Office: (Office 2016) Einstiegsprobleme und laufende Nummer

Hallo,

wenn du möchtest, helfe ich dir bei deiner DB... habe ja jetzt jede Menge "Corona Zeit"

Also, da benötige ich den genauen Arbeitsablauf, was- wie- wann gemacht wird und eingetragen werden soll usw.
Exceldatei wäre ev. ein Vorteil ... alles andere ist Unfug, da ich mich ja in eurer Fa. nicht auskenne.
Kann mir eine ungefähre Vorstellung machen, aber... dabei möchte ich schon sicher sein, was ich erstelle.
Wenn das nur 3 Tabellen sind... was ich nicht glaube ist die DB schnell erledigt!

Ein berechnendes Feld für Monat...??!!
Das Monat erstellt man ev. in einer Abfrage aber nicht in eine Tabelle.
Da gehört in diesem Fall auch das Jahr dazu.
Diese Aufzählungs-Felder sind für mich auch falsch, dafür gehört eine Tabelle erstellt.

PS: kannst mir auch eine PN senden, wenn du möchtest (wegen der Excel)...
Mir egal, wie du Lust hast.

 

Hallo Kyron9000,

vielen Dank für das Angebot, ich nehme es dankend an. Auf das Hochladen der bisherigen Exceltabelle verzichte ich an der Stelle, da das Hauptproblem ist, dass damit niemand was anfangen kann der nicht vom Fach ist. Stattdessen anbei der Aufbau meiner aktuellen Fallliste mit allen Daten, die ich Stand heute benötige. Im Tabellenaufbau der Fallliste ist außerdem Dokumentiert, welches Feld, welche Funktion erfüllen soll. Das meiste andere ergibt sich aus aus den übrigen Tabellen.
Was sich nicht so leicht erklären lässt sind die unterschiedlichen Befundarten, aber das is auch irrelevant fürs programmieren, da man da ja einfach nur eine Auswahl treffen muss, und das muss der Anweder, der versteht was er da tut.

Wenn möglich, erklär mir bitte die Arbeitsschritte, die du unternommen hast, damit ich daraus auch lernen kann.

Der Arbeitsablauf sieht wie folgt aus:
Eine Probe wird z.B. vom behandelnden Arzt angelegt. Dies geschieht in einer Datenbank, die mit meiner nichts zutun hat. Dort wird aus der Blutprobe von Heinz Müller einfach nur noch eine Nummer, damit im Labor keine Rückschlüsse auf den Patienten mehr möglich sind.
Die Nummer setzt sich zusammen aus einer fortlaufenden Zahl 1-9999 und einer Jahreszahl, nämlich die letzten beiden Zahlen vom aktuellen Jahr. Diese Zahl beginnt jedes Jahr wieder bei 1.

So sollen diese Zahlen aussehen: 1-20, 2-20, 99-20, 1-21

Für mich persönlich wäre es auch ok, wenn die zahlen "20-1" lauten, da diese leichter zu sortieren sind vorallem im Hinblick auf einen möglichen späteren Export zu Excel.

< Das hinzubekommen ist mein Hauptproblem.


Das Labor kann jetzt also sehen: eine Probe ist vom Patienten auf dem Weg ins Labor.
Ab da wird die Dokumentation in einer Excel-Tabelle vorgenommen. Da diese aber immer Umfangreicher wird, wird sie auch immer unübersichtlicher. Daher die Idee mit dem Umzug auf Access.

