Office: (Office 2007) Exceltabelle ausfüllen mit Daten aus Access-Datenbank

Hallo liebe MOF-Gemeinde,

###Hintergrund####
wir haben in unserer Firma eine selbstprogrammierte Anwendung welche uns ermöglich, die Zeiten unserer Mitarbeiter zu erfassen.
Dazu loggen sie sich ein und "stempeln" ihre Zeiten.

Die Records werden in eine mdb geschrieben.

Ich bin für die Weitergabe der Zeiten an unser Personalwesen zuständig und muss dies in eine Excel-Vorlage eintragen. Leider ist die Auswertung dieses Tools nicht gerade Benutzerfreundlich und erfordert einen hohen Zeitaufwand um die Daten nach Excel zu exportieren.

Mein Kollege der dies programmierte ist leider permanent unterwegs und hat keine Zeit mehr mir eine bessere Auswertung zu programmieren.
###Hintergrund-Ende###

Nun möchte ich die Auswertung für mich vereinfacht über eine Excel-Access-Verbindung realisieren.
Leider habe ich davon kein fundiertes Hintergrundwissen und alle meine Versuche Daten von Access nach Excel zu exportieren scheiterten.

Deshalb wende ich mich nun an euch und hoffe ihr könnt mich bei meinem Problem unterstützen.

Im Anhang habe ich beide Dateien (Excel und Access) mit Inhalt beigefügt.

###Detail-Beschreibung###
Ich möchte in der Excel-Datei mittels einem DropDown-Menü den Mitarbeiter auswählen, das zweite Drop-Down-Menü soll den Monat festlegen (der standardmäßig immer der aktuelle ist).
Und anschließend sollen die Zeiten der Mitarbeiter (Gerundet_Kommt und Gerundet_Geht) eingetragen werden, orientiert am Datum links.
###Detail-Beschreibung-Ende###

Vielen Dank für eure Hilfe.

LG
Andreas

:)

 

Von Excel aus Acces fernsteuern, damit es die Daten nach Excel schiebt... *rolleyes.gif* Mit der Kirche ums Dorf... Stein für Stein.

Warum kriegt die Personaltruppe nicht einfach einen standardisierten Datenexport (csv, XML oder "plain Excel") oder gleich Zugriff auf die relevante(n) Tabelle(n)? Wofür Zentrale Datenhaltung, wenn man dann doch wieder die Monate per xls verschickt....

Man kann die Werte natürlich auch in recordsets einlesen und an die Zelladressen A5 und B6 schreiben. Aber dann kommt einer auf die Idee, das Excelformular zu ändern, und dann müssen die Bezüge wieder angepasst werden.

 

Ich will ja Access nicht fernsteuern.
Ich möchte mir einfach in bestimmte Bereiche die Werte ausgeben lassen, um sie dann in meine Excel-Sheets einzupflegen. Ja es mag ein Umweg sein, aber für uns (in diesem kleinen Projekt) gibt es leider keine andere Möglichkeit für uns. Oder hättest du eine bessere Idee? Ich bin für Vorschläge offen.

Mit nem "normalen" Datenexport kann ich leider nicht so viel anfangen, da ich immer wieder Kommentare einpflegen muss, ggf. Zeiten korrigieren etc.

Die Vorlage soll in Zukunft nicht geändert werden. Die besteht schon ein Jahr so und soll auch weiterhin so bestehen.

Vielleicht hast du ja noch ne andere Idee.

LG

 

Hi,

warum diese Kommentare und Korrekturen nicht in Access erfassen und mitexportieren?

Dein gezeigtes Excelsheet deutet zudem an, dass für jeden Monat ein Blatt entsteht. Wird das schon vorhanden sein, oder soll das angelegt werden?

 

Ich möchte nur eine Mastervorlage.
Von dieser Vorlage wähle ich über die Dropdown-Menüs die Mitarbeiter und den Monat aus.
Von dort aus kopiere ich mir die Daten in die Verschiedenen Sheets.


Falls es Sinnvoll ist, die Kommentare, etc. direkt in die DB zu schreiben, dann bräuchte ich auch die Möglichkeit die Zeiten "speichernd" zu korrigieren zu können.
Dazu brauche ich natürlich die Vorlage in der MDB und auch quasi Formulare zum Bearbeiten der Zeiten.
Ich weiß nicht, wie ich das machen soll.
Aber wie bereits gesagt, bin ich für Ideen und Alternativen offen.

LG

 

\@ psysmile

Wieso muss das Ganze eigentlich in ein Excel-Sheet? Liest die Personalabteilung von dort aus automatisiert die Zeiten in ihre eigene Stundenabrechnungssoftware ein oder wieso?

Grundsätzlich wäre es doch sinnvoller alle Auswertungen etc. in der DB zu machen, dort sind doch auch die Recordsets der Mitarbeiter mit ihren Zeiten erfasst. Wieso dann erst nach Excel zur Auswertung? Die Auswertungen klingen ja nicht so irre komplex das man tatsächlich Excel dafür benötigt, dafür reichen ja auch die Mittel von Access problemlos aus.

