Office: (Office 2013) Digitales Berichtsheft

Hallo zusammen,

auch wenn es schon fertige Lösungen auf dem Markt gibt und Teile so eines Projekts in verschiedenen Foren besprochen worden sind, möchte ich selber ein digitales Berichtsheft mittels MS ACCESS erstellen. Leider finde ich im www keine ähnliche Access-Datenbank, mit selber Problematik, wo ich abschauen könnte.

Da wir in unserem Betrieb die Vorlage der IHK des täglichen Berichts verwenden und nach Rücksprache das Thema der Woche entfallen lassen können, war ich erstmal beschäftigt mit der Erstellung der Tabellen (erstmal in Excel) auf Grundlage der IHK-Vorlage + weitere Felder, die aus meiner Sicht nötig sind.

- Personalnummer (PERSNR)
- Nachname (NACHNAME)
- Vorname (VORNAME)
- Eintrittsdatum (EINTRDAT) -> Hieraus möchte ich das aktuelle Ausbildungsjahr errechnen um dem Azubi die ständige Eingabe zu ersparen
- Ausbildungsnachweisnummer (ABNWNR)
- Woche von (WOCHEVON) -> Hieraus möchte ich "Woche bis" berechnen
- Ausbildungsabteilung (ABABT)
- Tag (TAG)
- Tätigkeitsnummer (TAETNR) -> Diese benötige ich um mind. 5 Zeilen für die Tätigkeiten pro Wochentag zu Verfügung zu stellen
- Tätigkeit (TAETIGKEIT)
- Stunden (STD) -> Das sind die Stunden pro Tätigkeit
- Status (STATUS) -> angelegt, fertiggestellt, angenommen, zurückgewiesen

Meine Daten (anonymisiert) hänge ich als Datei an. Ihr seht dann auch, wie ich versucht habe, die 1., 2. und 3. Normalform zu durchlaufen.

Im ersten Schritt wäre für mich wichtig zu wissen, ob ich mit meinen Tabellen so richtig liege. Gerade auch im Hinblich auf das zu erstellende Formular, das wie das gewohnte Berichtsheftblatt gestaltet werden sollte.

Freue mich auf eure Rückmeldungen, Anregungen, etc.

:)

 

Moin Martin, willkommen im Forum.

Ich sehe in Deiner Excel Mappe jetzt nicht wirklich den Unterschied zwischen 2.NF und 3.NF ...

Die Spalte ABABT liesse sich noch in einer übergeordneten Tabelle verwalten aber vielleicht gibt es die ja (angedacht).

Warum wird der Tag nicht als Datum gespeichert? Dann kannst Du die Spalten WOCHEVON und TAG zu einer verbinden.

ABJAHR lässt sich errechnen und muss nicht in der Tabelle gespeichert werden sondern kann in Abfragen errechnet werden, dort, wo es gebraucht wird.

Die Tätigkeitsnummern sind prinzipiell auch redundant, wenn Du sie nur für die fünf Tage der Woche benötigst. Was ist, wenn ein Wochentag Feiertag ist? Oder wenn der Azubi krank ist oder Urlaub hat oder in der Berufsschule ist?

 

Danke für das Feedback.

Es gibt keinen Unterschied zwischen der 2. und 3. Normalform, weil mir nichts mehr ins Auge gesprungen ist, wie ich weiter vereinfachen könnte. Aber nach deinen Hinweisen, kann ich noch nachbessern:

Stimmt...die Ausbildungsabteilung werde ich als separate Tabelle auslagern und die Beziehung über eine ID herstellen.

Stimmt ebenfalls..."Woche von" und "Tag" werde ich als ein Datumsfeld darstellen.

Und ja..stimmt auch...das Ausbildungsjahr werde ich rausnehmen und berechnen lassen.

Bei Feiertagen, Krankheit und Urlaub trägt der Azubi dieses an dem entsprechenden Wochentag in die erste der fünf Zeilen ein.
Bei Berufsschule füllt er die Tätigkeitsfelder mit den entsprechenden Schulfächern und Themen.