In der Exceltabelle wird festgehalten:
-Kommt der Fall von Intern oder von Extern?
-Wann ging die Probe ein?
-Wann wurden die Arbeiten an der Probe beendet?
-Turn-Around-Time (TAT) - Wie viel Zeit in Tagen wurde für die Bearbeitung benötigt?
-Eintität (was ist das Ergebnis?)
-Welcher Test wird oder wurde durchgeführt bzw. angefordert? CA, FISH oder mFISH (quasi ein Bearbeitungsstatus, das Problem hierbei ist, dass es in der Praxis bei großem Arbeitsaufkommen, nicht zur Pflege der Liste kommt und daher an dieser Stelle einfach schonmal von gar nichts auf Fertig gesetzt wird, daraus ergbit sich, dass es auch keinen Status "Angefordert" gibt, da entweder der Test gemacht wird oder nicht angefordert wurde. Kann man drüber streiten ob das Sinnvoll ist)
-jetzt muss festgestellt werden ob es einen Befund gab oder nicht (sprich ist der Patient anhand der Probe als Krank zu deklarieren oder nicht?)
-ist im Feld "ohne Befund" nichts eingetragen, muss zwingend in mindestens einem der nachfolgenden Felder ein Häkchen gesetzt werden (also ist die Probe auffällig, nicht gewachsen oder wurde sie schlicht nicht weiterverarbeitet, z.B. weil der Patient zwischenzeitlich verstorben ist?)
-Es ist durchaus möglich mehrere Felder anzukreuzen, es könnte z.B. sein, dass man zwar keinen Befund hat (weil spezial-Labor, untersucht nur auf ein bestimmtes Muster hin), aber es könnte sein, dass eine andere Auffälligkeit vorliegt, sodass man womöglich noch eine andere Untersuchung empfiehlt
-Im Anschluss daran legt man noch Fest, wer welchen Arbeitsschritt unternommen hat. Dies ist relativ einfach: der letzte der die Probe angefasst hat, ist für den gesamten Vorgang verantwortlich und muss sich unter "gelegt von" eintragen.
-Anschließend übernimmt ein anderer Mitarbeiter das Schreiben des Befunds in der Datenbank, die zuvor auch schon vom Arzt genutzt wurde und ordnet so den Vorgang wieder dem Patienten zu
-Dieser Befund und der gesamte Vorgang muss dann wiederrum von einem Mitarbeiter geprüft werden, dann wird von diesem Mitarbeiter das Checked Feld ausgefüllt
-Zu guter letzt schaut der Chef nochmal drüber und erteilt dem ganzen eine Freigabe (indem er die Probe auf "Fertig" setzt)

Bislang war wie gesagt alles in einer Excel Tabelle, es konnte nicht festgestellt werden, ob tatsächlich besagter Mitarbeiter etwas eingetragen hat oder nicht. Dies ist auch künftig nicht zwingend erforderlich, das hat den Hintergrund, dass der bearbeitende Mitarbeiter nicht immer der ist, der die Eintragungen ins System macht. Es könnte auch sein, dass der Laborant zunächst alles handschriftlich festhält und ein Kollege es später in die Exceltabelle einträgt.

Vor diesem Hintergrund würde ich gerne folgendes Umsetzen:

Es sollte eine Maske geben, in der ich die Fälle anlegen und einzeln durchklicken kann, aber auch einen Bestimmten fall aufrufen kann falls benötigt.
Dies ist alles mit Standard funktionen von Access möglich und daher kein Problem.
In einer zweiten Maske sollen alle noch zu checkenden Fälle ausgewiesen werden. Auch das halte ich für nicht schwer, eine Abfrage auf das Checked Feld ob "True" oder "False" unter Angabe der Z-Nr. sollte diese Aufgabe erfüllen können. Natürlich kann man diese Abfrage dann auch nochmal als Formular aufbereiten.
In der dritten Maske sollen dann alle Fälle erscheinen die für die Augen vom Chef bestimmt sind, sprich, die, die bereits Gecheckt sind.

Am Ende soll es aber auch möglich sein eine Übersicht über alle Fälle in Excel zu exportieren, da damit bestimmte Diagramme erstellt werden müssen. Klar, kann man das bestimmt auch über Access lösen, aber die Anzahl der möglichen Berichte und Diagramme, die VIELLEICHT irgendwann eventuell mal erstellt werden sollen ist einfach derart grausam groß, dass es sich schlichtweg nicht überschaubar ist, was denn da genau gebraucht wird.

Außerdem kennt sich vom Laborpersonal der ein oder andere mit Excel gut genug aus, um eine solche Excel-Lösung zu bauen, er oder sie braucht lediglich eine Tabelle als Grundlage.

Hierfür schwebt mir vor, einer Art Fallliste in der auch Filteroptionen drin sind. Z.B. Filter auf Z-Nr. wenn man bestimmte Fälle auswerten will oder Filter auf bestimmte Jahreszahlen, wenn man z.B. vergleichen will ob in diesem Jahr mehr oder weniger Fälle eingegangen sind als im letzten oder wie schnell diese im Mittel abgearbeitet wurden.

