Office: (Office 2013) Doppelte Emails vermeiden

Hallo
Bei uns im Büro gibt es in nächster Zukunft ein paar Umstellungen, unter anderem wird ein neuer Posten geschaffen. Nun zum Anliegen:
Momentan gibt es zwei Leute die Emails erhalten, von wem ist irrelevant. Diese werden in Ordnern in der Inbox abgelegt welche durchnummeriert sind von 1 bis 31 also einen für jeden Tag im Monat. Die Email kommt in den Ordner des Tages an dem sie gültig ist.
Bis jetzt machen beide Mitarbeiter dies für sich.
Die Idee mit dem neuen Posten ist nun dass der die Arbeit der beiden koordiniert. Er wird auch die 31 Ordner in der Inbox haben. Um das ganze aber ein bisschen zu vereinfachen, vor allem das ausmisten der Ordner, will ich die 31 Ordner des neuen Postens mit den andern beiden Teilen.
Das Problem dabei ist aber dass verschiedene Emails nur zu einem Mitarbeiter kommen, andere zu 2, wiederum andere zu allen 3.
Ich will aber nachher nicht 2 oder 3 mal die gleiche Email in den Ordnern haben.
Gibt es eine Möglichkeit über VBA zu kontrollieren ob eine Email bereits in einem Ordner ist sobald man sie versucht dahin zu ziehen und sie im Falle dass einfach sofort in den Papierkorb bewegt? Outlook-intern scheint es jedenfalls nichts dergleichen zu geben.
Da es sich um Firmenrechner handelt ist es auch nicht möglich ein Drittanbietertool zu installieren.
Ich hoffe ihr habt eine Lösung für mein Problem.