Office: Erzeugung Primärschlüssel bei Excel für Access-Nutzung

Hallo,

ich hoffe, mit dem Titel habe ich alle Klarheiten beseitigt. Daher noch einmal die Fragestellung im Klartext:

Ich erhalte von mehreren Kollegen Tätigkeitsnachweise in Form von Exceltabellen, welche ich im Endeffekt in eine Access-Datenbank einspiele.

Nun bauen meine werten Kollegen immer wieder Fehler in ihre Exceltabellen ein, sodass diese (teilweise auch nachträglich) korrigiert werden müssen. Hie und da müssen sogar neue Zeilen eingefügt bzw. gelöscht werden - daher nun meine Frage zur Erstellung eines sinnvollen Primärschlüssels in Excel:

Um die Daten zu bearbeiten, führe ich zunächst alle Daten fortlaufend in eine Exceltabelle zusammen und versehe diese mit einem Primärschlüssel (oder versuche es zumindest). Zuerst hielt ich mich für schlau, einfach eine fortlaufende Zahl ("A2=A1+1" usw.) als Primärschlüssel zu nehmen, da diese so schön automatisch zu erstellen ist. Wie ich sehr schnell feststellte, kommt man natürlich in Teufels Küche, ändert man etwas an der Reihenfolge der Datensätze.

Gibt es eine Möglichkeit, auf sinnvolle Art und Weise automatisch einen "Primärschlüssel" in Excel zu erstellen oder bleibt einem nur die elendige Alternative, einen solchen Schlüssel manuell zu erstellen?

MfG RoRi630

P.S. Ich nehme an, es gibt keine bessere Alternative, Datensätze (die keinen Primärschlüssel besitzen) in Access zu überspielen und dort die zu ändernden Datensätze damit zu aktualisieren? *rolleyes.gif*

:)

 

Hallo,

wie spielst Du denn diese Listen in Access überhaupt ein ? Wenn du direkt hochlädst wirst Du gefragt ob Du einen Primärschlüssel willst, wenn ja, wird er dort angelegt...
Wieso brauchst Du den überhaupt ??
Gruß
Celia

 

Wie stellst Du die Zuordnung von vorhandenen Datensätzen der Datenbanktabelle und den Datensätzen der Exceltabelle her?

Über die fehlerfreie Funktion des in Excel wie auch immer erzeugten Primärschlüssels wäre ich im Zweifel. Eventuell könntest Du aber mehrere Felder in Kombination als Schlüssel für eine Zuordnung verwenden, etwa ...
Code:

Einem Schlüssel ist eine Reihenfolge gleichgültig. Eine Datenbanktabelle ist sowieso als ungeordnete Datenmenge zu betrachten.

 

Hallo,

zunächst einmal Danke für die schnelle Rückmeldung!

Die Daten importiere ich "normal" nach Access (über die Importfunktion). Hierbei könnte ich zwar einen Primärschlüssel generieren lassen, aber das würde mir (nach meiner Ansicht) nichts bringen:

Die Daten sind leider immer wieder fehlerhaft und müssen nachträglich geändert werden. Mein Gedanke war, die Daten bereits in Excel zu ändern (hier habe ich ein paar Formeln hinterlegt, die mir potentielle Fehlerquellen in den Datensätzen aufzeigen) und die geänderten Daten dann per Aktualisierungsabfrage in Access an meine "Datenbank" anzufügen (bzw. die Daten abzuändern). Dazu bräuchte ich allerdings einen Primärschlüssel in Excel und Access, damit Access erkennt, welche Datensätze abzuändern sind.

Leider sind die Daten auch so strukturiert, dass ein zusammengesetzter Primärschlüssel nicht funktioniert - selbst wenn der Primärschlüssel aus allen Feldern bestünde wäre es möglich (wenngleich nicht wahrscheinlich), dass ein Primärschlüssel doppelt auftritt. Deswegen suche ich momentan nach einer Möglichkeit, einen "sicheren" Primärschlüssel in Excel zu erzeugen, den ich dann auch in Access nutzen könnte.

Tjaaa, allerdings glaube ich auch nicht, dass sich in Excel eine Möglichkeit findet, mit Hilfe einer Formel einen Primärschlüssel zu erzeugen (immerhin steht der fixe Charakter eines Primärschlüssels dem variablen Charakter einer Formel entgegen). *redface.gif*

Ich schau mal, ob ich die Daten nicht zuerst nach Access importiere und dort einen Primärschlüssel generiere und dann nach Excel exportiere, repariere und dann re-importiere *entsetzt

An meinem Gesichtsausdruck (s. Smily) kann man erkennen, dass ich diese Vorgehensweise nicht präferiere. Sollte jemand einen besseren Vorschlag haben, bin ich dafür gerne zu haben!

