Office: Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage

Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage
Access für Microsoft 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 Mehr... Weniger Wenn Sie schnell viele Daten löschen oder eine Gruppe von Daten in einer Access-Desktopdatenbank regelmäßig löschen möchten, kann eine DELETE-oder Update-Abfrage hilfreich sein, da die Abfragen es ermöglichen, Kriterien anzugeben, um die Daten schnell zu finden und zu löschen. Die Verwendung einer Abfrage kann auch eine Zeitersparnis sein, da Sie eine gespeicherte Abfrage wieder verwenden können.

Hinweis: Sie sollten unbedingt eine Sicherungskopie Ihrer Access-Datenbank erstellen, bevor Sie Daten löschen oder eine Löschabfrage ausführen.

Wenn Sie nur einige Datensätze löschen möchten, benötigen Sie keine Abfrage. Öffnen Sie einfach die Tabelle in der Datenblattansicht, wählen Sie die Felder (Spalten) oder Datensätze (Zeilen) aus, die Sie löschen möchten, und drücken Sie dann ENTF.

Wichtig:  Die Informationen in diesem Artikel sind nur für die Verwendung mit Desktopdatenbanken vorgesehen. Sie können in Access-Web-Apps keine DELETE-oder Update-Abfragen verwenden.

In diesem Artikel
Auswählen eines Abfragetyps

Verwenden einer Löschabfrage

Verwenden einer Aktualisierungsabfrage

Weitere Informationen

Tipps zur Problembehandlung

Auswählen eines Abfragetyps
Sie können entweder eine Aktualisierungsabfrage oder eine Löschabfrage verwenden, um Daten aus Ihrer Datenbank zu löschen. Wählen Sie eine Abfrage aus, die auf den Details in der folgenden Tabelle basiert:

Art der Abfrage	Verwendung	Ergebnisse
Verwenden einer Löschabfrage	So entfernen Sie alle Datensätze (Zeilen) aus einer Tabelle oder aus zwei verknüpften Tabellen gleichzeitig. Hinweis:  Wenn sich die Datensätze auf der 1-Seite einer 1: n-Beziehung befinden, müssen Sie möglicherweise die Beziehung ändern, bevor Sie die Löschabfrage ausführen. Lesen Sie den Abschnitt zum Löschen von Daten aus verknüpften Tabellen.	DELETE-Abfragen entfernen alle Daten in den einzelnen Feldern, einschließlich des Schlüsselwerts, der einen Datensatz eindeutig macht.
Verwenden einer Aktualisierungsabfrage	So löschen Sie einzelne Feldwerte aus einer Tabelle	Erleichtert das Löschen von Werten durch Aktualisieren der vorhandenen Werte entweder auf einen NULL-Wert (also keine Daten) oder auf eine leere Zeichenfolge (ein paar doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen).

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Zu überprüfende Elemente, bevor Sie eine Abfrage zum Löschen von Daten verwenden

• Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht schreibgeschützt ist:
  
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Start , und klicken Sie auf Windows-Explorer öffnen.
     
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenbankdatei, und klicken Sie auf Eigenschaften.
     
  3. Überprüfen Sie, ob das Attribut " schreibgeschützt " ausgewählt ist.
     
  Überprüfen Sie, ob Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Löschen von Datensätzen aus der Datenbank verfügen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren System Administrator oder den Datenbankdesigner.
  
• Stellen Sie sicher, dass Sie Inhalte in der Datenbank aktiviert haben. Standardmäßig blockiert Access alle Aktionsabfragen (Delete-, Update-und Tabellenerstellungsabfragen), es sei denn, Sie Vertrauen der Datenbank zuerst. Informationen zum Vertrauen auf eine Datenbank finden Sie im Abschnitt Beenden des deaktivierten Modus beim Blockieren einer Abfrage.
  
• Bitten Sie andere Benutzer der Datenbank, alle Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte zu schließen, die die Daten verwenden, die Sie löschen möchten. Auf diese Weise können Blockierungs Verstöße vermieden werden.
  
