Office: (Office 2010) Felder automatisch ausfüllen, wenn letzte Buchstaben gleich!

Hallo,
mit Deinem Aufbau brauchst Du 8 Beziehungen für die Phasen. Mit meinem Vorschlag nur eine.
Siehe Bild.

dann hat es auch nicht immer alle 8 Phasen.

PS:
Auf den Bildern ist so gut wie nichts zu erkennen.
Hänge die Bilder im Forum an als Anhang an.

 

Ja aber die Phase ist ja da. Also das Dokument befindet sich zb. in der Anfangsphase 2.

Die Phasen sind hier ja immer die Felder und nichts das ich einem Dokument zuordnen kann.

Nur der Inhalt dieser Felder, 123 321 456.... also diese 3 Varianten, können in der Phase drinstehen oder nicht.

Also die Phasen sind nichts Auswählbares, die müssen immer da sein im Formular und somit auch als Feld in einer Tabelle. Wann etwas oder was reingeschrieben wird, das entscheidet sich dann erst. Wie wenn ich für Kunden eine Emailadresse anlege, aber nicht jeder Kunde sofort eine hat... so ähnlich halt...

Eine ganz blöde Frage, ich experimentiere da gedanklich etwas.


Ich habe nun 2 Tabellen. Die Master und die Slave. in der Slave Tabelle habe ich nun aus der einen Spalte wo zb. ELH reingekommen wäre, 2 gemacht.

Eine für E und eine dann für LH. Die 2te Spalte bezieht sich auf die Spalte vom Master, der ja nur LH drinstehen hat.

Der User im Slave Formular, wählt also zunächst das E ( oder auch M) aus und wählt dann die beiden letzten Buchstaben aus welche sich auf die Tabelle des Masters beziehen.

Wenn ich nun im Slave Formular bei dem Feld wo er das LH auswählt eine SQL Anweisung mache bei AfterUpdate von diesem Feld... kann ich mir dann nicht das irgendwie so hinbasteln, dass die Felder 1..8 im Slave Formular mit den Daten der Felder 1..8 vom Master Formular vorbelegt werden?

Wie gesagt, die Daten in der Master Tabelle sollen nicht verändert werden, wenn ich dann im Slave Formular eine Vorbelegung lösche. Also sprechen wir hier ja von 2 verschiedenen 1..8 FeldGruppen..

Die einen sollen nur beim Auswählen der selben Dokuart die Daten der anderen bekommen.

Ich schreibs jetzt mal ganz blöd..

AfterUpdate Feld "DokumentenartSlave"

dim strSQL as String

strSQL = Select Anfangsphase2 from tblMaster Where tblMaster.Dokumentenart= tblSlave.DokumentenartSlave

me.Anfangsphase2Slave = strSQL


Also wenn ich beim SlaveFormular einfach sobald ich das LH auswähle ins afterUpdate gehe und dann quasi sage, schreib mir in das Feld Anfangsphase 2 den wert rein, der in der Mastertabelle bei dem Feld Anfangsphase 2 steht.....

Das mache ich dann bei allen 8.. so hätte ich mir das jetzt überlegt?!

Der Code ist nur mal so hingeschrieben..

Edit: Ähm wie kann ich hier was anhängen? Kann das Feld Anhang im Editor nur anklicken aber da gehts nicht weiter...

 

Hallo,
das mit den Phasen hast Du nicht verstanden.
In das Phasenfeld wird auch nichts reingeschrieben, da kann man nur eine der 8 Phasen auswählen und dann den Eintrag machen.
Wenn das Dokument aktuell nur 3 Phasen hat, so sind in der Tabelle 3 Datensätze.
Kommt der Wert für die 4 Phase hinzu > neuer Datensatz > Phase wählen > Eintrag wählen

Wie Du das vorhast ist Exceldenkweise, aber nicht Access (Datenbank).
Möglicherweise könnte es ja auch sinnvoll sein für die Phasen auch ein Datum zu erfassen, das würde bei Deinem Datenmodell gar nicht gehen.
Man muss in einer Datenbank immer Datenbankkonform denken.

Ich tue mir nach wie vor schwer das zu verstehen. Lege mal die Tabellen und die Beziehungen. Dann lädst Du mal das Beziehungsbild hier hoch.

