Office: Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular (1:n-Formular)

Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular (1:n-Formular)
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Wenn Sie mit relationalen Daten arbeiten (verknüpfte Daten, die in getrennten Tabellen gespeichert sind), müssen häufig mehrere Tabellen oder Abfragen auf dem gleichen Formular angezeigt werden. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie gleichzeitig Kundendaten aus einer Tabelle zusammen mit Informationen zu Kundenbestellungen aus einer anderen Tabelle anzeigen möchten. Unterformulare stellen ein praktisches Tool zum Durchführen dieser Aufgabe dar, und Access stellt mehrere Möglichkeiten zum schnellen Erstellen von Unterformularen bereit.

Was möchten Sie tun?
Mehr über Unterformate erfahren

Erstellen oder Hinzufügen eines Unterformulars

Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular unter Verwendung des Formular-Assistenten

Hinzufügen von einem oder mehreren Unterformularen zu einem vorhandenen Formular mithilfe des Unterformular-Assistenten

Erstellen eines Unterformulars durch Ziehen eines Formulars in ein anderes

Öffnen eines Unterformulars in einem neuen Fenster in der Entwurfsansicht

Ändern der Standardansicht eines Unterformulars

Hinzufügen von verknüpften Daten zu einem Formular ohne Erstellung eines Unterformulars

Mehr über Unterformate erfahren
Ein Unterformular ist ein in ein anderes Formular eingefügtes Formular. Das Primärformular wird als Hauptformular bezeichnet, und das im Formular enthaltene Formular wird als Unterformular bezeichnet. Eine Formular/Unterformular-Kombination wird gelegentlich auch als hierarchisches Formular oder als Kombination aus übergeordnetem und untergeordnetem Formular bezeichnet.

Unterformulare eignen sich vor allem zum Anzeigen von Daten aus Tabellen oder Abfragen mit einer 1:n-Beziehung. Eine 1:n-Beziehung ist eine Verbindung zwischen zwei Tabellen, bei der der Primärschlüsselwert jedes Datensatzes in der Mastertabelle mit dem Wert im entsprechenden Feld bzw. den entsprechenden Feldern von mehreren Datensätzen in der verknüpften Tabelle übereinstimmt. Sie können beispielsweise ein Formular erstellen, das Mitarbeiterdaten anzeigt und ein Unterformular enthält, das die Bestellungen jedes Mitarbeiters anzeigt. Die Daten in der Tabelle "Mitarbeiter" befinden sich auf der 1-Seite und die Daten in der Tabelle "Bestellungen" auf der n-Seite der Beziehung – jeder Mitarbeiter kann mehr als eine Bestellung besitzen.





1. Im Hauptformular werden Daten der 1-Seite der Beziehung angezeigt.

2. Das Unterformular zeigt Daten von der n-Seite der Beziehung an.

Bei dieser Art Formular sind das Hauptformular und das Unterformular so verknüpft, dass das Unterformular nur Datensätze anzeigt, die mit dem aktuellen Datensatz im Hauptformular verknüpft sind. Wenn z. B. das Hauptformular die Informationen zu "Nancy Freehafer" anzeigt, zeigt das Unterformular nur Ihre Bestellungen an. Wären das Formular und das Hauptformular nicht miteinander verknüpft, würden im Unterformular alle Bestellungen angezeigt, nicht nur die von Nancy.

In der folgenden Tabelle sind einige der Terminologie definiert, die Unterformularen zugeordnet ist. Access behandelt die meisten Details, wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Verfahren verwenden, doch ist es hilfreich, zu wissen, was hinter den Kulissen passiert, wenn Sie spätere Änderungen vornehmen müssen.

