Office: (Office 2010) doppelte Datensätze anzeigen und löschen

Ich hab das mal für dich in der Onlinehilfe gesucht.
Tabellenerstellungsabfrage

 

Hi,

kama meinte eine Tabellenerstellungsabfrage. Das ist ein Abfragetyp, der die ermittelten Daten nicth einfach nur anzeigt, sondern in eine neue Tabelle schreibt. Daher der Name. Aus jeder "normalen" Abfrage (=Auwahlabfrage) kannst du eine Tabellenerstellungsabfrage machen, indem du in der Symbolleiste das Symbol für Tabellenerstellungsabfrage suchst. Den Namen für die entstehende Tabelle fragt Access dann gleich von dir ab; die Tabelle entsteht bei Ausführen der Abfrage.

Alle bis auf die ID.

nach Ausführen hast du zwei Tabellen: die alte und die neue.

Genauer gibts nicht. Entweder es stimmt oder es stimmt nicht. Aber es gibt natürlich Unterschiede:

• das Entfernen von Duplikaten bereinigt einen vorhandenen Datenbestand. Das kann fitzelig sein, aber es erlaubt ein Bereinigen von Daten, die bereits mit anderen Tabellen in Beziehung stehen, da nur Sätze wegfallen, aber die "Überlebenden" ihre Nummern behalten.
• das Ermittteln einer bereinigten Datenbasis erzeugt hingegen eine neue Tabelle. Ein Kunde, der bisher die Kundennummer 4712 hatte, kann dabei die 42 bekommen. Ist ja egal, ist ja neu. Diese Ansatz ist im schieren "Vereinzelungsprozess" einfacher, aber beim "Einflechten" in vorhandene Datengefüge aufwendiger.

Im übrigen ist ebs17 zuzustimmen. Eine gute Datenbank verhindert Duplikate oder "fragt nach", bevor ein weiterer Willi Müller, Gartenstraße 17, 60547 Frankfurt angelegt wird.

 

Danke für eure Antworten.
Zu Kama: Für die Hilfe wird eine Authentifizierung benötigt....!
Zu Atrus2711: Die Daten werden über eine Datei Importiert, Möglichkeit
a) Ich lösch die Dublikate über Excel und dessen Dublikatssuche
b) Ich lösch sie über Access nachdem die Daten eingelesen wurden.

Ich habe den Lösungsansatz von Kama probiert. Das Gruppieren der DS und in eine neue Tabelle zu schreiben brachte irgendwie gar nichts. Die Anzahl der Daten blieb gleich. Fehlt hier nicht noch die Bedingung, dass wenn die Felder "Vorname", "Nachname", "PLZ" und "Ort" größer 1 ist?

PS: Das ist vielleicht eine knifflige Sache ... :-(

Viele Grüße
muku

 

Hi,

die Gruppierung fasst Sätze mit gleichen Werten in dem Gruppierungsfeld zusammen. Wenn du nach allen Feldern, die eine Person ausmachen sollen, gruppierst, wird jede vorkommende Kombination dieser Felder einmal erscheinen.

Beispiel:
Code:

Gruppierst du

• nur nach Vorname, erhältst du 2 Sätze: Willi und Franz
• nur nach Nachname, erhältst du 1 Satz: Müller
• nur nach Ort, erhältst du 2 Sätze: Frankfurt und Hamburg
• nach allen 3 Feldern, erhältst du 3 Sätze, da der 2. und der 4. Satz "zusammenfallen".

Ob natürlich Satz 2 und 4 wirklich dieselbe Person bezeichnen, ist offen. In Hamburg kann es Hunderte unterschiedlicher Willi Müllers geben. Das ist weder schlimm noch verboten. Aber da keiner die Rechnung des anderen bezahlt, sollte man die schon auseinanderhalten können.

 

Hast du das beachtet?

mfg
Roland

 

also ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht.
Die gute, ich habs hinbekommen.
Die schlechte, ich darf dabei NUR Vorname, Nachname, PLT, Ort wählen.
Aber hintendran bzw. dazwischen gibt es noch andere Felder die ich benötige. Diese Felder werden dann nicht in die neue Tabelle geschrieben.
Habt ihr da einen Vorschlag?