In der aktuellen Fallliste sind nur die benötigten Tabellen enthalten.

Eventuell macht es auch noch sinn jeweils eine Maske zu erstellen, um die Daten, welche in den Tabellen sind bei Bedarf anpassen oder ergänzen zu können.

Was ich bislang versucht habe um die laufende Nummer ans laufen zu bekommen:

Diverse Foren nach ähnlichen Problemen (z.B. Rechnungsnummer) durchforstet.

Dabei bin ich auf den Ansatz gestoßen, mit DomMax eine Formel zu bauen.
Ich habe besagte Formel dann für meine Zwecke geändert und in eine Abfrage bzw. in ein Formular eingefügt.

In beiden Fällen hat die Formel dann zwar tatsächlich etwas angezeigt, war aber nicht fortlaufend. Die benutzte Formel sah dann in etwa so aus:

=Wenn(Links(DomMax("[Feldname]";"[Tabellenname]");4)=Jahr(Jetzt());DomMax("[Feldname]";"[Tabellenname]")+1;Jahr(Jetzt()) & "001")

Diese Formel hab ich zumindest aus einem ähnlichen Forum wie diesem hier.
Kann jedoch meiner Meinung nach nicht funktionieren, da DomMax die die höchste Zahl wieder gibt, die in einem Feld steht. Da ich keine Zahl im Feld stehen habe kommt dabei nichts rum, stattdessen baut er mir Fix die Zahl "2020001" überall ein. Mir ist es mit verschiedenen Variationen dieser Formel bislang nur gelungen aus dem 2020 eine 20 zu machen und das alles mit nem Bindestich an die 001 zu hängen. Aber dann stand in jeder Zeile nur "1-20".

Wenn ich mit dieser Funktion auf dem Holzweg bin, wäre das gut zu wissen, denn dann weiß ich, dass ich mich mehr auf Makros konzentrieren muss, aber das is ein gebiet auf dem ich leider nicht sehr bewandert bin.

So, das war jetzt ne Menge Text, wie gesagt Datei ist im Anhang, hoffentlich kannst du mir helfen.

Zu guter letzt: den gesamten Aufwand mit den Formularen usw. würde ich bis auf weiteres gar nicht erst anfangen. Einzig ein Formular, welches so aufgebaut ist wie die "tbl_Fallliste" mit der fortlaufenden Nummer reicht zunächst komplett. Ich brauche lediglich eine funktionierdende Maske um diese dann dem Chef vorzustellen. Der sagt dann entweder: jo machen wir, oder nein wir bleiben lieber bei Excel. In letzterem Fall hätte ich nur Zeit mit dem Ausschmücken einer nutzlosen Tabelle vergeudet, die ich lieber für den Aufbau einer neuen intelligenten Excel-Tabelle aufgewendet hätte.

Vielen Dank für deine Mithilfe!

 

Hallo,

liest sich wie eine Auftragsarbeit...

Kleiner Tip am Rande: vergess den Excel Export und erstelle Abfragen, mittels derer die Excel-Anwendungen die Daten selber auslesen und aufbereiten können.

Gruß Ulrich

 

Na dankeschön für das Nichtbeachten meiner Bemühungen/Upload, in der das realisiert ist...

 

...wow, da muss ich mich erstmal durchlesen... das mit dem...

...ich möchte gerne Ulrich zustimmen, obwohl ich mir das auch noch überlegen muss, was er so meint
(ungefähr habe ich es verstanden, aber das auch nur ungefähr!).
Wegen der Excel-Datei... ich benötige keine Originaldaten, sondern nur die Aufschlüsselung der Felder wie, was weitergegeben wird, mit Dummy-Daten.
Also, ich werde mir das genau durchlesen und melde mich wieder *Smilie

PS: und bitte beachte fredfred's Bemühungen/Upload (jeder bemüht sich um dich, also bitte auch alles wertschätzen)

 

Hallo fredfred,

entschuldige bitte, dass ich dich übergangen habe... ich hab mir deine Lösung natürlich angeschaut, ich bin lediglich seit tagen frustriert an dieser Tabelle, verstehe deine Lösung nicht zu 100% und bin mangels VBA Kenntnisse auch nicht im Stande, den Code so anzupassen, dass er zeigt was ich brauche.