MfG RoRi630

 

Wenn du sowieso etwas an den Daten verändern möchtest, wieso machst du es nicht direkt in Access? Oder musst du dann über Formel etwas neu berechnen?

Gruß
Martin

 

Äußerst unklar: Was hat ein Import (=Anfügen) mit dem Aktualisieren von "zu ändernden Datensätzen" zu tun?

Die Frage nach der Zuordnung ist auch nicht beantwortet.

 

Hallo,

wenn du nur einen einfachen Schlüssel haben möchtest, nimm folgendes Makro.

Dies muss zwar noch angepasst werden, aber es liefert dir einen fortlaufenden Schlüssel, der einmalig ist.


Code:

MfG

Björn

 

Noch einmal Danke für die vielzahligen Rückmeldungen. Nun der Reihe nach:

@ natas78
Ich könnte zwar die Daten auch in Access ändern, aber ich habe mir in Excel ein paar Formeln gebastelt, wo mir die Fehler "transparenter" gezeigt werden - dann kann ich meine Adleraugen schonen *Smilie

@ ebs17
Mit "Import" meinte ich den Transfer der Excel Daten nach Access. Sind die Daten dann in Access vorhanden, ändere ich die gewünschten Datensätze in der vorhandenen Datenbank mit Hilfe einer Aktualisierungsabfrage.
Die Zuordnung der Daten geschieht momentan mit meinem Primärschlüssel ("A2=A1+1") - infolgedessen ist die Zuordnung leider sch... *mrcool

@ björn_vbxls
Hmm, ich bin leider kein großer Makro-Experte bei Excel (und auch sonst nicht). Im Prinzip scheint das Makro aber ziemlich genau das zu generieren, was ich meinte. Ich probier mal aus, ob ich's zum Laufen bekomme.

Danke an alle!

RoRi603

 

Woran stellst Du das fest? Anscheinend gibt es doch eine Regel.

 

Hallo ebs17,

vom Prinzip her ist der "Primärschlüssel" auch ok - allerdings muss ich in den Datensätzen hier und da mal eine Zeile hinzufügen bzw. löschen (Fehler bei der Eingabe durch die werten Kollegen) und dann ist natürlich ein Primärschlüssel, der auf einer variablen Formel besteht eher suboptimal (Zeile 111 mit Schlüssel 111 wird gelöscht und schwubbs hat die ehemalige Zeile 112 den Schlüssel 111 und nicht mehr 112 usw.).

Ich schau' wie gesagt einmal, ob ich das mit dem Makro hinbekomme. Ansonsten ist vermutlich ein komplett anderer Lösungsansatz sinvoll...

Schönen Feierabend an alle!
RoRi630

 

Moin,

ich verstehe, was du meinst. Ja, mit dem Makro lässt sich das gut lösen. Ich würde ohne Makro so vorgehen:

• Leere Spalte erzeugen
• Darin in den ersten Datensatz diese Funktion eingeben: =ZEILE()
• Für alle Datensätze nach unten kopieren
• Komplette Spalte markieren
• Strg+C
• Bearbeiten | Inhalte einfügen | Werte

Damit hat jede Zeile = jeder Datensatz eine eindeutige Nummer, welche sich auch nicht beim Verschieben, löschen der Zeile verändert. - Natürlich könntest du die Schritte ab Strg+C auch mit deinem Modell verwenden und hättest den gleichen Effekt.

Ansonsten schließe ich mich der Verwirrtheit und den Vorschlägen in Sachen "gleich in die Datenbank" der anderen Schreiber an ... *wink.gif*
Auf der anderen Seite: Du fühlst dich offenbar so sicherer und das ixt dann gewiss der bessere Weg für dich.

 

Dank nochmals an alle fleißigen Mitdenker!

Vielleicht hätte ich meinen literarischen Erguss hinsichtlich "Daten Rein-Raus" nach Excel und Access nicht schreiben sollen - hat offenbar nur zur Verwirrung beigetragen *grins

Für das Makro war ich nun leider doch zu faul, mich länger damit zu beschäftigen - ich vermute aber, dass es seinen Zweck erfüllt hätte.

Ich werde erstmal mit der Idee von Drogist arbeiten und mit copy&paste "fixe" Werte als Primärschlüssel in die Tabelle einfügen. Ist zwar sehr "hemdsärmlig" *tongue.gif* soll aber erstmal funktionieren.

MfG RoRi630