Office: Erste Schritte mit Abfragen

Probieren Sie es aus!
Verwenden Sie Abfragen, um Unternehmens- oder andere Fragen, die auf Daten basieren, zu beantworten sowie um Massenaktualisierungen schnell und einfach zu erledigen oder um Informationen aus der Datenbank zu löschen.

Was sind Abfragen?

In Access sind Abfragen wie Fragen, die Sie stellen, um verwandte, sogar sehr spezielle, Informationen in Ihrer Datenbank zu suchen.

In Abfragen verwenden Sie manchmal Daten aus nur einer Tabelle und anderen Zeiten von mehr als einer Tabelle. So können Sie beispielsweise einfach die Telefonnummer eines Kontakts finden, für die eine einfache Abfrage eines Telefonnummern Felds für eine bestimmte Person in einer Tabelle "Kontakte" erforderlich ist. Oder Sie können Daten aus mehreren Tabellen kombinieren, beispielsweise Kundeninformationen und Bestellinformationen, um zu sehen, was ein Kunde bestellt hat.

In Access ist eine Abfrage ein Datenbankobjekt. Sie speichert keine Daten. Stattdessen zeigt sie in Tabellen gespeicherte Daten an und stellt Ihnen diese Daten zum Arbeiten zur Verfügung. Eine Abfrage zeigt möglicherweise Daten aus einer oder mehreren Tabellen, aus anderen Abfragen oder aus einer Kombination der beiden an. Beispiele:

• Anzeigen von Daten mit einer Auswahlabfrage Suchen und Anzeigen von Informationen aus einer oder mehreren Tabellen durch Angeben von Kriterien, die die Daten erfüllen müssen, und aufschlüsseln, welche Werte angezeigt werden sollen. So können Sie beispielsweise alle von Tailspin Toys erstellten Produkte anzeigen.
  
  
• Eingeben von Kriterien und Suchen im laufenden Betrieb. Erstellen Sie wiederverwendbare Abfragen, die Sie immer zur Eingabe von Suchkriterien auffordern. Beispielsweise könnten Sie eine Abfrage erstellen, die den Benutzer nach dem Namen des zu suchenden Lieferanten fragt, und dann alle Produkte anzeigt, die von diesem Lieferanten erworben wurden.
  
  
• Aktualisieren oder Hinzufügen von Daten auf der Grundlage einer Abfrage. Führen Sie eine Abfrage nach Daten durch, und verwenden Sie dann die Ergebnisse zur automatischen Eingabe oder Aktualisierung von Informationen. Wenn Tailspin Toys beispielsweise kürzlich den Namen aller seiner Produkte ein "TT" vorangestellt hat, suchen Sie nach allen Produkten des Unternehmens, und aktualisieren Sie dann die Produktnamen so, dass jeder Eintrag mit "TT" anfängt – und das alles mithilfe einer Aktualisierungsabfrage.
  
  
• Löschen von Daten auf der Grundlage einer Abfrage. Suchen Sie Informationen oder Datensätze, und löschen Sie sie. Wenn beispielsweise Tailspin Toys seinen Betrieb aufgibt und die Produkte des Unternehmens nicht mehr erhältlich sind, suchen Sie alle diese Produkte, und lassen Sie sie in den entsprechenden Tabellen automatisch löschen.
  
  

Erstellen Sie mithilfe des Abfrage-Assistenten eine Auswahlabfrage, die Informationen in der Datenblattansicht anzeigt.

Hinweis: Bei Verwendung des Assistenten sind einige Entwurfselemente nicht verfügbar. Ändern Sie die Abfrage nach der Erstellung bei Bedarf in der Entwurfsansicht.

Hinweis: Bevor Sie eine Abfrage erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Beziehungen zwischen Tabellen in der Datenbank eingerichtet haben, da Sie beim Abfragen Ihrer Daten verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit Tabellenbeziehungen und zugehörigen Modulen in dieser Schulung.

Erstellen einer Abfrage

1. Wählen Sie Erstellen > Abfrage-Assistent aus.
   
   
2. Wählen Sie Auswahlabfrage-Assistent und dann OK aus.
   
   
3. Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die das Feld enthält, und fügen Sie dann das Feld der Liste Ausgewählte Felder hinzu. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie weiteraus.
   
   Fügen Sie beliebig viele Felder aus beliebig vielen Tabellen hinzu.
   
   Wenn Sie ein Zahlenfeld hinzugefügt haben
   
   Wenn Sie Zahlenfelder hinzugefügt haben, fragt der Assistent, ob die Abfrage Details oder Zusammenfassungsdaten zurückgeben soll. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn einzelne Datensätze angezeigt werden sollen, wählen Sie Details und dann Weiter aus. Fahren Sie mit Schritt 4 fort.
     
     
   • Wenn Sie zusammengefasste numerische Daten, z. B. Durchschnittswerte, anzeigen möchten, wählen Sie Zusammenfassung und dann Zusammenfassungsoptionen aus. Geben Sie an, welche Felder Sie zusammenfassen und wie Sie die Daten zusammenfassen möchten. Es werden nur Zahlenfelder aufgeführt. Wählen Sie für jedes Zahlenfeld eine Funktion aus:
     
     • Summe   Die Abfrage gibt die Summe aller Werte des Felds zurück.
       
       
     • Avg     Die Abfrage gibt den Mittelwert der Werte des Felds zurück.
       
       
     • Min    Die Abfrage gibt den kleinsten Wert des Felds zurück.
       
       
     • Max   Die Abfrage gibt den größten Wert des Felds zurück.
       
       
   • Wenn in den Abfrageergebnissen die Anzahl der Datensätze in einer Datenquelle enthalten sein sollen, wählen Sie für diese Tabelle Datensätze zählen in <Tabellenname> aus.
     
     Wenn Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld hinzugefügt haben
     
     Der Abfrage-Assistent fragt, wie Sie die Datumswerte gruppieren möchten. So haben Sie beispielsweise der Abfrage ein Zahlenfeld, z. B. "Preis", und ein Datums-/Uhrzeitfeld, z. B. "Transaktionszeit", hinzugefügt und dann im Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen angegeben, dass Sie den Durchschnittswert des Preisfelds sehen möchten. Weil Sie ein Datums-/Uhrzeitfeld einbezogen haben, könnten Sie Zusammenfassungswerte für jeden eindeutigen Datums- und Uhrzeitwert – also für jeden Tag, jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr – berechnen.
     
     Wählen Sie den Zeitraum, den Sie zum Gruppieren der Datums- und Uhrzeitwerte verwenden möchten, und dann Weiter aus.
     
     Hinweis: In der Entwurfsansicht gibt es weitere Optionen zum Gruppieren von Datums- und Uhrzeitwerten.
     
     
4. Geben Sie der Abfrage einen Titel.
   
   
5. Geben Sie an, ob Sie die Abfrage (in der Datenblattansicht) öffnen oder (in der Entwurfsansicht) ändern möchten. Wählen Sie dann Fertig stellen aus.
   
   

Weitere Tipps gefällig?
Erstellen und Ausführen einer Aktualisierungsabfrage

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

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