• Vor dem Bearbeiten oder Löschen von Datensätzen empfiehlt es sich, eine Sicherungskopie der Datenbank zu erstellen , wenn Sie die Änderungen rückgängig machen möchten.
  

Tipp:  Wenn eine große Anzahl von Benutzern eine Verbindung mit der Datenbank herstellen, müssen Sie möglicherweise die Datenbank schließen und dann im exklusiven Modus erneut öffnen.

So öffnen Sie eine Datenbank im exklusiven Modus

1. Klicken Sie auf Registerkarte Datei > Öffnen.
   
2. Navigieren Sie zu und zeigen Sie auf die Datenbank auswählen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen , und klicken Sie dann auf exklusiv öffnen.
   
   
   
   
   

Sichern der Datenbank

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei , zeigen Sie auf Speichernunter.
   
2. Klicken Sie auf Datenbank speichernunter, und klicken Sie auf Datenbank sichern. Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt, und die ursprüngliche Datei wird wieder geöffnet.
   
3. Klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen und einen Speicherort für die Sicherungskopie an, und klicken Sie auf Speichern.
   

Hinweis:  Wenn Sie eine schreibgeschützte oder eine in der vorherigen Version von Access erstellte Datenbank verwenden, erhalten Sie möglicherweise eine Meldung, dass es nicht möglich ist, eine Sicherungskopie der Datenbank zu erstellen.

Schließen Sie die Originaldatei, und weisen Sie einen anderen Namen zu, um eine vorhandene Sicherungskopie verwenden zu können, damit der Name der Originalversion für die Sicherungskopie verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der Originalversion zu, und öffnen Sie die umbenannte Sicherungskopie in Access.

Verwenden einer Löschabfrage
Wenn Sie eine Löschabfrage erstellen möchten, klicken Sie auf der Register Karte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf jede Tabelle, aus der Sie Datensätze löschen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Die Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. Doppelklicken Sie in der Liste der Felder auf das Sternchen (*), um alle Felder in der Tabelle dem Entwurfsbereich hinzuzufügen.

Verwenden bestimmter Kriterien in einer Löschabfrage
Wichtig: Verwenden Sie Kriterien, um nur die Datensätze zurückzugeben, die Sie löschen möchten. Andernfalls entfernt die Löschabfrage jeden Datensatz in der Tabelle.

Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie als Lösch Kriterium angeben möchten, geben Sie in der Zeile Kriterien des Abfrage-Designers eine der Kriterien ein, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen anzeigen für die einzelnen Kriterien.

Ein Beispiel für den Fall, dass Sie diese Option verwenden möchten: angenommen, Sie möchten alle ausstehenden Bestellungen für einen Kunden entfernen. Um nur diese Datensätze zu finden, fügen Sie die Felder Kunden-ID und Bestelldatum zum Abfrageentwurfsbereich hinzu, und geben Sie dann die ID-Nummer des Kunden und das Datum ein, an dem die Bestellungen des Kunden ungültig wurden.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Ansicht > Datenblattansicht.
   
2. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie löschen möchten, und drücken Sie dann STRG + S, um die Abfrage zu speichern.
   
3. Zum Ausführen der Abfrage doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage.
   

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Verwenden einer Aktualisierungsabfrage
Hinweis:  Sie können die Option Abfrage aktualisieren in einer Access-Web-App nicht verwenden.

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um einzelne Felder aus Tabellen zu löschen. Beachten Sie, dass die Ausführung einer Aktualisierungsabfrage zum Löschen von Daten die vorhandenen Werte je nach den von Ihnen angegebenen Kriterien in NULL oder eine leere Zeichenfolge (ein paar doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen) ändert.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen , und klicken Sie dann in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Wählen Sie die Tabelle mit den Daten aus, die Sie löschen möchten (wenn es sich um eine verknüpfte Tabelle handelt, wählen Sie die Tabelle auf der 1-Seite der Beziehung aus), klicken Sie auf Hinzufügenund dann auf Schließen.
   