Ich musste daher meinen ersten Impuls unterdrücken mich über meine eigene Unfähigkeit in diesem Forum negativ auszulassen und habe meine Energie lieber darauf verwendet, die Informationen zu formulieren um die Kyron mich gebeten hatte.

Also nachträglich: vielen Dank für deine Mithilfe!

@Knobbi

Ja liest sich wie ne Anweisung, weil ich die ebenso erhalten habe. Nur eben mündlich. Gibt's denn ne Möglichkeit sowas anders zu schreiben?

@Kyron vielen Dank, dass du dir überhaupt die Mühe machst, in anderen Foren wäre ich bei dem Text gesteinigt worden... von wegen komm zum Punkt und so...

Die Exceldatei, die mir vorliegt, ist beinahe so aufgebaut wie die tbl_Fallliste.
Sie ist lediglich nicht ganz so logisch und das Feld Entitäten fehlt gänzlich, sollte aber noch eingefügt werden und damit verbunden sollten dann ettliche Tabellen und Diagramme erstellt werden die das dann aufschlüsseln.

Da haben dann aber die User gesagt, dass noch zusätzliche Felder die ganze Sache unübersichtlich macht.

Wenn du die trotzdem haben willst, füll dich die halt mit Dummy-Daten, aber wirklich schlauer wirst du dann am Ende auch nicht sein fürchte ich^^

Was den Tipp von Knobbi angeht, habe ich das so verstanden, dass Excel sich die Daten direkt aus der DB ziehen soll. Ich habe sowas schon öfter gesehen, aber wirklich gut funktioniert hat es nie. Sobald die DB eine gewisse Größe erreicht hat, hat man zum aufrufen der Exceltabelle alleine schon Stunden gebraucht, von einer Auswertung mal ganz abgesehen... Vielleicht waren die DBs oder die Excellösung aber auch nur schlecht programmiert... vermag ich nich einzuschätzen, mir liegen die Lösungen im Moment ja nicht vor.

Aber das sind dann Probleme mit denen ich mich befassen will, wenn ich das GO hab, dass die Umsetzung so erfolgen darf/kann/soll.

 

naja, du schlägst dich mit merkwürdigen DMax Konstrukturen rum, wo dir die richtige Syntax bereits präsentiert wird.
Im zweiten Upload ist die Zusammensetzung aus LFD und Jahr mit drin.

Anstelle zu fragen, was du nicht verstehst, "beauftragst" du nochmal von vorne, wobei einige Schritte schon gegangen wurden.

die Lfd Nr muss dauerhaft in der TAbelle geschrieben werden. Es genügt nicht, diese in einer Abfrage nur darzustellen. D.h. einem Feld muss ein Wert zugewiesen werden. Das kriegst du nur mit VBA hin. (Update-Abfrage ginge natürlich auch, aber naheliegend ist über DMax das Feld direkt zu beschreiben)

Schau dir das Formular im Entwurf an,gehe auf die Eigenschaften -> Reiter Ereignisse -> im Ereignis NachEinfügung siehst du "Ereignisprozedur", auf die 3 Punkte und schon biste im VBA-Code.

Mit anderen Worten, wenn du es verstehen willst, musst du dich in VBA einarbeiten. Der Code ist dafür ziemlich banal.
Die Zusammensetzung dann lediglich = LFDNR & " - " & Right(E_Datum;2) in einem ungebundenen Feld.
Die Prozedur besteht im Prinzip nur aus der DMax-Funktion und der Zuweisung des Wertes an das Feld ZNr.

Code:

 

\@Alfred:

In Excel kann per ADO/DAO genauso auf die Tabellen des BE zugegriffen werden, wie von einer FE aus. Anstatt die Daten für die Diagramme über einen Export und anschließendem Import in Excel zu machen, erstellt man ein paar Abfragen, welche die Daten für die Diagramme und Auswertungen liefern.
Ob diese in einer abgespeckten FE (ohne GUI) hinterlegt, in einer Excel Datei vorgehalten werden oder mit PQ aufgerufen werden, sei jetzt mal dahingestellt. Jedenfalls stehen die Daten so "live" zur Verfügung.