Werde morgen mal einen ausgefüllten Bericht hochladen.

Wie würdest du dann die Tabelle aufbauen, wenn ich pro Tag 5 Zeilen für die Tätigkeiten benötige?

 

Erst mal würde ich fragen, ob tatsächlich pro Tag alle fünf Tätigkeitsarten erfasst werden müssen.

Du schreibst ja selbst, dass es bei Urlaub oder Krankheit nur einen solchen Datensatz braucht.

Feiertag verstehe ich nicht, dass es da überhaupt einen Datensatz braucht - dann müsstest Du ja für Samstag oder Sonntag auch solche Sätze anlegen !?

Flexibler wäre in jedem Fall eine weitere Tabelle zu erstellen für diese Details.
Also in der Mastertabelle der Nachweise einen Satz pro Azubi und Tag mit dem Fremdschlüssel zum Azubi und zur Abteilung (oder kann die pro Tag wechseln?). Und in besagter neuer Tabelle die Tätigkeit, die Stunden und den Status sowie einen Fremdschlüssel zur Nachweis_Master.

Das kann man so konfigurieren, dass mit jedem Mastersatz immer sofort ein Detailsatz angelegt wird. Bei Urlaub oder Krankheit bleibt es dann bei diesem. Bei Ausbildung oder Schule werden beliebig viele Detailsätze hinzugefügt. Ob die tatsächlich fortlaufend nummeriert werden müssen, steht für mich in Frage. Ich würde eher an eine Klassifizierung denken, wie Ausbildungsinhalt oder Unterrichtsfach. Dafür gäbe es dann selbstverständlich wieder spezielle Master-Tabellen.

 

Soo...anbei mal ein Beispiel eines Berichts (am Mittwoch siehst du einen Berufsschultag; alles was rot durchgestrichen ist, benötige ich nicht bzw. der Firmenname kommt auf das Deckblatt)
Berichtsheft.xlsx

Du bringst mich ganz schön ins Schwitzen.

Nein, müssen nicht.

Naja, der Tag sollte zumindest so belegt sein, dass an einem Feiertag zumindest das Wort "Feiertag" in der ersten Tätigkeitszeile steht (siehe angehängter Bericht.

Ich hoffe dich richtig verstanden zu haben. Hänge mal nach der Überarbeitung das Beziehungsbild an:
Beziehungen.jpg

Hast du das so gemeint?

 

Fast.
Zum Einen fehlen die Beziehungspfeile, die die referentielle Integrität sicherstellen. Kannst Du aber nachträglich anhaken über rechten Mausklick auf die vorhandene Linie. Auf der 1 Seite muss immer die Master- und auf der n-Seite die Detailtabelle sein.
Referentielle 1:n Beziehungen müssen immer auf der 1 Seite den PrimaryKey haben.

Also:
Code:

Eine Linie ist allerdings falsch. Und zwar die zwischen tblABNW und tblABNWDETAI, die muss weg.
In tblABNWDETAIL muss ein zusätzliches Fremdschüsselfeld rein (ABNWID), das Feld TAETID muss raus aus tblABNW und diese Beziehung muss wie folgt sein:
Code:

Denn Du willst doch zu jedem Eintrag in tblABNW ein bis mehrere Detailsätze anlegen ...

Erstens ist das voll überflüssig.
Du machst doch auch keine Einträge für Sonn- oder Samstage, oder etwa auch?
Zweitens war nur die Grafik vom Beziehungsfenster dran aber kein Bericht. Links, die irgendwohin ins Internet führen, öffne ich prinzipiell nicht.