 

Hallo,

Wieso nicht? Sie sind doch so (als Spalte, wie bei dir) oder so (als Zeile, wie bei Klaus) dem Dokument zugeordnet.

Und was passiert mit den Phasen, in denen nichts drinsteht?

gruss ekkehard

 

Ich kann das schwer erklären. Die Phase muss immer da sein. Das is wie wenn ich statt Dokument einen Menschen habe und die 8 Phasen sind quasi die Jahrzehnte seines Lebens bis er 80 ist und tot.

Und reinschreiben tut man.. ja weiß nicht... wie viele Kinder er zu der Zeit hat.
Das kann nun sein, dass er gar keine hat, dann würde in dem Fall in der Phase nix drinstehen ( weiß, könnte ja 0 drinstehen, aber das passt dann nicht zu meinem realen Problem) oder es steht eine Zahl drin.

Aber egal ob er Kinder hat oder nicht, die Jahrzehnte, also seine Lebensphasen existieren... und sind halt von Geburt an vorbelegt ( weils die Eltern so wollen^^) können sich aber im Laufe des Lebens ändern.


Diese 1..8 Felder sind für mich einfach nur Spalten welche sinngemäß in 2 Tabellen vorkommen.

Und wenn ich in der Tabelle 2 (Slave) mittels FormularSlave ein Feld 2 befülle, dieser Inhalt dann mit dem Inhalt des Feldes 2 der Tabelle 1 (Master) übereinstimmt, dann will ich, dass die Phasen 1..8 im Slave Formular gleich so vorbelegt sind, wie sie in der MasterTabelle drin stehen.

Im Hintergrund hat aber jedes Formular (Master und Slave) eine eigene tabelle, weil wenn ich im Slave Formular eine Vorbelegung (zb bei Phase 4) rausnehme, dann soll das keine Auswirkungen auf die Phase 4 in der Master Tabelle haben, weil die immer gleich bleiben muss.

@gpswanderer

Hab mir nun paar Videso angesehen mit N:M Beziehunen... danke für deinen Hinweis, da muss ich noch etwas lernen...
Glaube aber irgendwie noch immer nicht, dass das das ist, was ich in Bezug auf die Phasen benötige.

 

Code:

Wollte das nur kurz zeigen, was ich gestern recht naiv wohl probiert habe.

Das ganze ist im Slave Formular, also das Formular wo ich Feld2 befülle und wenn dann der Inhalt dieses Feldes derselbe ist wie im Feld 2 der Tabelle Master, dann will ich, dass in der Phase 4 dieses Formulars ( Slave) gleich der Wert drinsteht, der in dem Feld "Phase4" in der Master Tabelle drin steht.

Er schreibt, die Datengröße ist zu groß für das Feld...

 

Hallo,

doch, das ist es, garantiert.
Du kannst ja die 8 Datensätze der Phasen im voraus zu jedem Dokument anlegen und bei Bedarf ausfüllen.
Der Vergleich mit dem Alter hinkt aber. Wenn der Mensch 30 ist, ist er in der 3.Phase, wozu dann Phase 4-8 anlegen ?
Es würde ja genügen, die Phase 4 erst anzulegen wenn er 40 ist. Und wenn er mit 50 stirbt, sind Phase 6-8 ja gar nicht mehr notwendig.

Mit Deinem Aufbau mit 8 Feldern beraubst Du Dich jeder vernünftigen Auswertung. Wenn Du z.B. wissen willst welcher Eintrag in welchem Dokument in welcher Phase vorkommt, so musst Du alle 8 Felder durchsuchen. Mit einer n:m Beziehung nur ein Feld.

Ich halten den Aufbau mit den 8 Feldern auf Dauer für unbrauchbar.
Der Aufbau mit extra Tabelle und 8 Datensätzen je Dokument ist in jedem Fall vorzuziehen.
Für die Phasen liegt eine n:m Beziehung vor, da gibt es nicht zu rütteln dran.

Könntest Du bitte mal das Beziehungsfenster hier zeigen mit allen Tabellen die Du hast, auch wenn keine Beziehungen angelegt sind.

