Office: Einen Graphen erstellen

Hallöchen zusammen,

mei mir steht mal wieder ein Problem an. Denn ich habe noch nie mit Graphen in Access/Excel zu tun gehabt, bzw sehr sehr wenig.

Ich muss das, was ich gleich erkläre, zwar für mehrere Datensätze verwenden,
aber wenn ich es einmal erklärt bekomme, dann werd ich es, denke ich, auch alleine schaffen den Rest zu programmieren

Also ich habe als Datenherkunft eine Abfrage auf eine Tabelle. In der Tabelle steht
die ID und die Namen verschiedener Arbeiter, sowie deren Stundenanzahl pro Monat (also 1 Spalte ID, 1 Spalte Namen und 12 Spalten Januar bis Dezember).
Nun muss ich eine Oberfläche erstellen, in der ich ein Drop-Down-Menü habe,
in dem ich alle Mitarbeiter einzeln auswählen kann. Und von dem Mitarbeiter, den
ich auswähle, soll die Stundenanzahl pro Monat in einem Graphen (Liniendiagramm) angezeigt werden.
Ebenfalls soll es im DD-Menü noch die Auswahl "Alle Mitarbeiter", sprich die Summe aller Mitarbeiter pro Monat geben
und diese ebenfalls als Liniendiagramm darzustellen.

Ist das in Access realisierbar, oder muss ich das über Excel irgendwie einbinden,
wenn ja wie?

Bitte um Hilfe

 

Ich würde empfehlen, Diagramme in Excel zu erstellen, weil die Bearbeitung der Eigenschaften dort wesentlich intuitiver ist. Die Beschriftung der Achsen und die Werte-Zuweisung finde ich in Access ziemlich unübersichtlich. Andererseits ist das aber sicher auch eine reine Gewöhnungsfrage...

Grundsätzlich brauchst Du aber sauber aufbereitete Daten, ob in Access oder in Excel. Das bedeutet in Deinem Fall: Du willst auf der x-Achse die Namen der Monate (Jan..Dez) und auf der y-Achse die Anzahl der Stunden (pro Mitarbeiter bzw. gesamt) stehen haben. Also brauchst Du eine Datenquelle für das Diagramm, daß genau die jeweils benötigten Daten liefert, aber auch nicht mehr.

Erstelle also eine Abfrage, die 12 Monate liefert und zu jedem Monat eine (und zwar genau eine!) Zahl. Das kann die Anzahl der Stunden eines einzelnen Mitarbeiters sein, aber auch die Summe über alle, vielleicht aber auch die Summe über alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung. Aber für z.B. den Monat Mai hast Du in jedem Fall im Ergebnis nur eine Zahl. Eine Abfrage, die Dir 357 Zeilen (Mitarbeiter) liefert, hilft Dir hier leider nix.

Müssen die Stunden eines Mitarbeiters auch noch über einen Monat aufsummiert werden? Oder stehen die schon als eine Zahl zur Verfügung?

Mal so ein paar Brocken in Richtung SQL, die dann je nach Situatuion zusammengebastelt werden müssten (wobei das auch ohne SQL-Kenntnisse im Abfrage-Editor realisierbar ist):

Grundlegend sieht eine Abfrage so aus:

Code:

SELECT * FROM tbl_stunden;

Das holt Dir alle Felder (Spalten) aller Datensätze (Zeilen) aus einer Tabelle. Du willst ja aber nur die Stundenzahlen der Monate:

Code:

SELECT stunden_jan, stunden_feb, ... stunden_dec FROM tbl_stunden;

Nun willst Du nur einen bestimmten Mitarbeiter:

Code:

SELECT stunden_jan, stunden_feb, ... stunden_dec FROM tbl_stunden WHERE (mitarbeiter=12345);

Damit hast Du eine Zeile von 12 Werten, die in das Diagramm können. Diese Abfrage müßte jetzt allerdings per Parameter beeinflußbar sein, damit Du bestimmen kannst, welcher Mitarbeiter denn jeweils angezeigt werden soll.

Und wenn Du die Summe über alle Mitarbeiter (also kein WHERE mehr!) haben möchtest, gibt es die Aggregat-Funktion SUM():

Code:

SELECT SUM(stunden_jan) AS sum_stunden_jan, SUM(stunden_feb) AS sum_stunden_feb, ... SUM(stunden_dec) AS sum_stunden_dec FROM tbl_stunden;

Vielleicht kannst Du damit ja irgendwie in die richtige Richtung vorstoßen? Oder Du machst die Diagramme doch eben in Excel, was wahrscheinlich schneller und übersichtlicher geht, auch was das Aufbereiten der Quelldaten betrifft.

Gruß, Michael