   Die Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. Im Fenster werden alle Felder in der ausgewählten Tabelle aufgelistet.
   
3. Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um alle Felder in der Tabelle dem Entwurfsbereich hinzuzufügen. Wenn Sie alle Tabellen Felder hinzufügen, können Sie mit der Löschabfrage ganze Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle entfernen.
   
   Optional können Sie Kriterien für ein oder mehrere Felder in der Zeile Kriterien des Designers eingeben und dann das Kontrollkästchen anzeigen für die einzelnen Kriterien deaktivieren. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie in den Beispielkriterien für die Tabelle Auswahlabfragen .
   
   Hinweis:  Sie verwenden Kriterien, um nur die Datensätze zurückzugeben, die Sie ändern möchten. Andernfalls wird in der Aktualisierungsabfrage jeder Datensatz in den Feldern in der Abfrage auf NULL festgelegt.
   
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht und dann auf Datenblattansicht.
   
5. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie auf NULL oder eine leere Zeichenfolge (ein paar von doppelten Anführungszeichen ohne Leerzeichen zwischen Ihnen) festlegen möchten ("").
   
6. Wiederholen Sie bei Bedarf die Schritte 3 bis 5, und ändern Sie die Felder oder Kriterien, bis die Abfrage nur die Daten zurückgibt, die Sie löschen möchten, und drücken Sie dann STRG + S, um die Abfrage zu speichern.
   
7. Zum Ausführen der Abfrage doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage.
   

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Weitere Informationen
Löschen von Daten aus verknüpften Tabellen
Wenn Sie Daten aus mehreren verknüpften Tabellen löschen möchten, müssen Sie für jede Beziehung die Optionen referenzielle Integrität und Löschweitergabe für verknüpfte Datensätze aktivieren. Dadurch kann Ihre Abfrage Daten aus den Tabellen auf der "1"-und "n"-Seite der Beziehung löschen. Beim Vorbereiten auf gelöschte verwandte Daten muss Folgendes überprüft werden:

• Ermitteln Sie, welche Datensätze sich auf der 1-Seite der Beziehung befinden und die sich auf der "n"-Seite befinden.
  
• Wenn Sie Datensätze auf der "1"-Seite der Beziehung und die verknüpften Datensätze auf der "n"-Seite löschen müssen, aktivieren Sie eine Reihe von Regeln, so genannte referenzielle Integrität, und Sie aktivieren Cascading deletes. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern die referenzielle Integrität und wie beide Aufgaben ausgeführt werden.
  
• Wenn Sie Datensätze nur auf der 1-Seite der Beziehung löschen müssen, löschen Sie zuerst diese Beziehung, und löschen Sie die Daten.
  

Wenn Sie Daten nur auf der "n"-Seite der Beziehung entfernen müssen, können Sie Ihre Löschabfrage erstellen und ausführen, ohne die Beziehung ändern zu müssen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Daten Bank Tools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen, um festzustellen, welche Datensätze sich auf der "1"-und "n"-Seite einer Beziehung befinden. Auf der Registerkarte " Beziehungen " werden die Tabellen in der Datenbank und die Beziehungen angezeigt. Jede Beziehung wird als eine Zeile dargestellt, die Tabellen zwischen Feldern verbindet.

Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung. Die meisten, wenn nicht alle, der Beziehungen in einer Datenbank haben eine "1"-Seite und eine "n"-Seite. Das Beziehungsdiagramm kennzeichnet die "1"-Seite mit der Zahl eins (1) und der "n"-Seite mit dem Unendlichkeitszeichen (∞).





Wenn Sie Datensätze auf der 1-Seite der Beziehung löschen, löschen Sie auch alle verknüpften Datensätze auf der "n"-Seite der Beziehung. Wenn Sie jedoch Datensätze auf der "n"-Seite einer Beziehung löschen, löschen Sie in der Regel keine Datensätze auf der 1-Seite.