Begriff	Definition
Unterformular-Steuerelement	Das Steuerelement, mit dem ein Formular in einem Formular eingebettet wird. Sie können sich das Unterformular-Steuerelement als Ansicht eines anderen Objekts in der Datenbank vorstellen, gleichgültig, ob es sich um ein Formular, eine Tabelle oder eine Abfrage handelt. Das Unterformular-Steuerelement enthält Eigenschaften, mit deren Hilfe Sie die im Steuerelement angezeigten Daten mit den Daten im Hauptformular verknüpfen können.
"Herkunftsobjekt"-Eigenschaft	Die Eigenschaft des Unterformular-Steuerelements, das bestimmt, welches Objekt im Steuerelement angezeigt wird.
Datenblatt	Eine einfache Anzeige von Daten in Zeilen und Spalten, ähnlich einem Tabellenblatt. Das Unterformular-Steuerelement zeigt ein Datenblatt an, wenn das zugehörige Quellobjekt eine Tabelle oder Abfrage ist, oder wenn das zugehörige Herkunftsobjekt ein Formular ist, für dessen Eigenschaft "Standardansicht" der Wert "Datenblatt" festgelegt ist. In diesem Fall wird das Unterformular gelegentlich nicht als Unterformular, sondern als Datenblatt oder Unterdatenblatt bezeichnet.
"Verknüpfen von"-Eigenschaft	Die Eigenschaft des Unterformular-Steuerelements, die angibt, mit welchem Feld oder mit welchen Feldern im Unterformular das Unterformular mit dem Hauptformular verknüpft wird.
"Verknüpfen nach"-Eigenschaft	Die Eigenschaft des Unterformularsteuerelements, die angibt, mit welchem Feld oder mit welchen Feldern im Hauptformular das Hauptformular mit dem Unterformular verknüpft wird.

Hinweise: 

• Zur Erzielung optimaler Ergebnisse richten Sie zunächst Tabellenbeziehungen ein, bevor Sie die in diesem Artikel erläuterten Verfahren ausführen. Auf diese Weise kann Access die Verknüpfungen zwischen Unter- und Hauptformularen automatisch erstellen. Um Beziehungen zwischen den Tabellen in der Datenbank anzuzeigen, hinzuzufügen oder zu ändern, klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.
  
• Wenn für ein Unterformular-Steuerelement ein Formular als Quellobjekt verwendet wird, enthält es die Felder, die Sie in das Formular einfügen, und es kann als einzelnes Formular, als "Endlosformular" oder als Datenblatt angezeigt werden. Die Verwendung eines Formularobjekts als Quellobjekt für ein Unterformular hat den Vorteil, dass Sie dem Unterformular berechnete Felder, wie z. B. [Menge] * [Einzelpreis], hinzufügen können.
  
• Sie können ein Datenblatt oder eine PivotChart-Ansicht in ein Formular einfügen, indem Sie ein Unterformular-Steuerelement erstellen, dessen Herkunftsobjekt eine Tabelle oder Abfrage ist. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Hinzufügen von verknüpften Daten zu einem Formular ohne Erstellung eines Unterformulars.
  

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Erstellen oder Hinzufügen eines Unterformulars
Anhand der folgenden Tabelle können Sie herausfinden, welches Verfahren für Ihre Situation optimal geeignet ist.

Aufgabe	Empfohlenes Verfahren
Access soll sowohl ein Hauptformular als auch ein Unterformular erstellen und das Unterformular mit dem Hauptformular verknüpfen.	Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular unter Verwendung des Formular-Assistenten
Sie möchten ein vorhandenes Formular als Hauptformular verwenden, möchten aber, dass Access ein neues Unterformular erstellt und dieses dem Hauptformular hinzufügt.	Hinzufügen von einem oder mehreren Unterformularen zu einem vorhandenen Formular mithilfe des Unterformular-Assistenten
Sie möchten ein vorhandenes Formular als Unterformular verwenden und diesem Formular ein oder mehrere vorhandene Formulare als Unterformulare hinzufügen.	Erstellen eines Unterformulars durch Ziehen eines Formulars in ein anderes

Erstellen eines Formulars mit einem Unterformular unter Verwendung des Formular-Assistenten
Dieses Verfahren erstellt eine neue Kombination aus Formular und Unterformular mithilfe des Formular-Assistenten. Dies ist auch die schnellste Möglichkeit, um zu beginnen, wenn Sie nicht bereits die Formulare erstellt haben, die Sie als Hauptformular oder Unterformular verwenden möchten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent. 
   
2. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten in der Dropdownliste Tabellen/Abfragen eine Tabelle oder Abfrage aus. Um für dieses Beispiel ein "Mitarbeiter"-Formular zu erstellen, das für jeden Mitarbeiter in einem Unterformular Bestellungen anzeigt, klicken Sie auf Tabelle: Mitarbeiter (die 1-Seite der 1:n-Beziehung).
   
   Hinweis: Es spielt keine Rolle, welche Tabelle oder Abfrage Sie zuerst auswählen.
   
3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aus dieser Tabelle oder Abfrage verwenden möchten.
   
4. Wählen Sie auf derselben Seite des Assistenten in der Dropdownliste Tabellen/Abfragen eine andere Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus. Wählen Sie für dieses Beispiel die Bestellungen-Tabelle aus (die n-Seite der 1:n-Beziehung).
   
5. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie aus dieser Tabelle oder Abfrage verwenden möchten.
   
6. Wenn Sie auf weiterklicken, wird davon ausgegangen, dass Sie die Beziehungen richtig eingerichtet haben, bevor Sie den Assistenten gestartet haben, und der Assistent fragt, wie Sie Ihre Daten anzeigen möchten , also die Tabelle oder Abfrage. Wählen Sie die Tabelle auf der 1-Seite der 1: n-Beziehung aus. Für dieses Beispiel klicken wir auf von Mitarbeitern, um das Formular "Mitarbeiter" zu erstellen. Der Assistent zeigt ein kleines Diagramm eines Formulars an. Die Seite sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen:
   
   
   
   
   
   Das Feld im unteren Teil des Formulardiagramms stellt das Unterformular dar.
   
   Hinweis: Wenn der Assistent nicht abfragt Wie sollen Ihre Daten angezeigt werden?, bedeutet dies, dass Access keine 1:n-Beziehung zwischen den von Ihnen ausgewählten Tabellen oder Abfragen erkannt hat. Der Assistent wird zwar fortgesetzt, aber Access fügt dem Formular kein Unterformular hinzu. Wenn Sie die Tabellenbeziehungen untersuchen möchten, klicken Sie auf Abbrechen, bevor Sie den Vorgang fortsetzen.
   
7. Wählen Sie unten auf der Seite des Assistenten Formular mit Unterformular(en), und klicken Sie anschließend auf Weiter.
   
8. Klicken Sie auf der Seite welches Layout möchten Sie für Ihr Unterformular? auf die gewünschte Layout-Option, und klicken Sie dann auf weiter. Beide Layoutarten ordnen die Unterformular Daten in Zeilen und Spalten an, doch ein tabellarisches Layout ist anpassbarer. Sie können einem tabellarischen Unterformular Farben, Grafiken und andere Formatierungselemente hinzufügen, während ein Datenblatt kompakter ist, wie die Datenblattansicht einer Tabelle.
   
9. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine Formatvorlage für das Formular aus, und klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie auf der vorhergehenden Seite Tabellarisch ausgewählt haben, wird die ausgewählte Formatvorlage auch auf das Unterformular angewendet.
   
10. Geben Sie auf der letzten Seite des Assistenten die gewünschten Titel für die Formulare ein. Access benennt die Formulare auf Basis der eingegebenen Titel und das Unterformular auf Basis des dafür eingegebenen Titels.
    
11. Geben Sie an, ob das Formular in der Formularansicht geöffnet werden soll, damit Sie Informationen anzeigen oder eingeben können, oder in der Entwurfsansicht, damit Sie den Entwurf ändern können, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
    
    Access erstellt zwei Formulare – eins für das Hauptformular, das das Unterformular-Steuerelement enthält, und eins für das Unterformular selbst.
    