Das A+O einer Datenbank sind die Beziehungen für die ausnahmslos auch referentielle Integrität einzustellen ist.

Ohne fertige korrekte Beziehungen brauchst Du mit VBA Code, Formularen, Abfragen etc. gar nicht erst anzufangen.
Konzentriere Dich also erst mal auf den Aufbau der DB, der Rest ist erst mal egal.

 

Hallo,

Das sollte doch für dich der entscheidende Hinweis sein, es so zu machen,
wie Klaus es vorschlägt; - dann sind ja alle Phasen vorhanden.
Diese 8 DS werden automatisch angelegt, wenn du ein neues Dokument
anlegst. Später werden diese dann im Hauptformular "Dokumente" in einem
Unterformular angezeigt, und können dort auch ausgefüllt werden.
gruss ekkehard

 

Aber ein Dokument ist ja ein Datensatz in einer Tabelle.

Dieser Datensatz besteht aus den Feldern: Anlage, der Dokumentenart, Beschreibung, noch 2 Feldern und dann Phase 1 , Phase 2, ....Phase 8

Dieser eine Datensatz mit diesen Feldern ist ein Dokument. Und nun kann es sein, dass in Phase 1 was drin steht, muss aber nicht. Genauso wie bei den anderen 7 Phasen.

Und das was beim Anlegen dieses Datensatzes in diesen Feldern Phase 1...8 von Haus aus drin steht, soll das sein, was der Master User im Master Formular definiert hat.


Wenn ich nun eine Tabelle habe mit einem Feld und dann 8 Datensätzen für die Phasen, dann ist das doch irgendwie was ganz anderes?


Ich werde das eh nicht mehr schaffen, werde hoffentlich morgen dann in der Arbeit weiterkommen und hier das Ergebnis versuchen zu erklären..

 

So jetzt sieht man es besser hoffe ich.

Das ist die Master Tabelle. Jede Dokumentenart gibt es nur 1 Mal. Das Feld ist der Code, dazu eine Beschreibung.

Dazu hat jede Dokumentenart, 8 Felder für die unterschiedlichen Phasen in die es sich im Laufe der Zeit befindet.

Diese sollen sich, wenn sie einmal angelegt sind, nie ändern, in dieser Tabelle. Der Master User füllt diese Tabelle ( mit dem Master Formular welches dieselben Felder hat) aus.

Jedes Dokument bekommt in den 8 Phasen irgendwas reingeschrieben ( Kombination aus 3 Buchstaben, 3 Möglichkeiten gibt es) oder es bleibt auch mal eine Phase leer...

Hier eine eigene Tabelle für die Phasen anzulegen macht doch keinen Sinn oder?
Was ich machen kann und schon getan habe, ist diese 3 Kürzel (AFC, AFD, AB) welche in die Phasen reingeschrieben werden können ( eines habe ich eh reingeschrieben wie man sieht), in einer eigenen Tabelle anzulegen.

Dann kann ich über eine Combobox diese Werte auswählen. beziehung habe ich hier zwar gemacht, aber das ist sicher falsch.





Hier ist die tbl Kürzel mit den 3 Abkürzungen.






Und hier wie ich das verbunden habe. gleichzeitig habe ich auch bei der entwurfsansicht in der Mastertabelle bei den Feldern 1..8 als datensatzherkunft eben diese tabelle Kürzel eingestellt.

die Beziehungen machen für mich da keinen Sinn, vor allem da die letzte nicht klappt, offenbar gibt es in der einen tabelle etwas das nicht passt ( der datentyp des feldes ist es nicht.





ja das ist die fehlermeldung. Vermutlich weil die Beziehungen hier keinen Sinn machen...

 

Hallo,

doch, natürlich macht das Sinn. Die Phasen werden ja nach und nach erreicht und nicht alle 8 auf einen Schlag und so wie diese erreicht werden, werden diese auch ausgefüllt. So macht man das in einer Datenbank.
Die im Bild gezeigten Beziehungen sind so unbrauchbar.
Du hast eine Tabelle mit Kürzel und in der Tabelle gibt es ein Feld mit Phase2 was soll das sein ?
Wo sind jetzt bei Dir die Felder für die 8 Phasen ?