Darüber hinaus erzwingt Access automatisch eine Reihe von Regeln, die als referenzielle Integrität bezeichnet werden. Diese Regeln stellen sicher, dass die Fremdschlüssel in einer Datenbank die richtigen Werte enthalten. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, deren Werte mit den Werten in der Primärschlüsselspalte einer anderen Tabelle übereinstimmen.

Bearbeiten der Beziehung
Führen Sie die folgenden Schritte nur aus, wenn Sie Daten auf der "1"-und "n"-Seite einer Beziehung löschen müssen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen.
   
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Beziehung (die Zeile), die die am Löschvorgang beteiligten Tabellen verbindet, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Beziehung bearbeiten .
   
3. Stellen Sie im Dialogfeld " Beziehungen bearbeiten " sicher, dass das Kontrollkästchen " referenzielle Integrität erzwingen " aktiviert ist.
   
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze .
   
   Hinweis:  Bis Sie diese Eigenschaft erneut deaktivieren, werden durch Löschen eines Datensatzes auf der 1-Seite der Beziehung alle verknüpften Datensätze auf der "n"-Seite der Beziehung gelöscht.
   
5. Klicken Sie auf OK, schließen Sie den Bereich Beziehungen , und fahren Sie dann mit den nächsten Schritten fort.
   

Löschen einer Beziehung

1. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, öffnen Sie den Bereich " Beziehungen ".
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen.
   
   Notieren Sie sich die Felder, die an der Beziehung beteiligt sind, damit Sie die Beziehung wiederherstellen können, nachdem Sie Ihre Daten gelöscht haben.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Beziehung (die Zeile), die die am Löschvorgang beteiligten Tabellen verbindet, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen .
   

Hinweis:  Führen Sie zum Wiederherstellen der Beziehung die vorherigen Schritte aus, um den Bereich Beziehungen zu öffnen, und ziehen Sie dann das Primärschlüsselfeld aus der Tabelle "1", und legen Sie es auf dem Fremdschlüsselfeld der Tabelle "Many" ab. Das Dialogfeld Beziehung bearbeiten wird angezeigt. Wenn die alte Beziehung referenzielle Integrität erzwungen hat, wählen Sie referenzielle Integrität erzwingenaus, und klicken Sie dann auf Erstellen. Klicken Sie andernfalls einfach auf Erstellen.

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Beispielkriterien für Auswahlabfragen
In der folgenden Tabelle sind einige Beispielkriterien aufgeführt, die Sie in Auswahlabfragen verwenden können, wenn Sie sicherstellen möchten, dass nur die Daten gelöscht werden, die Sie löschen möchten. Einige dieser Beispiele verwenden Platzhalterzeichen.