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Hinzufügen von einem oder mehreren Unterformularen zu einem vorhandenen Formular mithilfe des Unterformular-Assistenten
Mithilfe dieses Verfahrens können Sie einem vorhandenen Formular ein oder mehrere Unterformulare hinzufügen. Für jedes Unterformular können Sie auswählen, ob von Access ein neues Formular erstellt oder ein vorhandenes Formular als Unterformular verwendet werden soll.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vorhandene Formular im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf den Pfeil nach unten, damit der Katalog Steuerelemente angezeigt wird, und vergewissern Sie sich, dass Steuerelement-Assistenten verwenden ausgewählt ist.
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Unterformular/-bericht.
   
4. Klicken Sie im Formular an die Stelle, an der das Unterformular platziert werden soll.
   
5. Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten.
   
   Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, fügt Access dem Formular ein Unterformular-Steuerelement hinzu. Wenn Sie ausgewählt haben, dass von Access für das Unterformular ein neues Formular erstellt wird, statt ein vorhandenes Formular zu verwenden, erstellt Access das neue Formularobjekt und fügt es dem Navigationsbereich hinzu
   

Erstellen eines Unterformulars durch Ziehen eines Formulars in ein anderes
Dieses Verfahren verwenden Sie, wenn Sie ein vorhandenes Formular als Unterformular verwenden und diesem Formular ein oder mehrere vorhandene Formulare als Unterformulare hinzufügen möchten.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das als Hauptformular verwendet werden soll, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
   
2. Ziehen Sie das Formular, das Sie als Unterformular verwenden möchten, aus dem Navigationsbereich auf das Hauptformular.
   
   Access fügt dem Hauptformular ein Unterformular-Steuerelement hinzu und bindet das Steuerelement an das Formular, das aus dem Navigationsbereich gezogen wurde. Access versucht außerdem, das Unterformular auf Grundlage der in Ihrer Datenbank definierten Beziehungen mit dem Hauptformular zu verknüpfen.
   
3. Wiederholen Sie diesen Schritt, um dem Hauptformular weitere Unterformulare hinzuzufügen.
   
4. Klicken Sie zur Überprüfung des Erfolgs der Verknüpfung auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, dann auf Formularansicht, und verwenden Sie den Datensatzmarkierer des Hauptformulars, um mehrere Datensätze zu durchlaufen. Wenn sich das Unterformular ordnungsgemäß nach jedem Mitarbeiter filtern lässt, ist das Verfahren abgeschlossen.
   

Wenn der vorherige Test nicht funktioniert, konnte Access nicht bestimmen, wie das Unterformular mit dem Hauptformular verknüpft werden soll, und die Eigenschaften Verknüpfen von und Verknüpfen nach des Unterformular-Steuerelements bleiben leer. Sie müssen diese Eigenschaften folgendermaßen manuell festlegen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hauptformular im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht.
   
2. Klicken Sie einmal auf das Unterformular-Steuerelement, um es auszuwählen.
   
3. Falls der Aufgabenbereich "Eigenschaftenblatt" nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um ihn anzuzeigen.
   
4. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Daten.
   
5. Klicken Sie neben dem Eigenschaftenfeld untergeordnete Felder verknüpfen auf die Schaltfläche
   
   .
   
   Das Dialogfeld Feldverknüpfungs-Assistent für Unterformulare wird angezeigt.
   
6. Wählen Sie in den Dropdownlisten Felder in übergeordneter Tabelle und Felder in untergeordneter Tabelle die Felder aus, die Sie mit den Formularen verknüpfen möchten, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Felder Sie verwenden sollen, klicken Sie auf Vorschlagen, damit Access versucht, die verknüpfenden Felder zu ermitteln.
   
   Tipp: Wenn das Feld, das Sie zum Verknüpfen der Formulare verwenden möchten, nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise die Datensatzquelle des übergeordneten Formulars oder des untergeordneten Formulars bearbeiten, um sicherzustellen, dass das verknüpfende Feld darin enthalten ist. Wenn das Formular beispielsweise auf einer Abfrage basiert, müssen Sie sicherstellen, dass sich das verknüpfende Feld im Abfrageergebnis befindet.
   