Oder sehe ich da nur was zu einfach?

Gruß

Rainer

 

Also hier mal ein Ansatz.

Öffne das Formular frmExport, und änder da im Entwurf zunächst mal den Pfad zur der Excelvorlage (der jetzige Pfad ist meiner, der ist bei dir wohl anders). Ich habe die xls auch ein bisschen angepasst; es gibt jetzt ein leeres (!) Blatt namens Vorlage, das kopiert wird.

Im Accessformular kannst du dann den Mitarbeiter, den Monat und das Jahr wählen und den Button klicken. Access holt die Kalendertage des Monats aus der neuen Kalendertabelle, ergänzt sie um die Zeiten des Mitarbeiters und schreibt diese Daten in das kopierte Vorlagenblatt, das zudem mit dem Monatsnamen benannt wird.

Schön ist das alles nicht. Alternativen hast du genannt bekommen, aber nicht bewertet. Ich halte es nach wie vor für Unfug, die Personaltruppe über irendwelche Excelsheets zu füttern, die dann auch noch manuell ergänzt werden. Die sollen sich ihre Auswertungen direkt aus der Datenbank ziehen.

 

Ok zum besseren Verständis erkläre ich euch mal die komplette Situation.
Wir sind hier im Schwarzwald in einem Projekt. In diesem Standort gibt es kein eigenes Personalwesen. Alle Produktionsmitarbeiter werden über unseren Standort in der Pfalz geführt und verwaltet, mittels SAP.

Da wir hier nur ein kleines vorübergehendes Projekt sind, werden die teuren SAP-Einrichtungen wie sie in alle Werken bei uns bestehen NICHT installiert.
Deshalb übermittle ich unserem Standort in der Pfalz die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, damit diese dann händisch ins SAP-System eingepflegt werden können.
Unser Pfälzer Standort hat keine Möglichkeit auf unsere Datenbank zuzugreifen. Was auch nicht so gut wäre, da ich oft Zeiten ändern muss, bzw die Mitarbeiter auch mal vergessen zu "stempeln".

Bisher habe ich mir mühsam die Daten aus der Access-DB geholt und in die besagte Excel-Vorlage kopiert um sie dann als PDF per E-Mail wegzuschicken.

Dieser Weg ist mir zu umständlich und deshalb bat ich hier um Hilfe um das Ganze automatisiert ablaufen zu lassen.


@Atrus2711
Ich komme leider mit deiner deinem Anhang nicht klar. Wo finde ich frmExport?


Da ihr ja alle sagt, das es das Beste ist, die Auswertung in der mdb vorzunehmen, wäre es super, wenn mir da einer meine Vorlage einpflegen könnte.

LG

 

Von Access nach Excel, um daraus ein PDF zu machen und das dann zu mailen? *frown.gif* Vielleicht noch der Einfachheit halber in Wachstafeln gravieren?

Wie wärs denn einfach mit einem Bericht in Access? Den als PDF oder als Snapshot ausgeben und vermailen. Noch besser in einer Form, die man nicht abtippen, sondern kopieren kann. csv, Excel (aber nicht vorforamtiert) o.ä.

Zum Anhang: Hupps, da hab ich dir versehentlich das falsche Zip angehängt. Da muss ich nochmal suchen, wo ich meins hab...

 

Hier das richtige Zip

 

Wenn du mir helfen kannst diesen Bericht in Access zu erstellen und ich die Möglichkeit habe Zeiten leicht zu ändern und ein Kommentarfeld einzufügen, dann bin ich da gerne offen für. Das wäre sicherlich das Beste.

PS: Deine Datei habe ich ausprobiert. Funktion her ist nicht schlecht, aber umständlich jeden MA anklicken, zu Excel wechseln, dann in die Hauptdateien zu kopieren. Wie du bereits sagtest, wird wohl der Bericht das Beste sein.

 

Helfen oder machen?

Helfen = Nimm die Abfrage, die bisher nach Excel geschoben wird, und lass einen Bericht drauf basieren.

Machen = Sag bescheid...

 

[etwas OT]

Und auf der SAP-Seite werden dann die Daten manuell eingegeben, damit die Fehlerwahrscheinlichkeit durch Tippfehler erhöht wird? *wink.gif*

Vielleicht ist doch ein Excel-Export bzw. ein Export in eine Textdatei sinnvoller, die man dann automatisiert in SAP einliest.

 

Josef:
Mein Reden *Smilie, aber dann nicht in eine optisch schöne Exceldatei sondern in eine, die SAP direkt lesen kann. Da möge psysmile ein paar Vorgaben machen.

 

Hier was zum SPielen. Neuer Button im Formular exportiert die Abfrage als Text und als Excel in den Pfad, in dem die DB liegt, unter dem Dateinamen Export.csv bzw. Export.xls.