Office: (Office 2010) Export Bericht als .pdf --> Datei groß

Guten Morgen,

ich habe ein kleine Problem.
Ich habe in Access ein Tool gebaut, dass mir über einen Bericht Rechnungen erzeugt.
Aus einer Datenbasis werden aktuell etwa 20 Rechnungen erzeugt.
Exportiere ich den Bericht manuell als .pdf, bekomme ich eine .pdf, die alle Rechnungen enthält und etwa 500 KB groß ist.

Auf Grund der Anforderung wird aber über ein Makro für jede Rechnung eine separate .pdf erzeugt, von denen dann jede 250-350 KB hat.
Diese werden dann als Anhang in einer Mail versendet. D.h. die Mail hat dann teilweise 7 MB und wird deshalb vom Empfängerpostfach abgewiesen.

Warum ist die .pdf mit 1/20 der Informationen fast genauso groß? Kann ich die Dateigröße irgendwie beim Export verringern?
Beim manuellen Exportieren kann man ja zwei Optionen auswählen: Standard bzw. Minimale Größe.

Eventuell exportiert das Makro ja mit Option Standard (wobei die Option beim manuellen Export bei mir keinen Einfluss auf die Dateigröße hat). Kann ich die Option Minimale Größe irgendwie im Makro hinterlegen? Anbei mein Coder für den Export.

Code:

:)

 

Klick mal auf "OutputTo" und drücke F1 (Hilfe).
Da siehst Du den (optionalen) letzten Parameter mit der Ausgabequalität (acExportQuality).
Der ist standardmäßig auf Druckqualität (0)! Den ggf. auf 1 einstellen.

Eine 20seitige PDF mit ähnlichem Inhalt ist immer kleiner als das 20fache einer Einzel-PDF, da die Dateibeschreibung nur einmal gespeichert wird (Header etc.).

Das Postfach macht bei 7MB dicht? Ist wohl nicht mehr ganz zeitgemäß :-)

 

Hallo, Bebbie,

deine Ergebnisse zur Dateigröße konnte ich über einen anderen Weg nachvollziehen. Im Win-Explorer gibt es die Funktion "unterstützte Dateien in Acrobat zusammenführen" (RMT auf die pdf-Datei). Fünf einzelne Seiten brachten es auf 447 kb; die Seiten zusammen nur auf 195 kb.

Leider habe ich im Internet keine Möglichkeit gefunden, wie man eine Kompriermierung mit VBA einfach realisieren kann.

Folgende Ansätz sind mir jedoch aufgefallen:
- die dpi-Größe kleiner einstellen
- im Menu "Speichern unter -> pdf mit reduzierter Größe" auswählen.

Vllt. findest du eine Möglichkeit, dieses mit VBA umzusetzen.

VG Rudi

 

Hallo fraeser,

habe beide Optionen getestet. Die Dateien sind dabei immer gleich groß.
Dass die Einzeldateien nicht 1/20 der Größe haben, war mir soweit bewusst. Dass es aber fast keinen Unterschied macht, hat mich doch gewundert.
Dass eine Mail mit 7MB schon abgelehnt wird, fand ich auch amüsant, ich weiß aber nicht, ob wir darauf Einfluss haben. Mal schauen, ob die das ändern können.
Trotzdem sammeln sich ja dann auch täglich 7MB in unserem Postausgang an, was unserer IT auch nicht gefällt. Die haben auch schon gemeckert, dass unsere Postfächer zu groß sind und zu viel Speicherplatz benötigt wird und wir doch bitte Emails löschen sollen....
Deswegen wäre es schon schön, wenn es irgendwie noch ein wenig kleiner geht.

 

\@Bebbie,
das ist nicht so einfach.
Es gibt in einem PDF verschiedene Stellschrauben und das ist ein umfangreiches Thema.
Für eine brauchbare Konfiguration brauchst du eine zusätzliche Software mit entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten wie Auflösung von Bildern und ob man die Schriften einbetten muss.
Solltest du aber Bilder verwenden, darfst du nicht vergessen, dass das Bild bei der Sammeldatei natürlich nur einmal gespeichert werden muss.

Ich verwende den Druckertreiber von PixelPlanet und Adobe. Beide haben umfassende Möglichkeiten. Aber da gibt es sehr viele und auch freie Produkte.

LG Markus

 

Bilder sind gar keine in den Dokumenten.
Habe ein Dokument mal testweise über so eine online pdf Komprimierung laufen lassen. Dabei wurden aus 270kb noch 60kb.
Es ist also generell irgendwas möglich.

Da das aber alles automatisiert erstellt und versendet werden soll, fällt die Option externer Software leider weg.

Dann muss ich und der Kunde wohl damit leben, wie es ist.

 

Ich habe angenommen das keine Bilder vorhanden sind, sonst hätte die Exportqualität einen Unterschied gemacht. Dann geht es hauptsächlich noch um die Schriften.

Ich habs grade mit einem Mail getestet:
Standard 60KB
Schriften nicht einbetten 15 KB - das kommt dann aber auf die verwendeten Schriften an.
verwendete Schriften durch PDF Schriften ersetzen und nicht einbetten 6 kb.

Es gibt Potential. Am einfachsten geht das mit einem entsprechenden Druckertreiber.

LG Markus