 

Habe zwar das Berichtsheft_Muster per "Dateien anhängen" hochgeladen aber OK, dann hier nochmal als Bild:

Berichtsheft_Muster.jpg

Soo... jetzt habe ich alle Änderungen eingebracht (siehe nachfolgendes Bild):
Beziehungen.jpg

Jetzt kann ich mich in meiner Tabelle tblABNWDETAIL sehr schön durch die in Beziehung stehenden Tabellen klicken (siehe Bild)
tblABNWDETAIL.jpg

Frage 1: Das ich hier nicht die entsprechende Ausbildungsabteilung sehe, sondern nur die Ausbildungsabteilungs_ID ist normal?

Frage 2: den Status habe ich jetzt pro Eintrag (Tätigkeit). Mir würde es aber reichen pro Ausbildungswoche. Muss ich da etwas ändern oder lässt sich das später mit einem Formular lösen?

Frage 3: Bei den Beziehungen ist jetzt "Mit referentieller Integrität" angetickt. Muss ich "Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder" und "Löschweitergabe an verwandte Datensätze" ebenfalls anticken?

Vielen Dank bis hierher.

 

Die Beziehung zwischen tblABNW und tblABNWDETAIL ist genau verkehrt herum.
Zu jedem Satz in ABNW gibt es doch (möglicherweise) mehrere in ABNWDETAIL.
So, wie es jetzt ist, könntest Du zu jedem Detailsatz mehrere Mastersätze aufnehmen ... das ist offensichtlich falsch.

ZUr Frage 1: die Bezeichnung der Abteilung bekommst Du zu sehen, wenn Du Abfragen aus den verknüpften Tabellen erstellst.

Zur Frage 2 hatte ich sowas schon erwartet.
Jetzt erwartet die DB den Status an jedem Detail.
Wenn Du ihn an den Tag (tblABNW) anfügst, kannst Du den Status pro Tag vergeben.
Wenn Du ihn für die komplette Woche vergeben möchtest, musst Du dafür eine neue Entität anlegen. Die Frage, die sich daraus ergäbe, wäre dann, ob die Abteilung sich innerhalb einer Woche ändern kann. Wenn ja, muss sie dort bleiben, wo sie ist, wenn nicht, muss sie mit in die neue Tabelle für die Woche.

Frage 3 musst Du Dir selbst beantworten. Aktualisierungsweitergabe macht nur Sinn, wenn die Primärschlüsselfelder keine AutoWert Felder sind und geändert werden können. Löschweitergabe bedeutet, wenn Du einen Mastersatz löschst, werden alle dranhängenden Detailsätze mitgelöscht. Das ist manchmal wünschenswert, führt aber zur Vernichtung von Daten in großem Stil. Wenn die Löschweitergabe nicht aktiv ist, verhindert das, dass Du Masterdatensätze löschen kannst, an denen Detailsätze hängen.

 

Hallo Hans,

jetzt habe ich mal das Beziehungskonstrukt in Excel aufgebaut, da kann ich schneller anpassen. Anbei eine Hardcopy:
Beziehungen.jpg

Ich hab das mal so umgebaut, dass ich nun einen Status pro "Datum Wochenbeginn" habe, also dementsprechend für einen Ausbildungsnachweis (eine Woche).

Was hältst du davon? Auch was die Beziehungstypen angeht?

********************************************************
Ja, die Ausbildungsabteilung wird für die ganze Woche die gleiche sein.
********************************************************

 

Warum bleibst Du nicht bei Access?
Die fraglichen Anpassungen an die Datenstruktur gehen dort schneller als in Excel etwas zu "malen".

 

Soo, hat jetzt eine Weile gedauert. Musste mich nochmal zur Datenstruktur und Beziehungen einlesen.

Ich denke mit der Nachfolgenden Struktur sollte ich zurechkommen:
Tabellen.jpg

Werde das mal am Montag in Access anlegen, inkl. Beziehungen und anschließend posten.

Bin dann mal gespannt, ob du noch etwas ändern würdest.

Bis Montag

 

Die Verknüpfungen makierst Du in der angehängten Ansicht durch die Farbe, sehe ich das richtig?
So ganz bin ich noch nicht überzeugt, aber ich warte gelassen bis Montag ab.
Schönes Wochenende.