Wenn die Daten mehr werden, könnte man auch gleich über eine Umsetzung mit SQL-Express als BE nachdenken und entsprechende Views kreieren.

Gruß Ulrich

 

\@Ulrich,

danke, jetzt verstehe ich was du meinst!

Genau, ist eine Option, deshalb habe ich alle Feldnamen ohne Sonderzeichen usw.

@OliGad,

Mit Sam/Son/FT ??? denke nur Arbeitstage, oder?

 

Hallo Kyron,

Es handelt sich um ein Krankenhauslabor, es arbeitet Täglich, auch an Sonn- und Feiertagen ist mindestens eine Notbesetzung vor Ort. Proben die übers Wochenende wachsen sind nicht so ein Problem, in der Regel dauert die bearbeitung sowieso 3-7 Tage. Daher nicht relevant ob da ein Wochenende dazwischen ist oder nicht. Nach spätestens 4 Tagen sollte auch die Notbesetzung in der Lage sein die Probe auszuwerten.

 

...finde ich sehr gut *Smilie weniger Code.
Bin aber fast fertig mit meiner Überlegung, auch mit der DB...
hatte aber leider heute wenig Zeit, meine Frau wollte Blumen für den Garten einkaufen gehen...
was bleibt einem da übrig außer... mitgehen *frown.gif*
Ich stelle dir die BDB dann ein... einiges möchte ich schon noch testen...
Das heißt aber nicht, dass sie schon perfekt ist!
Login/LogDatei sollte noch eingeplant werden...
Ich habe ja alles in meinen DB's vorrätig, müsste es ja nur noch implementieren.
Splitten in FE und BE ist vermutlich auch gewünscht, damit verbunden ist
auch eine BE suche am Anfang gut gegeben.

PS jetzt höre ich eben... "bitte den Grill anstarten"... muss folgen...sonst gibt es nichts zu essen, bis später *grins

 

...noch etwas, brauchst eine Rechtevergabe?
Wäre schon gut, muss sie nur einfügen, ist nicht kompliziert.
Wenn ja, welche Rechte wären da gut. Chef/Admin/User *Smilie
Es soll ja nicht jeder alles machen dürfen.

 

Eine Rechtevergabe wäre super, ist aber kompliziert umzusetzen.
Die Rechteverteilung ist nicht eindeutig, jeder kann theoretisch alles machen. Außer die Freigabe, das kann nur der Chef.

Ist es möglich zu sagen: wer in der Mitarbeiter-Liste steht darf das, wer in der Liste Befundschreiber steht darf das und jenes und der Chef darf alles?

Sodass ich einfach, wenn jemand die Rechte zum Befundschreiben erhält, sein Kürzel in die Liste eintragen muss und fertig? Alles andere wird dem Personal (gerade dem Chef) zu kompliziert. Wir haben es hier mit Anwendern zutun die am liebsten alles auf Papier machen würden.

Wenn das möglich ist, würde ich nämlich ein Formular erstellen wo der Chef alles sehen kann und sein Häkchen bei Fertig setzen kann. Die Befundschreiber können dann auch wiederrum in ihrer eigenen Maske reinschauen und dort angeben, dass sie den Befund geschrieben haben. Alles andere soll frei zugänglich für alle sein.

 

Servus Kyron9000,

kann ich mir schwerlich vorstellen, denn erfahrungsgemäß kann plötzlich
ein zusätzlicher Rattenschwanz an "..da hätte ich noch einen kleinen Wunsch..." dazukommen.
- Wer hat den Datensatz erstellt
- Wer hat den Datensatz geändert
- Wer darf Editieren
- Wer darf Löschen (als gelöscht markieren)
- Wer hat Admin Rechte
- usw.

bin auf eine Version von Dir gespannt.

 

Hallo,

@OliGad, habe dir eine PN gesendet, bitte lesen, wenn möglich gut, wenn nicht auch.
Aber, die DB ist Mittlerweile so groß, dass ich sie nicht mehr hier einstellen kann.

@Ohrkester
leider zu groß *Smilie