Wenn man in einer Tabelle eine ID hat, so wird diese zum Primärschlüssel, nicht die Phase. Und der Bezug in der anderen Tabelle erfolgt dann auch über diesen Primärschlüssel. Textfelder sind als Primärschlüssel sowieso eher ungeeignet. In der Mastertabelle wird die ID zum Primärschlüssel und nicht CC.

Du frägst hier um Rat, stellst aber gleichzeitig den Ratschlag in Frage bzw. bist einfach beratungsresistent. *grins

Bevor Du weiter machst, solltest Du Dich erst mal mit den Grundlagen zu einer Datenbank beschäftigen.
Access-Tutorial: Lernen Sie Microsoft Access Datenbanken zu erstellen!

 

Das klingt nur so^^

Mit meinen Zweifeln versuche ich vl. nur auszudrücken, was ich nicht verstehe.

Ich habe mir schon zig Videos angesehen mit den Beziehungen. 1:1, 1:n, N:M ( also dann mit Verknüpfungstabelle) usw...

Mit Formel1 Fahrern, natürlich mit Kunden und Gehaltsklassen usw...

Das ist beim anschauen immer sehr logisch, aber ich kapiere einfach nicht, wie das mit meinen 8 Phasen vergleichbar ist.

Ich sag bei einem Dokument nicht, dass es die Phase 5 hat, sondern es sollen ( das ist nicht meine Idee) irgendwie alle 8 Phasen immer dastehen weil man voraussieht und dann definiert, welches Kürzel in diese Phase reinkommt.

Das Dokument real kommt natürlich erst irgendwann in Phase 6, aber das hier soll mal eine Vorlage sein, was dann in Phase 8 sein soll.

Das mit der Tabelle Kürzel und dem Feld wo Phase2 drin steht, ist falsch. Das Feld muss nur Kürzel heißen, habe mich da vertan..

Diese Tabelle speichert nur die 3 Abkürzungen die dann in den 8 Phasen reinegschrieben werden können. Vorher war das ja eine Werteliste für jedes der 8 Felder.

Und ich dachte halt einfach, ich nehme gleich das Feld "CC" als Primärschlüssel, weil es eh eindeutig sein muss.

Ich schau mir deinen Link natürlich gerade an, ja wie gesagt, da ist es mit Orten usw..
Ich bekomme das aber nicht mit meinen Kopf wie das hier dasselbe Schema wie bei meinen Phasen sein soll.

 

Hallo,

Wenn ein Feld eindeutig ist das noch lange nicht als Primärschlüssel geeignet. Und ein Feld kann man auch ohne Primärschlüssel eindeutig machen.
Alphanummerische Felder sind als Primärschlüssel weniger geeignet. Als Primärschlüssel verwendet man eine Zahl und wenn es keine geeignete Zahl gibt, dann wird ein Autowert eingebaut der dann zum PS wird.

Das das mit den 8 Feldern für die Phasen falsch ist, erkennt man auch daran, dass es nur mit großem Aufwand möglich ist eine weitere Phase einzufügen (sag niemals nie). Du müsstest alles umbauen, jede Abfrage, jedes Formular auch VBA Code muss überall angepasst werden. Oder noch extremer, im nächsten Jahr kommt jemand auf die Idee zwischen Phase 5 und 6 noch eine Phase zusätzlich einzufügen. Als n:m Beziehung ist eine weitere Phase einfach ein neuer Datensatz und alles passt.

Die Frage was denn jetzt die 8 Phasen in der Tabelle sind hast Du nicht beantwortet. Sind das die Felder im Bild ?

 

Ja das sind die 8 Phasen, also die Felder im Bild.

Wenn ich jetzt eine Tabelle mit diesen 8 Phasen als Datensätze habe, dann wüsste ich nicht, wie ich mir das noch zusammenbauen könnte. Ich bräuchte ja dann wieder eine tabelle wo diese 8 Felder dabei sind..

Sie sind ja für meinen Datensatz "Dokument" eine Art Kategorie welche ich ausfülle oder nicht.

So wie auch Art, oder Beschreibung...

 

Hallo,
OK, Du hast in einer Stunde ein Beispiel.