Office: Erstellen von einfachen Abfragen

Probieren Sie es aus!
Für schnelle Suchen und Fragen erstellen Sie eine einfache Abfrage, um die benötigten Daten zu finden und die gewünschten Antworten zu erhalten.

Erstellen einer Abfrage in der Entwurfsansicht

In der Entwurfsansicht können Sie die von Ihnen erstellte Abfrage besser steuern als der Abfrage-Assistent.

1. Öffnen der Abfrageentwurfsansicht
   
   • Um zu beginnen, wählen Sie Erstellen > Abfrageentwurf aus.
     
     
     
     
     
     
2. Hinzufügen von Datenquellen
   
   Fügen Sie zuerst die Tabelle oder Abfrage mit den Daten hinzu, die Sie anzeigen möchten. (Ja, Sie können neue Abfragen aus gespeicherten Abfragen erstellen. So haben Sie beispielsweise eine Abfrage erstellt, die alle Produkte von Ihren Lieferanten sucht und sie von den höchsten zu den niedrigsten Umsatzzahlen sortiert. Verwenden Sie diese Abfrage als Datenquelle für eine neue Abfrage, die z. B. Produktumsätze von Lieferanten in einer bestimmten Region sucht.)
   
   1. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Registerkarte Beide aus.
      
      
   2. Wählen Sie die gewünschten Datenquellen und, nach jeder Quelle, Hinzufügen aus.
      
      
   3. Schließen Sie das Dialogfeld.
      
      
3. Hinzufügen von Ausgabefeldern
   
   Die Ausgabefelder sind die Daten, die angezeigt oder in das Resultset für die Abfrage einbezogen werden sollen.
   
   • Ziehen Sie die gewünschten Felder aus der Datenquelle im oberen Bereich nach unten in eine leere Zelle in der Zeile "Feld" im unteren Bereich.
     
     
     
     
     
     
   Verwenden eines Ausdrucks als Ausgabefeld
   
   Wenn Sie Berechnungen durchführen oder mithilfe einer Funktion eine Abfrageausgabe erzeugen möchten, schließen Sie einen Ausdruck als Ausgabefeld ein. Im Ausdruck können – zusätzlich zu Funktionen wie "Format" oder "InStr" – Daten aus jeder der Abfragedatenquellen verwendet werden, und es können darin Konstanten und arithmetische Operatoren enthalten sein.
   
   1. Wählen Sie in einer leeren Spalte des Abfrageentwurfsbereichs die Zeile Feld aus.
      
      
   2. Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragesetup die Option Generator aus.
      
      
   3. Geben Sie Ihren Ausdruck ein, oder fügen Sie ihn ein. Stellen Sie dem Ausdruck den Namen, den Sie für dessen Ausgabe verwenden möchten, und dahinter einen Doppelpunkt voran. Um beispielsweise den Ausdruck "Letzte Aktualisierung" zu beschriften, beginnen Sie Ihren Ausdruck mit: "Letzte Aktualisierung:"
      
      Alternativ können Sie Ihren Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators mit Ausdruckselementen, Ausdruckskategorien und Ausdruckswerten erstellen.
      
      
   Hinweis: Ausdrücke sind leistungsfähig und flexibel, und es gibt dafür viele Optionen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Ausdrucks.
   
   
4. Angeben von Kriterien (optional)
   
   Mithilfe von Kriterien können Sie die von Ihrer Abfrage zurückgegebenen Datensätze (auf Feldwerte) beschränken. So sollen beispielsweise nur die Produkte mit einem Stückpreis von unter 10 € angezeigt werden.
   
   1. Zur Angabe von Kriterien ziehen Sie zuerst die Felder mit den gewünschten Werten in den unteren Bereich.
      
      Tipp: Beim Hinzufügen eines Felds werden dessen Daten standardmäßig in die Abfrageergebnisse einbezogen. Wenn Sie das gewünschte Feld bereits hinzugefügt haben, müssen Sie es nicht erneut hinzufügen, um darauf Kriterien anzuwenden.
      
      
   2. Wenn die Feldinhalte in den Ergebnissen nicht angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie in der Zeile "Anzeigen" für das Feld das zugehörige Kontrollkästchen.
      
      
   3. Geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld einen Ausdruck ein, den die Feldwerte erfüllen müssen (sofern der Datensatz in Ihre Ergebnisse einbezogen werden soll). Beispiel: <10. (Weitere Beispiele finden Sie unter Beispiele für Abfragekriterien.)
      
      
   4. Geben Sie in der Zeile Oder unter der Zeile Kriterien beliebige alternative Kriterien an.
      
      
   Wenn Sie alternative Kriterien angeben, werden Datensätze ausgewählt, wenn der Wert des Felds eines der aufgelisteten Kriterien erfüllt. Wenn Sie beispielsweise das Feld Staat aus Ihrer Tabelle "Kunden" einbezogen haben, "CA" als Kriterium angegeben und Oder-Zeilen für "ID" und "WA" einbezogen haben, erhalten Sie Datensätze für Kunden, die in einem der drei angegebenen Staaten wohnen.
   
   
5. Zusammenfassen von Daten (optional)
   
   Möglicherweise möchten Sie Daten zusammenfassen – insbesondere, wenn Ihre Daten numerisch sind. So möchten Sie z. B. den Durchschnittspreis oder den Gesamtumsatz sehen.
   
   1. Fügen Sie dem Abfrageentwurfsbereich im unteren Bereich bei Bedarf die Zeile Summe hinzu. Wählen Sie in der Entwurfsansicht auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden die Option Summen aus.
      
      
   2. Wählen Sie für jedes Feld, das Sie zusammenfassen möchten, in der Zeile Summe die gewünschte Funktion aus. Die verfügbaren Funktionen hängen vom Datentyp des Felds ab.
      
      
6. Ausführen oder Speichern der Abfrage
   
   • Zum Ausführen der Abfrage wählen Sie in der Gruppe Ergebnisse auf der Registerkarte Entwurf den Befehl Ausführen aus.
     
     
   • Wenn Sie Ihre Abfrage für die spätere Verwendung speichern möchten, wählen Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff
     
     Speichern aus. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Abfrage ein, und wählen Sie OK aus.
     
     

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