 

Ja, die Farbe markiert die jeweilige Verknüpfung.

Anbei die Beziehungsübersicht nach Eingabe in Access.
Beziehungen.jpg

Habe heute bei der Eingabe dann doch noch einen Fehler gefunden. In der tbl_Ausbildungsnachweis_Nr muss die Taetigkeit_ID zum Fremdschlüssel werden und nicht zum Primärschlüssel. Dafür muss in der tbl_Taetigkeit die Taetigkeit_ID zum Primärschlüssel werden.

Hoffe das ist so richtig, denn die Beziehung zwischen diesen beiden Tabellen bereitet mir Kopfzerbrechen. Alle anderen Beziehungen waren dagegen leicht nachzuvollziehen.

Was sagst du zu dem Ergebnis?

 

Nein.
Die Tabelle mit den Tätigkeiten enthält doch die Details, für die die jeweiligen Stunden eingegeben werden. Das hatte ich zuvor bereits geschrieben ... mehr dazu weiter unten.

Es ist auch sonst einiges nicht verständlich:
Die Tabelle Ausbildungsnachweis enthält den Status und die Abteilung. Beides sollte nach Deiner Aussage für jede Woche erfasst werden. In der Tabelle fehlt aber der Verweis auf die Woche - sinnvollerweise sollte das das Datum des ersten Wochentags sein, oder? Und das Kommentarfeld als Fremdschlüssel verstehe ich überhaupt nicht. Soll denn in jeder Woche ein bestimmter Kommentar aus einem Vorrat an fest gespeicherten Kommentaren ausgewählt werden? Ansonsten ist die Tabelle Kommentar überflüssig und das Fremdschlüsselfeld in Ausbildungsnachweis muss einfach nur ein Textfeld sein.

Die Tabelle Ausbildungsnachweis_Nr ist ebenfalls überflüssig.

Die Tabelle Tätigkeit braucht zusätzlich einen Fremdschlüssel zur ID in der Tabelle Ausbildungsnachweis. Wenn das Datum des ersten Wochentags in Ausbildungsnachweis gespeichert wird, ist es eigentlich nicht nötig, es zusätzlich für jede Tätigkeit noch mal zu speichern, da würde prinzipiell ein Offset von 0 bis 4 reichen, um deutlich zu machen, welcher konkrete Tag gemeint ist. Zumal es ja auch für jeden einzelnen Tag mehrere Einträge geben kann. Aber das kann man vielleicht überlegen, ob man diese Redundanz in Kauf nimmt.

 

Hallo Hans,

Ja, du hast völlig recht. Habe ich jetzt angepasst. Siehe angehängtes Bild.

Das hatte ich versucht, über die Beziehung von "tbl_Ausbildungsnachweis" zur "tbl_Ausbildungsnachweis_Nr" zur "tbl_Taetigkeit" zu lösen. Dort wäre dann das erste Datum der Wochenanfang gewesen. Das hätte evtl. zu Problemen führen können (Deshalb entsprechend deinem Hinweis umgebaut).

Status und Abteilung wäre richtig gewesen, da eine Ausbildungsnachweis_ID für einen Wochenbericht steht.

Ja, hatte ich erst so vor. Ändere ich aber entsprechend deinem Hinweis, weil mir dann ein individuelles Feedback wichtiger ist, als Standardkommentare. Somit fliegt auch diese Tabelle raus.

Ist jetzt auch rausgeflogen.

Fremdschlüssel habe ich eingebaut. Den Offset habe ich jetzt in "tbl_Taetigkeit" als Feld "Wochentag" mit den Nummern 0 bis 4 eingebaut. Meintest du das so wie in angehängtem Bild?

Beziehungen.jpg


Weitere Frage:
Wie komme ich jetzt pro Azubi auf die Ausbildungsnachweisnummer...
Würdest du das vom ersten eingetragenen Datum_Wochenanfang berechnen lassen?