun in ein Sheet übertragen werden, wo folgende Spalten vorhanden sind: Kostenstelle, Nr. und Betrag. Nun sind das sehr viele Seiten/Daten; das Eintragen per Hand dauert ca. 5-6 Stunden. Da diese Arbeit monatlich anfällt, möchte ich dies auf wenige Mausklicks umstellen.
Jetzt die eigentlich Problemstellung: Statisch ist es kein Problem, einzelne Felder miteinander zu verknüpfen („=[Daten.xls]Tabelle1!A4:D10”). Jedoch kann ich damit wenig anfangen, da die Ursprungs-File nie gleich ist; es ist nie die gleiche Anzahl von Positionen vorhanden, mal mehr mal weniger. Wenn ich es also statisch mache, kommt Kraut und Rüben bei raus. Konsequenz: ich muss die Nummern-Spalten miteinander verknüpfen. Z.B.: Nummer 101 hat den Betrag 5,64 (Daten vom 1. Sheet). Diese 5,64 müssen in die große File mit mehreren Spalten auch in die Zeile der Nummer 101 kommen. Wie gesagt, statisch verknüpfen geht nicht, da z.B. die 101 nie in der gleichen Zelle sitzt.

Anmerkung: Es müssen natürlich nicht zwei getrennte Dateien sein. Ich kann ja auch die Daten vom Scannen einfach als Sheet in die große Datei packen. Problemstellung bleibt aber halt die Gleiche ;)

Jemand 'ne Idee, wie das umzusetzen ist? Makro? Skript? VBA? Batch? Access?

Ich bin für jede Hilfestellung sehr dankbar!

 

Hallo!

Das hört sich eher nach einem SVERWEIS an:

=SVERWEIS(A2;'C:\Excel\[Daten.xls]Tabelle1'!A4:D1000;3;0)

Sucht den Wert aus A2 in der ersten Spalten der Matrix 'C:\Excel\[Daten.xls]Tabelle1'!A4:D1000 und gibt den Wert aus der dritten Spalte dieser Matrix zurück.

 

Wuah, Hirnwurm. Was sagt das A4:D1000? Und gehen tuts auch nich

Edit: Okay, A4:D10000 definiert die Suchmatrix. Danke schatzi, die Funktion wird funktionieren, ich lese mir nur gerade einige Beschreibungen dieser Funktion durch und biege mir die dann zurecht. Ich gebe dann noch fix ne kleine Rückmeldung.

 

Hallo!

Kannst du hier mal eine Beispieldatei hochladen?
Dann kann man sich vielleicht eher ein Bild von deinem Tabellenaufbau machen.

 

Jau, hier zwei beschreibende Screens:

Hier die Struktur der großen Datei, setzt sich ca. 600 Einträge in diesem Schema nach unten fort, nach "Kst." gruppiert, welches nicht überall gleich ist.



Hier die Struktur der Daten, die ich vom Scan erhalte. Das ist nur Seite 1 der Scans.


Wie du siehst, klappt das nicht. Wo habe ich den Fehler reingebaut? Die beiden Sheets sind in der gleichen Datei.

 

Hallo!

Hast du eine englische Excel-Version? Dann heißt die Funktion VLOOKUP.
Zum anderen hast du die falsche Ergebnisspalte angegeben: Die Spalte C ist die ZWEITE Spalte der Matrix B1:C27.

 

Ah, richtig. Hätte mich auch gewundert, wenn ein deutscher Funktionsbegriff in der engl. Version funktioniert ;).

Mal testen, ob ich das für alle 600 Einträge hinbekomme.

 

@Schatzi: Funktioniert fast einwandfrei! Letztes Problem ist, dass "#N/A" geschrieben wird, wenn ein Eintrag nicht gefunden wird. Ich brauche da aber einen Zahlenwert, denn die Beträge werden mehrmals verrechnet. Per Replace werden die "#N/A"'s nicht gefunden, daher muss ichs sehr mühsam per Hand machen. Kann ich das irgendwie umformatieren?

Edit: Wenn ich nur suche, kann ich auch in Values suchen. Bei Replace fehlt das leider...

 

Hallo!

Dann bau doch einen Fehlerabfang ein, z.B.

=IF(ISERROR(VLOOKUP(...);"ich bin falsch";VLOOKUP(...))

 

Huhu. Funktioniert wunderbar in den Feldern, wo #N/A steht. Nur wenn ich sicherheitshalber auch da einbaue, woschon ein Wert steht, kommt "FALSE" bei raus, was dann im Feld steht. Kann ich das nich auch wegtun? Oder ist irgendwas an der IF-Schleife falsch?

 

Wie sieht denn deine Formel genau aus?
Meine Kristallkugel bleibt trüb...

 

=IF(ISERROR(VLOOKUP(C308;Sheet1!A$1:B$325;2;0));"0,00")

So schaut sie aus.

 

Ja, das erklärt den Fehler.
Hinten muss nochmal der VLOOKUP dran:

=IF(ISERROR(VLOOKUP(C308;Sheet1!A$1:B$325;2;0));"0,00";VLOOKUP(C308;Sheet1!A$1:B$325;2;0))

 

Ah, nu vertseh ich die If-Anweisung. Danke!