7. Speichern Sie das Hauptformular, wechseln Sie zur Formularansicht, und überprüfen Sie, ob das Formular wie erwartet funktioniert.
   

Öffnen eines Unterformulars in einem neuen Fenster in der Entwurfsansicht
Wenn Sie Entwurfsänderungen an einem Unterformular vornehmen möchten, während Sie an dessen Hauptformular in der Entwurfsansicht arbeiten, können Sie das Unterformular in einem eigenen Fenster öffnen:

1. Klicken Sie auf das Unterformular, um es auswählen.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Unterformular in neuem Fenster.
   

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Ändern der Standardansicht eines Unterformulars
Wenn Sie einem Formular ein Unterformular hinzufügen, wird das Unterformular vom Unterformular/-bericht-Steuerelement gemäß der Eigenschaft Standardansicht des Unterformulars angezeigt. Diese Eigenschaft kann auf die folgenden Werte festgelegt werden:

• Einzelnes Formular
  
• Endlosformular
  
• Datenblatt
  
• Geteiltes Formular
  

Beim ersten Erstellen eines Unterformulars ist diese Eigenschaft eventuell aufEndlosformularoder vielleicht auf Einzelnes Formular festgelegt. Wenn Sie die Eigenschaft Standardansicht eines Unterformulars aber auf Datenblatt festlegen, wird das Unterformular im Hauptformular als Datenblatt angezeigt.

So legen Sie die Eigenschaft Standardansicht eines Unterformulars fest:

1. Schließen Sie alle geöffneten Objekte.
   
2. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Unterformular, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
   
3. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
   
4. Vergewissern Sie sich, dass in der Dropdownliste oben im Eigenschaftenblatt die Option Formular ausgewählt ist.
   
5. Legen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts die Eigenschaft Standardansicht auf die zu verwendende Ansicht fest.
   
   Hinweis: Wenn sich die gewünschte Ansicht nicht in der Liste befindet, stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft "…ansicht zulassen" für die Ansicht auf Ja festgelegt ist. Wenn Sie beispielsweise Datenblatt als Standardansicht für das Formular angeben möchten, stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft Datenblattansicht zulassen auf Ja festgelegt ist.
   
6. Speichern und schließen Sie das Unterformular, und öffnen Sie das Hauptformular, um die Ergebnisse zu überprüfen.
   

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Hinzufügen von verknüpften Daten zu einem Formular ohne Erstellung eines Unterformulars
Es ist nicht immer notwendig, ein gesondertes Formularobjekt zu erstellen, um verknüpfte Daten anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise ein Formular in der Layout- oder in der Entwurfsansicht bearbeiten und eine Tabelle oder Abfrage aus dem Navigationsbereich auf das Formular ziehen, wird von Access ein Unterformular/-bericht-Steuerelement erstellt, das die Daten in dem Objekt anzeigt. Die Eigenschaft Standardansicht des Objekts bestimmt, wie die Daten angezeigt werden. Normalerweise ist diese auf "Datenblattansicht" festgelegt, doch Sie können die Eigenschaft Standardansicht einer Tabelle oder Abfrage auch auf Einzelnes Formular, Geteiltes Formular oder Endlosformular festlegen, was Ihnen mehr Flexibilität bei der Anzeige verknüpfter Daten in Formularen gibt.

Hinweis: Das Ändern der Eigenschaft Standardansicht für eine Tabelle oder Abfrage bestimmt, wie sie bei jedem Öffnen angezeigt wird, egal ob das Öffnen im Navigationsbereich oder in einem Unterformular/-bericht-Steuerelement erfolgt. Da das Ändern der Ansichtseinstellungen für eine Tabelle manchmal zu Verwirrung führen kann, wenn die Tabelle aus dem Navigationsbereich heraus geöffnet wird, empfiehlt es sich, für dieses Verfahren eine Abfrage anstelle einer Tabelle zu verwenden.

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