Zu zra8886: Ja habe ich, es gibt allerdingt mehr als nur die ID die eindeutig ist. Aber auch wenn ich die weglasse bekomme ich nicht das gewünschte Ergebnis. Es sei den ich machs wie oben beschrieben (nur die 4 Felder wählen)

 

Habe ich:

Stell mal 5 bis 10, natürlich anonymisierte, Datensätze zur Verfügung, damit man sich das mal in Ruhe anschauen kann.

So ein, zwei oder drei doppelte DS sollten da natürlich auch dabei sein.

siehe auch #12

mfg
Roland

 

Ok, wenn das die Felder sind, die eine Person ausmachen

Logisch. Wenn die o.e. Felder eine person ausmachen, dann sind die anderen Felder nicht "trennend". Diese Felder mögen wichtig sein, aber welchen der ggf. mehreren Werte soll Access da nehmen?

Beispiel:
Code:

Welches Datum soll es sein für den Mann? Und egal was du sagst: warum nicht das andere?

Du kannst nicht zusammenfassen und alles behalten wollen.

 

\@ zra8886: Schau mal #13, dort hab ich doch die DB hochgeladen. Zwar nicht mit allen Spalten (hinten dran kommen noch ca. 15) aber trotzdem.

@Atrus2711: Ja da hast du schon recht. Aber ich benötige die Felder ja die anderen Felder trotzdem. Ich würde es gerne so haben wie in der PDF von #6 haben. --> auf letzten Seite das erste --> Anzeige der doppelten: "... der erste der Gruppe gilt sozusagenals Original"
und letzte Beispiel --> "Doppelte Datensätze Löschen".

Aber ich bekomm es halt nicht so hin. *frown.gif* Vielleicht könnte einer mal die DB von mir nehmen und eine Beispielhafte Abfrage nach diesem Schema mache?
Ich hab immer einen syntaxfehler bekommen.

 

Ich würde die mir ja gerne mal anschauen, habe jetzt aber nur Office 2003 zur Verfügung.

Mal schauen, vielleicht klappt es heute Abend.

mfg
Roland

 

Ein Danke schonmal vorab. *Smilie

 

Hi Muku,

das generiert dir eine neue Tabelle "tbl_tmp_Ergebnis"

Die Datensätze in der Beipiel-DB habe ich von 13 auf 8 reduziert.

Code:

Anschauen, testen und mitteilen ob das so passt.

mfg
Roland

 

Hi,

mit dieser SQL erhältst du pro Nachname-Vorname-Kombination die Minimalwerte aus den übrigen Feldern. Diese Minimalwerte müssen nicht aus demselben Ursprungssatz stammen; das Geburtsdatum könnte aus dem ersten "Willi-Müller-Satz" stammen und das Telefon aus dem zweiten.
Es könnte also sein, dass damit Daten zusammengewürfelt werden, die nicht zusammengehören. Ich halte das für bedenklich. Prüfe das äußerst sorgfältig.

 

Hallo Martin,

ich halte das ja auch für sehr bedenklich. Aber TS muss sich das mal anschauen, ob es grob passt.
Bisher ist mir nichts klar. Halt doch schon: Bei den DS in der Beispieldatei gibt es keine doppelten DS, auch wenn man "row id" ausser acht lässt.
TS muss sich letztendlich entscheiden, ob er Min, Max, Erster Wert oder Letzter Wert für die nicht gruppierten Felder einsetzt.

Oder ob er das, was er tatsächlich für die Weiterverarbeitung benötigt per Abfrage herausfiltert.

mfg
Roland

 

IMHO lässt sich das Ganze über eine Unterabfrage lösen, so wie es in dem Link, den ich in #2 gepostet habe, beschrieben ist.
Auch da wird relativ willkürlich über die ID (kleinste oder größte) der überlebende DS festgelegt. Es besteht aber immerhin die Chance, dass die höchste ID den neuesten Wert liefert, sicher ist das in diesem Fall (Auswahl über Name/Ort, worauf Martin ja bereits ausführlich hingewiesen hat) aber auch nicht.
maike