Kriterien	Auswirkung
> 234	Gibt alle Zahlen größer als 234 zurück. Verwenden Sie < 234, um nach allen Zahlen zu suchen, die kleiner als 234 sind.
>= "Motte"	Gibt alle Datensätze ab Motte bis zum Ende des Alphabets zurück.
Zwischen #2/2/2010 # und #12/1/2010 #	Gibt Datumsangaben von 2-Feb-2010 bis 1-Dez-2010 (ANSI-89) zurück. Wenn Ihre Datenbank die ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet, verwenden Sie einfache Anführungszeichen (") anstelle von Pfundzeichen (#). Beispiel: zwischen "2/2/2010" und "12/1/2010".
Nicht "Deutschland"	Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".
Nicht "T*"	Findet alle Datensätze außer jenen, die mit "T" beginnen. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie das Prozentzeichen (%) statt des Sternchens (*).
Nicht "*t"	Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens (*), wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.
In(Kanada,GB)	Findet in einer Liste alle Datensätze, die "Kanada" oder "GB" enthalten.
Wie "[A-D]*"	In einem Textfeld findet alle Datensätze, die mit den Buchstaben a bis D beginnen. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%), wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalterzeichen Satz verwendet. anstelle des Sternchens (*).
Wie "*ar*"	Ruft alle Datensätze ab, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein.
Wie "Maison Dewe?"	Findet alle Datensätze, die mit "Maison" beginnen und eine zweite aus 5 Buchstaben bestehende Zeichenfolge enthalten, deren erste 4 Buchstaben "Dewe" lauten und deren letzter Buchstabe unbekannt ist. Wenn in der Datenbank der ANSI-92-Platzhalterzeichensatz verwendet wird, verwenden Sie einen Unterstrich (_) statt des Fragezeichens (?).
#2/2/2010 #	Findet alle Datensätze für Februar 2, 2010. Wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalterzeichen Satz verwendet, umgeben Sie das Datum mit einfachen Anführungszeichen anstelle von Pfundzeichen ("2/2/2010").
< Datum() - 30	Gibt mit der Funktion Datum alle Daten zurück, die mehr als 30 Tage zurückliegen.
Datum()	Gibt mit der Funktion Datum alle Datensätze mit dem Tagesdatum zurück.
Zwischen Datum() und DateAdd("M", 3, Datum())	Verwendet die Funktionen Date und DateAdd , um alle Datensätze zwischen dem heutigen Datum und drei Monaten ab dem heutigen Datum zurückzugeben.
Ist Null	Gibt alle Datensätze zurück, die einen (leeren oder nicht definierten) NULL-Wert enthalten.
Ist Nicht Null	Gibt alle Datensätze zurück, die einen beliebigen Wert enthalten (die nicht NULL sind).
""	Gibt alle Datensätze zurück, die eine leere Zeichenfolge enthalten. Sie verwenden leere Zeichenfolgen, wenn Sie einen Wert zu einem erforderlichen Feld hinzufügen müssen, aber noch nicht wissen, was der tatsächliche Wert ist. Beispielsweise könnte ein Feld eine Faxnummer erfordern, aber manche Ihrer Kunden haben möglicherweise kein Faxgerät. Anstatt eine Zahl einzugeben, geben Sie in diesem Fall zwei doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen ("") ein.

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Tipps zur Problembehandlung
Gründe für die Anzeige dieser Fehlermeldung und Vorgehensweise bei der Fehlerbehebung
Wenn Sie eine Löschabfrage erstellen, indem Sie mehrere Tabellen verwenden und die Eigenschaft eindeutige Datensätze der Abfrage auf Neineingestellt ist, zeigt Access die Fehlermeldung an. Beim Ausführen der Abfrage konnten die angegebenen Tabellen nicht gelöscht werden.

Um dieses Problem zu beheben, legen Sie die Eigenschaft Eindeutige Datensätze der Abfrage auf Ja fest.

1. Öffnen Sie die Löschabfrage in der Entwurfsansicht.
   
2. Drücken Sie F4, wenn das Eigenschaftenblatt der Abfrage nicht geöffnet ist, um es zu öffnen.
   
3. Klicken Sie auf den Abfrage-Designer, um (anstelle der Feldeigenschaften) die Abfrageeigenschaften anzuzeigen.
   
4. Suchen Sie im Eigenschaftenfenster der Abfrage nach der Eigenschaft Eindeutige Datensätze, und legen Sie den Wert Ja fest.
   

Beenden des Modus "Deaktiviert" zum Blockieren einer Abfrage
Wenn Sie eine Desktopdatenbank öffnen, die Sie nicht als vertrauenswürdig eingestuft haben oder die sich nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet, blockiert Access standardmäßig alle Aktionsabfragen.

Wenn Sie versuchen, eine Aktionsabfrage auszuführen, und Sie den Eindruck haben, dass nichts passiert, überprüfen Sie die Statusleiste von Access auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Wenn diese Meldung angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus, um den blockierten Inhalt zu aktivieren:

• Klicken Sie auf der Statusleiste der Sicherheitswarnung auf Inhalt aktivieren, und führen Sie die Abfrage erneut aus.
  

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