Office: Einstellungen für die AutoArchivierung

Einstellungen für die AutoArchivierung
Outlook für Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Mehr... Weniger Die AutoArchivierung hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes in Ihrem Postfach oder auf dem verwendeten E-Mail-Server, indem Elemente automatisch in ein Archiv verschoben werden. Abhängig von den Optionen führt die AutoArchivierung eine der folgenden Aktionen oder beide aus:

• Elemente werden von ihrem ursprünglichen Speicherort, in der Regel einer Ihrer aktiven Ordner, in einen Archivordner verschoben.
  
  Wohin werden meine Elemente verschoben?
  
  Die Archivdatei ist ein Outlook-Datendateityp (PST). Beim ersten Ausführen der AutoArchivierung wird die Archivdatei automatisch unter folgendem Pfad erstellt: C:\Benutzer\IhrBenutzername\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst
  
  Ich kann die in diesem Artikel aufgelisteten Ordner nicht finden
  
  Einige der Ordner sind möglicherweise ausgeblendet. Weitere Informationen zum Anzeigen ausgeblendeter Ordner in Windows finden Sie unter Anzeigen versteckter Dateien.
  
  
• Löscht Objekte, die ihren Alterungszeitraum überschritten haben, endgültig.
  
  

Hinweis: Wenn Sie sich für das Löschen von Elementen entscheiden, werden diese nicht archiviert. Wenn Sie sich für die Archivierung von Elementen entscheiden, können diese von der AutoArchivierung nicht gelöscht werden. Nachdem Elemente archiviert wurden, können sie nur manuell gelöscht werden.

Weitere Informationen zum Feature AutoArchivierung finden Sie unter Automatisches Archivieren älterer Elemente.

Alterungszeiträume von Outlook-Elementen
Ein Outlook-Element, das den Alterungszeitraum überschritten hat, wird in die nächste AutoArchivierung eingeschlossen, es sei denn, das Element wurde explizit davon ausgeschlossen. Die Standardalterungszeitraum für jeden Outlook-Ordner sieht wie folgt aus:

Ordner	Alterungszeitraum
Posteingang und "Entwürfe"	6 Monate
"Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente"	2 Monate
Postausgang	3 Monate
Kalender	6 Monate
Aufgaben	6 Monate
Notizen	6 Monate
Journal	6 Monate

Hinweis: Für Ordner, die Sie selbst erstellen und die den gleichen Typ von Elementen wie Posteingang, Kalender, Aufgaben, Notizen oder Journal enthalten, gilt die gleiche Standardalterungszeitraum von sechs Monaten. Beispiele: ein E-Mail-Ordner, den Sie für Statusberichte erstellen, die Sie von einem Kollegen erhalten, oder ein Kontakteordner, den Sie für persönliche Kontakte erstellen.

Ermitteln des Alters eines Elements

Elementtyp	Beginn des Alterungszeitraums
E-Mail-Nachricht	Datum/Uhrzeit des Empfangs oder Zeitpunkt, an dem das Element zuletzt geändert und gespeichert wurde, je nachdem, welcher Zeitpunkt der spätere ist. Das Markieren einer Nachricht als gelesen oder ungelesen ist ein Beispiel für eine Nachrichtenänderung.
Besprechung, Ereignis oder Termin im Kalender	Das Datum, an dem das Element zuletzt geändert und gespeichert wurde, je nachdem, welcher Zeitpunkt der spätere ist. Terminserien werden nicht automatisch archiviert. Unabhängig vom letzten Save Date werden nur Kalenderelemente archiviert, die bereits geschehen sind.
Aufgabe	Datum der Fertigstellung oder Zeitpunkt, an dem die Aufgabe zuletzt geändert und gespeichert wurde. Aufgaben, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind, werden nicht automatisch archiviert. Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen wurden, werden nur archiviert, wenn sie als erledigt gekennzeichnet sind.
Hinweis	Zeitpunkt, an dem die Notiz zuletzt geändert und gespeichert wurde.
Journaleintrag	Das Datum, an dem der Journaleintrag erstellt oder zuletzt geändert und gespeichert wurde.
Kontakt	Kontakte werden standardmäßig nicht archiviert. Sie können sie jedoch manuell archivieren.

Seitenanfang

Einstellungen und Optionen für die AutoArchivierung
Im Folgenden werden die Einstellungen und Optionen beschrieben, die Sie beim Anpassen der AutoArchivierung anwenden können.





AutoArchivierung alle n Tage    Wählen Sie aus, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt wird. Wenn viele Elemente zugleich archiviert werden, kann dies die Leistung Ihres Computers beeinträchtigen. Aus diesem Grund ist es besser, die AutoArchivierung häufiger zu verwenden, um die Anzahl der verarbeiteten Elemente zu verringern.

Zum Deaktivieren des Features AutoArchivierung deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen    Wählen Sie aus, ob eine Erinnerungsmeldung angezeigt werden soll, bevor die AutoArchivierung Ihre Outlook-Elemente verarbeitet. Wenn Erinnerungsmeldungen angezeigt werden, können Sie darin auf Nein klicken, um die jeweilige Sitzung der AutoArchivierung abzubrechen.

Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)    Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Nachrichten nach dem Ablauf ihres Alterungszeitraums zu löschen.

Alte Elemente archivieren oder löschen    Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die folgenden Einstellungen festlegen oder andern möchten. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird die AutoArchivierung mit den Standardeinstellungen ausgeführt.

Archivordner in Ordnerliste anzeigen     Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Archivordner zusammen mit den Arbeitsordnern im Navigationsbereich aufzulisten. Auch wenn Sie diese Option nicht verwenden, können Sie den Archivordner öffnen, und zwar indem Sie auf Datei > Öffnen und dann auf Outlook-Datendatei öffnen klicken.

Elemente löschen, wenn älter als    Geben Sie das Alter, mit dem Elemente archiviert werden sollen, in Tagen, Wochen oder Monaten ein. Sie können einen Zeitraum zwischen einem Tag und 60 Monaten konfigurieren.

Alte Elemente verschieben nach    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alte Elemente zu archivieren, anstatt sie automatisch zu löschen. Im Feld wird der Standardordner angezeigt. Wenn Sie einen anderen Ordner verwenden möchten, geben Sie den Speicherort des Ordners in das Feld ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen. Durch Aktivieren dieser Option wird die Option Elemente endgültig löschen deaktiviert.

Elemente endgültig löschen     Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle abgelaufenen Elemente gelöscht. Sie werden nicht verschoben, und es werden keine Archivkopien gespeichert. Durch Aktivieren dieser Option wird die Option Alte Elemente verschieben nach deaktiviert.

Einstellungen auf alle Ordner anwenden    Durch diese Option werden die Einstellungen der AutoArchivierung, einschließlich Ihrer Änderungen, auf alle Ordner angewendet. Wenn Sie für einen oder mehrere Ordner spezielle Einstellungen festlegen möchten, aktivieren Sie diese Option nicht. Klicken Sie stattdessen mit der rechten Maustaste auf den Ordner, klicken Sie auf Eigenschaften und ändern Sie anschließend auf der Registerkarte AutoArchivierung die gewünschten Einstellungen für die entsprechenden Ordner.

Seitenanfang

:)